Zwiększ swoją produktywność w programie Outlook dzięki tym wskazówkom

Dla nowicjuszy lub profesjonalistów program Microsoft Outlook zawiera wiele funkcji, których można użyć do zwiększenia produktywności. Oto kilka podstawowych wskazówek, jak poprawić przepływ pracy i produktywność przy użyciu programu Outlook dla komputerów Mac, usługi Office 365 lub wersji internetowych.

Zasady konfiguracji

Reguły mogą pomóc zautomatyzować zarządzanie wiadomościami, niezależnie od tego, czy blokują one niechcianą pocztę, czy przenoszą określone wiadomości do folderu. Na przykład możesz przenieść wszystkie wiadomości od szefa do określonego folderu, dzięki czemu nigdy ich nie przegapisz. Dzięki pełnej wersji Outlooka możesz tworzyć dość złożone reguły.

Oto prosta reguła, w której przenoszę wiadomości z folderu odbiorcy. Wybierz wiadomość od adresata, kliknij kartę Strona główna i kliknij Reguły > Utwórz regułę .

Zaznacz pole Od odbiorcy, a następnie zaznacz Przenieś element do folderu. Wybierz istniejący folder lub utwórz nowy. Wybierz go i kliknij OK. Możesz uruchomić regułę od razu lub później. Możesz skonfigurować reguły, aby otrzymywać alert, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od określonego adresata  lub wiadomości zawierające określone słowa. Sprawdź, jak przenieść nowe wiadomości do określonego folderu .

Ponadto kilka lat temu do usługi Outlook.com dodano reguły zaawansowane .

Użyj kategorii kolorów i flag

Użyj funkcji Kolory i kategorie, aby pomóc w ustaleniu priorytetów i skupieniu się na tym, co ważne. Wybierz wiadomość i kliknij menu Kategoryzuj, a następnie wybierz odpowiedni kolor. Możesz dostosować te kolory do określonego znaczenia. Kliknij Kategorie > Wszystkie kategorie > wybierz kolor, a następnie Zmień nazwę. Można również przypisać polecenia klawiaturowe, aby szybko oznaczyć wiadomość.

Flaga monitująca może również pomóc Ci zapamiętać wiadomości, na które musisz przejrzeć, gdy masz czas. Gdy oznaczysz wiadomość e-mail, pojawi się ona na liście zadań do wykonania i na listach zadań, dzięki czemu będziesz pamiętać o jej zajęciu.

Zaplanuj z wykorzystaniem opóźnionej dostawy

Program Outlook umożliwia opóźnienie dostarczenia wiadomości e-mail o określonej porze dnia. Ta funkcja jest przydatna, jeśli wiesz, że odbiorca nie dotrze do Twojej wiadomości do określonego czasu. Jeśli wiesz, że użytkownik sprawdza pocztę około 3 nad ranem, utwórz nową wiadomość, a następnie kliknij przycisk Opóźnij dostarczenie w obszarze Opcje . Wprowadź odpowiednie modyfikacje opcji dostawy, takie jak Nie dostarczaj przed datą i godziną.

Utwórz folder wyszukiwania

Folder wyszukiwania to potężny sposób na segregowanie wiadomości i przywracanie rozsądku skrzynce odbiorczej. Na przykład możesz utworzyć folder wyszukiwania poczty, którą chcesz śledzić, lub oznaczać wiadomości od określonych osób, grup lub list.

Kliknij kartę Folder , kliknij opcję Nowy folder wyszukiwania i wybierz typ folderu wyszukiwania, który chcesz utworzyć w ramach jednej z grup. Wybierz folder poczty i kliknij OK. W okienku nawigacji zostanie utworzony folder wyszukiwania. Wszelkie wiadomości, które zdecyduję się śledzić, będą tam dostępne, gdy będę ich potrzebować.

Ustaw poziom filtrowania wiadomości-śmieci

Wiadomości-śmieci mogą spowolnić liczbę produktywnych wiadomości e-mail, które możesz otrzymać w ciągu dnia. Korzystając z filtru wiadomości-śmieci w Outlooku, możesz zminimalizować jego wpływ. Kliknij kartę Strona główna, kliknij menu Wiadomości-śmieci w grupie Usuń, a następnie kliknij Opcje wiadomości-śmieci.

Polecam zacząć od ustawienia Niski i zobaczyć, jak to działa dla Ciebie. Jeśli wiadomości-śmieci są zbyt agresywne, możesz przejść do wyższej opcji. W przypadku, gdy filtr omyłkowo oznaczy ważną wiadomość, zachowam niezaznaczoną opcję Trwale usuń.

