Korzyści programu SharePoint w opracowywaniu raportów usługi LuckyTemplates

Chcę porozmawiać o trzech głównych zaletach programu SharePoint. Porozmawiamy o trzech nadrzędnych korzyściach i szczegółowo omówimy ich znaczenie oraz sposób, w jaki funkcje programu SharePoint umożliwiają ich uzyskanie. Możesz obejrzeć pełny film z tego samouczka na dole tego bloga.

Spis treści

• Korzyść 1 programu SharePoint: zarządzanie treścią i dostarczanie
• Biblioteki dokumentów
• Listy SharePoint
• Witryna zespołu
• SharePoint Benefit 2: Przepływy pracy procesów biznesowych
• SharePoint i Power Automate
• Aplikacje SharePoint i Power
• SharePoint i LuckyTemplates
• Korzyść 3 programu SharePoint: Współpraca
• Wniosek

Korzyść 1 programu SharePoint: zarządzanie treścią i dostarczanie

Pierwszą korzyścią płynącą z programu SharePoint jest to, co lubię nazywać zarządzaniem i dostarczaniem treści . Obszar ten zawsze stanowił kluczowy problem w miejscach pracy na całym świecie.

Szacuje się, że około 30% czasu poświęcasz na wysyłanie, odpowiadanie i porządkowanie e-maili i danych. Program SharePoint może pomóc Twoim pracownikom i sobie odzyskać trochę tego czasu.

Nawiasem mówiąc, to około 2,6 do 3 godzin dziennie, które potencjalnie możesz odzyskać dzięki SharePoint. Ludzie używają programu SharePoint do przechowywania dokumentów w podobny sposób, jak robią to w usłudze OneDrive. Ale zaletą przechowywania dokumentów w programie SharePoint jest możliwość dołączania metadanych do każdego dokumentu.

Załóżmy na przykład, że masz folder księgowy, w którym wszystkie pliki są rozdzielone najpierw według roku, a następnie według samego konta.

Aby znaleźć plik podatku pracowniczego za 2017 r., musisz najpierw kliknąć folder 2017, następnie kliknąć podatki pracownicze, a następnie znaleźć konkretną osobę, dla której chcesz otrzymać podatki.

To bardzo skomplikowany system, zwłaszcza jeśli chcesz zobaczyć wszystkie pliki dla określonej osoby, prawda? Wszystkie pliki dla określonej osoby lub wszystkie pliki podatkowe za każdy rok znajdują się w różnych folderach, więc trudno to zrobić w tradycyjnym formacie OneDrive lub na komputerze.

Biblioteki dokumentów

Program SharePoint stworzył więc biblioteki dokumentów , w których wszystkie pliki znajdują się na liście i można dołączać do nich metadane .

W naszym przykładzie mamy metadane o nazwie Year , inne metadane o nazwie Account Type i inne metadane o nazwie Person .

Jeśli chcesz przejrzeć wszystkie pliki dla określonej osoby, możesz po prostu przejść do tych metadanych i przefiltrować do tej osoby. Zobaczysz wszystkie pliki ze wszystkich lat. Jeśli chcesz wrócić do pierwotnego sposobu i po prostu przejrzeć wszystkie pliki z określonego roku, przejdź do tych metadanych i przefiltruj do tego roku.

Metadane to kolejny poziom organizacji Twojej biblioteki dokumentów.

Jestem tak zaskoczony, że nie więcej firm to robi. Kiedy to robią, widzą zwiększoną produktywność w znajdowaniu potrzebnych dokumentów.

Jest to również bardzo skalowalne. Na przykład możesz mieć bibliotekę dokumentów dla swoich umów, inną bibliotekę dokumentów dla swojej księgowości i inną bibliotekę dokumentów dla swojego HR. Można je przechowywać oddzielnie, aby ktoś z HR nie mógł przeglądać dokumentów w księgowości.

Listy SharePoint

Inną funkcją, która umożliwia solidne zarządzanie treścią, są listy programu SharePoint . W tym przykładzie mamy dostosowaną bazę danych utworzoną przez kogoś do przechowywania danych, które są dla niego istotne.

To jest lista tras wydarzeń. Każdy rekord tutaj jest określonym wydarzeniem w planie wydarzenia. Mamy śniadanie , powitanie i powitanie , i tak dalej.

Ta osoba stworzyła odpowiednie dla siebie kolumny. Tak więc dla każdej sesji mają kod, typ, opis, prelegentów, czas rozpoczęcia i czas zakończenia.

Siłą list programu SharePoint jest to, że zapewniają one wszechstronność solidnej bazy danych i są łatwe w użyciu dla pracownika. Tworzenie własnych typów list i kolumn jest bardzo łatwe. Możesz mieć wyrafinowane typy kolumn, takie jak kolumny wyboru (np. Typ sesji) lub kolumny oparte na użytkownikach (np. Głośniki).

