Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela – 6 skutecznych metod

Radzenie sobie z dużymi plikami programu Excel może być trudne, zwłaszcza gdy trzeba je szybko udostępnić lub załadować. W tym artykule poznasz sześć skutecznych metod zmniejszania rozmiaru pliku Excela bez utraty ważnych danych.

Nie musisz mieć biegłych umiejętności posługiwania się Excelem, aby zrozumieć i zastosować te techniki. Przedstawione metody są proste i łatwe do naśladowania, dzięki czemu są dostępne dla użytkowników o różnym poziomie doświadczenia.

Zmniejszenie rozmiaru pliku Excela pomoże Ci:

• Oszczędzaj miejsce

• Ułatw dzielenie się pracą

• Napraw powolne i tandetne pliki Excel

Wejdźmy w to.

Spis treści

• Zrozumienie rozmiaru pliku programu Excel
• 6 sposobów na zmniejszenie rozmiaru pliku Excela
• #1 – Zoptymalizuj formuły Excela
  • Upraszczanie formuł
  • Korzystanie z wydajnych funkcji
  • Usuń niepotrzebne formuły i przekonwertuj je na wartości
• #2 – Zarządzanie danymi i formatowanie
  • Usuwanie nieużywanych wierszy i kolumn
  • Zmniejszenie złożoności formatowania
  • Konwersja danych do tabel
• #3 – Kompresja obrazów i obiektów
• #4 – Dzielenie dużych plików Excela
• #5 – Zapisywanie plików w różnych formatach
  • Binarny skoroszyt programu Excel
  • Format CSV
• #6 – Usuń pamięć podręczną tabeli przestawnej
• Zaokrąglijmy to

Zrozumienie rozmiaru pliku programu Excel

Na duży rozmiar pliku Excela wpływają różne czynniki. Wiedza o tym, co składa się na Twój arkusz kalkulacyjny Excel, pomoże Ci zidentyfikować strategie skutecznego zmniejszania rozmiaru.

Oto kilka kluczowych czynników, które mogą mieć wpływ na rozmiar pliku arkusza programu Excel:

• Dane i zawartość: Im więcej danych, obiektów, pamięci podręcznej danych i osadzonych obrazów znajduje się w skoroszycie, tym większy będzie rozmiar pliku.

• Formuły: używanie złożonych i długich formuł może zwiększyć rozmiar pliku, zwłaszcza jeśli zastosujesz je w dużej liczbie komórek. Ponadto niepotrzebne formuły również przyczyniają się do większego rozmiaru pliku.

• Formatowanie: Całe formatowanie, takie jak style komórek, formatowanie warunkowe i scalone komórki, może zwiększyć rozmiar pliku.

• Ukryte lub niewykorzystane dane: Decydującym czynnikiem mogą być również ukryte lub niepotrzebne arkusze, wiersze lub kolumny zawierające nadmiar danych.

• Pamięć podręczna przestawna: tabele przestawne są połączone z pamięcią podręczną danych, co może znacznie zwiększyć rozmiar pliku. Usunięcie pamięci podręcznej tabeli przestawnej może pomóc w rozwiązaniu problemu.

• Format pliku: format pliku programu Excel może również wpływać na rozmiar pliku. Plik w formacie binarnym (.xlsb) jest na ogół mniejszy niż domyślny format XML (.xlsx).

Rozumiejąc te czynniki, możesz skutecznie zastosować różne strategie w celu zmniejszenia rozmiaru pliku Excel, czyniąc go łatwiejszym w zarządzaniu i wydajniejszym.

Teraz przejdźmy do redukcji!

6 sposobów na zmniejszenie rozmiaru pliku Excela

6 sposobów na zmniejszenie plików Excela to:

• Zoptymalizuj formuły Excela

• Zarządzaj danymi i formatowaniem

• Kompresuj obrazy i obiekty

• Podziel duże pliki Excela

• Zapisz pliki w różnych formatach

• Usuń pamięć podręczną tabeli przestawnej

Przeanalizujmy te metody, abyś mógł wybrać optymalny sposób zmniejszenia rozmiaru pliku programu Excel.

#1 – Zoptymalizuj formuły Excela

Optymalizacja formuł programu Excel to świetny sposób na zmniejszenie rozmiaru pliku skoroszytu i poprawę jego wydajności.

W tej sekcji omówimy trzy metody: Uprość formuły, Użyj wydajnych funkcji, Usuń niepotrzebne formuły i Przekształć je w wartości.

Upraszczanie formuł

Złożone formuły mogą zwiększyć rozmiar pliku programu Excel i spowolnić skoroszyt.

Wykonaj następujące kroki, aby uprościć formuły:

1. Dziel długie formuły na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu części.

2. Unikaj używania niepotrzebnych funkcji zagnieżdżonych. Zamiast tego użyj kolumn lub wierszy pomocniczych, aby wykonać obliczenia pośrednie.

3. Użyj odwołań do komórek, aby uniknąć wielokrotnego powtarzania tych samych obliczeń.

Korzystanie z wydajnych funkcji

Wybór odpowiednich funkcji może znacząco wpłynąć na wydajność skoroszytu i zaoszczędzić miejsce. Oto kilka skutecznych funkcji z ich użyciem:

• Użyj funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ zamiast WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.POZIOMO, aby przeprowadzać bardziej wszechstronne i wydajne wyszukiwania.

• Korzystaj z funkcji SUMA.WARUNKÓW i LICZ.JEŻELI zamiast wielu funkcji SUMA.JEŻELI lub LICZ.JEŻELI. Użyj także SUMI.WARUNKÓW i LICZ.WARUNKÓW, aby usprawnić obliczenia warunkowe.

• Zastosuj IFERROR zamiast zagnieżdżać wiele funkcji IF do obsługi błędów. Wybierz również opcję JEŻELI.BŁĄD, aby podać wartość domyślną w przypadku wystąpienia błędu.

Pamiętaj, aby korzystać z tych wskazówek i strategii podczas pracy z formułami programu Excel, aby zmaksymalizować wydajność i zachować czytelność.

Usuń niepotrzebne formuły i przekonwertuj je na wartości

Zbyt wiele formuł w arkuszu Excela może drastycznie zwiększyć jego rozmiar.

Usuwanie formuł i konwertowanie ich na wartości może zaoszczędzić mnóstwo miejsca. Oto przewodnik krok po kroku:

1. Otwórz plik Excel i wybierz cały arkusz. Naciśnij klawisz F5 i poczekaj, aż pojawi się okno Przejdź do . Następnie wybierz opcję Specjalne .

2. Wybierz pole wyboru Formuły i kliknij OK .

3. Zostaną wybrane wiersze/kolumny z formułami. Wybierz przycisk Kopiuj na karcie Narzędzia główne .

4. Wybierz pustą komórkę i wybierz menu rozwijane Wklej .

5. W obszarze Wklej wartości wybierz logo Wklej wartość .

#2 – Zarządzanie danymi i formatowanie

Zarządzanie danymi i formatowaniem plików programu Excel może mieć ogromny wpływ na ogólny rozmiar.

Oto trzy sposoby na zmniejszenie rozmiaru pliku programu Excel poprzez zarządzanie danymi i formatowanie:

Usuwanie nieużywanych wierszy i kolumn

Usuwanie nieużywanych wierszy i kolumn jest ważne, aby zmniejszyć rozmiar pliku Excel. Oto jak możesz to osiągnąć:

1. Wybierz nieużywany wiersz lub kolumnę, klikając ich nagłówek.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy. Następnie wybierz Usuń .

Zmniejszenie złożoności formatowania

Innym sposobem zmniejszenia rozmiaru pliku dokumentu programu Excel jest uproszczenie jego formatowania. Pamiętaj o tych wskazówkach:

• Zmniejsz liczbę czcionek, ich rozmiary i kolory używane w skoroszycie.

• Usuń kolory tła komórek i obramowania, które nie są niezbędne do organizacji wizualnej.

• Wyeliminuj niepotrzebne reguły formatowania warunkowego.

Konwersja danych do tabel

Konwertując dane na tabele, możesz korzystać z wydajnych funkcji programu Excel, takich jak sortowanie, filtrowanie i strukturalne odwoływanie się, co może pomóc zminimalizować rozmiar pliku i poprawić nawigację.

