Prosty szablon macierzy delegowania zadań w Wordzie dla menedżerów małych zespołów

Najbardziej przydatna macierz delegowania zadań dla małego zespołu jest zazwyczaj prostsza niż pełna tabela zarządzania projektem. Przypisz każdemu zadaniu jednego wyraźnego właściciela, określ zakres jego uprawnień, zdefiniuj oczekiwany rezultat, ustal termin wykonania i uzgodnij termin kolejnego spotkania kontrolnego. Jeśli te pięć elementów będzie widocznych w jednej tabeli w Wordzie, większość menedżerów może ograniczyć dwa pytania, które powodują najwięcej tarcia: „Kto jest właścicielem tego zadania?” oraz „Jakie decyzje mogę podejmować bez konsultacji?”

Nie jest to uniwersalny standard zarządzania i nie jest to automatycznie to samo co macierz RACI. Amerykański Urząd Zarządzania Personalnego (OPM) opisuje delegowanie jako przypisywanie zadań przy jednoczesnym przyznawaniu odpowiednich uprawnień, zapewnianiu zasobów i udzielaniu terminowej informacji zwrotnej. Jego wytyczne dla przełożonych zalecają również uwzględnianie umiejętności, doświadczenia, potrzeb rozwojowych, zainteresowań, obciążenia pracą i sprawiedliwości przy wyborze tego, co i komu delegować. To lepsza podstawa dla arkusza delegowania w małym zespole niż samo umieszczenie nazwisk obok zadań. Zobacz ramy nadzorcze i menedżerskie OPM.

Szablon macierzy delegowania zadań gotowy do skopiowania

Dla zespołu liczącego od dwóch do ośmiu osób z zarządzalną liczbą powtarzalnych lub projektowych zadań, zacznij od tej struktury:

Nazwiska i daty powyżej są przykładami. Najważniejsza jest logika kolumn.

Dlaczego te kolumny są ważne

Zadanie / Dostarczalny wynik: opisz rezultat, a nie tylko czynność

„Praca nad newsletterem” jest trudne do delegowania, ponieważ linia mety jest niejasna. „Sporządzenie wrześniowego newslettera dla klientów i skierowanie go do ostatecznej akceptacji” jest łatwiejsze do zarządzania, ponieważ wynik można zweryfikować.

Użyj tego podejścia, gdy: zadanie ma widoczny rezultat, który inna osoba może uznać za zakończony.

Zmień sformułowanie, gdy: zadanie jest w rzeczywistości ciągłą odpowiedzialnością, taką jak monitorowanie skrzynki odbiorczej. W takim przypadku zdefiniuj oczekiwania dotyczące usługi: „Monitoruj skrzynkę wsparcia w dni robocze; potwierdzaj wiadomości priorytetowe w ciągu dwóch godzin roboczych”.

Właściciel: jedna osoba powinna wiedzieć, że to ona prowadzi zadanie

Zadanie może angażować wiele osób, ale macierz delegowania powinna wskazywać osobę, od której oczekuje się posuwania pracy do przodu. Wpisanie „Zespół marketingowy” jako właściciela często odtwarza niejednoznaczność, którą macierz ma rozwiązać.

Wytyczne OPM dotyczące delegowania podkreślają przypisywanie odpowiedzialności w sposób wspierający skuteczność zespołu i poszczególnych osób oraz dopasowywanie delegowania do takich czynników jak umiejętności, doświadczenie, rozwój i obciążenie pracą. Oznacza to, że „najszybsza osoba” nie powinna automatycznie otrzymywać każdego ważnego zadania.

Użyj tego podejścia, gdy: jeden członek zespołu może koordynować pracę, nawet jeśli inni wnoszą swój wkład.

Rozważ zmianę przypisania, gdy: właściciel nie posiada informacji, dostępu, uprawnień, czasu lub wsparcia niezbędnego do sukcesu. Delegowanie odpowiedzialności bez praktycznej możliwości działania nie jest jasnym delegowaniem.

Delegowane uprawnienia: powiedz, jakie decyzje może podjąć dana osoba

To jest kolumna, która odróżnia macierz delegowania od podstawowej listy zadań. „Uprawnienia” oznaczają decyzje, które osoba odpowiedzialna może podejmować podczas realizacji zadania.

