Komentarze programu SharePoint: jego użycie i znaczenie

W tym blogu omówimy sekcję komentarzy programu SharePoint na liście programu SharePoint. Korzystanie z tej funkcji to świetny sposób na śledzenie wszystkiego, co dzieje się z danymi.

Za pomocą komentarzy programu SharePoint możesz wchodzić w interakcje z innymi użytkownikami, a także wymieniać i powiadamiać określonych członków grupy lub organizacji.

Pamiętaj, że nie możesz uzyskać dostępu do sekcji Komentarze z listy programu SharePoint.

Spis treści

• Dodawanie komentarzy w sekcji komentarzy programu SharePoint
• Zalety korzystania z komentarzy programu SharePoint
  • 1. Możesz wymienić konkretne osoby w grupie
  • 2. Poinformuj ludzi o wprowadzonych zmianach
  • 3. Śledź dane
• Wniosek

Dodawanie komentarzy w sekcji komentarzy programu SharePoint

Najpierw wybierz dane, do których chcesz dodać komentarze. W naszym przykładzie dodamy komentarze dotyczące Cory .

Następnie kliknij Edytuj .

Następnie wyświetli panel Komentarze .

Możesz dodać uwagi do pola Komentarze .

W naszym przykładzie napiszemy: „ Ta klientka przyszła do biura w Dallas 8/10 i poprosiła nas o obejrzenie jej samochodu, ale nie była w dobrym nastroju. ”

Kolejną rzeczą, którą możesz zrobić w sekcji komentarzy programu SharePoint, jest wzmianka o konkretnych osobach w Twojej organizacji i powiadomienie ich o tym. W naszym przykładzie wspomnimy o kimś z naszej organizacji.

Aby o kimś wspomnieć, wystarczy wpisać „ @ ”, a następnie imię i nazwisko osoby, o której chcesz wspomnieć. W przypadku tego bloga wspomnimy o „ Luke ”, więc wpiszemy „ @Luke ”.

Wtedy zauważysz, że na dole pojawi się sugestia.

Kliknij ten, o którym chcesz wspomnieć, w tym przypadku jest to „ Łukasz ”.

Następnie możemy udzielić szczegółowych instrukcji dotyczących tych danych lub klienta. W tym przykładzie napiszemy „ Czy możesz wysłać jej przyjacielski e-mail? ”

Następnie kliknij przycisk Wyślij , aby dodać komentarz do elementu.

Następnie otrzymasz okno z ostrzeżeniem.

Na koniec kliknij Udostępnij i powiadom .

Spowoduje to powiadomienie „Luke'a”, że został wymieniony w komentarzu w danych „Cory”. Tak więc, kiedy się do tego dostanie, zobaczy komentarz i pomoże ci z instrukcjami.

Zalety korzystania z komentarzy programu SharePoint

Komentarze programu SharePoint oferują wiele korzyści, które mogą usprawnić dostęp do danych. Poniżej przedstawiamy niektóre z jego powszechnie znanych zalet w SharePoint.

1. Możesz wymienić konkretne osoby w grupie

Jeśli chcesz, aby ktoś pracował nad danymi, które masz na liście, wymienienie go w sekcji komentarzy może to ułatwić. Nie musisz wysyłać wiadomości e-mail ani dzwonić do tej osoby, ponieważ możesz podać instrukcje w sekcji.

2. Poinformuj ludzi o wprowadzonych zmianach

Kiedy aktualizujemy lub edytujemy informacje w określonej pozycji na liście, możemy skorzystać z sekcji komentarzy, aby poinformować inne osoby o wprowadzonych zmianach. Jeśli zaktualizujesz numer telefonu określonego klienta, gdy osoba z Twojej organizacji sprawdzi dane, będzie wiedziała, że ​​to nie był oryginalny numer telefonu klienta.

3. Śledź dane

Kolejną wydajną funkcją, w której można korzystać z sekcji komentarzy , jest śledzenie danych. Chociaż nie wspomniano o Tobie, po kliknięciu danych zobaczysz komentarze dostępne dla wszystkich. Jeśli chcesz zapytać o coś z tym związanego, możesz łatwo dodać komentarz do tego konkretnego elementu na liście SharePoint.

Element listy SharePoint: edycja pojedynczych i wielu elementów
Komentarze MS SharePoint: jego zastosowanie i znaczenie
Dodawanie pola wyboru programu SharePoint na liście

Wniosek

Podsumowując, nauczyliśmy się dodawać komentarze na listach SharePoint. Omówiliśmy również, w jaki sposób możesz wspomnieć i powiadomić określone osoby z Twojej grupy lub organizacji.

Komentarze SharePoint mogą być prostym narzędziem dla Twojej listy SharePoint, ale z pewnością dają wiele korzyści. Dlatego sugeruję skorzystanie z tej funkcji i właściwe jej wykorzystanie, aby zwiększyć wydajność śledzenia danych.

Wszystkiego najlepszego,

Henz