Microsoft SharePoint | Przegląd

W tym samouczku omówimy Microsoft SharePoint . Omówimy również jego zastosowania i dlaczego tak ważne jest, aby się o nim dowiedzieć.

SharePoint to internetowe narzędzie do współpracy dla organizacji , które umożliwia użytkownikom komunikację i udostępnianie informacji w sieci. 

Spis treści

• Zrozumienie Microsoft SharePoint
• Zastosowania programu Microsoft SharePoint
  • 1. Zaawansowana biblioteka do przechowywania dokumentów Twojej organizacji
  • 2. Wiadomości i aktualizacje dla Twojego zespołu
  • 3. Microsoft SharePoint jako baza danych
  • 4. Utrzymuj wspólne przepływy pracy w firmach
  • 5. Punkt kompleksowej obsługi dla firm
• Funkcje programu Microsoft SharePoint
• Znaczenie nauki Microsoft Sharepoint
• Wniosek

Zrozumienie Microsoft SharePoint

Wszyscy w organizacji mogą korzystać z programu SharePoint, ponieważ ułatwia on zespołom współpracę.

Może to być również Twój osobisty intranet . Internet to współpraca stron internetowych i zasobów, które każdy może odwiedzić. Z drugiej strony intranet to zbiór stron internetowych i zasobów, które mogą odwiedzać tylko osoby w organizacji.

Dzięki intranetowi możemy mieć kilka witryn podobnych do tych, do których mamy dostęp przez Internet. Możemy mieć różne witryny dla naszej organizacji, do których dostęp mają tylko osoby w naszej organizacji w ramach określonego projektu.

Co więcej, SharePoint to sposób na udostępnianie i zarządzanie treścią i wiedzą w całym zespole . Jako organizacja możemy mieć wiele treści i wiedzy, takich jak przesyłanie raportu wydatków, kim są nasi klienci lub nasz zespół sprzedaży lub jak dostać się do konkretnego biura. 

SharePoint umożliwia również zespołowi posiadanie „ punktu kompleksowej obsługi ” dla wszystkich informacji. Wszystkie informacje mogą znajdować się w jednym miejscu i mogą być łatwo dostępne.

Być może nadal używamy starego procesu, nawet jeśli istnieje już zaktualizowany proces. Dlatego program SharePoint jest pomocny jako sposób udostępniania treści i wiedzy oraz zarządzania nimi w całym zespole. 

Wreszcie program SharePoint umożliwia pracę zespołową za pomocą witryn . Zapewnia przestrzeń do współpracy, która umożliwia zespołom współpracę, śledzenie postępów i zarządzanie treścią lub uprawnieniami za pomocą witryn internetowych. 

Jest również bardzo przystępny i intuicyjny. To jedna z tych umiejętności, których łatwo się nauczyć i zrozumieć.

Zastosowania programu Microsoft SharePoint

SharePoint to elastyczne narzędzie. Możesz robić różne rzeczy lub też możesz robić tylko jedną lub dwie z tych rzeczy. Od Ciebie zależy, jak chcesz go wykorzystać. Podczas korzystania z programu SharePoint możesz na razie korzystać z prostych narzędzi, a następnie skalować je do bardziej zaawansowanych funkcji w miarę rozwoju organizacji. 

1. Zaawansowana biblioteka do przechowywania dokumentów Twojej organizacji

SharePoint to zaawansowana biblioteka do przechowywania dokumentów Twojej organizacji . Jest to podobne do usługi OneDrive lub Dysku Google. To sposób na przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. 

Jedną z funkcji programu SharePoint, której nie oferują usługi OneDrive i Dysk Google, jest możliwość powiązania metadanych z tymi dokumentami. Zamiast więc mieć typową strukturę folderów, w której przechowujesz swoje dokumenty, możesz również powiązać metadane i pogrupować je na podstawie różnych rzeczy.

Na przykład niektóre potężne organizacje nie umieszczają udostępnianych treści w strukturze przypominającej foldery, ponieważ może to powodować wiele problemów. Zwykle mają listę plików z metadanymi.

W ten sposób mogą łatwo śledzić, grupować różne potrzebne rzeczy i utrzymywać metadane. Jeśli rzeczy zostaną zaktualizowane, nie muszą przenosić folderów, ponieważ wystarczy zaktualizować metadane. 

