Kolumny obliczeniowe w programie SharePoint | Przegląd

Kolumny obliczeniowe w SharePoint lub Sharepoint Online to zaawansowane narzędzia, które pozwalają użytkownikom generować i wyświetlać dane na podstawie wartości innych kolumn na liście lub w bibliotece. Formuły, które składają się z równań wykonujących obliczenia na tych wartościach, służą jako szkielet kolumn obliczeniowych i zwykle zaczynają się od znaku równości (=).

kolumny obliczeniowe w programie sharepoint " data-medium-file="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg" data-large-file="https://blog .enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" decoding="async" loading="leniwy" width="1000" height="562" src="https://blog.enterprisedna. co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" alt="kolumny obliczeniowe w programie sharepoint" class="wp-image-206004" srcset="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/ uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg 1000w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg 300w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/depozytphotos_477270046_s-768x432.jpg 768W, https://blog.entprisedna.co/wp-content/Uploads/2022/07/depositphotos_477270046_s-560x315. ( maksymalna szerokość: 1000px) 100vw, 1000px">

Dodanie kolumny obliczeniowej do listy lub biblioteki programu SharePoint umożliwia użytkownikom wykonywanie różnych funkcji, takich jak obliczanie podatku od sprzedaży, określanie dat ważności lub obliczanie całkowitego kosztu źródła elementów.

Obliczenia te są przydatne w wielu zastosowaniach i umożliwiają bardziej efektywne zarządzanie danymi i powiadomieniami.

Podczas tworzenia kolumny obliczeniowej użytkownicy mogą wybierać spośród wielu predefiniowanych funkcji lub tworzyć niestandardowe formuły przy użyciu standardowych operacji matematycznych, takich jak dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie. Ta elastyczność sprawia, że ​​kolumny obliczeniowe są cenną funkcją dla użytkowników programu SharePoint , którzy muszą generować dynamiczną zawartość opartą na danych na swoich listach i bibliotekach.

Więcej informacji na temat Sharepoint omawiamy w poniższym filmie; zdecydowanie warto go obejrzeć dla wszystkich entuzjastów zaawansowanych aplikacji!

Spis treści

• Zrozumienie kolumn obliczeniowych
  • Koncepcja i cel
  • Aplikacje w SharePoint
• Jak łatwo utworzyć kolumnę obliczeniową programu Sharepoint
  • Definiowanie ustawień kolumn
  • Korzystanie z formuł kolumnowych
• Wspólne funkcje i formuły
  • Funkcje arytmetyczne i logiczne
  • Funkcje tekstowe i daty
• Najlepsze praktyki programu SharePoint
  • Konwencje nazewnictwa
  • Obsługa błędów
• Ograniczenia i alternatywy
  • Ograniczenia dotyczące kolumn obliczeniowych programu SharePoint
• Przewodnik krok po kroku dotyczący kolumn obliczeniowych w programie Sharepoint/Sharepoint Online
• Dodawanie kolumny na liście programu SharePoint
• Zmiana typu kolumny na datę i godzinę w programie SharePoint
• Dodawanie kolumn obliczeniowych w programie SharePoint
• Edytowanie kolumn obliczeniowych w programie SharePoint
• Wskazówki dotyczące świetnych zasobów funkcji
• Ostatnie słowo

Zrozumienie kolumn obliczeniowych

Kolumny obliczeniowe w programie SharePoint to potężne narzędzie do wykonywania zautomatyzowanych obliczeń na podstawie danych z listy lub biblioteki programu SharePoint.

W tej sekcji omówimy koncepcję i przeznaczenie kolumn obliczeniowych, pól obliczeniowych i wartości obliczeniowych, a także ich zastosowania na platformie SharePoint.

Zanim przejdziemy do przykładu, pozbądźmy się podstaw.

Koncepcja i cel

Kolumny obliczeniowe to zasadniczo formuły, które wykonują obliczenia przy użyciu danych z innych kolumn w obrębie tej samej listy lub elementu biblioteki.

Korzystanie z kolumn obliczeniowych może zwiększyć spójność danych, zapewniając, że obliczone wartości są zawsze aktualne i zsynchronizowane z danymi źródłowymi, od których są zależne. Ponadto kolumny obliczeniowe mogą pomóc ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i potencjalny błąd ludzki poprzez automatyzację obliczeń.