Istnieje wiele rzeczy, które możesz zrobić po utworzeniu listy programu SharePoint. Jest również skalowalny, ponieważ można go utworzyć dla wielu rzeczy. Możesz utworzyć jeden dla wydatków zamiast robić to w losowym pliku Excel, do którego dostęp jest bardzo trudny. Każdy ma do niego dostęp i może go aktualizować. Jeśli są zmiany, możesz wymagać zatwierdzenia tych zmian i dodać małe przepływy pracy.

Listy te można również modyfikować za pomocą załączników. Na przykład jest to lista artykułów na blogu, z których każdy jest rzeczywistym plikiem. Jest to więc mieszanka bibliotek dokumentów i list SharePoint, gdzie ktoś utworzył bibliotekę dokumentów z metadanymi i kolumnami z listy SharePoint.

Więc tutaj też możesz dużo mieszać i łączyć. Jest to znacznie lepsze niż przechowywanie danych w przypadkowym magazynie, OneDrive lub e-mailach.

Program SharePoint to kompleksowe miejsce na wszystkie Twoje dane, niezależnie od tego, czy jest to biblioteka dokumentów, czy lista programu SharePoint.

Witryna zespołu

Ostatnią cechą programu SharePoint jest to, że jest to witryna zespołu . Jest to wewnętrzna witryna zespołu, w której wszyscy pracownicy mają dostęp do potrzebnych im informacji. Możesz mieć witrynę zespołu dla całej organizacji, zawierającą takie rzeczy, jak wiadomości, posty na blogu, kalendarze, szybkie łącza i zasoby zewnętrzne, z których korzystają Twoi pracownicy.

Na przykład, jeśli chcę znaleźć moje zasady HR, nie muszę wysyłać wiadomości e-mail do osoby z działu HR. Mogę wejść na stronę zespołu i znaleźć sekcję HR, aby znaleźć wszystkie potrzebne dokumenty.

Bardzo istotne jest również to, że gdy masz program SharePoint, witryna zespołu Twojej organizacji jest Twoją stroną główną. Gdy tylko ktoś otworzy przeglądarkę Chrome lub Explorer, może zobaczyć najnowsze wiadomości i działania firmy.

Możesz także mieć witryny zespołu specyficzne dla grupy. Możesz mieć jedną witrynę zespołu dla całej organizacji i inną, prywatną witrynę zespołu, dzięki czemu przekazywane będą tylko informacje istotne dla pracownika.

Możesz tworzyć własne witryny programu SharePoint i listy programu SharePoint. Stworzenie go jest bardzo łatwe dla każdego, ponieważ nie wymaga kodowania, a wszystko odbywa się metodą „przeciągnij i upuść”.

SharePoint Benefit 2: Przepływy pracy procesów biznesowych

Jedna z ważnych korzyści programu SharePoint dotyczy przepływów pracy procesów biznesowych . To jest przykład bardzo prostego przepływu pracy procesu biznesowego dla organizacji.

Kawałek dokumentu trafia do skrzynki odbiorczej e-mail, która jest przekierowywana do recenzentów. Następnie przechodzi przez wiele etapów recenzentów. Jeśli zatwierdzą, jest to akceptowane; jeśli nie, jest odrzucany.

Ten proces obejmuje kilka e-maili, prawda? Masz wiadomość e-mail docierającą do rzeczywistej skrzynki odbiorczej. Następnie należy wysłać wiadomość e-mail do Anny i Seana w celu sprawdzenia. Anna i Sean prawdopodobnie wyślą do siebie e-maile, żeby to przejrzeć. A potem w końcu kolejny e-mail z informacją o zatwierdzeniu lub odrzuceniu.

Teraz, jeśli używane dane faktycznie znajdują się w programie SharePoint, ten przepływ pracy można zautomatyzować. Na przykład możemy utworzyć listę programu SharePoint zawierającą wszystkie te dokumenty. Dokument przybywa i musi zostać przejrzany przez Seana lub Annę, zanim zostanie zaakceptowany.

Zamiast procesu e-mailowego osoba, która chce zatwierdzenia, może przesłać je na listę programu SharePoint lub do biblioteki dokumentów, która następnie automatycznie wysyła powiadomienie e-mail do Seana i Anny. Można to zrobić za pomocą usługi Power Automate lub wewnętrznego systemu przepływu pracy programu SharePoint.

Wiadomość e-mail może również zawierać łącze do dokumentu programu SharePoint w bibliotece dokumentów programu SharePoint, dzięki czemu Anna otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że dana osoba przesłała nowy dokument. Następnie Anna przegląda dokument i po prostu klika Zatwierdź lub Odrzuć .

To samo dotyczy Seana; a jeśli oboje klikną Zatwierdź , do pierwotnego nadawcy zostanie wysłany kolejny e-mail z informacją, że Sean i Anna zatwierdzili. Następnie automatycznie aktualizuje stan tego dokumentu do Zatwierdź , a całe śledzenie stanu odbywa się w programie SharePoint.

SharePoint i Power Automate

Właściwie opracowaliśmy system zatwierdzania wydatków w naszej serii YouTube, w której rozmawialiśmy o tym, jak używać usługi Power Automate z programem SharePoint do automatyzacji tego systemu.

