Cum să adăugați cu ușurință foi Excel și documente Word în diapozitive PowerPoint?

Metode de inserare a datelor Excel în PowerPoint

Există trei metode principale pentru a aduce date Excel în diapozitive PowerPoint:

Lipește link-ul

Aceasta inserează datele ca obiect Excel live care rămâne legat de foaia de calcul originală. Orice modificări aduse fișierului Excel se vor actualiza automat în PowerPoint.

Lipiți valori

Aceasta lipește o copie statică a datelor în PowerPoint, rupând legătura către Excel. Datele nu pot fi editate după inserare.

Lipiți imaginea

Aceasta lipește selecția Excel ca imagine în PowerPoint. Pierzi capacitățile de formatare, dar câștigi opțiuni de editare a imaginilor.

Inserarea unei întregi foi de calcul Excel

Pentru a insera o foaie de calcul întreagă ca obiect Excel editabil:

• În PowerPoint, accesați  fila Inserare  și faceți clic pe Obiect.
• Acum din  Obiect > Creare din fișier .
• Răsfoiți și selectați fișierul Excel.
• Bifați  caseta Link la fișier  .
• Faceți clic pe  OK .

Aceasta încorporează foaia de calcul ca obiect pe care îl puteți redimensiona sau faceți dublu clic pentru a edita în Excel mai târziu. Orice modificare efectuată se va actualiza automat.

Conectarea datelor Excel parțiale

În loc să inserați întreaga foaie de calcul, este posibil să doriți să legați doar un anumit interval de celule sau o diagramă.

Pentru a lega o parte dintr-un fișier Excel:

• În Excel, copiați intervalul sau diagrama pe care doriți să o inserați.
• În PowerPoint, lipiți selecția.

• Alegeți  Paste Link  și selectați  Microsoft Excel Worksheet Object  sau  Microsoft Excel Chart Object  în caseta de dialog.
• Faceți clic pe  OK .

Acum, acest conținut va rămâne legat dinamic la fișierul Excel sursă.

Inserarea datelor Excel fără linkuri

Dacă nu aveți nevoie de conexiunea live, puteți încorpora sau lipi datele Excel în PowerPoint fără a le lega:

• Copiați și inserați valori numai pentru a elimina toate formulele și formatarea.
• Copiați și inserați ca imagine pentru a insera o captură de ecran a selecției.
• Copiați și inserați folosind „Păstrați formatarea sursă” pentru a păstra formatarea Excel.
• Faceți dublu clic pe un obiect legat și selectați „Break Link” pentru a întrerupe conexiunea acestuia la Excel.

Aceste metode vă permit să reutilizați datele Excel fără actualizări. Valorile, formatarea și elementele vizuale vor rămâne statice după inserarea lor.

Considerații de formatare

Când inserați date Excel în PowerPoint, puteți alege să păstrați formatarea sursă din Excel sau să preluați formatarea temei PowerPoint:

• Pentru a combina conținutul inserat cu tema PowerPoint și designul diapozitivelor, inserați folosind „Utilizați tema destinației” sau formatați-l după inserare.
• Pentru a păstra toate formatările Excel, cum ar fi culorile, fonturile, chenarele, lipiți cu „Păstrați formatarea sursă”.

Luați în considerare ce opțiune face ca datele Excel să se integreze cel mai bine în prezentarea dvs.

Modificarea diagramelor Excel după inserare

Dacă doriți să ajustați componentele diagramei Excel în PowerPoint, faceți clic dreapta pe diagrama inserată și alegeți  Editare date  pentru a deschide foaia de calcul Excel. De aici puteți:

• Schimbați sursa de date și reselectați celulele.
• Comutați datele de rând sau de coloană utilizate pentru axele diagramei.
• Modificați etichete, legende și alte elemente ale diagramei.
• Actualizați culorile, umplerile și stilurile.

După editare, salvați fișierul Excel pentru a vedea modificările aplicate în diapozitivul PowerPoint.

Reglarea dimensiunilor și poziționării

Odată introdus în diapozitiv, puteți redimensiona, roti sau repoziționa un obiect Excel ca orice alt element PowerPoint.

• Luați un mâner pentru mărirea colțului pentru a-l face mai mare sau mai mic.
• Faceți clic și trageți pentru a-i muta poziția.
• Rotiți obiectul făcând clic pe cercul verde de deasupra lui și trăgând.

Asigurați-vă că tabelele și diagramele de date sunt dimensionate corespunzător, astfel încât membrii publicului să poată interpreta în mod clar informațiile.

Depanarea problemelor de integrare cu Excel

Dacă linkurile se întrerup sau datele Excel nu sunt importate corect, iată câteva lucruri de verificat:

• Verificați că fișierul Excel sursă nu este deja deschis într-o altă aplicație precum Excel. Închideți orice instanță deschisă.
• Pentru linkuri, asigurați-vă că foaia de calcul originală este salvată după ce faceți modificări pentru ca actualizările să se reflecte în PowerPoint.
• Verificați dacă referințele de celule și intervalele denumite nu s-au modificat în registrul de lucru Excel. Reconectați dacă este necesar.
• Încercați să copiați și să lipiți valori numai pentru a elimina formatarea complexă și formulele Excel.
• Dacă lipiți seturi de date mari, treceți la Excel Tables pentru a menține referințele de celule.

Având în vedere aceste sfaturi, puteți integra cu pricepere datele Excel în prezentările dvs. PowerPoint. Importarea cifrelor, valorilor și tabelelor din Excel facilitează vizualizarea informațiilor cheie din foile de calcul în diapozitive.