Oto jak przekonwertować dane na tabele:

1. Wybierz zakres danych, który chcesz przekonwertować na tabelę.

2. Przejdź do zakładki Wstaw i kliknij przycisk Tabela .

3. Zaznacz pole wyboru Moja tabela ma nagłówki, jeśli zakres danych zawiera wiersze nagłówków, a następnie kliknij OK .

4. Twoje dane zostaną przekonwertowane do tabeli.

#3 – Kompresja obrazów i obiektów

Kompresja obrazów w arkuszu kalkulacyjnym może zmniejszyć rozmiar pliku skoroszytu programu Excel. Aby skompresować obrazy, wykonaj następujące proste czynności:

1. Select the image or images that you want to compress.

2. Go to the Format/Picture Format tab, which will appear as soon as you select an image.

3. In the Adjust group, click on the Compress Pictures dialog box.

4. Choose the compression options that suit your needs, such as applying the compression only to the selected picture or to all pictures. Don’t forget to select E-mail (96 ppi). Then, click OK.

Besides images, embedded objects like charts and shapes can also be optimized to minimize file sizes. Follow these steps to compress objects:

1. Select the object or objects that you want to compress and right-click on them.

2. Click Format Object.

3. Go to the Size tab.

4. Choose the appropriate size options for your object, considering the trade-off between file size and visual representation. Then, click OK.

#4 – Splitting up Large Excel Files

When dealing with a large Excel file, breaking it into smaller, more manageable files can help reduce the overall size. Here’s how:

1. First, analyze your data and determine logical points to break up the file. These points might be based on regions, time periods, or other factors that are relevant to your data.

2. Once you have identified these points, create a new Excel file for each of these smaller sections. You can do this by selecting the data corresponding to each section and then press Ctrl+C to copy it.

3. Open a new Excel workbook, and press Ctrl+V to paste the data into the new file. Save each new file with a meaningful name to identify its contents.

Tip: Remember to remove the original data from your initial Excel file once you have split it into smaller files.

After completing these steps, your original large file will be separated into smaller and more manageable files, leading to better performance and easier sharing.

#5 – Saving Files in Different Formats

One way to reduce the size of an Excel file is by saving it in different formats. A few formats can help you keep the file size smaller without losing the data stored in the file.

Binary Excel Workbook

Instead of saving your Excel file in the default XLSX format, consider saving it as a Binary Excel Workbook (XLSB file format). The XLSB format compresses the data better and tends to open and save faster, particularly for large files.

To save your file in XLSB format, follow these steps:

1. Click on the File tab.

2. Select Save As.

3. Select More options.

4. Choose file destination and select the Save as type block.

5. In the Save as type drop-down menu, select Excel Binary Workbook.

6. Click Save to complete the process.

CSV Format

Another option for reducing file size is to save your data as a Comma Separated Values (CSV) file. This format is particularly useful for removing any unnecessary formatting, as it only retains the raw data separated by commas.

To save your file in CSV format, follow these steps:

1. Go to File > Save As > More options > choose a file destination and click Save as type block.

2. Select CSV (Comma delimited).

3. Click Save to complete the process.

Note: The CSV format isn’t suitable for files with complex formulas, macros, or formatting.

#6 – Delete Pivot Table Cache

A Pivot Table is a powerful tool to help you calculate, analyze and summarize data. But when you create one, it automatically creates Pivot Cache – an object holding the copy of the original source data.

Changes you make on a Pivot Table aren’t directly linked to the Original source data. Instead, they are to the Pivot Cache.

So, here’s how to remove the duplicate data and save some space when working with Pivot Tables:

1. Select the Pivot Table and choose the PivotTable Analyze tab. Click Options under PivotTable.

2. Select the Data tab.

3. Uncheck save source data and select Refresh data when opening the file.

4. Click OK to save.

Let’s Round it Up

In this article, you’ve learned six methods on how to reduce the size of an Excel file. Applying these techniques can help improve Excel’s running speed and make sharing your files with others more manageable.

Remember to:

• Delete or clear unnecessary data, including blank and hidden cells

• Compress images

• Save your file in the Excel Binary Format

• Check and optimize formulas

• Remove conditional formatting

• Keep your Pivot Cache clean

By following these steps, you can effectively reduce your Excel file size and ensure a more efficient and organized experience with your spreadsheets.

Chcesz poszerzyć swoją wiedzę, co powiesz na liczenie odrębnych wartości w programie Excel? Obejrzyj nasz film na ten temat poniżej.