Jak tworzyć spersonalizowane masowe wiadomości e-mail za pomocą korespondencji seryjnej dla Gmaila

Czy musisz wysyłać ten sam e-mail do wielu osób ze spersonalizowaną treścią dla każdej z nich? Może chcesz powitać każdego odbiorcę jego imieniem, użyć jego adresu pocztowego lub podać numer członkowski.

Korespondencja seryjna to funkcja, która umożliwia tworzenie wielu kopii listów i wiadomości e-mail do wysłania do kontaktów. Każdy list lub e-mail może zawierać zarówno standardowe, jak i niestandardowe spersonalizowane treści. Informacje, których używasz do dostosowywania każdego listu lub wiadomości e-mail, są pobierane z Twojego źródła danych, takiego jak lista kontaktów.

Jeśli używasz Gmaila jako głównego klienta poczty e-mail, nie ma wbudowanej funkcji korespondencji seryjnej. Istnieje jednak dodatek do korespondencji seryjnej dostępny dla Arkuszy Google, który łączy się z Twoim kontem Gmail. Pokażemy Ci, jak używać dodatku Korespondencja seryjna dla Gmaila z załącznikami , aby spersonalizować partię tych samych wiadomości e-mail i wysłać je.

Zainstaluj dodatek do korespondencji seryjnej dla Gmaila z załącznikami

Przed zainstalowaniem i użyciem dodatku Mail Merge zaloguj się na konto Gmail, którego chcesz użyć.

Następnie zainstaluj dodatek korespondencji seryjnej dla Arkuszy Google.

Kliknij przycisk Kontynuuj w oknie dialogowym Zacznijmy, aby nadać uprawnienie do uruchamiania dodatku do korespondencji seryjnej.

Wymienione są różne uprawnienia wymagane przez dodatek. Kliknij Zezwól , aby nadać dodatkowi korespondencji seryjnej uprawnienia dostępu do Twojego konta Gmail.

Zostanie wyświetlony komunikat Korespondencja seryjna — przewodnik wprowadzający. Kliknij X , aby zamknąć okno dialogowe.

Utwórz szablon scalania

Dodatek korespondencji seryjnej otwiera nowy arkusz kalkulacyjny bez tytułu w Arkuszach Google na nowej karcie.

Przejdź do Dodatki > Korespondencja seryjna z załącznikami > Utwórz szablon korespondencji seryjnej .

W arkuszu kalkulacyjnym Bez tytułu zostanie utworzony pusty szablon korespondencji seryjnej zawierający obowiązkowe kolumny, takie jak Imię , Nazwisko i Adres e -mail .

Importuj lub wprowadź swoje kontakty

Teraz musisz dodać kontakty, których chcesz użyć do tego arkusza kalkulacyjnego. Aby to zrobić, wybierz Dodatki > Korespondencja seryjna z załącznikami > Importuj kontakty Google .

Importowanie kontaktów to najszybszy sposób ich dodania. Ale możesz też ręcznie wprowadzić informacje o odbiorcach do arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli masz określone grupy odbiorców, do których wysyłasz e-maile zbiorcze; możesz chcieć utworzyć grupy w swoich Kontaktach Google.

Z listy rozwijanej wybierz grupę zawierającą adresy e-mail, których chcesz używać, i kliknij Importuj kontakty . Okno dialogowe nie zamyka się automatycznie, więc kliknij X w prawym górnym rogu okna dialogowego.

Dodaj załącznik do kontaktu

Jednym z elementów, które możesz dostosować w każdej wiadomości e-mail, jest załącznik. Do każdego e-maila możesz dołączyć inny plik, używając linku do pliku na koncie Dysku Google.

Aby to zrobić, otwórz nową kartę i zaloguj się na Dysku Google. Następnie prześlij plik, który chcesz dołączyć do wiadomości e-mail. Możesz przeciągnąć plik do okna przeglądarki, aby go przesłać.

Następnie kliknij przesłany plik prawym przyciskiem myszy i kliknij Uzyskaj link do udostępniania .

W wyskakującym oknie dialogowym upewnij się, że suwak Udostępnianie linków na jest włączony (zielony).

Jeśli udostępnianie linków jest już włączone, adres URL jest automatycznie kopiowany po wybraniu opcji Pobierz link do udostępniania . Jeśli nie widzisz komunikatu informującego, że łącze zostało skopiowane do schowka, wybierz adres URL w oknie dialogowym i skopiuj go.

Wróć do arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej i wklej adres URL osoby, do której chcesz wysłać ten plik, w kolumnie Załączniki plików. Do każdego kontaktu na liście możesz wysłać inny plik.

Możesz też podać wiele adresów URL załączników do plików, oddzielonych przecinkami.

Zaplanuj datę i godzinę wysłania e-maila

Kolumna Zaplanowane dane pozwala określić datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail, które mogą być różne dla każdej osoby.

Aby zaplanować wysłanie wiadomości e-mail, wprowadź żądaną datę i godzinę w formacie dd/mm/rrrr gg:mm w kolumnie Zaplanowana data odpowiedniego kontaktu.

Pozostaw puste komórki w kolumnie Zaplanowana data, aby wysłać e-maile natychmiast po ich skonfigurowaniu.

Dodaj niestandardową treść

Oprócz standardowych pól zawartych w szablonie korespondencji seryjnej możesz dodać inne pola niestandardowe. Może chcesz dodać informacje, takie jak adres e-mail każdego odbiorcy i numer członkowski. Możesz dodać kolumny do arkusza kalkulacyjnego, aby przechowywać te informacje.

