Bu İpuçları ile Outlook Verimlilik İş Akışınızı Artırın

Acemi veya profesyoneller için Microsoft Outlook, üretkenliğinizi artırmak için kullanabileceğiniz birçok özellik içerir. Mac için Outlook, Office 365 veya web sürümlerini kullanarak iş akışınızı ve üretkenliğinizi iyileştirmeye yönelik bazı temel ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Kurulum Kuralları

Kurallar, ister Önemsiz Postaları engelliyor, ister belirli iletileri bir klasöre taşıyor olsun, iletilerinizin yönetimini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Örneğin, patronunuzdan gelen tüm mesajların belirli bir klasöre taşınmasını sağlayabilirsiniz, böylece onları asla kaçırmazsınız. Outlook'un tam sürümüyle, oldukça karmaşık kurallar oluşturabilirsiniz.

İletileri alıcı klasöründen taşıdığım basit bir kural. Alıcıdan bir mesaj seçin, Giriş sekmesine tıklayın ve Kurallar > Kural Oluştur 'a tıklayın .

Alıcıdan kutusunu işaretleyin ve ardından Öğeyi klasöre taşı'yı işaretleyin. Mevcut bir klasörü seçin veya yeni bir tane oluşturun. Seçin ve Tamam'a tıklayın. Kuralı hemen veya daha sonra çalıştırabilirsiniz. Belirli bir alıcıdan e-posta  veya belirli sözcükleri içeren mesajlar aldığınızda uyarı almak için kurallar oluşturabilirsiniz . Yeni mesajların belirli bir klasöre nasıl taşınacağını kontrol edin .

Ayrıca, birkaç yıl önce Outlook.com'a gelişmiş kurallar eklendi .

Renk Kategorilerini ve Bayrakları Kullanın

Önceliklendirmeye ve neyin önemli olduğuna odaklanmaya yardımcı olması için Renk ve Kategoriler özelliğini kullanın. Bir mesaj seçin ve Kategorilere ayır menüsünü tıklayın, ardından uygun bir renk seçin. Bu renkleri belirli bir anlama göre özelleştirebilirsiniz. Kategoriler > Tüm Kategoriler > bir renk seçin ve ardından Yeniden Adlandır'a tıklayın. Bir mesajı hızlı bir şekilde işaretleyebilmeniz için klavye komutları da atanabilir.

Takip Bayrağı, zamanınız olduğunda bakmanız gereken mesajları hatırlamanıza da yardımcı olabilir. Bir e-posta mesajını işaretlediğinizde, ona katılmayı hatırlayabilmeniz için Yapılacaklar Listenizde ve Görevler listenizde görünür.

Gecikmeli Teslimat Kullanarak Zamanlama

Outlook , bir e-postanın teslimini günün belirli bir saatine ertelemenize olanak tanır . Bu özellik, bir alıcının belirli bir zamana kadar mesajınıza ulaşamayacağını biliyorsanız kullanışlıdır. Bir kullanıcının saat 3 civarında e-postayı kontrol ettiğini biliyorsanız, yeni bir mesaj oluşturun ve Seçenekler altındaki Teslimatı Geciktir düğmesini tıklayın . Tarih ve saatten önce teslim etmeyin gibi Teslimat seçeneklerinde uygun değişiklikleri yapın .

Arama Klasörü Oluşturun

Arama Klasörü, mesajlarınızı öncelik sırasına koymanın ve gelen kutunuza biraz akıl sağlığı getirmenin güçlü bir yoludur. Örneğin, takip etmek istediğiniz postalar için bir arama klasörü oluşturabilir veya belirli kişilerden, gruplardan veya listelerden gelen mesajları işaretleyebilirsiniz.

Klasör sekmesine tıklayın, Yeni Arama Klasörü'ne tıklayın ve gruplardan birinden oluşturmak istediğiniz Arama Klasörü türünü seçin. Posta klasörünü seçin ve Tamam'a tıklayın. Gezinti Bölmesi'nde bir arama klasörü oluşturulur. Takip etmeyi seçtiğim tüm mesajlar, ihtiyacım olduğunda orada olacak.

Önemsiz E-posta Filtresi Düzeyini Ayarla

Önemsiz Posta, gün boyunca kaç tane verimli e-posta alabileceğinizi yavaşlatabilir. Outlooks Önemsiz Posta Filtresi'ni kullanarak etkisini en aza indirebilirsiniz. Ana Sayfa sekmesini tıklayın, Sil grubundaki Önemsiz menüsünü tıklayın ve Önemsiz E-posta Seçenekleri'ni tıklayın.

Önce Düşük ayarıyla başlamanızı ve sizin için nasıl çalıştığını görmenizi öneririm. İstenmeyen mesajlar çok agresifse, daha yüksek bir seçeneğe geçebilirsiniz. Filtrenin yanlışlıkla önemli bir mesajı işaretlemesi durumunda, Kalıcı olarak sil seçeneğini işaretlemeden tutarım.

