Zapisz załącznik wiadomości e-mail w programie SharePoint za pomocą usługi Power Automate

W dzisiejszym blogu dowiesz się, jak automatycznie zapisywać załączniki do wiadomości e-mail w programie SharePoint przy użyciu usługi Power Automate. Korzystając z przepływu usługi Power Automate, oszczędzam mnóstwo czasu na moich codziennych czynnościach i mam nadzieję, że może to samo zrobić dla Ciebie. Możesz obejrzeć pełny film z tego samouczka na dole tego bloga.

Spis treści

• Przegląd
• Zapisz załącznik do wiadomości e-mail w programie SharePoint i usuń wiadomość e-mail
• Przykład przepływu usługi Power Automate: LawtonAR
• Tworzenie przepływu przy użyciu szablonu usługi Power Automate
  • Krok 1: Kiedy nadejdzie wiadomość e-mail z załącznikiem
  • Krok 2: Zapisywanie załącznika wiadomości e-mail w programie Sharepoint
  • Krok 3: Usuwanie wiadomości e-mail
• Korzystanie z programu Desktop Flow po zapisaniu załącznika wiadomości e-mail w programie SharePoint
• Wniosek

Przegląd

Codziennie otrzymuję kilka e-maili z załącznikami i regularnie biorę te załączniki i zapisuję je w folderze SharePoint . 

Ale zamiast przeglądać każdą wiadomość e-mail z osobna, zapisywać załączniki w SharePoint i codziennie aktualizować pliki, stworzyłem jednorazowy przepływ w Power Automate, aby zautomatyzować to żmudne zadanie.  

Dlatego dla każdej wiadomości e-mail przychodzącej od określonego nadawcy przepływ pobiera załącznik, przenosi go do programu SharePoint i zastępuje istniejący plik w tym folderze. Następnie używam danych przechowywanych w tym pliku do aktualizowania plików usługi LuckyTemplates . Przejdźmy do kroków konfigurowania tego przepływu usługi Power Automate.

Zapisz załącznik do wiadomości e-mail w programie SharePoint i usuń wiadomość e-mail

Zacznij od otwarcia usługi Power Automate Online . Jak widać w sekcji Moje przepływy, istnieje kilka przepływów, z których korzystam na co dzień. Na przykład pierwsze trzy przepływy na mojej liście używają tego samego szablonu usługi Power Automate, o którym mówiliśmy. 

Utworzyłem je przy użyciu szablonu Power Automate, który pobiera załączniki wiadomości e-mail, zapisuje je w programie SharePoint, a nawet usuwa wiadomość e-mail później, więc nie muszę się martwić o ich usunięcie. 

Aby uzyskać dostęp do tego szablonu, kliknij Szablony , a następnie w pasku wyszukiwania  wpisz zapisz załączniki do wiadomości e-mail .

W wynikach pojawi się kilka powiązanych szablonów Power Automate, ale skupimy się na Zapisywanie załączników wiadomości e-mail w programie SharePoint i usuwanie wiadomości e-mail . 

I zamiast tworzyć to od zera, weźmiemy istniejący i zobaczymy, jak jest skonfigurowany i jak ten przepływ zachowywał się w czasie.

Przykład przepływu usługi Power Automate: LawtonAR

Rozważmy jeden z moich przepływów jako przykład. LawtonAR to jeden z przepływów, które stworzyłem i działa już od jakiegoś czasu. 

Otwarcie tego pokaże nam opis, który jest szablonem, który wybraliśmy wcześniej. Możemy również zobaczyć datę jego utworzenia 20 sierpnia i wiemy, że działa od tego czasu. 

Jeśli przewiniemy w dół, zobaczymy codzienną historię uruchamiania przepływu, czas trwania procesu i stan, czy zakończył się pomyślnie, czy niepowodzeniem.

Skoncentruj się na kolumnie Czas trwania i zwróć uwagę na ilość czasu potrzebną do wykonania procesu. Gdy wiadomość e-mail trafi do skrzynki odbiorczej, przepływ zajmie od 2 do 3 sekund, aby pobrać załącznik, zapisać go w programie SharePoint, a następnie usunąć wiadomość e-mail.

Potrzebuję tego przepływu, ponieważ mam klientów korzystających z QuickBooks Online i mam tam kilka niestandardowych raportów, które codziennie wysyłają mi e-maile. Jednak QuickBooks Online nie obsługuje obecnie planowania poczty e-mail.

Zazwyczaj e-maile docierają między 4:30 a 5:00 mojego czasu, co zapewnia wystarczającą ilość czasu na zapisanie plików w SharePoint przed codziennym odświeżaniem LuckyTemplates.

Oto przegląd naszej próbki, LawtonAR. Przejdźmy teraz do procesu konfigurowania podobnego przepływu usługi Power Automate.

Tworzenie przepływu przy użyciu szablonu usługi Power Automate

Zacznij od kliknięcia Edytuj , aby otworzyć przepływ i kroki, które musisz skonfigurować dla tego konkretnego przepływu. Istnieją trzy główne kroki, które musimy wykonać, aby uzyskać ten przepływ.

