Cum să pregătiți o notă de credit în QuickBooks 2021

Notițele de credit pot fi modalități la îndemână de a remedia greșelile de introducere a datelor pe care nu le-ați găsit sau le-ați corectat mai devreme. Notițele de credit sunt, de asemenea, modalități utile de a gestiona lucruri precum returnările și rambursările clienților. Dacă ați pregătit o factură sau două în timp, veți descoperi că pregătirea unei note de credit QuickBooks este mult mai ușoară decât utilizarea metodelor de modă veche.

Următorii pași descriu cum să creați cel mai complicat și implicat tip de notă de credit: o notă de credit pentru produs. Cu toate acestea, crearea unui serviciu sau a unei note profesionale de credit funcționează practic în același mod. Pur și simplu completați mai puține câmpuri.

Pentru a crea o notă de credit pentru produs, urmați acești pași:

1. Alegeți Clienți → Creați note de credit / rambursări sau faceți clic pe pictograma Rambursări și credite din secțiunea Client din pagina de pornire pentru a afișa fereastra Creare note de credit / rambursări (așa cum se arată).

Fereastra Creare memorii de credit / Rambursări

2. Identificați clientul și, dacă este necesar, jobul din meniul drop-down Client: Job.

Puteți alege clientul sau jobul din listă făcând clic pe acesta.

3. (Opțional) Specificați o clasă pentru nota de credit.

Dacă utilizați clase pentru a clasifica tranzacțiile, activați meniul drop-down Clasă și alegeți clasa potrivită pentru nota de credit.

4. Datați nota de credit (deși menținerea constantă este opțională).

Apăsați Tab pentru a muta cursorul în caseta de text Data. Apoi introduceți data corectă în format LL / ZZ / AAAA.

5. (Opțional) Introduceți un număr de notă de credit.

QuickBooks sugerează un număr de notă de credit adăugând 1 la ultimul număr de notă de credit pe care l-ați folosit. Puteți accepta numărul sau fila în caseta de text Nr. Credit pentru a schimba numărul la orice doriți.

6. Reparați adresa Clientului, dacă este necesar.

QuickBooks preia adresa de facturare din lista de clienți. Puteți schimba adresa notei de credit înlocuind o parte din adresa obișnuită de facturare. De obicei, ar trebui să utilizați aceeași adresă pentru nota de credit pe care o utilizați pentru factura sau facturile originale.

7. (Opțional... Sort) Furnizați numărul PO.

În cazul în care nota de credit ajustează soldul total rămas pentru un PO de client, probabil că ar trebui să introduceți numărul PO în caseta de text Nr.

Iată logica mea cu privire la această sugestie, pentru acei cititori cărora le pasă: Dacă ați facturat clientului dvs. 1.000 de dolari pe PO nr. 1984, care autorizează o achiziție de 1.000 de dolari, ați consumat întreaga PO - cel puțin în funcție de grefierul conturilor clientului, care procesează facturile dvs. Dacă vă asigurați că o notă de credit pentru 1.000 USD este identificată ca fiind legată de PO nr. 1984, cu toate acestea, eliberați în esență soldul de cumpărare de 1.000 USD, ceea ce poate însemna că puteți utiliza sau factura din nou PO.

8. Dacă clientul returnează articole, descrieți fiecare articol.

Mutați cursorul pe primul rând al casetei de text Articol / Descriere / Cantitate / Tarif / Sumă / Taxă. În primul rând gol al casetei, activați meniul derulant Element și apoi alegeți elementul. QuickBooks completează casetele de text Descriere și evaluare cu orice descriere de vânzare și preț de vânzare pe care le-ați introdus în lista Articolelor. (Puteți edita aceste informații dacă doriți, dar nu este necesar.) Introduceți numărul de articole pe care clientul le returnează (sau nu le plătește) în caseta de text Cantitate. (După ce introduceți acest număr, QuickBooks calculează suma înmulțind cantitatea cu rata.) Introduceți fiecare articol pe care clientul îl returnează completând rândurile goale din caseta de listă.

