Wysyłaj wiadomości e-mail za pomocą platformy LuckyTemplates i Power Automate

Dzisiaj pokażemy Ci, jak połączyć platformę LuckyTemplates i Power Automate. Jednym z prostych przypadków użycia tego jest sytuacja, gdy masz raport usługi LuckyTemplates, który zawiera listę klientów, klientów i członków własnego zespołu, i chcesz mieć możliwość przeglądania każdego z nich i zrobienia czegoś dla każdego klienta, klienta lub członek zespołu.

Na przykład chcesz wysłać im e-mail. Możesz połączyć usługę LuckyTemplates z usługą Power Automate i zaznaczyć rekordy, dla których ma zostać wykonana ta akcja. Po kliknięciu przycisku uruchamiany jest skrypt usługi Power Automate, który wysyła wiadomość e-mail lub tworzy plik dla każdego klienta, klienta lub członka zespołu.

Kiedy Tim i ja po raz pierwszy zajmowaliśmy się tym, było to dość łatwe. Ale błąd, który wymyśliliśmy, polega na tym, że masz użytkowników, którzy klikną przycisk przed faktycznym odfiltrowaniem dwóch określonych rekordów.

Załóżmy, że jesteś częścią firmy zatrudniającej 10 000 pracowników i masz listę wszystkich członków zespołu w swojej organizacji. Nie chcesz wysyłać e-maili do 10 000 osób. Musisz mieć próg lub filtr w skrypcie usługi Power Automate; w przeciwnym razie skończysz wysyłając tysiące niepotrzebnych e-maili, które zablokują twój system Outlook.

Oto dobry przykład naprawdę prostej tabeli. W moim przykładzie pokazuję tylko sześć nazwisk, ale w twoim raporcie możesz mieć w tej tabeli setki lub tysiące rekordów.

Wspaniałą rzeczą w usłudze Power Automate jest korzystanie z funkcji automatycznego wysyłania wiadomości e-mail zamiast wysyłania ich ręcznie.

Możesz jednak napotkać pewne potencjalne problemy. Załóżmy, że musimy wysłać wiadomość e-mail do naszych przedstawicieli handlowych na wschodzie: Melissy i Sama. Mamy przycisk Power Automate , który jest połączony z naszym raportem.

Po prostu uruchomimy go, aby wysłać wiadomość e-mail. W tej sytuacji otrzymałem wiadomość e-mail, abym mógł to pokazać. W mojej skrzynce odbiorczej znajdują się dwie wiadomości e-mail, które zostały uruchomione z raportu Power Automate i LuckyTemplates. Oczywiście trafiłyby one również do użytkownika.

Spis treści

• Niektóre potencjalne problemy na platformie Power Automate
• Wysyłanie wiadomości e-mail przy użyciu platformy Power Automate
• Inicjalizacja zmiennej
• Dodawanie instrukcji warunkowej
• Testowanie przepływu w platformie Power Automate
• Dodawanie limitu rekordów za pomocą fragmentatora
• Wniosek

Niektóre potencjalne problemy na platformie Power Automate

Zanim przeprowadzę Cię przez proces konfigurowania procesu wysyłania wiadomości e-mail i wprowadzania warunkowej miary stop gap, chcę zwrócić uwagę na kilka problemów, których doświadczyłem .

Po pierwsze, gdy masz tabelę zawierającą setki lub tysiące rekordów, może to zapchać Twój system pocztowy.

Drugą rzeczą, której użytkownicy mogą nie być świadomi, jest to, że jeśli tabela ma ukryty filtr, który nie jest tym samym filtrem, który znajduje się w przycisku platformy Power Automate, mogą wystąpić nieprzewidziane wyniki.

Wysyłanie wiadomości e-mail przy użyciu platformy Power Automate

Najpierw omówię, jak skonfigurować i wysłać wiadomość e-mail, a następnie wrzucę technikę, której używam, aby zapobiec przesyłaniu wielu wiadomości e-mail.

Oto moja tabela w usłudze Power Automate, która powinna być standardową wizualizacją wyświetlaną w okienku wizualizacji.

Za każdym razem, gdy przeciągasz Power Automate, pierwszą rzeczą, o którą poprosi, są pola . Teraz nie muszą to być wszystkie pola, które masz w wizualizacjach, ale tylko dane potrzebne do przepływu. W moim przypadku potrzebuję adresu e-mail , imienia i nazwiska oraz tytułu .

Dodam swoje imię i tytuł do mojej wizualizacji. Kliknę wielokropek, a następnie kliknę Edytuj . Ta czynność spowoduje wysłanie mnie do usługi Power Automate.

Należy również pamiętać, że aby uzyskać dostęp do pól tutaj, musisz uzyskać dostęp do przepływu po zapisaniu go w samej aplikacji Power Automate. Dostęp do pól dynamicznych w usłudze LuckyTemplates jest trudniejszy, dlatego większość prac programistycznych wykonuję tutaj. Ale żebyś wiedział, możesz zrobić jedno i drugie.

Jest to powłoka usługi Power Automate w usłudze LuckyTemplates i znacznie łatwiej jest opracować przepływ w tym miejscu niż otwierać przeglądarkę internetową usługi Power Automate i robić to w niej.

Mam już skonfigurowanych kilka przepływów, ale utwórzmy nowy. Kliknij Nowy , następnie Rozpocznij od szablonu , a następnie Natychmiastowy przepływ w chmurze .

Automatycznie doda kliknięty przycisk LuckyTemplates . Następnie wejdę do mojego złącza i wybiorę operatora. Kiedy wpisuję wyślij e-mail , wyświetli się V2 i V3.

Rozumiem i moje doświadczenie z V3 jest takie, że będzie ono wysyłane z samej usługi Power Automate, podczas gdy V2 faktycznie będzie pochodzić od użytkownika, który zbudował przepływ. Będzie pochodzić z ich skrzynki e-mail.

Należy pamiętać, że wysyłanie powiadomienia e-mail za pośrednictwem usługi Power Automate jest ograniczone do 100 wiadomości e-mail dziennie. Jeśli jednak chcesz, aby wiadomość e-mail pochodziła od Ciebie, to oczywiście musisz użyć metody wysyłania wiadomości e-mail (V2).

Prosi mnie o nazwę, która będzie pochodzić z mojej zawartości dynamicznej . Potrzebuję tylko dwóch adresów e-mail: adresu e-mail użytkownika (domyślnego, do którego będę miał dostęp później) oraz pola danych , które dodałem.

Gwoli wyjaśnienia, pierwsze dane dynamiczne to adres e-mail użytkownika lub osoba, która faktycznie kliknęła przycisk, a drugie to adres e-mail z danymi usługi LuckyTemplates, czyli adres e-mail w tabeli i ten, którego będziemy używać .

A ponieważ dane pochodzące z raportu usługi LuckyTemplates zawierają wiele rekordów, są one automatycznie konwertowane na formant Zastosuj do każdego .

Dodałem mój temat, który brzmi To jest wiadomość e-mail dla iw treści, którą wpisałem Drogi . Następnie klikam Zapisz i zastosuj .

Oto podstawowa zasada i wszystko, co musisz wiedzieć, aby skonfigurować pocztę e-mail. Więc jeśli zapiszemy i zastosujemy to, kiedy wrócimy i przeprowadzimy te testy, wyśle ​​wiadomość e-mail. Ale jeśli masz tysiąc wierszy, będzie przechodzić przez Zastosuj do każdej funkcji tysiąc razy.

Chcę móc powiedzieć przepływowi, że jeśli przekroczy próg trzech, nie zatrzyma przepływu i nie wyśle ​​wiadomości e-mail do użytkownika. W tym celu utworzymy zmienną.

Inicjalizacja zmiennej

Pierwszym krokiem jest zainicjowanie zmiennej. Pozwól, że wywołam to RecordCount , wybierz typ Integer i zacznij od 0.

Teraz, gdy mam zainicjowaną zmienną, następnym krokiem jest zwiększenie zmiennej. Pomoże mi to określić, ile rekordów zostało wybranych po kliknięciu przycisku LuckyTemplates. Prostym sposobem na to jest dodanie akcji .

A ponieważ chcę przeglądać każdy z nich, użyję kontrolki Zastosuj do każdego .

Następnie dodaj akcję i zwiększ moją zmienną.

Dla mojej zmiennej wybiorę RecordCount , którą wcześniej zainicjowałem i chcę ją zwiększyć o wartość jeden.

Spowoduje to cykliczne przeglądanie każdego rekordu w moim zbiorze danych i zwiększenie go o 1. Na koniec będę miał całkowitą liczbę rekordów, których mogę użyć w mojej instrukcji warunkowej .

Dodawanie instrukcji warunkowej

Kolejnym krokiem jest dodanie warunku. Wciągnę moją zmienną RecordCount , wybierz wartość mniejszą lub równą trzem, ponieważ mam tylko sześć rekordów.

Jeśli jest mniejszy lub równy trzem, przepływ pójdzie ścieżką tak . Wyśle wiadomość e-mail i wszystko będzie dobrze.

Jeśli nie, to zejdzie na ścieżkę no , gdzie anuluję przepływ. Jeśli ta zmienna jest większa niż trzy, zrobi dwie rzeczy. Najpierw przepływ powiadomi użytkownika za pośrednictwem wiadomości e-mail. Wybiorę ponownie V2.

Teraz jest to pole, które przydaje się, ponieważ to właśnie ono uruchomiło przepływ.

Napiszę tutaj, że przepływ został anulowany i wyciągnę moją zmienną. Następnie kliknę Zapisz i zastosuj .

Testowanie przepływu w platformie Power Automate

Upewnijmy się, że ten przepływ działa, więc wrócimy do raportu, wybierz tutaj dwa rekordy i uruchom przepływ.

Ponieważ mówi, że przepływ został uruchomiony, przejdźmy do mojej skrzynki odbiorczej. Widzimy dwa e-maile wysłane przez przepływ.

Teraz, gdy wybierzemy wszystko, uruchomi to warunek, który anuluje mój przepływ. Jak widać, jest e-mail z informacją, że przepływ został anulowany.

Dodawanie limitu rekordów za pomocą fragmentatora

Załóżmy, że Twoi użytkownicy nie mają dostępu do przepływu, ale chcesz dać im możliwość wyboru limitu rekordów. W tym przykładzie mamy fragmentator.

Pokażę ci, jak osadziłem to w przepływie i utworzyłem kolejną zmienną, aby utworzyć ten fragmentator. Stworzyłem tę prostą tabelę i nazwałem ją Max Selection Count, której używam w moim krajalniku.

Następnie stworzyłem miarę, nazwałem ją Selected Max Records i użyłem . Musisz tylko upewnić się, że został przekonwertowany na przycisk radiowy, aby użytkownik mógł go wybrać. Następnym krokiem jest dodanie tej miary do przepływu.

Oto pierwsza zmienna, którą zainicjowałem, i druga zmienna, którą zamieniłem na liczbę całkowitą.

A teraz robię kolejną pętlę, ale zamiast inkrementacji, po prostu robię zmienną set . Wszystko, co robię, to ustawiam tę zmienną, która za każdym razem przechodzi przez to samo. Teraz moja zmienna Max Records jest ustawiona na miarę, którą właśnie utworzyłem.

Jeśli chodzi o warunek, zamiast zakodować go na stałe, po prostu podłączam moją zmienną Max Records , aby była dynamiczna, a następnie dodaję ją do mojego e-maila.

Wniosek

Na dzisiaj nauczyliśmy się, jak przenieść nasze raporty LuckyTemplates na wyższy poziom za pomocą platformy Power Automate. W szczególności możesz mieć tabelę i kliknąć przycisk, który zasadniczo wykonuje proces, który w tym przykładzie polega na wysyłaniu wiadomości e-mail do każdego rekordu. Jest to nowa technika, którą możemy zacząć stosować i mamy nadzieję, że ludzie uznają ją za przydatną podczas tworzenia własnych raportów.

Henz