Dintre toate metodele pe care le puteți utiliza pentru a urmări un proiect în Excel, configurarea unei diagrame Gantt este una dintre cele mai eficiente. Acest lucru se datorează faptului că este una dintre cele mai bune reprezentări vizuale ale stării proiectului și cronologiei generale.
Folosind o diagramă Gantt, puteți vedea, dintr-o privire, care sarcini au în prezent cea mai mare prioritate și puteți vedea cu ușurință data estimată de finalizare a proiectului.
Cu excepția cazului în care utilizați un șablon de diagramă Gantt, nu există niciun instrument nativ care să vă permită să creați unul. Cu toate acestea, cu câteva trucuri simple, puteți crea manual o diagramă Gantt dinamică în Excel. Iată cum.
Creați mai întâi foaia de calcul cronologică a proiectului
Înainte de a crea diagrama Gantt a proiectului, va trebui să creați foaia de calcul care să o susțină. Această foaie de calcul ar trebui să conțină Data de început, Data de încheiere, Descrierea și Durata pentru fiecare sarcină.
Odată ce ați prezentat proiectul, este timpul să vă creați diagrama Gantt.
Creați o diagramă Gantt în Excel
Puteți afișa diagrama Gantt într-o foaie nouă, dar desenați date din foaia originală în care este stocată cronologia proiectului. Deschideți o nouă foaie de calcul și selectați Inserare din meniu.
Introduceți datele de început în diagrama Gantt
În secțiunea Diagrame , selectați Diagramă cu bare . Din meniul drop-down, selectați diagrama cu bare stivuite .
Această diagramă cu bare servește ca indicator vizual al duratei fiecărei sarcini.
Apoi, va trebui să setați legenda de jos a diagramei ca dată de început pentru fiecare sarcină. Faceți clic dreapta pe diagrama goală și alegeți Selectați date . Sub câmpul Intrări de legendă, selectați butonul Adăugați .
Selectați câmpul Nume serie și apoi deschideți foaia în care este stocată planificarea proiectului. Alegeți antetul Data de începere . Apoi, selectați câmpul Valori serie și selectați întregul interval de date de început pentru sarcinile proiectului.
Selectați OK când ați terminat. Graficul dvs. va arăta ceva asemănător cu ceea ce este afișat mai jos.
Acesta este un început bun, dar nu este încă o diagramă Gantt.
Adăugați durate la diagrama dvs. Gantt
Acum este timpul să adăugați o vizualizare care să reprezinte durata fiecărei sarcini. Faceți clic dreapta pe diagramă și alegeți Selectați date .
Sub Intrări de legendă, selectați Adăugați din nou.
Repetați același proces ca mai sus, dar de data aceasta selectați antetul și datele din câmpul Durată.
Selectați OK când ați terminat.
Acum veți observa că diagrama dvs. Gantt are o secțiune a unei diagrame cu bare pentru fiecare sarcină care reprezintă durata sarcinii.
Începe acolo unde se termină ultima sarcină și se termină acolo unde începe următoarea sarcină.
Adăugați descrieri de activități la diagrama Gantt
Veți observa că singurul lucru care lipsește din diagrama Gantt sunt descrierile sarcinilor. Adăugarea acestora este la fel de simplă ca datele și durata. Dar de data aceasta, va trebui să actualizați etichetele Axis.
Faceți clic dreapta pe diagramă și selectați Selectați date . Sub Etichete cu axe orizontale , selectați butonul Editați .
De data aceasta, pentru intervalul de etichete Axis , selectați intervalul de celule care conține descrierile sarcinilor.
Selectați OK pentru a finaliza și OK în fereastra Selectare sursă de date. Acum veți observa că diagrama dvs. arată mult mai mult ca o diagramă Gantt. Cu toate acestea, partea albastră a barelor din diagramă nu ar trebui să fie acolo.
Nu vă faceți griji, eliminarea acestora este ușoară.
Finalizări ale diagramei Gantt
Faceți clic dreapta pe una dintre barele albastre și selectați Format Data Series.
Selectați pictograma Paint din meniul din dreapta. Apoi selectați Fără umplere sub Umplere și selectați Fără linie sub Border .
Acum diagrama dvs. Gantt arată în sfârșit ca o diagramă Gantt. Singura problemă este că sarcinile de proiect sunt listate în ordinea inversă în care ar trebui să fie. Ceea ce doriți este ca sarcina cu data de început anterioară să fie listată în partea de sus, textul de sub ea și așa mai departe.
Pentru a remedia acest lucru, faceți clic stânga pe axa din stânga și alegeți Format axa.
Sub secțiunea Opțiuni pentru axe , selectați Categorii în ordine inversă .
Acum puteți vedea că diagrama dvs. Gantt listează toate sarcinile proiectului în ordinea corectă. Doar durata acelei sarcini apare în diagrama Gantt. Totul este aliniat cu intervalul de date corect când acea sarcină este programată să fie activă.
Diagrama Gantt este gata. Dar există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a formata în continuare diagrama și pentru a o îmbunătăți.
Lustruiește-ți diagrama Gantt
Poate ați observat că diagrama dvs. Gantt are o mulțime de spațiu alb. Există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a remedia acest lucru.
Selectați datele de deasupra barelor de activități. Apoi faceți clic dreapta și selectați Format axa . În Opțiunile axei, sub Limite, jucați cu creșterea limitelor minime până când sarcinile sunt suficient de aproape de axa verticală a diagramei Gantt.
Dacă îl creșteți prea mult și barele se deplasează din zona de afișare, apăsați butonul Reset pentru a începe de la capăt.
S-ar putea să fi observat, de asemenea, că datele sunt aproape împinse împreună în partea de sus a graficului, cu foarte puțin spațiu între ele. Există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a remedia acest lucru.
Când ați terminat, aveți o diagramă Gantt finală care oferă oamenilor o imagine de ansamblu rapidă și ușor de citit asupra întregului proiect.
Odată ce lucrați prin acest proces cu câteva dintre proiectele dvs., crearea unei diagrame Gantt va deveni a doua natură. Este rapid și ușor să construiți o diagramă Gantt din foaia de calcul a proiectului în mai puțin de 10 până la 15 minute.
Utilizați această listă de verificare imprimabilă pentru planificarea evenimentelor și șablonul de buget în Word pentru a urmări responsabilii, termenele, costurile, furnizorii și pregătirea pentru ziua evenimentului, cu verificări clare de calitate.
Repară formulele Excel care nu se calculează automat în trei pași: restaurează modul de calcul, forțează o recalculare și repară formulele formatate ca text.
Utilizați acest program săptămânal de curățenie imprimabil pentru găzduirea Airbnb pentru a organiza schimbările de oaspeți, curățenia recurentă, realimentarea stocurilor, inspecțiile și transferurile din Word în PDF.
Creați un jurnal practic de întreținere a echipamentelor în Excel pentru managerii de atelier, cu ID-uri de active, istoric de service, termene limită, controale de status, urmărire timp de oprire și o listă de verificare finală pentru audit.
Creează un pitch deck minimalist pentru investitori în PowerPoint cu o structură practică de 12 slide-uri pentru startup-uri tech, plus ghidaj privind dovezile, metricile, afirmațiile de finanțare și șabloanele .potx reutilizabile.
Creați o prezentare modernă a ofertei imobiliare în PowerPoint cu un șablon de diapozitive gratuit, sfaturi verificate pentru șabloane, atenționări privind CMA, verificări ale drepturilor asupra fotografiilor și garanții Fair Housing.
Compară HubSpot Free CRM și Zoho CRM pentru agenții imobiliari independenți, incluzând contacte, pipeline-uri, automatizări, personalizare, programări, limite și declanșatoare de upgrade.
Remediază înregistrările de ecran PowerPoint fără sunet verificând controlul Audio, permisiunile microfonului Windows, dispozitivul de intrare activ, așteptările privind audio-ul de sistem și actualizările Office.
Utilizați un șablon PDF imprimabil pentru blocarea zilnică a timpului pentru a planifica orele concentrate de lucru de acasă, ședințele, pauzele, sarcinile administrative și marjele realiste, fără a vă supraîncărca ziua.
Creați o prezentare concisă a raportului de status al proiectului Agile, incluzând obiectivele sprintului, rezultatele, riscurile, semnalele de calitate, deciziile și pașii următori, fără a transforma prezentarea într-o listă de backlog.