În cazul articolelor de inventar, QuickBooks presupune că articolele pe care le afișați pe o notă de credit sunt returnate la inventar. Doriți să vă ajustați numărul fizic al inventarului dacă sunt returnate articole nevândute.

La fel ca în cazul facturilor, puteți introduce oricâte articole într-o notă de credit doriți. Dacă nu aveți suficient spațiu pe o singură pagină, QuickBooks continuă să adauge pagini în nota de credit până când ați terminat. Informația totală, desigur, merge pe ultima pagină.

9. Descrieți orice elemente speciale pe care ar trebui să le includă nota de credit.

Dacă doriți să emiteți o notă de credit pentru alte articole care apar în factura originală - transport, reduceri, alte taxe și așa mai departe - adăugați descrieri ale fiecărui articol în lista Articolelor.

Pentru a adăuga descrieri ale acestor elemente, activați meniul derulant Element al următorului rând gol și apoi alegeți elementul special. (Activați lista făcând clic pe câmp pentru ao transforma într-un meniu derulant și apoi făcând clic pe săgeata în jos a câmpului pentru a accesa meniul.) După ce QuickBooks completează casetele de text Descriere și evaluare, editați aceste informații (dacă este necesar). Introduceți fiecare articol special - subtotal, reducere, transport și așa mai departe - pe care îl detaliați în nota de credit.

Dacă doriți să includeți un articol cu ​​reducere, trebuie să lipiți un articol subtotal în nota de credit după inventar sau alte articole pe care le-ați redus. Apoi lipiți un articol de reducere imediat după articolul total parțial. Când faceți acest lucru, QuickBooks calculează reducerea ca procent din subtotal.

10. (Opțional) Adăugați un mesaj client.

Activați meniul drop-down Mesaj client și alegeți un mesaj inteligent pentru client.

11. Specificați impozitul pe vânzări.

Mutați cursorul în caseta de listă Impozitare, activați meniul derulant, apoi alegeți taxa corectă pe vânzări.

12. (Opțional, dar o idee foarte bună) Adăugați o notă.

Puteți utiliza caseta text Memo pentru a adăuga o descriere memo la nota de credit. Puteți utiliza această descriere pentru a explica motivele pentru care ați emis nota de credit și pentru a face referință încrucișată la factura sau facturile originale, de exemplu. Rețineți că câmpul Memo se imprimă în Declarația clientului.

13. Dacă doriți să întârziați tipărirea acestei note de credit, bifați caseta de selectare Imprimare ulterioară.

Vreau să amân vorbirea despre ceea ce face caseta de selectare Imprimare mai târziu până când termin discuția despre crearea notelor de credit. Acoperirea tipăririi facturilor și a notelor de credit apare într-o secțiune ulterioară.

14. Salvați nota de credit.

Pentru a salva o notă de credit completată, faceți clic pe butonul Salvare & Nou sau Salvare și Închidere. QuickBooks afișează o casetă de dialog care vă întreabă ce doriți să faceți cu nota de credit: Păstrați creditul, acordați o rambursare sau aplicați creditul la o factură. Faceți alegerea făcând clic pe butonul care corespunde cu ceea ce doriți să faceți. Dacă alegeți Aplicare la factură, QuickBooks solicită informații suplimentare. QuickBooks salvează nota de credit afișată pe ecran și, dacă ați făcut clic pe Salvare și nou, afișează o fereastră goală Creați note de credit / rambursări, astfel încât să puteți crea o altă notă de credit. (Rețineți că puteți face pagini înainte și înapoi prin notele de credit pe care le-ați creat anterior făcând clic pe butoanele Următorul și Anterior.) Când ați terminat de creat notele de credit, puteți face clic pe butonul Închidere al formularului de notă de credit.

Dacă indicați că doriți să imprimați un cec de rambursare, QuickBooks afișează fereastra Write Checks și completează automat cecul, conectându-l la memo.