Aplikacje w SharePoint

Kolumny obliczeniowe można zaimplementować w różnych scenariuszach w programie SharePoint, aby wykonywać takie zadania, jak:

• Wyświetlanie prostego obliczenia opartego na wartościach z dwóch lub więcej kolumn w ramach tego samego towaru, jak przykład obliczania sumy przez pomnożenie ilości i ceny.
• Stosowanie formatowania warunkowego lub logiki, na przykład używanie funkcji JEŻELI, ORAZ i LUB do obliczania i wyświetlania wyników na podstawie określonych warunków lub wartości kolumn
• Walidacja wpisów danych poprzez porównanie danych w jednej lub kilku kolumnach i upewnienie się, że spełniają one wstępnie zdefiniowane kryteria.
• Używanie funkcji związanych z datami do obliczania ostatecznych terminów, dat ukończenia lub różnicy między dwiema kolumnami dat.
• Manipulowanie tekstem, takie jak pobieranie części ciągu tekstowego lub łączenie wartości z wielu kolumn tekstowych.

Ogólnie rzecz biorąc, kolumny obliczeniowe w programie SharePoint oferują rozbudowaną funkcjonalność zwiększającą wydajność i spójność zarządzania danymi na listach iw bibliotekach.

Teraz utwórzmy i dodajmy kolumnę.

Jak łatwo utworzyć kolumnę obliczeniową programu Sharepoint

To całkiem proste, zakończymy artykuł wizualnym przykładem, który pomoże ci lepiej zrozumieć.

Definiowanie ustawień kolumn

Aby utworzyć kolumnę obliczeniową na liście lub w bibliotece programu SharePoint, najpierw otwórz listę lub bibliotekę, do której chcesz dodać kolumnę. Kliknij „Ustawienia” w prawym górnym rogu okna przeglądarki, a następnie wybierz „Utwórz kolumnę” w sekcji Kolumny.

Definiując ustawienia dla nowej kolumny obliczeniowej, zacznij od nadania jej nazwy i wybrania przycisku radiowego „Obliczone (obliczenia na podstawie innych kolumn)”. Umożliwi to wykorzystanie danych z innych kolumn na liście lub w bibliotece w ramach obliczeń.

Teraz czas na wprowadzenie formuły kolumny.

Korzystanie z formuł kolumnowych

Po wybraniu typu kolumny „Obliczane” zostaniesz poproszony o wprowadzenie formuły, która oblicza wartość nowej kolumny na podstawie istniejących kolumn na liście lub w bibliotece. Program SharePoint używa składni podobnej do formuł programu Excel, co umożliwia tworzenie złożonych obliczeń przy użyciu funkcji, takich jak JEŻELI, ORAZ i SUMA.

Aby napisać formułę, zacznij od wpisania znaku równości (=), po którym następuje kombinacja funkcji, nazw kolumn i operatorów matematycznych. Pamiętaj, aby ująć nazwy kolumn w nawiasy kwadratowe ([ ]) i używać podwójnych cudzysłowów (” “) dla ciągów tekstowych (SharePoint Stack Exchange) .

Oto przykładowa formuła:

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

Ta formuła oblicza całkowity koszt projektu na podstawie jego stanu, godzin i stawki. Jeśli projekt jest oznaczony jako „Zrealizowany”, koszt jest obliczany jako iloczyn godzin i stawki; w przeciwnym razie koszt wynosi zero.

Po wprowadzeniu formuły kliknij „OK”, aby utworzyć kolumnę obliczeniową. Automatycznie zaktualizuje swoją wartość za każdym razem, gdy zmienią się dane w przywoływanych kolumnach.

Voila!

Przejdźmy teraz przez niektóre typowe funkcje.

Wspólne funkcje i formuły

W tej sekcji omówiono niektóre typowe funkcje i formuły używane w kolumnach obliczeniowych programu SharePoint, podzielone na dwie podsekcje: Funkcje arytmetyczne i logiczne oraz Funkcje tekstowe i daty.

Funkcje arytmetyczne i logiczne

Funkcje arytmetyczne umożliwiają wykonywanie podstawowych operacji matematycznych, a funkcje logiczne ułatwiają podejmowanie decyzji na podstawie określonych warunków.

