Cum să creați e-mailuri în masă personalizate folosind Combinarea corespondenței pentru Gmail

Trebuie să trimiteți același e-mail multor persoane cu conținut personalizat pentru fiecare? Poate doriți să salutați fiecare destinatar cu numele său, să folosiți adresa poștală sau să includeți numărul de membru.

Îmbinarea corespondenței este o caracteristică care vă permite să creați mai multe copii de scrisori și e-mailuri pentru a le trimite persoanelor de contact. Fiecare scrisoare sau e-mail poate include atât conținut personalizat standard, cât și personalizat. Informațiile pe care le utilizați pentru a personaliza fiecare scrisoare sau e-mail sunt preluate din sursa dvs. de date ca o listă de contacte.

Dacă utilizați Gmail ca client principal de e-mail, nu există nicio funcție de îmbinare a corespondenței încorporată. Cu toate acestea, există un supliment de îmbinare a corespondenței disponibil pentru Foi de calcul Google care se conectează cu contul dvs. Gmail. Vă vom arăta cum să utilizați suplimentul Îmbinare corespondență pentru Gmail cu atașamente pentru a personaliza un lot de aceleași e-mailuri și a le trimite.

Instalați suplimentul Mail Merge pentru Gmail cu atașamente

Înainte de a instala și de a utiliza suplimentul Îmbinare corespondență, conectați-vă la contul Gmail pe care doriți să îl utilizați.

Apoi, instalați suplimentul Îmbinare corespondență pentru Foi de calcul Google.

Faceți clic pe Continuare în caseta de dialog Să începem pentru a acorda permisiunea de rulare a suplimentului de îmbinare prin corespondență.

Sunt enumerate diferitele permisiuni cerute de supliment. Faceți clic pe Permite pentru a acorda suplimentului de îmbinare prin corespondență permisiunea de a vă accesa contul Gmail.

Se afișează Mail Merge – Noțiuni introductive . Faceți clic pe X pentru a închide caseta de dialog.

Creați șablonul de îmbinare

Suplimentul Îmbinare corespondență deschide o nouă foaie de calcul fără titlu în Foi de calcul Google într-o filă nouă.

Accesați Suplimente > Îmbinare corespondență cu atașamente > Creare șablon de îmbinare .

În foaia de calcul fără titlu este creat un șablon de îmbinare a corespondenței necompletat , care conține coloanele obligatorii, cum ar fi Prenume , Nume și Adresă de e-mail .

Importați sau introduceți contactele dvs

Acum, trebuie să adăugați contactele pe care doriți să le utilizați la această foaie de calcul. Pentru a face acest lucru, accesați Add-ons > Îmbinare corespondență cu atașamente > Import Google Contacts .

Importarea persoanelor de contact este cea mai rapidă modalitate de a le adăuga. Dar, de asemenea, puteți introduce manual informațiile pentru destinatari în foaia de calcul.

Dacă aveți anumite grupuri de destinatari la care trimiteți e-mailuri în lot; poate doriți să creați grupuri în Agenda dvs. Google.

Selectați grupul care conține adresele de e-mail pe care doriți să le utilizați din lista verticală și faceți clic pe Import Contacts . Caseta de dialog nu se închide automat, așa că faceți clic pe X din colțul din dreapta sus al casetei de dialog.

Adăugați un atașament pentru un contact

Unul dintre elementele pe care le puteți personaliza în fiecare e-mail este atașamentul. Puteți atașa un fișier diferit la fiecare e-mail folosind un link către fișierul din contul dvs. Google Drive.

Pentru a face acest lucru, deschideți o filă nouă și conectați-vă la Google Drive. Apoi, încărcați fișierul pe care doriți să îl atașați la e-mail. Puteți trage fișierul în fereastra browserului pentru a-l încărca.

Apoi, faceți clic dreapta pe fișierul încărcat și faceți clic pe Obțineți linkul care poate fi partajat .

În fereastra de dialog pop-up, asigurați-vă că glisorul Partajare link pe este activat (verde).

Dacă partajarea prin link este deja activată, adresa URL este copiată automat când selectezi Obține linkul care poate fi partajat . Dacă nu ați văzut un mesaj care să spună că linkul a fost copiat în clipboard, selectați adresa URL din caseta de dialog și copiați-o.

Reveniți la foaia de calcul Combinare corespondență și inserați adresa URL în coloana Fișiere atașate pentru persoana căreia doriți să-i trimiteți acest fișier. Puteți trimite un fișier diferit fiecărui contact din lista dvs.

De asemenea, puteți include mai multe adrese URL pentru fișiere atașate, separate prin virgule.

Programați data și ora pentru a trimite e-mailul

Coloana Date programate vă permite să specificați o dată și o oră pentru trimiterea e-mailului, care ar putea fi diferite pentru fiecare persoană.

Pentru a programa un e-mail, introduceți data și ora dorite, folosind formatul zz/ll/aaa hh:mm, în coloana Data programată pentru contactul dorit.

Lăsați necompletate celulele din coloana Data programată pentru a trimite e-mailurile imediat după ce sunt configurate.

Adăugați conținut personalizat

Pe lângă câmpurile standard incluse în șablonul de îmbinare a corespondenței, puteți adăuga și alte câmpuri personalizate. Poate doriți să adăugați informații precum adresa de e-mail și numărul de membru al fiecărui destinatar. Puteți adăuga coloane în foaia de calcul pentru a stoca informațiile respective.