Krok 1: Kiedy nadejdzie wiadomość e-mail z załącznikiem

Pierwszy to Kiedy nadejdzie nowy e-mail . Kliknij ten krok, aby otworzyć opcje zaawansowane. 

W tym przykładzie wybierzmy Skrzynka odbiorcza dla folderu . W polu Do wybierz poprawny adres e-mail, zwłaszcza jeśli masz zapisany więcej niż jeden adres e-mail. 

Wybierz opcję Tak w opcji Dołącz załączniki , ponieważ właśnie to chcemy przenieść do programu SharePoint. Filtr tematyczny zawiera ten sam wiersz tematu wiadomości e-mail w momencie jej przybycia. Ustaw Ważność na Normalną i wybierz Tak na Tylko z załącznikami . 

I to wszystko, czego potrzebujemy, aby wypełnić ten pierwszy krok. 

Krok 2: Zapisywanie załącznika wiadomości e-mail w programie Sharepoint

Po nadejściu wiadomości e-mail drugi krok mówi nam, gdzie przenieść lub zabrać załączniki. Jeśli masz wiadomość e-mail z pięcioma różnymi załącznikami, każdy z tych plików może zostać przeniesiony z jednego punktu do przypisanej lokalizacji.

Otwórz drugi krok, Zastosuj do każdego załącznika w wiadomości e-mail . Po otwarciu zobaczysz, że Załączniki są już umieszczone w obszarze Wybierz dane wyjściowe z poprzednich kroków.

Kliknij lewym przyciskiem myszy obok Załączników , aby otworzyć listę Dynamiczna zawartość i Wyrażenie . Otwórz krok podrzędny Utwórz plik . W polu Adres witryny dodaj adres programu SharePoint , który ma być używany. Wpisz również preferowaną ścieżkę folderu wraz z miejscem, do którego chcesz przenieść załączniki.

W polu Nazwa pliku przejdź do listy Zawartość dynamiczna i wybierz opcję Nazwa załącznika . Jako Zawartość pliku wybierz Zawartość załącznika .

Podsumowując drugi krok, bierzemy załącznik z oryginalnej wiadomości e-mail, a następnie wyznaczamy, gdzie i do jakiego folderu chcemy go dodać w SharePoint. Następnie zapisujemy go z nazwą załącznika i treścią. 

Krok 3: Usuwanie wiadomości e-mail

Na koniec usuniemy wiadomość e-mail w trzecim kroku. Otwórz ten krok, tak jak w poprzednich dwóch.

Następnie dla Identyfikatora wiadomości wybierz go z listy Zawartość dynamiczna . Ten identyfikator wiadomości ma unikalny identyfikator wiadomości , który pomoże w późniejszym usunięciu wiadomości e-mail. Następnie dodaj odpowiedni adres e-mail w polu Oryginalny adres skrzynki pocztowej .

Wspaniałe w tym przepływie jest to, że kiedy już to skonfigurujesz i uruchomisz, nie będziesz musiał martwić się o planowanie. To dlatego, że przepływ nastąpi dopiero po wysłaniu wiadomości e-mail na zamierzony adres e-mail, z określonym filtrem tematu i załącznikiem. Tylko wtedy zapisze załącznik e-mail w SharePoint.

Korzystanie z programu Desktop Flow po zapisaniu załącznika wiadomości e-mail w programie SharePoint

Po zapisaniu plików mam inne przepływy na pulpicie, które następnie przenoszą pliki z naszego folderu tymczasowego (FilesToMove) do odpowiednich folderów, w których pliki powinny zostać zapisane do przetworzenia. 

Jeśli otworzę pliki na moim komputerze, przejdę do mojego folderu SharePoint > Power Reports – Documents > .FilesToMove . Obecnie mam plik zapisany i nazwany ReconAR.

Po zapisaniu w tym folderze przez nasz pierwszy przepływ, mój przepływ na pulpicie pobiera ten plik stąd, a następnie przenosi go do odpowiedniego folderu. Tak więc, jeśli wrócę do Power Reports – Documents , mogę otworzyć inny folder o nazwie RECON .

W tym folderze możemy zobaczyć, że przepływ pulpitu zadziałał, a ReconAR jest już przeniesiony. 

Microsoft Power Automate: automatyzacja przepływu pracy
MS Power Automate vs. SharePoint Automate
Akcje Power Automate | Samouczek głębokiego nurkowania

Wniosek

Podsumowując, Power Automate może być potężnym narzędziem do automatycznego zapisywania załączników wiadomości e-mail w programie SharePoint. Tworząc prosty przepływ za pomocą wyzwalacza Gdy nadejdzie nowa wiadomość e-mail i akcji Utwórz plik , możesz łatwo skonfigurować system do automatycznego zapisywania załączników w wybranym folderze programu SharePoint. 

Ten szablon usługi Power Automate pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, eliminując konieczność ręcznego pobierania i przekazywania załączników, a także może pomóc w zapewnieniu prawidłowego przechowywania i organizowania ważnych dokumentów. Dzięki usłudze Power Automate można łatwo zautomatyzować ten proces i usprawnić przepływ pracy.

Wszystkiego najlepszego,

Jarretta Moore'a