Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word 2016 dla komputerów Mac

Jeśli chcesz wysłać dokumenty wsadowe do grupy osób, na przykład zaproszenie na wydarzenie lub spotkanie, funkcja Microsoft Mail Merge to szybki i łatwy sposób na zrobienie tego. Wcześniej pokazaliśmy, jak przygotować dokumenty za pomocą funkcji korespondencji seryjnej w programie Word 2016 dla systemu Windows , ale proces ten jest nieco inny w przypadku użytkowników programu Word 2016 dla komputerów Mac. W tym artykule pokażemy, jak to działa.

Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word 2016 dla komputerów Mac

Korespondencja seryjna nie dotyczy tylko dokumentów; możesz go używać do broszur, biuletynów lub materiałów do masowych wysyłek. Konfigurowanie dokumentu do korespondencji seryjnej to proces dwuczęściowy, który obejmuje dokument główny i źródło danych składające się z nazwisk i adresów osób z każdego dokumentu. Program Word używa informacji przechowywanych w źródle danych do łączenia, a następnie generowania dokumentów dla każdego z nich.

Zacznijmy od zebrania informacji dla każdego odbiorcy o nazwie Nazwa pola. Nazwa pola zawiera informacje, takie jak imię i nazwisko, adres i zwrot grzecznościowy. Inną ważną częścią tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej jest Formularz, który zawiera informacje dostarczone do adresata. Przykładowy list poniżej zawiera listę pól, które uwzględnię w każdym dokumencie.

Utwórz listy odbiorców

Uruchom program Microsoft Word, a następnie wybierz kartę Korespondencja > Wybierz odbiorców > Utwórz nową listę .

Na ekranie pojawi się okno źródła danych. Jak widać, pola listy są już wypełnione nazwami, których możesz użyć. Aby być bezpiecznym, usunę je wszystkie i użyję własnych, aby uniknąć nieporozumień. Zaznacz każde pole, a następnie kliknij przycisk minus, aby je usunąć. Po wyczyszczeniu każdego pola przejdź do wpisania własnego. Możesz uporządkować każde pole za pomocą strzałek w górę iw dół. Kiedy skończysz, kliknij Utwórz.

Nadaj nazwę źródłu danych, a następnie kliknij Zapisz.

Wypełnij pola nazwiskami i adresami każdego odbiorcy; po zakończeniu kliknij OK. Uwaga: aby dodać lub usunąć rekord, kliknij znak plus lub minus w lewym dolnym rogu okna.

Wstaw pola scalania i zakończ scalanie dokumentu

Teraz nadchodzi łatwa część, wstawianie pól scalania. Wybierz kartę Korespondencja, a następnie kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie wybierz pole korespondencji seryjnej. Powtórz kroki, aby wypełnić dokument odpowiednimi polami korespondencji seryjnej.

Zapisz list formularzowy, wybierz kartę Korespondencja, a następnie kliknij przycisk Zakończ i scal, a następnie kliknij opcję Edytuj poszczególne dokumenty.

Następnie możesz przejrzeć swoje dokumenty lub je wydrukować.

Użytkownicy Word 2016 dla Windows zauważą niewielkie różnice między obiema wersjami. Word 2016 dla komputerów Mac ironicznie przypomina Word 97 dla systemu Windows. Niezależnie od tego, obie dają takie same wyniki.

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek dotyczących korzystania z pakietu Microsoft Office , przejrzyj nasze pełne archiwum artykułów dotyczących pakietu Office .