2. Wiadomości i aktualizacje dla Twojego zespołu

Program SharePoint może być również używany do łatwego przekazywania wiadomości i aktualizacji dla Twojego zespołu . Oprócz możliwości ustawiania witryn zawierających informacje, możesz także tworzyć strony w swojej witrynie, aby informować swój zespół o pewnych kwestiach.

Załóżmy na przykład, że masz witrynę programu SharePoint dla swojego zespołu. Następnie jest nowy proces sprzedaży, który chcesz wdrożyć. Zamiast wysyłać go pocztą e-mail, możesz po prostu opublikować go jako nową stronę w programie SharePoint.

Dzięki temu daje każdemu dostęp do tej strony, na której może komentować. Jeśli na przykład popełniłeś błąd, możesz go od czasu do czasu zmienić lub zaktualizować.

3. Microsoft SharePoint jako baza danych

Program SharePoint może służyć jako baza danych do przechowywania informacji na dowolny temat . Istnieją organizacje, które tworzą listę programu SharePoint zawierającą dane klientów, dane transakcji, dane zamówień i wiele innych. Jest również wydajny i bardzo elastyczny, ponieważ może praktycznie przechowywać dowolne typy danych, takie jak załączniki, użytkownicy i profile. 

Jest również bardziej intuicyjny niż inne bazy danych. Na przykład nie używałbyś programu Excel do przechowywania danych, ponieważ chcesz, aby były one udostępniane wielu osobom i aby znajdowały się w tym samym miejscu. Chcesz mieć reguły sprawdzania poprawności, w których niektóre osoby mogą dodawać tylko klientów, którzy mają określone warunki i są ważni. 

Nie chciałbyś używać SQL, Salesforce ani żadnej innej skomplikowanej bazy danych, ponieważ musisz nauczyć się języka SQL, aby móc z niego korzystać. Tak więc SharePoint jest tak dobrym narzędziem do wykorzystania jako baza danych, a także dobrą alternatywą dla Microsoft Dataverse. 

4. Utrzymuj wspólne przepływy pracy w firmach

Program SharePoint jest również używany do utrzymywania typowych przepływów pracy w Twojej firmie w celu zwiększenia wydajności . Po utworzeniu bazy danych w programie SharePoint możesz użyć jej funkcji przepływu pracy do zarządzania niektórymi typowymi zadaniami biznesowymi.

Załóżmy na przykład, że masz przepływ pracy związany z wypełnianiem raportu z wydatków. W dawnych czasach musieliśmy przejść do naszego e-maila i poszukać raportu wydatków, aby wypełnić go ręcznie. Następnie musimy wysłać załącznik do menedżera do zatwierdzenia i wykonać inne skomplikowane procesy.

Możesz wykonać ten proces o wiele łatwiej, uruchamiając przepływ pracy w całości w programie SharePoint. Będzie baza danych zawierająca wszystkie wydatki. Następnie możesz utworzyć nowy rekord i wysłać go do programu SharePoint kierownika w celu zatwierdzenia.

Po zatwierdzeniu trafi bezpośrednio do rozrachunków z dostawcami w SharePoint. Na koniec zatwierdzą to, abyś mógł otrzymać płatność. Nie ma potrzeby wysyłania e-maili tam iz powrotem, a także można je śledzić i kontrolować. 

5. Punkt kompleksowej obsługi dla firm

Podsumowując, jest to punkt kompleksowej obsługi dla wszystkiego w Twojej firmie . Wszystko dzieje się na ich platformie, co czyni ją bardzo wydajną. Dzięki SharePoint nie musisz mieć różnych źródeł baz danych. Ponadto nie trzeba mieć naprawdę skomplikowanych przepływów pracy, które są czysto ręczne.

Oto funkcje programu SharePoint, których chcę, abyś doświadczył później. 

Funkcje programu Microsoft SharePoint

SharePoint to system zarządzania treścią, który można łatwo przeszukiwać. Posiada również pewne funkcje sieci społecznościowych, które umożliwiają pracownikom współpracę. Na przykład możesz umieścić posty do dyskusji, często zadawane pytania, kanały informacyjne o tym, co robią ludzie i tym podobne. Wnosi aspekt sieci społecznościowych do Twojej organizacji. 

Ma również doskonałą integrację z aplikacjami Office 365.