Nie potrzebujesz rozbudowanej formalnej skali. Etykiety w prostym języku są łatwiejsze dla małego zespołu. Przykłady obejmują:

• Decyduj w ramach zakresu: właściciel może podejmować normalne decyzje dotyczące zadania bez zatwierdzania, o ile przestrzegane są określone limity.
• Realizuj zatwierdzony plan: podejście zostało już ustalone; właściciel je wykonuje i zajmuje się rutynowymi szczegółami.
• Rekomenduj; menedżer decyduje: właściciel bada sprawę i składa rekomendację, ale menedżer zachowuje ostateczną decyzję.
• Eskaluj wyjątki: właściciel działa normalnie, dopóki nie zostanie przekroczony określony próg, taki jak koszt powyżej 500 USD, przekroczenie terminu, obawy prawne lub zmiana wpływająca na klienta.

Te etykiety są praktycznymi przykładami, a nie oficjalnym ramowym modelem delegowania. Dostosuj je do swojej organizacji.

Użyj tego podejścia, gdy: członkowie zespołu często przerywają pracę, aby zapytać, czy mogą podjąć decyzję.

Dodaj konkretną granicę, gdy: decyzja dotyczy pieniędzy, zobowiązań wobec klientów, wyjątków od polityki, bezpieczeństwa, warunków prawnych, zatrudnienia lub innej dziedziny, w której uprawnienia nie powinny być domniemane.

Termin wykonania i spotkanie kontrolne: oddziel linię mety od punktu informacji zwrotnej

Termin wykonania mówi właścicielowi, kiedy oczekiwany jest rezultat. Spotkanie kontrolne to wcześniejszy moment na przegląd postępu, odblokowanie pracy lub skorygowanie założeń.

To rozróżnienie jest ważne, ponieważ dobre delegowanie nie oznacza znikania do czasu terminu. OPM wyraźnie uwzględnia wsparcie i terminową, obiektywną informację zwrotną w swoim opisie skutecznego delegowania.

Użyj jednego spotkania kontrolnego, gdy: zadanie jest krótkie, znane i niskiego ryzyka.

Użyj kamieni milowych zamiast tego, gdy: praca jest długa, nieznana, kosztowna, zależna od stron zewnętrznych lub trudna do cofnięcia.

Kryteria sukcesu: zdefiniuj, co oznacza „wystarczająco dobre”

Termin bez kryteriów jakościowych zachęca do różnych interpretacji. W przypadku raportu kryteria sukcesu mogą obejmować wymagane sekcje i źródła danych. W przypadku projektu mogą obejmować wymiary, ograniczenia marki i wymagania dotyczące zatwierdzania. W przypadku zadania operacyjnego mogą określać czas odpowiedzi lub tolerancję błędów.

Utrzymuj kryteria w formie obserwowalnej. „Zrób to profesjonalnie” jest trudne do zweryfikowania. „Używa zatwierdzonego szablonu, zawiera aktualne dane, nie ma nierozwiązanych komentarzy i jest dostarczony jako PDF” jest jaśniejsze.

Użyj tego podejścia, gdy: jakość można sprawdzić, nie polegając wyłącznie na nieujawnionych preferencjach menedżera.

Przeprowadź rozmowę zamiast dodawania więcej tekstu, gdy: zadanie wymaga osądu, który trudno sprowadzić do listy kontrolnej. Macierz powinna wspierać zarządzanie, a nie próbować go zastępować.

Kiedy zamiast tego użyć RACI?

Macierz RACI to inne narzędzie. Obecny leksykon zarządzania projektami PMI definiuje RACI jako rodzaj macierzy przypisania odpowiedzialności wykorzystujący cztery statusy: Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Rachunkowy/Właściciel wyniku), Consulted (Konsultowany) i Informed (Informowany). W pracy projektowej może to być przydatne, gdy wiele ról dotyka tego samego dostarczalnego wyniku, a ludzie potrzebują jasności co do tego, kto wykonuje pracę, kto jest właścicielem wyniku, kto daje wkład, a kto potrzebuje tylko aktualizacji. Zobacz Leksykon terminów zarządzania projektami PMI.