Twórz kopie zapasowe pliku PST

Outlook to system, który też może zawieść. Utrzymanie zdrowej kopii zapasowej folderu osobistego może zapewnić płynne odzyskiwanie w przypadku uszkodzenia, awarii systemu lub innego nieprzewidzianego problemu.

Pliki danych programu Outlook (pst) utworzone w programie Outlook 2013 lub Outlook 2016 (lub nowszym) są zapisywane na komputerze w folderze Dokumenty\Pliki programu Outlook . W przypadku uaktualnienia do programu Outlook na komputerze PC lub Mac, na którym zostały już utworzone pliki danych w programie Outlook 2007 lub starszym, pliki te są zapisywane w innej lokalizacji w ukrytym folderze C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Plik danych programu Outlook offline (ost) jest również zapisywany w C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Większość danych pozostaje na serwerze; należy jednak wykonać kopię zapasową wszystkich elementów zapisanych lokalnie. Na przykład Kalendarz, Kontakty, Zadania i wszelkie foldery oznaczone tylko jako lokalne. Więcej informacji na temat tworzenia i tworzenia kopii zapasowych folderów PST można znaleźć w następujących artykułach:

• Jak utworzyć folder PST w programie Outlook
• Utwórz folder PST w programie Outlook 2013
• Czym są foldery PST programu Outlook i jak z nich korzystać?
• Napraw uszkodzony folder PST w programie Outlook

Możesz być również zainteresowany tym, jak znaleźć tymczasowy folder OLK programu Outlook .

Konfigurowanie odpowiedzi o nieobecności

Niezależnie od tego, czy będziesz poza biurem przez większą część dnia, czy na urlopie przez miesiąc, skonfigurowanie odpowiedzi Poza biurem może poinformować Twoje kontakty, że jesteś niedostępny. Korzystanie z Asystenta Poza biurem  zmniejszy hałas w Twojej skrzynce odbiorczej, gdy próbują się z Tobą skontaktować bez natychmiastowej odpowiedzi. Zmniejszy to również nakład pracy na czyszczenie skrzynki odbiorczej po powrocie. Kliknij Plik > Informacje > Odpowiedzi automatyczne .

Zaznacz pole wyboru Wyślij automatyczne odpowiedzi, a następnie określ okres, w którym chcesz, aby ta konkretna wiadomość została wysłana. Możesz również wysłać tę wiadomość do współpracowników w organizacji lub poza nią.

Jeśli używasz programu Outlook dla systemu iOS, stuknij opcję Ustawienia, stuknij serwer Exchange, a następnie stuknij opcję Odpowiedzi automatyczne . Włącz Odpowiedzi automatyczne i wpisz spersonalizowaną wiadomość.

Zarządzanie powiadomieniami

Powiadomienia na pulpicie programu Outlook mogą być przytłaczające i rozpraszać. Jedną z dostępnych opcji jest ich wyłączenie. Aby je wyciszyć, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę programu Outlook w obszarze powiadomień paska zadań, a następnie kliknij opcję Pokaż alert pulpitu nowej poczty. W przypadku starszych wersji programu Outlook zapoznaj się z naszym artykułem na temat wyłączania alertów pulpitu programu Outlook .

Wskazówki dotyczące programu Outlook Mobile

Jeśli korzystasz z mobilnej wersji programu Outlook, oto kilka wskazówek, dzięki którym możesz zachować produktywność w podróży.

Przełączaj się między kalendarzami osobistymi i służbowymi.

Stuknij kartę Kalendarz, a następnie stuknij menu hamburgera, a następnie stuknij swój kalendarz służbowy lub osobisty.

Zaplanuj rozmowę Skype za pomocą programu Outlook dla systemu iOS

Stuknij w Kalendarz, utwórz nowe wydarzenie, a następnie wprowadź nazwę wydarzenia. Stuknij opcję Osoby, a następnie dodaj osoby, które chcesz zaprosić. Przesuń palcem w dół i włącz opcję Rozmowa przez Skype, a następnie stuknij łącze Rozmowa przez Skype, wprowadź opis, a następnie stuknij Gotowe . Dotknij Zapisz, aby zakończyć.

Wyślij dostępność

Utwórz nową wiadomość i dotknij wydarzenia w Kalendarzu.

Dotknij dostępności wysyłania, wybierz odpowiednią godzinę, a następnie Gotowe.

Wyślij wiadomość.

Ostatnie aktualizacje programu Outlook dla systemu Windows lub Mac dodały kilka nowych funkcji. Zapoznaj się z naszym artykułem, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak możesz wykorzystać te nowe funkcje. Zapoznaj się również z naszym artykułem z  listą poleceń klawiaturowych programu Outlook dla użytkowników komputerów Mac.