W naszym przykładzie dodamy coś prostego. W każdym e-mailu chcemy używać nazwiska odbiorcy, poprzedzonego jego tytułem (Pan, Pani lub Pani). Dodamy więc kolumnę Tytuł .

Aby dodać kolumnę do arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej, przesuń wskaźnik myszy na nagłówek ostatniej wypełnionej kolumny. Kliknij przycisk strzałki w dół, który się pojawi, a następnie kliknij Wstaw 1 po prawej .

Kliknij niebieską komórkę nagłówka i zmień nazwę kolumny na odpowiednią. Będziesz używać tej nazwy w wersji roboczej e-maila w Gmailu, aby później wstawić wartość do każdego e-maila.

Następnie wprowadź odpowiednią wartość dla każdego kontaktu w komórkach poniżej nazwy kolumny.

Utwórz wersję roboczą wiadomości e-mail w Gmailu

Teraz nadszedł czas, aby utworzyć wersję roboczą wiadomości e-mail, którą chcesz wysłać do kontaktów w arkuszu kalkulacyjnym korespondencji seryjnej, i użyć pól zmiennych, aby dostosować każdą wiadomość e-mail.

Otwórz nową kartę i zaloguj się na ten sam adres Gmaila, którego użyłeś w arkuszu kalkulacyjnym korespondencji seryjnej. Utwórz nową wiadomość e-mail i wpisz temat oraz treść wiadomości e-mail. Możesz także dodać formatowanie tekstu sformatowanego i obrazy w tekście do wersji roboczej wiadomości e-mail.

Aby uwzględnić pola zmiennych w e-mailu, takie jak Tytuł i Nazwisko , wstaw nazwy pól przy użyciu notacji {{nazwa pola}} . Na przykład dodaliśmy {{Tytuł}} {{Nazwisko}} do naszego e-maila. Możesz także dodać pola zmiennych do tematu. Jeśli do arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej dodano adresy URL załączników, nie musisz dodawać tego pola zmiennej do wiadomości e-mail. Zostaną one automatycznie dołączone do wiadomości e-mail.

NIE klikaj Wyślij .

Skonfiguruj korespondencję seryjną

Wróć do arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej i wybierz Dodatki > Korespondencja seryjna z załącznikami > Konfiguruj korespondencję seryjną .

Wprowadź informacje dotyczące wiadomości e-mail, takie jak imię i nazwisko nadawcy , adres CC i adres UDW . Jeśli adres e-mail nadawcy różni się od adresu Gmail, pod którym się zalogowałeś, wybierz adres e-mail z listy rozwijanej. Zalogowany adres e-mail jest również używany jako adres zwrotny , ale możesz to zmienić.

Kliknij Kontynuuj .

Wyślij testowy e-mail

Wybierz Użyj istniejącej wersji roboczej wiadomości Gmaila jako szablonu z pierwszej listy rozwijanej. Następnie wybierz wersję roboczą, której chcesz użyć, z listy rozwijanej Wybierz wersję roboczą Gmaila .

Dobrym pomysłem jest przetestowanie korespondencji seryjnej, więc kliknij Wyślij testową wiadomość e-mail .

Otrzymasz testową wiadomość e-mail na konto, na które się zalogujesz, tak jak w arkuszu kalkulacyjnym korespondencji seryjnej. Używane są wartości pól zmiennych z pierwszego kontaktu z importowanej listy. Wszystkie dodane adresy URL załączników są dodawane na dole wiadomości. Możesz pobrać plik z linku lub zapisać plik na swoim koncie Dysku Google.

Uruchom korespondencję seryjną

Wróć do arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej i kliknij Uruchom korespondencję seryjną , aby rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli dodałeś daty i godziny do kolumny Zaplanowana data dla dowolnego lub wszystkich kontaktów, e-maile zostaną wysłane. E-maile do kontaktów bez zaplanowanej daty i godziny zostaną wysłane natychmiast.

Po zakończeniu korespondencji seryjnej kliknij Gotowe .

Zmień nazwę arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej

Arkusz kalkulacyjny korespondencji seryjnej jest automatycznie zapisywany jako arkusz kalkulacyjny bez tytułu z nazwą domyślną . Jeśli chcesz ponownie użyć tego arkusza kalkulacyjnego, możesz nadać mu lepszą nazwę.

Aby zmienić nazwę arkusza kalkulacyjnego korespondencji seryjnej, kliknij nazwę w lewym górnym rogu arkusza kalkulacyjnego.

Wpisz nową nazwę. Ta nowa nazwa wyświetla się w arkuszu kalkulacyjnym.

Wprowadzona nowa nazwa jest również używana jako nazwa pliku na Twoim koncie Dysku Google. Teraz możesz ponownie użyć tej korespondencji seryjnej i zmienić ją w razie potrzeby.

Korespondencja seryjna jest również wbudowaną funkcją w programach Word dla Windows , Word dla komputerów Mac oraz Outlook 2013 lub 2016 w systemie Windows .

Czy korzystasz z korespondencji seryjnej? Czy udało Ci się znaleźć inne sposoby wykonywania korespondencji seryjnej w Gmailu lub sposoby wykonywania korespondencji seryjnej w innych usługach poczty e-mail? Daj nam znać o swoich doświadczeniach w komentarzach.