Oto proste zatwierdzenie wydatków, które zrobiłem dla organizacji, która wcześniej przyjmowała około 7 lub 8 e-maili i miała zbyt wiele problemów. Wcześniej pracownik, który zgłaszał wydatki, był trzymany z dala od obiegu i nie było możliwości późniejszego zorganizowania wszystkiego.

Program SharePoint i system przepływu pracy, taki jak Power Automate, mogą naprawdę rozwiązać ten problem. Gdy masz już swoje dane, procesy i program SharePoint, inne aplikacje mogą bardzo łatwo wejść i udoskonalić ten proces.

Aplikacje SharePoint i Power

Rozmawialiśmy o tym, jak można wykorzystać SharePoint i Power Automate do automatyzacji przepływów pracy procesów biznesowych. Ale to samo można powiedzieć o SharePoint i Power Apps. Załóżmy, że nie chcesz, aby Sean i Anna w ogóle mieli dostęp do programu SharePoint.

Możesz utworzyć aplikację dla Seana i Anny, w której będą mogli wejść na stronę internetową, która pokaże im umowy, które muszą przejrzeć jeden po drugim. Nie otrzymują żadnych e-maili, po prostu logują się do aplikacji. I znowu najlepszą rzeczą w Power Apps jest brak kodu.

SharePoint i LuckyTemplates

Program SharePoint jest również bardzo wydajny dzięki usłudze LuckyTemplates. Załóżmy na przykład, że masz system zatwierdzania wydatków w programie SharePoint. Oznacza to również, że śledzisz wszystkie dane dla tego procesu. Śledzisz, kto zgłasza wydatki, ile wynoszą i ile czasu zajmuje przejrzenie wszystkiego. Jedną z korzyści programu SharePoint jest możliwość użycia danych do utworzenia raportu i pulpitu nawigacyjnego w usłudze .

SharePoint umożliwia przepływy pracy, ale integracja z innymi aplikacjami Power Platform naprawdę przenosi go na wyższy poziom.

Korzyść 3 programu SharePoint: Współpraca

Trzecią korzyścią programu SharePoint jest współpraca. Jest to jeden z powodów, dla których większość organizacji uzasadnia zakup programu SharePoint w celu zwiększenia produktywności. Istnieje wiele korzyści i funkcji programu SharePoint, które umożliwiają współpracę w środowisku. Każdą z nich przejrzę bardzo szybko.

Kontrola wersji pozwala upewnić się, że Twoje dokumenty są aktualne, a jeśli w dokumentach wprowadzono jakiekolwiek zmiany, zawsze możesz wrócić do poprzedniej wersji.

Zatwierdzanie i przeglądanie jest podobne do tego, o czym mówiliśmy w przepływach pracy procesów biznesowych. Możesz skonfigurować system biblioteki dokumentów, w którym ktoś przesyła dokument, a ktoś inny musi go zatwierdzić lub odrzucić.

All-in-one bank to filozofia, w której wszystkie informacje Twojej organizacji powinny znajdować się w jednym miejscu. Nie powinien więc być powtarzalny i łatwy do znalezienia dla każdego, kto musi go znaleźć.

Rozszerzenia można tworzyć w programie SharePoint i importować, aby usprawnić współpracę. Rzeczy takie jak narzędzie do śledzenia zadań, widżety i tablice Kanban są często używane na stronach programu SharePoint w celu usprawnienia współpracy.

Uprawnienia umożliwiają wybranie określonych grup osób, które mają mieć dostęp do informacji. Czasami firmy cierpią z powodu przeciążenia informacjami. Nie chcesz, aby wszyscy mieli dostęp do wszystkiego, a jeśli masz bardzo wrażliwe dane, musisz upewnić się, że widzą je tylko osoby, którym chcesz je zobaczyć.

Skalowalność to kolejna wielka zaleta. Jeśli nie korzystasz z programu SharePoint lokalnie, ale korzystasz z programu SharePoint w chmurze, możesz skalować w górę od 10 osób aż do miliona osób na serwerze firmy Microsoft. Jest to bardzo łatwe do zastosowania i wystarczy grać według stawki ryczałtowej na osobę.

Funkcje społecznościowe są również dostępne za pośrednictwem postów na blogach i stron. Możesz je również komentować, polubić i udostępniać. Możesz także udostępniać niektóre listy elementów, jeśli masz pozwolenie.

Istnieje również silna integracja z Office 365 , ponieważ została stworzona przez tę samą firmę macierzystą, Microsoft. Jeśli masz pliki w programie Excel , Word lub PowerPoint, możesz je edytować w trybie online w programie SharePoint, zamiast pobierać je i edytować.

Wniosek

W tym poście omówiliśmy trzy kluczowe zalety programu SharePoint. Rozmawialiśmy o tym, jak program SharePoint bardzo dobrze radzi sobie z zarządzaniem treścią , przepływami pracy procesów biznesowych i współpracą .

Henz