Niektóre powszechnie używane funkcje arytmetyczne i logiczne to:

• DODAJ: Dodaje dwie liczby. Przykład:=Column1+Column2
• ODEJMUJ: Odejmuje liczbę od innej. Przykład:=Column1-Column2
• MULTIPLY: Mnoży dwie liczby. Przykład:=Column1*Column2
• DIVIDE: Dzieli liczbę przez inną. Przykład:=Column1/Column2
• JEŻELI: Wykonuje test warunkowy. Przykład:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• ORAZ: Sprawdza, czy spełnione są wszystkie warunki. Przykład:=AND(Column1>0,Column2>0)
• LUB: Sprawdza, czy spełniony jest dowolny warunek. Przykład:=OR(Column1>0,Column2>0)

Teraz przyjrzyjmy się niektórym podstawowym funkcjom tekstu i daty.

Funkcje tekstowe i daty

Funkcje tekstowe umożliwiają manipulowanie ciągami tekstowymi, podczas gdy funkcje daty umożliwiają obsługę wartości daty i godziny. Niektóre typowe funkcje tekstu i daty w kolumnach obliczeniowych programu SharePoint to:

• CONCATENATE: Łączy dwa lub więcej łańcuchów. Przykład:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• LEWO: Wyodrębnia określoną liczbę znaków z początku ciągu tekstowego. Przykład:=LEFT(Column1, 5)
• PRAWY: Wyodrębnia określoną liczbę znaków z końca ciągu tekstowego. Przykład:=RIGHT(Column1, 5)
• DATA: Zwraca datę na podstawie dnia, miesiąca i roku. Przykład:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• DZISIAJ: Zwraca bieżącą datę. Przykład:=TODAY()
• DATEDIF: Oblicza różnicę między dwiema datami. Przykład:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

To tylko kilka przykładów; dostępnych jest o wiele więcej funkcji i formuł. Więcej informacji można znaleźć w przewodniku po formułach programu Microsoft SharePoint Foundation .

Jeśli naprawdę poważnie myślisz o zapoznaniu się z usługą Sharepoint w usłudze LuckyTemplates i poznaniu formuł warunkowych, bibliotek dokumentów, ustawień list i nie tylko, zapoznaj się z tym ; wspaniale! To naprawdę jeden z najlepszych sposobów na naukę.

Najlepsze praktyki programu SharePoint

Oto kilka kluczowych rzeczy, które pomogą Ci poruszać się po Sharepoint

Konwencje nazewnictwa

Podczas pracy z kolumnami obliczeniowymi konieczne jest przestrzeganie odpowiednich konwencji nazewnictwa. Pomoże to w utrzymaniu czystego, zorganizowanego i bardziej dostępnego środowiska programu SharePoint. Niektóre konwencje nazewnictwa, które należy wziąć pod uwagę w przypadku kolumn obliczeniowych, obejmują:

• Używaj opisowych nazw kolumn, wskazujących cel lub wykonywane obliczenia. Na przykład, zamiast używać „Kol1”, użyj „SprzedażCałkowita” dla kolumny obliczeniowej, która podsumowuje dane dotyczące sprzedaży.
• Unikaj używania znaków specjalnych lub spacji w nazwach kolumn, ponieważ mogą one powodować problemy ze zgodnością z niektórymi funkcjami programu SharePoint.
• Rozważ użycie camelCase lub snake_case dla nazw kolumn, aby uzyskać lepszą czytelność i spójność z praktykami programistycznymi.

Obsługa błędów

Mogą wystąpić błędy w obliczeniach i zdarzają się, uwierz mi! Zapewnienie właściwej obsługi błędów może skutkować mniejszą liczbą błędów i bardziej niezawodną wydajnością. Niektóre najlepsze praktyki dotyczące obsługi błędów w kolumnach obliczeniowych obejmują:

• Użyj funkcji CZY.BŁĄD, aby sprawdzić obliczenia, które zwracają błędy. Pozwala to na wyświetlenie komunikatu informacyjnego lub wartości domyślnej zamiast błędu. Na przykład:=IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Pamiętaj, aby poradzić sobie z błędami dzielenia przez zero, ponieważ jest to częsty błąd obliczeniowy. Użyj funkcji JEŻELI lub JEŻELI.BŁĄD, aby uniknąć #DIV/0! błąd przy dzieleniu przez zero.
• Pamiętaj o typach danych używanych w obliczeniach. Niedopasowane typy danych mogą powodować błędy w obliczeniach. Upewnij się, że używasz odpowiednich typów danych i przekonwertuj dane, jeśli to konieczne, przed wykonaniem obliczeń.