Co więcej, SharePoint jest bardzo konfigurowalny nie tylko pod względem projektowym, ale także funkcjonalnym. Możesz utworzyć dowolny przepływ pracy lub dane za pomocą list programu SharePoint. Możesz także mieć system biblioteki dokumentów oparty na folderach lub metadanych. Może nawet pozwolić użytkownikom na posiadanie stron na stronach lub jednej pełnej strony. 

SharePoint ma własną bazę danych. Jest wystarczająco skomplikowany, aby pomieścić bardzo złożone typy danych, ale także wystarczająco intuicyjny, aby każdy mógł go używać bez znajomości kodowania. 

Istnieją również dobre funkcje analizy biznesowej w SharePoint. Po umieszczeniu danych w programie SharePoint możesz zarządzać tym, co się zmienia i jak się zmienia. Możesz mieć widoki, pulpity nawigacyjne i inne tego typu rzeczy. 

SharePoint ma również jeden z najlepszych systemów uprawnień i zabezpieczeń. Możesz bardzo łatwo i szczegółowo zarządzać uprawnieniami. Możesz ustawić uprawnienia na poziomie bio, aplikacji, bazy danych, kolumny lub całej witryny. 

Zamiast typowych systemów, w których uprawnienia są rozpatrywane na poziomie użytkownika, jest to rozpatrywane na poziomie grupy. Tak więc przypisujesz uprawnienia do określonych grup, a następnie przypisujesz użytkowników do tych grup. 

Wreszcie Microsoft sprawia, że ​​SharePoint jest bardzo łatwy, intuicyjny i dostępny dla wszystkich poziomów organizacji, niezależnie od poziomu umiejętności.

Znaczenie nauki Microsoft Sharepoint

Istnieje wiele powodów, dla których powinniśmy uczyć się programu SharePoint. Jednym z głównych powodów jest to, że umożliwia użytkownikom zwiększenie współpracy, usprawnienie pracy zespołowej i zwiększenie wydajności w organizacji. 

Pozwala także użytkownikom stworzyć punkt kompleksowej obsługi dla wszystkich obecnych i przyszłych pracowników. Na przykład możesz mieć pracownika onboardingowego lub nowych pracowników, którzy przegapili wiadomości lub ważne e-maile z historii. Lepiej jest, jeśli wszystkie te informacje są zawarte w programie SharePoint, aby nowi pracownicy, którzy zostaną zatrudnieni, mogli zobaczyć całą historię w samym programie SharePoint. 

Ostatnim powodem, dla którego powinniśmy się tego naprawdę nauczyć, jest chęć zatrudnienia. Program SharePoint jest tak często używany w organizacjach, że jest jedną z rzeczy, których ludzie szukają, gdy zostajesz zatrudniony. Podobnie jak umiejętności biurowe, SharePoint jest również bardzo ważny, zwłaszcza jeśli możesz stworzyć własną witrynę.

Użytkownik programu SharePoint różni się od programisty programu SharePoint. Jeśli napiszesz w swoim CV, że jesteś programistą programu SharePoint, jest to bardzo istotne, ponieważ Twój szef wiedziałby, że możesz zautomatyzować przepływy pracy i wiesz, jak stworzyć punkt kompleksowej obsługi dla wszystkich swoich pracowników.

Nadchodzące kursy: Wprowadzenie do programu SharePoint i zaawansowane koncepcje
Konfiguracja środowiska Power Apps: Łączenie z OneDrive i Dyskiem Google
Aktualizacje LuckyTemplates na czerwiec i na co czekać w lipcu

Wniosek

Podsumowując, bardzo ważne jest, aby nauczyć się korzystać z SharePoint, ponieważ zapewnia on wiele korzyści dla Twojej organizacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów korzystających z usługi LuckyTemplates, ponieważ bezproblemowo ze sobą współpracują i uzupełniają swoje funkcje.

Możesz odblokować dodatkową wartość i funkcje programu SharePoint, z których może korzystać Twoja organizacja. Możesz zrobić wiele rzeczy z listami SharePoint, systemami uprawnień, zarządzaniem przepływem pracy, historią wersji i wieloma innymi. 

Jest to również coś, z czego każdy w organizacji może z łatwością korzystać bez przytłaczania. Jako użytkownik jest bardzo łatwy w użyciu, ale może być również trudny do opanowania i rozwoju. Ale kiedy już to opanujesz, pomoże Ci to zapewnić wydajność przepływów pracy w Twojej firmie.

Wszystkiego najlepszego,

Henz