Dla pięcioosobowego zespołu przypisującego codzienne zadania, RACI może być bardziej skomplikowane niż potrzebujesz. Prosta macierz właściciela i uprawnień jest zwykle szybsza do odczytania. Dla uruchomienia strony internetowej z udziałem menedżera, projektanta, programisty, osoby QA, prawnika, klienta i sponsora wykonawczego, RACI może być bardziej przydatne, ponieważ pytanie brzmi już nie tylko „Komu to zleciłem?”, ale „Jak wszystkie te role uczestniczą?”

Jak zbudować macierz w Microsoft Word

Word jest rozsądnym wyborem, gdy chcesz uzyskać dokument nadający się do wydruku i spotkań, a nie żywą bazę danych zadań. Obecne instrukcje Microsoftu dla Worda wspierają tworzenie tabeli poprzez Wstawianie → Tabela; dla większego układu możesz wybrać wymaganą liczbę wierszy i kolumn. Zobacz przewodnik Microsoftu „Wstawianie tabeli”.

Dla prostego szablonu w tym artykule utwórz siedem kolumn:

1. Zadanie / Dostarczalny wynik
2. Właściciel
3. Delegowane uprawnienia
4. Termin wykonania
5. Spotkanie kontrolne
6. Kryteria sukcesu
7. Status

Daj więcej szerokości kolumnom Zadanie / Dostarczalny wynik, Delegowane uprawnienia i Kryteria sukcesu. Microsoft dokumentuje elementy sterujące AutoFit w Wordzie do dopasowywania kolumn do ich zawartości lub do dostępnej szerokości strony. Zobacz oficjalny przewodnik po zmianie rozmiaru tabeli.

Jeśli tabela stanie się wystarczająco długa, aby przekraczać strony, zaznacz pierwszy wiersz i użyj Układ tabeli → Powtarzaj wiersze nagłówka. Microsoft zauważa, że powtarzane nagłówki pojawiają się w widoku układu strony i podczas drukowania, oraz że działają przy automatycznych podziałach stron. Zobacz Powtarzanie nagłówka tabeli na kolejnych stronach.

Zamień to w wielokrotnego użytku szablon Worda

Jeśli planujesz wielokrotnie korzystać z macierzy, zachowaj nagłówki, instrukcje i formatowanie, ale usuń nazwy i daty specyficzne dla projektu. Następnie zapisz to jako szablon Worda, zamiast wielokrotnie nadpisywać ten sam dokument.

Obecne instrukcje Microsoftu dotyczące szablonów mówią, że Word może zapisać wielokrotnego użytku szablon jako .dotx; szablon z obsługą makr używa .dotm. W Wordzie dla Maca Microsoft dokumentuje Plik → Zapisz jako szablon i Szablon programu Microsoft Word (.dotx). Zobacz dokumentację Microsoftu „Tworzenie szablonu”.

Pomocny nagłówek szablonu może zawierać:

Przykład małego zespołu: jak wygląda dobre delegowanie

Wyobraź sobie czteroosobowy zespół marketingowy przygotowujący webinar dla klientów. Menedżer deleguje stronę docelową Taylorowi.

Słaby wpis to:

Zadanie: Strona docelowa
Właściciel: Taylor
Termin: Piątek

Silniejszy wpis to:

Zadanie: Opublikuj stronę docelową rejestracji na webinar
Właściciel: Taylor
Uprawnienia: Decyduj o układzie w ramach istniejącego systemu marki; menedżer zatwierdza język dotyczący cen
Termin: Piątek, 15:00
Spotkanie kontrolne: Czwartek, 11:00
Kryteria sukcesu: Strona działa na urządzeniach mobilnych, formularz wysyła się poprawnie, data/godzina wydarzenia zgadzają się z zaproszeniem, zawarta zatwierdzona stopka prawna
Status: W trakcie realizacji

Druga wersja nie mikrozarządza tym, jak Taylor buduje stronę. Jasno określa istotne granice i pozostawia miejsce na profesjonalny osąd.