Postępowanie zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi konwencji nazewnictwa i obsługi błędów doprowadzi do bardziej wydajnego, niezawodnego i łatwiejszego w utrzymaniu środowiska programu SharePoint.

Jasne, jest kilka ograniczeń, są…

Ograniczenia i alternatywy

Ograniczenia dotyczące kolumn obliczeniowych programu SharePoint

Niektóre ograniczenia obejmują:

• Kolumny obliczeniowe nie są dostępne do użycia z wieloma wierszami tekstu lub polami osób lub grup.
• Nie można używać pól odnośników, pól zarządzanych metadanych ani kolumn danych zewnętrznych w formułach kolumn obliczeniowych.
• Wreszcie, niektóre funkcje nie są obsługiwane, takie jak dni sieciowe i dzisiejsze funkcje daty.

Teraz masz wyczucie wszystkiego, przejrzyjmy kilka przykładów.

Przewodnik krok po kroku dotyczący kolumn obliczeniowych w programie Sharepoint/Sharepoint Online

Jedną z głównych zalet korzystania z kolumn obliczeniowych jest to, że potrzebne dane można ustawić automatycznie. I nie ogranicza się do prostych obliczeń, ponieważ może również wykonywać skomplikowane obliczenia.

W tych przykładach skupimy się na tworzeniu kolumn obliczeniowych za pomocą prostej formuły. Ale na końcu bloga podamy zasoby, w których możesz poznać więcej formuł, których możesz użyć w swoich kolumnach obliczeniowych.

Dodawanie kolumny na liście programu SharePoint

Zanim przejdziemy dalej, zacznijmy od dodania kolejnej kolumny, która będzie oparta na kolumnie obliczeniowej. Kliknij Dodaj kolumnę .

Następnie wybierz Pojedynczy wiersz tekstu .

Następnie wyświetli się panel Utwórz kolumnę .

Zamierzamy wpisać „ Data rejestracji ” w polu Nazwa .

Wartość domyślna to nic.

Następnie kliknij Zapisz .

Następnie odśwież stronę, a dodana kolumna zostanie wyświetlona na liście programu SharePoint.

Następnie klikniemy Edytuj w widoku siatki .

Następnie przejdziemy do pliku programu Excel z zasobów dostępnych na tym blogu.

Stamtąd skopiujemy wszystkie dane z kolumny H .

Następnie wróć do naszej listy SharePoint i wybierz górną komórkę w kolumnie Data rejestracji .

Następnie wklej dane z skopiowanego przez nas pliku Excel.

Na koniec kliknij Wyjdź z widoku siatki , aby zapisać.

Zmiana typu kolumny na datę i godzinę w programie SharePoint

Kliknij kolumnę Data rejestracji . Pamiętaj, że może być konieczne przewinięcie w prawo, aby to zobaczyć, ponieważ mamy wiele kolumn.

Następnie wybierz Ustawienia kolumn .

I kliknij Edytuj .

Następnie pojawi się panel Edytuj kolumnę , w którym możesz edytować kolumnę.

Następnie kliknij menu rozwijane Typ .

Następnie wybierz Data i godzina .

Następnie ustawimy Friendly format na Yes .

Na koniec kliknij Zapisz.

W wyświetlonym monicie kliknij Zapisz .

Jest to format bardzo przyjazny dla użytkownika, ponieważ niektóre dane wskazują, że było to 4 dni temu, zamiast samego formatu daty.

Dodawanie kolumn obliczeniowych w programie SharePoint

Najpierw kliknij Dodaj kolumnę .

Następnie kliknij Więcej…

Spowoduje to przejście do Ustawień, a następnie Utwórz kolumnę . Jak widać, dodanie kolumny obliczeniowej można wykonać tylko w widoku klasycznym, a nie w widoku nowoczesnym.

Wpiszemy pełną nazwę dla tej kolumny. W tym przykładzie użyjemy „ Koniec okresu nagrody ”. Po zarejestrowaniu się klienci będą mieli (liczba dni) 90 dni na uzyskanie zniżek lub innych ofert, o których możesz pomyśleć.

Następnie ustawimy typ jako Obliczony (obliczenia na podstawie innych kolumn) .

Dla Opisu na poniższym zrzucie ekranu, na razie nic nie umieścimy.

W polu tekstowym Formuła chcemy, aby była równa dacie rejestracji plus 90 dni. Dodatkowo chcemy, aby był zautomatyzowany. Tak więc w opcjach Wstaw kolumnę wybierzemy Data rejestracji .

