Kanały RSS w programie SharePoint: przegląd

W tym blogu omówimy źródła danych RSS w programie SharePoint. Ta funkcja została faktycznie zaprojektowana dla wersji klasycznej , a nie dla wersji nowoczesnej.

Kanał RSS to sposób, w jaki program SharePoint rejestruje wszystkie zmiany w określonej aplikacji. Niezależnie od tego, czy jest to biblioteka dokumentów, czy lista, będzie śledzić wszystkie wprowadzone zmiany. 

Będziesz także potrzebować czytnika RSS, aby odczytać te informacje i przekazać je Tobie. Istnieje wiele narzędzi, których możesz użyć, takich jak Feedly i Microsoft Outlook .

Spis treści

• Co to jest kanał RSS?
• Jak tworzyć kanały RSS w programie SharePoint
• Dodawanie pliku do kanałów RSS w programie SharePoint
• Edytowanie pliku dla kanałów RSS w programie SharePoint
• Czytanie Twoich kanałów RSS
• Przejście od widoku klasycznego do widoku nowoczesnego
• Wniosek

Co to jest kanał RSS?

Kanał RSS to po prostu strona internetowa, na którą ludzie mogą przejść w celu uzyskania informacji o wszelkich zmianach wprowadzonych w elemencie. Ludzie używają go z różnych powodów. Na przykład, jeśli firma medialna zaktualizowała artykuł lub dodała nowy artykuł, pojawi się on w kanale RSS .

Istnieje kilka czytników RSS, które mogą czytać te strony internetowe i przekazywać te informacje w przyjemny sposób. Jednym z najpopularniejszych czytników RSS jest Feedly . Pozwala zarządzać kilkoma kanałami RSS w jednym.

Możesz pomyśleć, że użycie alertów będzie wystarczające. Należy jednak pamiętać, że alerty są używane tylko w nowoczesnym widoku i nie można ich łatwo dostosować, ponieważ mogą one wysyłać alerty tylko za pośrednictwem wiadomości e-mail. 

Z drugiej strony kanały RSS można dostosować, ponieważ można je czytać za pomocą różnych aplikacji. Możesz używać Feedly, Microsoft Outlook, a nawet Twój telefon może być używany do czytania kanałów RSS .

Jeśli chcesz monitorować biblioteki dokumentów lub inne pliki w witrynie programu SharePoint, najlepszym sposobem jest użycie kanału RSS .

Jak tworzyć kanały RSS w programie SharePoint

Najpierw klikniemy ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu.

Następnie klikniemy Zawartość witryny .

Następnie klikniemy folder z Biblioteki dokumentów . W tym blogu użyjemy Expenses .

Otworzy się nowe okno wyświetlające Wydatki .

Następnie klikniemy Powrót do klasycznego programu SharePoint , który można znaleźć w lewym dolnym rogu strony.

A to pozwoli nam przeglądać Wydatki w widoku Klasycznym .

Może wyglądać podobnie, ale w rzeczywistości daje nam to dostęp do Wstążki plików . Jak widać od góry mamy 2 wstążki: PLIKI i BIBLIOTEKA .

Stąd klikniemy BIBLIOTEKA . 

Da nam to mnóstwo narzędzi do wykorzystania.

Pamiętaj, że z większości z nich możesz korzystać również w nowoczesnej wersji.

Ponieważ chcemy skonfigurować kanał RSS , klikniemy przycisk Kanał RSS .

To da nam kanał RSS do naszej biblioteki dokumentów wydatków .

Dodawanie pliku do kanałów RSS w programie SharePoint

Teraz, gdy mamy skonfigurowany kanał RSS, wróćmy do wydatków .

Następnie kliknij Prześlij , aby przesłać plik .

Następnie pojawi się okno dialogowe .

Następnie klikniemy przycisk Wybierz plik .

Następnie wybierzemy plik do przesłania. W tym przykładzie prześlemy arkusz kalkulacyjny Menu żywności z naszej biblioteki. Zaznaczymy go i klikniemy Otwórz .

Następnie klikniemy OK .

Następnie poprosi nas o podanie metadanych dotyczących pliku.

W tym celu wpiszemy Menu żywności na kolację w polu tekstowym Tytuł .

Z rozwijanego menu Dział wybierzemy Księgowość .

Na koniec kliknijmy Zaewidencjonuj .

W rezultacie zobaczysz, że pozycja Menu żywności znajduje się w bibliotece dokumentów Wydatki .