Kiedy Word jest właściwym narzędziem – i kiedy przestaje wystarczać

Macierz delegowania w Wordzie działa dobrze, gdy zespół jest mały, liczba aktywnych przypisań jest umiarkowana, zadania są przeglądane na regularnym spotkaniu, a dokument jest głównie wspólnym odniesieniem lub wydrukiem do rozdania.

Zachowaj Worda, jeśli ludzie mogą otworzyć jeden aktualny dokument i odpowiedzieć na pytania:

• Kto jest właścicielem każdego ważnego zadania?
• Co ta osoba może zadecydować?
• Kiedy rezultat jest oczekiwany?
• Kiedy postęp będzie sprawdzany?
• Jaki wynik liczy się jako zakończony?

Rozważ arkusz kalkulacyjny lub system zarządzania zadaniami, gdy macierz zmienia się kilka razy dziennie, wiele osób aktualizuje ją jednocześnie, zadania wymagają automatycznych przypomnień, istotne są zależności, potrzebujesz historii komentarzy lub historii audytu, albo menedżerowie spędzają więcej czasu na reformowaniu tabeli w Wordzie niż na omawianiu pracy.

Chodzi nie o to, że narzędzie programowe jest „bardziej profesjonalne”. Lepszym narzędziem jest to, które utrzymuje aktualność własności i granic decyzyjnych bez tworzenia zbędnej administracji.

Częste błędy do uniknięcia

Przypisywanie odpowiedzialności bez uprawnień

Jeśli ktoś jest właścicielem porównania dostawców, ale nie może kontaktować się z dostawcami, uzyskać dostępu do cen ani zarekomendować wyboru, delegowanie jest niekompletne. Dodaj dostęp i granice decyzyjne niezbędne do wykonania pracy.

Delegowanie tylko pracy o niskiej wartości

OPM uwzględnia potrzeby rozwojowe i zainteresowania wśród obiektywnych kryteriów, które menedżerowie mogą brać pod uwagę przy delegowaniu. Delegowanie może zatem być narzędziem rozwoju, a nie tylko sposobem na zrzucenie rutynowych zadań. Dopasuj zadania rozwojowe do odpowiedniego wsparcia i spotkań kontrolnych.

Używanie „wszyscy” jako właściciela

Współpraca jest cenna, ale wspólne uczestnictwo nie powinno czynić własności niewidoczną. Wpisz jedną osobę w kolumnie Właściciel i wymień współpracowników w opisie zadania lub uwagach, jeśli jest to konieczne.

Pisanie terminu bez rezultatu

„Termin: Piątek” nie definiuje, co musi istnieć do piątku. Połącz datę z kryteriami sukcesu.

Zamienianie każdego zadania w ćwiczenie RACI

RACI jest przydatne, gdy wielu interesariuszy odgrywa różne role wokół tej samej pracy. Dla rutynowego delegowania wewnątrz małego zespołu prostsza macierz jest zwykle łatwiejsza w utrzymaniu.

Nigdy nie przeglądanie macierzy

Nieaktualna tabela przypisań jest gorsza niż brak tabeli, ponieważ wygląda na autorytatywną. Umieść datę przeglądu w dokumencie i aktualizuj własność, gdy zmieniają się priorytety, obciążenie pracą lub obsada.

Ostateczna kontrola przed użyciem szablonu

Przeczytaj każdy wiersz tak, jakbyś był osobą odpowiedzialną. Powinieneś być w stanie odpowiedzieć na cztery pytania bez proszenia menedżera o ukryty kontekst: Jaki wynik jestem odpowiedzialny za dostarczenie? Jakie decyzje mogę podjąć? Kiedy jest termin? Co powie nam, że zostało to zrobione dobrze?

Jeśli którykolwiek wiersz nie spełnia tego testu, popraw przypisanie przed dodaniem więcej formatowania. Prosta macierz delegowania zadań zyskuje swoją wartość poprzez zmniejszanie niejednoznaczności, a nie poprzez wygląd na wyrafinowaną. Word wystarcza, gdy zespół potrzebuje stabilnego, nadającego się do wydruku odniesienia; RACI jest przydatne, gdy interakcje między rolami stają się bardziej złożone; a żywy system zadań staje się lepszym wyborem, gdy macierz zmienia się szybciej, niż dokument realistycznie może pozostać aktualny.