Następnie w polu Formuła zauważysz, że ma „ [Data rejestracji] ”. Dlatego dodamy obok niego „ +90 ”.

Następnie pod polem tekstowym Formuła zobaczysz opcje Typ danych zwracany z tej formuły to: Wybieramy Data i godzina, a następnie Tylko data .

Na koniec kliknij OK .

Po prawej stronie naszej listy SharePoint zobaczymy kolumny Data rejestracji (data rozpoczęcia) i Koniec okresu premiowego . Kolumna Koniec okresu nagrody pokazuje 90 dni po dacie rejestracji .

Edytowanie kolumn obliczeniowych w programie SharePoint

Pamiętaj, że nie możemy już bezpośrednio edytować kolumny Koniec okresu nagrody w widoku nowoczesnym, ponieważ utworzyliśmy ją w widoku klasycznym. Zamiast tego możemy kliknąć ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu.

Następnie kliknij Ustawienia listy .

Zostaniemy przekierowani na stronę Ustawienia .

Przewiń do końca, a zobaczysz wszystkie nasze różne kolumny w sekcji Kolumny .

Następnie klikniemy Koniec okresu nagrody .

Zostaniemy przekierowani na stronę, na której ponownie możemy ustawić kolumnę.

W tym przykładzie zmienimy formułę na „ =[Data rejestracji]+120 ”, zamiast „ =[Data rejestracji]+90 ”.

Na koniec kliknij OK .

Zostaniesz przekierowany do poprzedniej strony.

Kliknij Klienci , aby powrócić do naszej listy SharePoint online.

Zobaczysz, że kolumna Koniec okresu nagrody zmieniła się od czasu jej aktualizacji do 120 .

Należy pamiętać, że jedyny sposób edycji pola obliczeniowego/kolumny obliczeniowej prowadzi w ten sposób. Dzieje się tak dlatego, że kolumnę obliczeniową możemy utworzyć tylko w ustawieniach widoku klasycznego. Ale oczywiście możesz zmienić kolumnę Data rejestracji .

Zapoznaj się z poniższą wskazówką, aby zostać pewnym siebie projektantem Sharepoint!

Wskazówki dotyczące świetnych zasobów funkcji

Najlepsze w kolumnach obliczeniowych jest to, że nie trzeba trzymać się podstawowych formuł. W rzeczywistości możesz użyć wielu formuł, aby Twoja lista SharePoint była bardziej funkcjonalna i wygodna w użyciu.

Jeśli nie znasz formuł, których możesz użyć, możesz je znaleźć tutaj .

Na tej stronie znajdziesz wiele formuł, których możesz użyć w swoich kolumnach obliczeniowych.

Będziesz także mógł zobaczyć funkcje, których możesz używać na listach programu SharePoint.

Jednym z przykładów jest funkcja ABS .

Oprócz tej listy możesz także polegać na Google i Stack Overflow. Podczas wyszukiwania formuł w Internecie wpisz „ for Excel ” zamiast „ for SharePoint ”, ponieważ lista programu SharePoint jest bardzo podobna do programu Excel.

Oznacza to, że nawet formatowanie warunkowe będzie działać w przypadku kolumn obliczeniowych.

Element listy programu SharePoint: edytowanie pojedynczych i wielu elementów
Listy programu SharePoint: przegląd
Dodawanie metadanych w programie SharePoint przy użyciu kolumn

Ostatnie słowo

Podsumowując, nauczyliśmy się, jak tworzyć kolumny obliczeniowe w SharePoint, postępując zgodnie z powyższym przewodnikiem.

Formuła, której użyliśmy, może być podstawowa, ale po drodze będziesz ją ulepszać, zwłaszcza gdy korzystasz z podanych zasobów, w których możesz uzyskać formuły dla swojej kolumny obliczeniowej.

Pamiętaj, że kolumna obliczeniowa nie ogranicza się do używania dat. Możesz go również użyć do niektórych formuł. Na przykład, jeśli użytkownik wpisze określone miasto lub biuro, kod pocztowy zostanie zautomatyzowany. Oznacza to, że istnieje wiele sposobów, dzięki którym kolumny obliczeniowe mogą sprawić, że lista programu SharePoint będzie łatwiejsza w zarządzaniu i wygodniejsza.

Wszystkiego najlepszego,

Henz