Uprawnienia SharePoint | Grupy vs. Poziomy

W tym blogu omówimy uprawnienia programu SharePoint . Wyjaśnimy, dlaczego są one ważne i dlaczego warto z nich korzystać. Wraz z nim porozmawiamy o różnicy między Uprawnieniami a Uwierzytelnianiem . Ponadto omówimy grupy i poziomy oraz wyjaśnimy, dlaczego poznanie różnicy między nimi jest kluczowym czynnikiem podczas konfigurowania uprawnień w witrynie programu SharePoint.

Uprawnienia programu SharePoint to podstawowa funkcja witryny programu SharePoint. Dzięki temu witryna jest lepiej zorganizowana i łatwiejsza w zarządzaniu. Zapewni to również bezpieczeństwo w całej witrynie.

Spis treści

• Uprawnienia kontra uwierzytelnianie
• Znaczenie uprawnień programu SharePoint
• Grupy vs poziomy: przegląd uprawnień programu SharePoint
  • Kategorie grup
  • Kategorie poziomów
• Znaczenie grup i poziomów uprawnień programu SharePoint
• Wniosek

Uprawnienia kontra uwierzytelnianie

Uprawnienia i uwierzytelnianie to dwie podobne rzeczy, ale każda z nich może zapewnić korzyści. Zapewnią bezpieczeństwo Twojej witryny.

Konfigurując uprawnienia do strony programu SharePoint, zezwalasz określonej osobie lub osobom z Twojej organizacji na dostęp do strony. Będą mogli wprowadzać pewne modyfikacje, dodawać lub usuwać plik.

Z drugiej strony Uwierzytelnianie zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo, ponieważ użytkownik będzie musiał udowodnić, kim naprawdę jest. Oprócz wprowadzania haseł podczas logowania użytkownik będzie musiał udowodnić, że jest tym, za kogo się podaje.

Gdy logujesz się do witryny programu SharePoint , uwierzytelnianie odbywa się za pośrednictwem usługi Microsoft 365. Pamiętaj, że uwierzytelnianie odbywa się poza uwierzytelnianiem programu SharePoint. Dzieje się tak, ponieważ witryna programu SharePoint jest taka sama, jak uwierzytelnianie dla programu Outlook, Microsoft 365 lub czegokolwiek związanego z firmą Microsoft.

Mówiąc prościej, uwierzytelnianie potwierdza, że ​​jesteś tym, za kogo się podajesz, podczas gdy Uprawnienia opierają się na tym, kim jesteś.

Znaczenie uprawnień programu SharePoint

Uprawnienia programu SharePoint zapewniają korzyści Twojej organizacji. Jeśli nie chcesz, aby inne osoby z Twojej organizacji miały dostęp do listy lub danych, a nawet do samej strony, Uprawnienia rozwiążą ten problem za Ciebie.

Główną zaletą, jaką Uprawnienia mogą dać Twojej organizacji, jest to, że będziesz mógł zezwolić, kto w Twojej grupie ma dostęp do której strony i pliku.

Na przykład chcesz, aby Osoba A miała dostęp do strony. Osoba ta może dodawać i modyfikować dane na stronie. A jeśli inne osoby spróbują uzyskać dostęp do strony, nie będą mogły. Jednak po uwierzytelnieniu, że są osobą A , mogą uzyskiwać dostęp do strony i kontrolować ją.

Ale najlepszą rzeczą w ustawianiu uprawnień w całej witrynie SharePoint jest równowaga.

Jak wspomniano powyżej, możesz ustawić osobę w organizacji, aby miała kontrolę nad stroną, podczas gdy inne osoby będą miały inne strony. Możesz także ustawić grupę na stronie i mieć indywidualne ustawienia dla każdego.

Na przykład można nadać osobie A ustawienia 1, 5, 10 i 12, a osobie B ustawienia 2, 6, 8. Osoba C ma ustawienia 11, 12, 13, 14 i innym członkom organizacji. Oznacza to, że Osoba A nie może uzyskać dostępu do dokumentu, który posiada Osoba C. To samo dotyczy Osoby B do Osoby C .

Możesz także nadać wszystkim użytkownikom Uprawnienia . Umożliwi im to pełny dostęp do całej witryny. Mogli dodawać, edytować, usuwać i wiele więcej. Jednak nie polecamy tego. Ponieważ mają pełny dostęp, mogą przypadkowo usunąć plik i wyczyścić Kosz.

Grupy vs poziomy: przegląd uprawnień programu SharePoint

Uprawnienia programu SharePoint składają się z dwóch głównych czynników: grup i poziomów . W tej części bloga wyjaśnimy, czym się różnią i dlaczego są ważne.

