Wyewidencjonuj i zaewidencjonuj pliki programu SharePoint

 Jako platforma do zarządzania dokumentami SharePoint oferuje niezbędne funkcje, takie jak przechowywanie wersji , wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie, które pomagają użytkownikom zmienić sposób ich pracy. W tym blogu zrozumiemy, jak działa funkcja wyewidencjonowania i zaewidencjonowania w plikach programu SharePoint.

Zaewidencjonowanie i wyewidencjonowanie to powszechne terminy związane z systemami zarządzania dokumentami, w tym z SharePoint. Są przydatne w zapobieganiu konfliktom, gdy wiele osób chce edytować te same elementy lub pliki w tym samym czasie. 

Każda osoba korzystająca z biblioteki dokumentów programu SharePoint może otworzyć plik i wprowadzić zmiany w tym samym czasie. Funkcja zaewidencjonowania i wyewidencjonowania w programie SharePoint jest przydatna, jeśli nie chcemy, aby ktokolwiek otwierał lub edytował określony plik, który aktualnie edytujemy.  

Spis treści

• Jak wyewidencjonować pliki programu SharePoint
• Jak zaewidencjonować pliki programu SharePoint
• Sprawdzanie zmian w historii wersji
• Wniosek

Jak wyewidencjonować pliki programu SharePoint

Sprawdzanie plików w pełni wykorzystuje wersjonowanie. Termin wyewidencjonowanie opisuje proces uzyskiwania wersji dokumentu lub elementu listy na liście lub w bibliotece. Wyewidencjonowując element lub plik, użytkownik może uniemożliwić innym edytowanie tej zawartości. Aby to zrobić, po prostu kliknij wielokropek obok pliku. Kliknij Więcej , a następnie kliknij Wyewidencjonuj . 

Oznacza to, że program SharePoint nie zezwala nikomu innemu na otwieranie ani edytowanie tego pliku, ponieważ aktualnie go edytujemy. Jak widzimy, dodał również czerwoną strzałkę dla pliku. 

Jeśli najedziemy kursorem na czerwoną strzałkę, zobaczymy monit informujący, że wyewidencjonowaliśmy ten plik, aby inni członkowie nie mogli go edytować, zaewidencjonować ani wyewidencjonować.

Ponieważ to my pobraliśmy ten plik, nadal możemy go edytować. Otwórzmy ten plik.

W takim razie wprowadźmy kilka poprawek. Na przykład wpiszmy „ Mój ulubiony samochód to Honda Civic ”.

Po tym zamknijmy to.

Otwórzmy go ponownie i zobaczymy, że nasze zmiany zostały zapisane. Ponownie, tylko ci, którzy pobrali ten plik, mogą go edytować. Inni członkowie nie mogą teraz nic zrobić z tym plikiem.

Jeśli zakończyliśmy edytowanie tego pliku i chcemy, aby inni członkowie mogli go edytować, musimy tylko zaewidencjonować plik. 

Jak zaewidencjonować pliki programu SharePoint

Termin zaewidencjonowanie opisuje proces dodawania nowego lub zmodyfikowanego elementu lub pliku do biblioteki dokumentów w celu zastąpienia poprzedniej wersji. Zaewidencjonowując plik programu SharePoint, użytkownik może zezwolić innym na edytowanie zawartości bez martwienia się o zastąpienie zmian wprowadzonych przez inne osoby. Aby to zrobić, kliknij ponownie wielokropek, kliknij Więcej , a następnie kliknij Zamelduj się .

Możemy również zaewidencjonować plik, najeżdżając kursorem na czerwony znacznik i klikając Zaewidencjonuj .

Następnie możemy dodać kilka komentarzy na temat zmian, które wprowadziliśmy w tym pliku. W tym przykładzie wpiszmy „ Dodano nową linię informującą wszystkich o tym, jaki jest mój ulubiony samochód ”. 

Następnie kliknij przycisk Zamelduj się .

Teraz wszystko wróciło do normy i nie ma już czerwonego znaku. Oznacza to, że każdy może ponownie otworzyć i edytować plik w tym samym czasie.

Sprawdzanie zmian w historii wersji

Zmiany, które wprowadziliśmy, można również zobaczyć w historii wersji . Otwórzmy go, klikając wielokropek, a następnie wybierz Historia wersji .

Widzimy tutaj, że najnowsza wersja ma komentarz. To komentarz, który dodaliśmy wcześniej, kiedy zaewidencjonowaliśmy plik.

Microsoft SharePoint | Omówienie
biblioteki dokumentów programu SharePoint | Witryna programu SharePoint dla początkujących
| Układ i przewodnik po menu

Wniosek

Podsumowując, jeśli chcemy dokonać edycji w plikach SharePoint i upewnić się, że nikt inny nie może tego robić w tym samym czasie, możemy wyewidencjonować plik, wprowadzić zmiany i ponownie go zaewidencjonować.

Gdy element lub plik jest wyewidencjonowany, inni użytkownicy widzą tylko ostatnią zaewidencjonowaną wersję . Nie będą mogli zobaczyć zmian wprowadzonych przez bieżącego użytkownika w pliku, który był wyewidencjonowany.

Ta funkcja jest używana do zadań biznesowych związanych z audytem, ​​takich jak kontrakty. Dwie główne zalety tej funkcji to to, że po wyewidencjonowaniu nikt inny nie może edytować plików, podczas gdy my je edytujemy, a podczas zaewidencjonowywania pliku możemy dodać komentarz szczegółowo opisujący, co zmieniliśmy w tym pliku. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz