Cum să scrieți cecuri din QuickBooks 2021

Puteți scrie cecuri în QuickBooks 2021 în două moduri: din fereastra Write Checks și din registru. În cazul în care dormeați în rândul din spate al clasei, iată versiunea scurtă a instrucțiunilor pentru scrierea cecurilor.

Puteți înregistra tranzacții cu cardul de debit și bancomat în același mod în care înregistrați cecurile pe care le scrieți.

Cum se scriu cecuri din fereastra Scrie cecuri

Puteți înregistra cecuri scrise de mână și alte cecuri pe care doriți să le imprimați cu QuickBooks descriind cecurile în fereastra Write Checks.

Pentru a scrie un cec din fereastra Write Checks, urmați acești pași:

1. Alegeți Banca → Scrieți cecuri.

De asemenea, puteți face clic pe pictograma Scrie cecuri situată în secțiunea Bancară a ecranului de pornire. QuickBooks afișează fereastra Write Checks, așa cum se arată.

Fereastra Write Checks

2. Faceți clic pe meniul derulant Cont bancar din partea de sus a ferestrei și alegeți contul din care doriți să scrieți acest cec.

Acest pas este cu adevărat important și trebuie să vă amintiți întotdeauna să faceți înainte de a scrie un cec dacă aveți mai multe conturi bancare.

3. Introduceți un număr de verificare sau bifați-l pentru imprimare.

Bifați caseta de selectare Imprimare ulterioară dacă intenționați să imprimați cecul cu QuickBooks, utilizând imprimanta și formularele de cec preimprimate pe care le-ați achiziționat. Dacă înregistrați un cec pe care l-ați scris de mână, introduceți numărul de cec pe care l-ați utilizat pentru cec în caseta text Nr.

4. Completați cecul.

Dacă ați scris anterior un cec acestei persoane sau părți, funcția Completare automată completează numele beneficiarului plății în linia Plătiți la ordinea de dvs. după ce ați început să tastați numele. Modul în care QuickBooks reușește această ispravă poate părea asemănător cu magia, dar nu este chiar atât de dur. QuickBooks compară ceea ce ați scris până acum cu numele din listele dvs. de clienți, angajați și alții. De îndată ce QuickBooks poate potrivi literele pe care le-ați tastat cu un nume într-una dintre aceste liste, acesta apucă numele.

Dacă nu ați scris niciodată un cec către această persoană sau petrecere, QuickBooks vă solicită să adăugați numele beneficiarului. Fa aia.

Introduceți suma cecului lângă semnul dolar și apoi apăsați Tab. QuickBooks scrie suma pentru dvs. pe linia Dolari. De asemenea, scrie adresa dacă a fost completată în fișierul principal al beneficiarului plății.

5. Completați filele Cheltuieli și articole, dacă este necesar.

6. Faceți clic pe butonul Salvare și închidere sau pe butonul Salvare și nou pentru a termina de scris cecul.

Iată-l. Cecul dvs. este scris și introdus în registru, gata pentru a fi tipărit și expediat.

Cum se scriu cecurile din registru

Persoanele care s-au obișnuit cu Quicken, un văr al QuickBooks, ar putea dori să folosească fereastra de înregistrare pentru a scrie cecuri. (Cred că utilizatorilor le place mai bine metafora de înregistrare.)

Pentru a scrie un cec din registru, urmați acești pași:

1. Deschideți registrul.

Alegeți Servicii bancare → Utilizați înregistrare sau faceți clic pe pictograma Înregistrare din zona Activități bancare a ecranului de pornire. Dacă aveți mai multe conturi bancare, QuickBooks afișează caseta de dialog Utilizare înregistrare, astfel încât să puteți selecta contul corespunzător.

Din meniul derulant, alegeți contul de verificare pe care doriți să scrieți cecul, apoi faceți clic pe OK. Vedeți fereastra de înregistrare (afișată). Cursorul se află la sfârșitul registrului, gata pentru a introduce informațiile de verificare. (QuickBooks completează automat data de astăzi.)

Fereastra de înregistrare

QuickBooks folosește numele contului din titlul ferestrei. Acesta este motivul pentru care cifra se referă la Big National Bank . Big National este numele contului bancar fictiv pe care l-am creat.