Kiedy przejdziemy i odświeżymy nasz KANAŁ RSS , zobaczysz, że został zaktualizowany. Przekonasz się, że menu żywności jest już uwzględnione.

Możesz także zobaczyć metadane wokół pliku.

Istnieją również linki, jeśli chcesz przejść do samego pliku.

Edytowanie pliku dla kanałów RSS w programie SharePoint

Wróćmy do strony Wydatki i zmodyfikujmy istniejący plik. W tym przykładzie użyjemy pliku E_Accounting_Supplies_586 .

Następnie zaznaczymy pole wyboru obok pliku.

Następnie klikniemy wstążkę PLIKI.

Następnie klikniemy Edytuj właściwości .

Następnie zmienimy dział. W tym celu zmienimy go z Księgowość na Sprzedaż .

Na koniec kliknij Zapisz .

Gdy wrócisz i odświeżysz KANAŁ RSS dla strony TestSite: Wydatki , będzie ona również śledzona w RSS.

Czytanie Twoich kanałów RSS

Korzystanie z czytnika RSS, takiego jak Feedly, to świetny sposób na czytanie RSS, zwłaszcza jeśli masz wiele kanałów RSS. Możesz mieć kanał RSS dla jednej biblioteki dokumentów i inny z innych bibliotek. Nie chciałbyś czytać swoich kanałów RSS za pomocą różnych linków.

W tym blogu użyjemy programu Microsoft Outlook , ponieważ ma on menedżera kanałów RSS . Najpierw kliknijmy subskrybuj ten kanał RSS .

Otrzymasz alert z prośbą o otwarcie programu Outlook . 

Następnie kliknij Otwórz Outlooka . Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook , zostanie on automatycznie otwarty.

Następnie otrzymasz alert z programu Microsoft Outlook z pytaniem, czy chcesz dodać kanał RSS  do programu Outlook .

Możemy kliknąć Zaawansowane , aby uzyskać dodatkowe ustawienia, ale pozostawimy to ustawienie domyślne.

Na koniec kliknijmy Tak .

Po zalogowaniu się do Outlooka zobaczysz sekcję o nazwie Kanały RSS .

Zobaczysz także kanały RSS o nazwie TestSite Expenses.

Ponadto wszelkie zmiany lub modyfikacje wprowadzone w bibliotece dokumentów spowodują powiadomienie.

Wewnątrz wiadomości…

…możesz kliknąć Wyświetl artykuł , aby zobaczyć zmiany.

Przejście od widoku klasycznego do widoku nowoczesnego

Pamiętaj, że widok Klasyczny będzie naszym domyślnym widokiem, ponieważ go zmieniliśmy. Powróci do współczesnego widoku dopiero wtedy, gdy go przywrócimy. Możemy to zrobić w tych prostych krokach.

Najpierw kliknij wstążkę BIBLIOTEKA .

Następnie kliknij Ustawienia biblioteki .

Następnie kliknij Ustawienia zaawansowane .

Następnie przewiniemy w dół do samego dołu strony. Znajdziesz tam sekcję Lista doświadczeń . Po prostu wybierz żądane doświadczenie pomiędzy Klasyczne doświadczenie i Nowe doświadczenie . Następnie kliknij OK .

Przechowywanie wersji w bibliotece dokumentów programu SharePoint
Platforma SharePoint: funkcje sieci społecznościowych
Funkcjonalność wyszukiwania programu SharePoint

Wniosek

Podsumowując, omówiliśmy źródła danych RSS i wyjaśniliśmy, dlaczego warto ich używać w programie SharePoint . To znacznie lepsze niż korzystanie z alertów, ponieważ oprócz powiadomień, które otrzymasz, będziesz mógł je przeczytać za pomocą czytnika RSS. Jeśli jesteś w podróży, możesz używać telefonu komórkowego do czytania kanałów RSS , o ile masz zainstalowany czytnik RSS.

Korzystanie z tej funkcji w SharePoint może wydawać się skomplikowane, ale kiedy z niej skorzystasz, zapewni ci to większą wygodę. Będziesz mógł otrzymywać aktualizacje i śledzić, co dzieje się w Twojej bibliotece dokumentów . Dlatego upewnij się, że tworzysz kanały RSS , ponieważ jest to bardzo korzystne dla Twojej witryny programu SharePoint.

Wszystkiego najlepszego,

Henz