PST dosyasının Yedeklerini Oluşturun

Outlook bir sistemdir ve başarısız da olabilir. Kişisel Klasörünüzün sağlıklı bir yedeğinin tutulması, bozulma, sistem arızası veya öngörülemeyen diğer herhangi bir sorun durumunda sorunsuz bir kurtarma sağlayabilir.

Outlook 2013 veya Outlook 2016 (veya üstü) kullanılarak oluşturulan Outlook Veri Dosyaları (.pst), bilgisayarınızda Documents\Outlook Files klasörüne kaydedilir . Outlook 2007 veya önceki sürümlerde oluşturulmuş veri dosyalarına sahip bir PC veya Mac'te Outlook'a yükselttiyseniz, bu dosyalar C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook konumundaki gizli bir klasörde farklı bir konuma kaydedilir .

Çevrimdışı Outlook Veri Dosyası (.ost) ayrıca C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook konumuna da kaydedilir . Çoğu veri sunucuda kalır; ancak yerel olarak kaydedilen tüm öğeler yedeklenmelidir. Örneğin, Takvim, Kişiler, Görevler ve Yalnızca Yerel olarak işaretlenmiş tüm klasörler. PST klasörleri oluşturma ve yedekleme hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki makalelere göz atın:

• Outlook'ta PST Klasörü Nasıl Oluşturulur
• Outlook 2013'te bir PST Klasörü Oluşturun
• Outlook PST Klasörleri Nedir ve Nasıl Kullanılır?
• Outlook'ta Bozuk PST Klasörünü Onarın

Outlook geçici OLK klasörünü nasıl bulacağınız da ilginizi çekebilir .

Ofis Dışında Yanıtlarını Ayarla

Günün büyük bir bölümünde ofis dışında veya bir ay tatilde olsanız da, Ofis Dışında yanıtı ayarlamak, kişilerinizin müsait olmadığınızı bilmesini sağlayabilir. İşyeri Dışında Yardımcısı'nı kullanmak,  anında yanıt vermeden size ulaşmaya çalıştıklarında gelen kutunuzdaki gürültüyü büyük ölçüde azaltacaktır. Ayrıca, döndüğünüzde gelen kutunuzu temizleme işini de azaltacaktır. Dosya > Bilgi > Otomatik Yanıtlar'ı tıklayın .

Otomatik Yanıt Gönder radyo kutusunu seçin, ardından bu mesajın gönderilmesini istediğiniz süreyi tanımlayın. Bu mesajı kurum içindeki veya dışındaki iş arkadaşlarınıza da gönderebilirsiniz.

iOS için Outlook kullanıyorsanız Ayarlar'a, Exchange Sunucunuza ve ardından Otomatik Yanıtlar'a dokunun . Otomatik Yanıtları açın ve kişiselleştirilmiş bir mesaj yazın.

Bildirimleri Yönetme

Outlook masaüstü bildirimleri bunaltıcı olabilir ve dikkatinizi dağıtabilir. Sahip olduğunuz seçeneklerden biri onları devre dışı bırakmaktır. Bunları sessize almak için Görev Çubuğunun Bildirim alanındaki Outlook simgesine sağ tıklayın ve ardından Yeni Posta Masaüstü Uyarısını Göster'e tıklayın. Outlook'un eski sürümleri için, Outlook masaüstü uyarılarının nasıl devre dışı bırakılacağına ilişkin makalemize bakın .

Outlook Mobil İpuçları

Outlook'un mobil sürümünü kullanıyorsanız, hareket halindeyken üretkenliğinizi korumak için kullanabileceğiniz bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Kişisel ve İş Takvimleri arasında geçiş yapın.

Takvim sekmesine, ardından hamburger menüsüne ve ardından İş veya Kişisel takviminize dokunun.

iOS için Outlook ile bir Skype Çağrısı planlayın

Takvim'e dokunun, yeni bir çift oluşturun, ardından etkinlik için bir ad girin. Kişiler'e dokunun, ardından davet etmek istediğiniz kişileri ekleyin. Aşağı kaydırın ve Skype Çağrısı'nda geçiş yapın , ardından Skype Çağrısı bağlantısına dokunun, bir açıklama girin ve ardından Bitti'ye dokunun . Tamamlamak için Kaydet'e dokunun.

Müsaitlik Gönder

Yeni bir mesaj oluşturun ve Takvim etkinliğine dokunun.

Uygunluğu gönder'e dokunun, uygun bir zaman seçin ve ardından Bitti.

Mesajınızı gönderin.

Windows veya Mac için Outlook'ta yapılan son güncellemeler bazı yeni özellikler ekledi. Bu yeni özellikleri nasıl kullanabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi için makalemize göz atın . Ayrıca, Mac kullanıcıları için Outlook klavye komutlarının bir listesini içeren makalemize göz  atın.