2. Completați informațiile pentru cecul dvs.

Observați că intrările pe care le faceți în acest registru sunt aceleași pe care le-ați face în fereastra Write Checks. Dacă sunteți mai confortabil să introduceți cecuri în acea fereastră, puteți face clic pe butonul Editați tranzacția, care se află pe panglica din partea de sus a ferestrei de înregistrare, pentru a vedea fereastra Scrie cecuri în toată splendoarea și pentru a scrie un cec acolo. De fapt, dacă doriți să introduceți cheltuieli sau să detaliați ceea ce plătiți cu cecul, trebuie să faceți clic pe butonul Editați tranzacția și să intrați în fereastra Scrie cecuri.

În caz contrar, mergeți din câmp în câmp și introduceți informațiile în registru. Încă o dată, utilizați meniurile derulante pentru a introduce numele beneficiarului și numele contului. Dacă introduceți un beneficiar sau un nume de cont pe care QuickBooks nu îl recunoaște, programul vă solicită să oferiți mai multe informații.

Iată un fel de întrebare truc: Ce se întâmplă dacă cecul pe care îl scrieți plătește mai mult de o categorie de cheltuieli? Să presupunem că plătiți proprietarului atât chiria, cât și o parte din utilități. Sunteți limitat la un singur cont de cheltuieli? Vă confruntați cu mama tuturor dilemelor contabile: alegerea dintre două conturi corecte? Ei bine, nu, nu. Puteți face clic pe butonul Splits. QuickBooks afișează o zonă de împărțire pe care o puteți utiliza pentru a împărți un cec în mai multe conturi. Un cec de 1.500 USD care plătește 1.200 USD de chirie și 300 USD de utilități, de exemplu, se poate împărți pe două linii separate: una care înregistrează 1.200 USD de cheltuieli cu chiria și una care înregistrează 300 USD de cheltuieli cu utilitățile.

3. Când terminați completarea informațiilor de verificare, faceți clic pe butonul Înregistrare.

De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul Restaurare dacă decideți că doriți să reveniți pentru a începe din nou. Dând clic pe Restabiliți golurile din ceea ce tocmai ați introdus.

Dacă scrieți cecuri manual, spre deosebire de tipărirea lor cu QuickBooks, asigurați-vă că numerele de cec din registru și numerele de cec din carnetul dvs. de cecuri se potrivesc. Poate fi necesar să intrați în registrul QuickBooks și să schimbați numerele din coloana Număr. Când vine extrasul dvs. bancar, reconcilierea extrasului dvs. bancar cu carnetul de cecuri este mult mai ușoară dacă introduceți numerele de cec corect.

Cum să schimbați un cec pe care l-ați scris

Ce se întâmplă dacă trebuie să schimbați un cec după ce l-ați introdus deja? Poate că ați făcut o greșeală teribilă, cum ar fi înregistrarea unui cec de 52,50 USD ca 25,20 USD. Il poti repara? Sigur. Accesați registrul și găsiți verificarea pe care doriți să o modificați. Accesați câmpul Plată sau depozit și efectuați modificarea.

Dacă aveți de făcut modificări mai ample (dacă cecul este o tranzacție divizată, de exemplu), puneți cursorul unde se află cecul și faceți clic pe Editare tranzacție. QuickBooks afișează fereastra Write Checks cu cecul original. Efectuați modificările. (Nu uitați să faceți modificări și în fila Articole și cheltuieli, dacă este necesar.)

Când terminați, faceți clic pe Salvare și închidere. Vă întoarceți la registru, unde vedeți modificările în cec.

Dacă aveți afișată fereastra Write Checks, puteți utiliza și butoanele Next și Previous pentru a parcurge verificările și a face orice modificări.

Împachetează mai multe cecuri în registru

De obicei, QuickBooks afișează două rânduri de informații despre fiecare cec pe care îl introduceți. De asemenea, afișează două rânduri de informații despre fiecare tip de tranzacție pe care îl introduceți. Dacă doriți să împachetați mai multe cecuri într-o porțiune vizibilă a registrului, bifați caseta de selectare 1 linie din partea de jos a ferestrei registrului. Când bifați această casetă de selectare, QuickBooks folosește un format cu o singură linie pentru a afișa toate informațiile din registru, cu excepția câmpului Memo.

Fereastra de înregistrare în afișajul cu 1 linie

Comparați cele două figuri precedente pentru a vedea cum arată afișajul cu 1 linie. Registrele pot deveni extrem de lungi, iar afișajul pe 1 linie este util atunci când căutați un registru lung pentru un cec sau o tranzacție.