Metadane programu SharePoint | Wstęp

Na tym blogu pokażemy, jak organizować pliki za pomocą struktury folderów. Porozmawiamy również o zaletach metadanych programu SharePoint w zakresie łatwego organizowania i lokalizowania naszych plików w porównaniu z użyciem hierarchii folderów. 

Metadane programu SharePoint to dodatkowe informacje o plikach, a nie ich zawartość. Pomaga użytkownikom w łatwym lokalizowaniu, pobieraniu i organizowaniu treści.

Właściwe uporządkowanie naszych plików pomaga nam je poprawnie zlokalizować, co ma kluczowe znaczenie dla naszej produktywności. Na naszym komputerze zwykle grupujemy nasze pliki według struktury folderów lub hierarchii.

Spis treści

• Korzystanie z tradycyjnej struktury folderów w programie SharePoint
• Korzystanie z hierarchii folderów zamiast metadanych programu SharePoint
• Korzyści z metadanych programu SharePoint do organizowania plików
• Wniosek

Korzystanie z tradycyjnej struktury folderów w programie SharePoint

Niektóre osoby nadal wolą organizować swoje pliki za pomocą folderów. W tym przykładzie mamy folder o nazwie Wydatki – TRADYCYJNE .

Wewnątrz tego folderu znajdują się przykładowe raporty wydatków z różnych działów naszej firmy. Początkowe uporządkowanie tych plików polega na zmianie ich nazw.

E oznacza wydatek, po którym następuje nazwa działu, na co wydatek jest przeznaczony, a na końcu losowy kod liczbowy. W dużej firmie takich raportów może być setki dziennie. Dlatego organizowanie ich według nazw nie będzie tak pomocne. 

Pierwszą rzeczą, którą możemy zrobić, aby je uporządkować, jest utworzenie folderów i oddzielenie ich według działów.

Przenieśliśmy więc wszystkie raporty wydatków księgowych do folderu księgowego, raporty wydatków HR do folderu HR i tak dalej.

Tak więc jest to tradycyjny sposób organizowania naszych plików w naszych bibliotekach dokumentów. 

Korzystanie z hierarchii folderów zamiast metadanych programu SharePoint

Jednak korzystanie z folderów lub systemów katalogów ogranicza nas, ponieważ mamy tylko jeden sposób grupowania naszych plików. W tym przypadku pozwala nam organizować się tylko na podstawie jednej kategorii, którą jest dział. Tak więc, jeśli chcemy przejrzeć wszystkie raporty związane z podróżami lub dostawami, musimy poszukać ich w każdym z folderów działu. To nie jest zbyt wydajne i nadal utrudnia lokalizowanie plików. 

Innym problemem związanym z używaniem tylko hierarchii folderów do organizowania plików są duplikaty plików. Możemy chcieć pogrupować nasze pliki według działów, a także według ich rodzaju wydatków. Dzięki nim możemy chcieć zapisać kopię tego samego pliku, ale w każdym folderze.

Możemy również wyszukiwać nasze pliki na SharePoint za pomocą pola wyszukiwania. Jednak niektórzy użytkownicy mogą niepoprawnie pisać swoje raporty plików. 

Korzyści z metadanych programu SharePoint do organizowania plików

Metadane programu SharePoint dostarczają dodatkowych informacji o naszych plikach, takich jak nazwa pliku, data utworzenia, kto go utworzył, rozmiar pliku, typ pliku i wiele innych. Pomaga nam to łatwo porządkować, pobierać i lokalizować nasze pliki.

Na poniższym przykładowym obrazie możemy zobaczyć metadane w kolumnach Nazwa , Zmodyfikowany , Zmodyfikowany przez , Dział i Typ wydatku . Istnieje wiele sposobów wykorzystania tych kolumn metadanych, takich jak tworzenie widoków , grupowanie według i filtrowanie . 

Możemy utworzyć więcej kolumn metadanych i dostosować je do naszych potrzeb. Niektóre kolumny metadanych, takie jak Zmodyfikowane i Zmodyfikowane przez, są wypełniane automatycznie, co oznacza, że ​​nie możemy ich zmienić. 

Na potrzeby naszego przykładowego pliku utworzyliśmy kolumnę Dział i Typ wydatku wraz z filtrowaniem i grupowaniem według funkcji. 

Dzięki temu możemy łatwo pogrupować lub wyszukać pliki według działu lub rodzaju wydatku.

Możemy również używać metadanych programu SharePoint do zabezpieczania informacji, na przykład blokowania użytkownikom możliwości przeglądania lub edytowania niektórych plików. Dzięki temu możemy bezpiecznie przechowywać prywatne lub poufne pliki w naszej organizacji. 

Dodawanie plików programu SharePoint do komputera
Szablony programu SharePoint dla bibliotek dokumentów
Biblioteka dokumentów programu SharePoint | Samouczek dla początkujących

Wniosek

Podsumowując, jesteśmy w stanie zrozumieć różnicę między organizowaniem plików poprzez hierarchię folderów a wykorzystaniem metadanych SharePoint. Pamiętaj, że metadane programu SharePoint to informacje o plikach, a nie ich zawartość.

Jest w pełni konfigurowalny w zależności od Twoich ról i branży. Najpotężniejszą funkcją, jaką zapewniają nam metadane, jest możliwość łatwego grupowania, sortowania lub znajdowania naszych plików. Dowiesz się więcej na ten temat, gdy zrozumiesz, jak dodawać kolumny metadanych. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz