Îmbunătățiți-vă fluxul de lucru pentru productivitatea Outlook cu aceste sfaturi

Pentru începători sau profesioniști, Microsoft Outlook include multe funcții pe care le puteți folosi pentru a vă crește productivitatea. Iată câteva sfaturi esențiale pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru și productivitatea folosind Outlook pentru Mac, Office 365 sau versiunile web.

Reguli de configurare

Regulile vă pot ajuta să automatizați gestionarea mesajelor dvs., fie că este vorba de blocarea mesajelor nedorite sau mutarea anumitor mesaje într-un dosar. De exemplu, ați putea muta toate mesajele de la șeful dvs. într-un anumit dosar, astfel încât să nu le ratați niciodată. Cu versiunea completă a Outlook, puteți crea câteva reguli destul de complexe.

Iată o regulă simplă în care mut mesajele din folderul destinatar. Selectați un mesaj de la destinatar, faceți clic pe fila Acasă și faceți clic pe Reguli > Creare regulă .

Bifați caseta De la destinatar, apoi bifați Mutați elementul în dosar.” Alegeți un folder existent sau creați unul nou. Selectați-l și faceți clic pe OK. Puteți executa regula imediat sau mai târziu. Puteți configura reguli pentru a primi o alertă atunci când primiți un e-mail de la un anumit destinatar  sau mesaje cu anumite cuvinte. Aflați cum să mutați mesaje noi într-un anumit dosar .

De asemenea, regulile avansate au fost adăugate la Outlook.com în urmă cu câțiva ani.

Utilizați categorii de culori și steaguri

Folosiți funcția Culoare și categorii pentru a vă ajuta să stabiliți prioritățile și să vă concentrați pe ceea ce este important. Selectați un mesaj și faceți clic pe meniul Clasificare, apoi alegeți o culoare adecvată. Puteți personaliza aceste culori într-un anumit sens. Faceți clic pe Categorii > Toate categoriile > selectați o culoare și apoi Redenumiți. De asemenea, pot fi atribuite comenzi de la tastatură, astfel încât să puteți marca rapid un mesaj.

Indicatorul de urmărire vă poate ajuta, de asemenea, să vă amintiți mesajele pe care trebuie să le priviți când aveți timp. Când semnalați un mesaj de e-mail, acesta va apărea în lista dvs. de activități și în listele de sarcini, astfel încât să vă puteți aminti să vă ocupați de el.

Programați folosind livrarea întârziată

Outlook vă permite să întârziați livrarea unui e-mail într-un anumit moment al zilei. Această caracteristică este utilă dacă știți că un destinatar nu va ajunge la mesajul dvs. până la o anumită oră. Dacă știți că un utilizator verifică e-mailul în jurul orei 3:00, creați un mesaj nou, apoi faceți clic pe butonul Amână livrarea de sub Opțiuni . Faceți modificările corespunzătoare opțiunilor de livrare, cum ar fi Nu livrați înainte de data și ora.

Creați un dosar de căutare

Un dosar de căutare este o modalitate puternică de a-ți tria mesajele și de a aduce un pic de minte în căsuța de e-mail. De exemplu, puteți crea un dosar de căutare pentru e-mailurile pe care doriți să le urmăriți sau să semnalați mesajele de la anumite persoane, grupuri sau liste.

Faceți clic pe fila Folder , faceți clic pe Nou folder de căutare și alegeți tipul de folder de căutare pe care doriți să îl creați dintr-unul dintre grupuri. Selectați folderul de e-mail și faceți clic pe OK. Un folder de căutare este creat în panoul de navigare. Toate mesajele pe care aleg să le urmăresc vor fi disponibile acolo când am nevoie de ele.

Setați nivelul filtrului de e-mail nedorit

Junk Mail poate încetini numărul de e-mailuri productive pe care le puteți primi pe parcursul zilei. Folosind filtrul de corespondență nedorită din Outlook, puteți minimiza impactul acestuia. Faceți clic pe fila Acasă, faceți clic pe meniul Junk din grupul Delete și faceți clic pe Junk Email Options.

Recomand să începeți mai întâi cu setarea Scăzută și să vedeți cum funcționează pentru dvs. Dacă mesajele nedorite sunt prea agresive, atunci puteți trece la o opțiune superioară. În cazul în care filtrul semnalează din greșeală un mesaj important, aș păstra opțiunea Ștergere permanentă nebifată.

Creați copii de siguranță ale fișierului PST

Outlook este un sistem și poate eșua, de asemenea. Menținerea unei copii de rezervă sănătoase a folderului personal poate asigura o recuperare fără probleme în cazul corupției, defecțiunii sistemului sau a oricărei alte probleme neprevăzute.

Fișierele de date Outlook (.pst) create utilizând Outlook 2013 sau Outlook 2016 (sau mai sus) sunt salvate pe computer în folderul Documents\Outlook Files . Dacă ați făcut upgrade la Outlook pe un PC sau Mac care avea deja fișiere de date create în Outlook 2007 sau mai devreme, aceste fișiere sunt salvate într-o altă locație într-un folder ascuns la C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Fișierul de date Outlook offline (.ost) este salvat și la C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Majoritatea datelor rămân pe server; cu toate acestea, orice elemente care sunt salvate local ar trebui să facă backup. De exemplu, Calendar, Contacte, Activități și orice foldere marcate Numai local. Pentru mai multe despre crearea și copierea de rezervă a folderelor PST, consultați următoarele articole:

• Cum se creează un folder PST în Outlook
• Creați un folder PST în Outlook 2013
• Ce sunt folderele Outlook PST și cum le utilizați
• Reparați folderul PST corupt în Outlook

Ați putea fi, de asemenea, interesat de cum să găsiți folderul temporar OLK Outlook .

Configurați răspunsuri în afara biroului

Indiferent dacă veți fi plecat de la birou pentru cea mai mare parte a zilei sau în vacanță timp de o lună, configurarea unui răspuns în afara biroului vă poate informa persoanele de contact că nu sunteți disponibil. Utilizarea Asistentului în afara biroului  va reduce mult zgomotul din căsuța dvs. de e-mail atunci când încearcă să vă contacteze fără un răspuns imediat. De asemenea, va reduce munca de curățare a căsuței primite la întoarcere. Faceți clic pe Fișier > Informații > Răspunsuri automate .

Selectați caseta radio Trimiteți răspunsuri automate, apoi definiți perioada în care doriți să fie trimis acest anumit mesaj. Puteți trimite acest mesaj și colegilor din cadrul sau din afara organizației.

Dacă utilizați Outlook pentru iOS, atingeți Setări, atingeți serverul dvs. Exchange, apoi atingeți Răspunsuri automate . Activați Răspunsuri automate și introduceți un mesaj personalizat.

Gestionarea notificărilor

Notificările de pe desktop Outlook pot fi copleșitoare și vă pot distra atenția. O opțiune pe care o aveți este să le dezactivați. Pentru a le dezactiva, faceți clic dreapta pe pictograma Outlook din zona de notificare a barei de activități, apoi faceți clic pe Afișare alertă desktop nouă e-mail. Pentru versiunile mai vechi de Outlook, consultați articolul nostru despre cum să dezactivați alertele pentru desktop Outlook .

Sfaturi pentru Outlook Mobile

Dacă utilizați versiunea mobilă a Outlook, iată câteva sfaturi pe care le puteți folosi pentru a rămâne productiv în deplasare.

Comutați între calendarul personal și cel de lucru.

Atingeți fila Calendar, apoi atingeți meniul hamburger, apoi atingeți calendarul dvs. de serviciu sau personal.

Programați un apel Skype cu Outlook pentru iOS

Atingeți Calendar, creați un nou even, apoi introduceți un nume pentru eveniment. Atingeți Persoane, apoi adăugați persoanele pe care doriți să le invitați. Glisați în jos și comutați pe Skype Call, apoi atingeți legătura Skype Call, introduceți o descriere, apoi atingeți Terminat . Atingeți Salvați pentru a finaliza.

Trimiteți o disponibilitate

Creați un mesaj nou și atingeți evenimentul din Calendar.

Atingeți trimiteți disponibilitate, alegeți o oră potrivită, apoi Terminat.

Trimite mesajul tău.

Actualizările recente ale Outlook pentru Windows sau Mac au adăugat câteva funcții noi. Consultați articolul nostru pentru mai multe informații despre cum puteți utiliza aceste funcții noi. De asemenea, consultați articolul nostru cu o  listă de comenzi de tastatură Outlook pentru utilizatorii de Mac.