Pentru exemplul nostru, vom adăuga ceva simplu. Dorim să folosim numele de familie al destinatarului în fiecare e-mail, precedat de titlul acestuia (domnul, doamna sau doamna). Deci, vom adăuga o coloană Titlu .

Pentru a adăuga o coloană la foaia de calcul de îmbinare prin corespondență, deplasați mouse-ul peste antetul coloanei ultimei coloane populate. Faceți clic pe butonul săgeată în jos care apare, apoi faceți clic pe Insert 1 right .

Faceți clic în celula antet albastră și schimbați numele coloanei cu un nume adecvat. Veți folosi acest nume în schița de e-mail în Gmail pentru a introduce valoarea în fiecare e-mail mai târziu.

Apoi, introduceți valoarea corespunzătoare pentru fiecare contact în celulele de sub numele coloanei.

Creați schița de e-mail în Gmail

Acum, este timpul să creați schița de e-mail pe care doriți să o trimiteți persoanelor de contact din foaia de calcul de îmbinare a corespondenței și să utilizați câmpuri variabile pentru a personaliza fiecare e-mail.

Deschideți o filă nouă și conectați-vă la aceeași adresă Gmail pe care ați folosit-o pentru foaia de calcul pentru îmbinarea corespondenței. Creați un nou e-mail și introduceți subiectul și corpul mesajului de e-mail. De asemenea, puteți adăuga formatare text îmbogățit și imagini în linie la schița de e-mail.

Pentru a include câmpuri variabile în e-mail, cum ar fi Titlu și Nume , inserați numele câmpurilor folosind notația {{field name}} . De exemplu, am adăugat {{Title}} {{Last Name}} la e-mailul nostru. De asemenea, puteți adăuga câmpuri variabile la linia de subiect. Dacă ați adăugat adrese URL pentru fișiere atașate la foaia de calcul pentru îmbinare prin corespondență, nu este necesar să adăugați acel câmp variabil la e-mail. Acestea vor fi incluse automat în e-mailuri.

NU faceți clic pe Trimitere .

Configurați îmbinarea corespondenței

Reveniți la foaia de calcul pentru îmbinarea corespondenței și accesați Suplimente > Îmbinare corespondență cu atașamente > Configurați îmbinare corespondență .

Introduceți informațiile pentru mesajul de e-mail, cum ar fi Numele complet al expeditorului , Adresa CC și Adresa BCC . Dacă adresa de e-mail a expeditorului este diferită de adresa Gmail la care v-ați autentificat, selectați adresa de e-mail din lista derulantă. Adresa de e-mail conectată este folosită și ca adresă de răspuns , dar o puteți modifica.

Faceți clic pe Continuare .

Trimiteți un e-mail de testare

Selectați Utilizați un mesaj nefinalizat Gmail existent ca șablon din prima listă derulantă. Apoi, selectați schița pe care doriți să o utilizați din lista derulantă Selectați schița Gmail .

Este o idee bună să testați îmbinarea corespondenței, așa că faceți clic pe Trimiteți un e-mail de testare .

Veți primi e-mailul de testare în contul la care v-ați conectat ca în foaia de calcul de îmbinare a corespondenței. Sunt utilizate valorile câmpurilor variabile de la primul contact din lista dvs. importată. Toate adresele URL ale fișierelor atașate pe care le-ați adăugat sunt adăugate în partea de jos a mesajului. Puteți fie să descărcați fișierul din link, fie să îl salvați în contul dvs. Google Drive.

Rulați Combinarea corespondenței

Reveniți la foaia de calcul pentru îmbinarea corespondenței și faceți clic pe Run Mail Merge pentru a începe să trimiteți e-mailurile. Dacă ați adăugat date și ore în coloana Data programată pentru oricare sau pentru toate contactele, e-mailurile vor fi trimise atunci. E-mailurile către persoanele de contact fără dată și oră programată vor fi trimise imediat.

După ce îmbinarea corespondenței este finalizată, faceți clic pe Efectuat .

Redenumiți foaia de calcul pentru îmbinare prin corespondență

Foaia de calcul pentru îmbinare prin corespondență este salvată automat ca nume implicit Foaie de calcul fără titlu . Dacă doriți să utilizați din nou această foaie de calcul, este posibil să doriți să-i dați un nume mai bun.

Pentru a schimba numele foii de calcul pentru îmbinare prin corespondență, faceți clic pe numele din colțul din stânga sus al foii de calcul.

Introduceți un nume nou. Acest nume nou apare pe foaia de calcul.

Noul nume pe care l-ați introdus este folosit și ca nume al fișierului în contul dvs. Google Drive. Acum, puteți utiliza din nou această îmbinare prin corespondență și o puteți modifica după cum este necesar.

Îmbinarea corespondenței este, de asemenea, o funcție încorporată în Word pentru Windows , Word pentru Mac și Outlook 2013 sau 2016 pe Windows .

Folosești îmbinarea corespondenței? Ați găsit alte modalități de îmbinare a corespondenței în Gmail sau modalități de îmbinare a corespondenței în alte servicii de e-mail? Spune-ne experiențele tale în comentarii.