Grupy (czasami nazywane Zespołami ) i Poziomy mają kategorie.

Kategorie grup

• Właściciele. To oni są właścicielami witryny i mają pełną kontrolę. Jest to w zasadzie właściciel, aw większości przypadków ich prawa ręka lub ktoś, komu w pełni ufają.
• Członkowie. Są one bezpośrednio związane z witryną programu SharePoint.
• Goście. To są wszystkie osoby w Twojej organizacji. Mogą nie być bezpośrednio związane z witryną programu SharePoint.

Musisz jednak pamiętać, że możesz również dodawać inne grupy. Jeśli masz dużą organizację, możesz nazwać je w zależności od ich biura lub lokalizacji. Inne przykłady to „ kierownictwo wyższego szczebla ”, „ tenured ”, „ Członkowie Cisco ” i wiele innych.

Kategorie poziomów

• Pełna kontrola. Tutaj osoby w grupie mają pełny dostęp. Ten poziom ma głównie grupa Właściciele .
• Projekt. Grupy mogą dodać stronę i ją zaprojektować. Mogą także dodawać nowe strony, edytować konstrukcje tabel, edytować kolumny tabeli i zmieniać formatowanie kolumn
• Edytować. Ma niższy poziom niż Projektowanie , ponieważ użytkownicy na tym poziomie nie mogą dodawać stron ani danych w witrynie programu SharePoint.
• Brać w czymś udział. Grupy na tym poziomie mogą dodawać elementy do listy, edytować ich strukturę lub dodawać komentarze. Nie będą mogli dodawać nowych stron.
• Czytać. Jest to najniższy domyślny poziom. Mogą tylko odczytywać dane i nie mogą modyfikować żadnych elementów.

Podobnie jak Grupy , możesz także dodawać inne poziomy. Na przykład możesz utworzyć poziom o nazwie „ Zatwierdzanie ” , który będzie miał uprawnienia tylko do zatwierdzania rzeczy, a nie do edytowania rzeczy tylko w celu ich zatwierdzenia. Możesz mieć inny poziom uprawnień zwany odczytywaniem tabel, który pozwala użytkownikom tylko na odczytywanie tabel w Twojej witrynie i nic więcej.

Znaczenie grup i poziomów uprawnień programu SharePoint

Główną zaletą grup i poziomów jest dopasowanie uprawnień . Możesz ustawić, kto w Twojej organizacji będzie w grupie Właściciele i innych grupach na odpowiadających im poziomach.

Ale najlepsze jest to, że możesz dodawać nowe grupy i poziomy oprócz domyślnych. Dzięki temu możesz łatwo zdecydować, kto ma określone uprawnienia, ponieważ możesz mieszać i dopasowywać poziomy. Ponadto możesz określić, co mogą zrobić.

Na przykład mamy nową grupę i nazwiemy ją Grupa X . Następnie stwórzmy inne poziomy uprawnień i nazwijmy je Poziom 1 i Poziom 2 . Grupy na poziomie 1 mogą edytować stronę, a grupy na poziomie 2 mogą zmieniać nagłówki kolumn tabeli. A jeśli wyrównamy Grupę X zarówno do Poziomu 1, jak i Poziomu 2 , będą mieli uprawnienia do obu.

Pamiętaj, że jeśli użytkownik należy do wielu grup, odziedziczy oba uprawnienia. Na przykład użytkownik może należeć do grupy Odwiedzający i Grupy X . Oznacza to, że użytkownik będzie miał poziom Odczyt i jednocześnie Poziom 1 i Poziom 2 . 

Możesz także mieszać i dopasowywać uprawnienia na poziomach , aby w pełni dostosować.

Wniosek

Podsumowując, wiesz już, czym są uprawnienia programu SharePoint i dlaczego są one tak ważne. Nauczyłeś się także różnic między grupami i poziomami oraz ich kategoriami.

Korzystanie z uprawnień w programie SharePoint jest wysoce zalecane, ponieważ zapewnia bezpieczeństwo. Ponadto sprawia, że ​​organizacja jest bardziej usystematyzowana, ponieważ każdy może mieć własne Uprawnienia .

Mam nadzieję, że to było pomocne. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat i inne powiązane treści, z pewnością możesz sprawdzić listę odpowiednich linków poniżej. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz

Element listy programu SharePoint: Edytowanie pojedynczych i wielu elementów
Listy programu SharePoint: przegląd
Eksport list programu SharePoint do pliku Excel lub CSV