Küçük Ekip Yöneticileri İçin Word'de Basit Görev Devretme Matrisi Şablonu

Küçük bir ekip için en kullanışlı görev devretme matrisi, genellikle tam kapsamlı bir proje yönetim şemasından daha basittir. Her göreve tek bir net sahip atayın, bu kişinin ne kadar yetkiye sahip olduğunu belirtin, beklediğiniz sonucu tanımlayın, bir son tarih belirleyin ve bir sonraki kontrol noktasında anlaşın. Bu beş unsur tek bir Word tablosunda görünür hale getirilirse, çoğu yönetici en çok sürtüşmeye neden olan iki soruyu azaltabilir: “Bu işin sahibi kim?” ve “Sormadan neye karar verebilirim?”

Bu evrensel bir yönetim standardı değildir ve otomatik olarak bir RACI şemasıyla aynı şey değildir. ABD Kişisel Yönetim Ofisi (OPM), devretmeyi; görevleri atarken uygun yetkiyi vermek, kaynak sağlamak ve zamanında geri bildirimde bulunmak olarak tanımlar. Denetimsel rehberliği ayrıca, neyin ve kime devredileceğini seçerken beceri, deneyim, gelişim ihtiyaçları, ilgi alanları, iş yükü ve adaleti göz önünde bulundurmayı önerir. Bu, sadece görevlerin yanına isim yazmaktan ziyade, küçük ekip devretme sayfası için daha sağlam bir temeldir. OPM denetimsel ve yönetimsel çerçevesine bakın.

Kopyalanabilir görev devretme matrisi şablonu

Yaklaşık iki ila sekiz kişilik, yönetilebilir sayıda tekrarlayan veya proje görevine sahip bir ekip için bu yapıyla başlayın:

Yukarıdaki isimler ve tarihler örnektir. Önemli olan sütun mantığıdır.

Bu sütunlar neden önemlidir?

Görev / Çıktı: Sadece aktiviteyi değil, sonucu tanımlayın

“Bülten üzerinde çalış” ifadesi, bitiş çizgisi net olmadığı için devretmesi zordur. “Eylül müşteri bülteninin taslağını hazırla ve son onay için yönlendir” ifadesi, çıktı kontrol edilebildiği için yönetilmesi daha kolaydır.

Bu yaklaşımı şu durumda kullanın: Atama, başka bir kişi tarafından tamamlandığı anlaşılabilecek görünür bir sonuca sahipse.

İfadeleri şu durumda değiştirin: Görev aslında gelen kutusunu izlemek gibi sürekli bir sorumluluksa. Bu durumda, hizmet beklentisini tanımlayın: “Destek gelen kutusunu hafta içi izleyin; öncelikli mesajları iki iş saati içinde onaylayın.”

Sahip: Görevi ilerleten kişinin kim olduğu tek bir kişi tarafından bilinmelidir

Bir görev birden fazla kişiyi içerebilir, ancak devretme matrisi, işi ilerletmesi beklenen kişiyi tanımlamalıdır. Sahip olarak “Pazarlama Ekibi” yazmak, matrisin çözmek için var olduğu belirsizliği genellikle yeniden yaratır.

OPM’nin devretme rehberi, ekip ve bireysel etkinliği destekleyecek şekilde sorumlulukların atanmasını ve devretmenin beceri, deneyim, gelişim ve iş yükü gibi faktörlerle eşleştirilmesini vurgular. Bu, “en hızlı kişinin” otomatik olarak her önemli görevi almaması gerektiği anlamına gelir.

Bu yaklaşımı şu durumda kullanın: Diğerleri katkıda bulunsa bile, tek bir ekip üyesi işi koordine edebiliyorsa.

Atamayı şu durumda yeniden değerlendirin: Sahip, başarılı olmak için gereken bilgiye, erişime, yetkiye, zamana veya desteğe sahip değilse. Eylemde bulunma pratik yeteneği olmadan sorumluluk devretmek, net bir devretme değildir.

Devredilen Yetki: Kişinin neye karar verebileceğini belirtin

Bu sütun, bir devretme matrisini temel bir görev listesinden ayıran sütundur. “Yetki”, atanan kişinin görevi tamamlarken yapmasına izin verilen kararlar anlamına gelir.

Karmaşık, resmi bir ölçeğe ihtiyacınız yoktur. Düz İngilizce etiketler küçük bir ekip için daha kolaydır. Örnekler şunları içerir:

• Kapsam içinde karar ver: Sahip, belirtilen sınırlara uyulduğu sürece, onay almadan normal görev kararlarını alabilir.
• Onaylanmış planı uygula: Yaklaşım zaten belirlenmiştir; sahip bunu uygular ve rutin detayları halleder.
• Öner; yönetici karar verir: Sahip araştırma yapar ve bir öneride bulunur, ancak nihai kararı yönetici verir.
• İstisnaları üst makama bildir: Sahip, 500 dolar üzeri maliyet, kaçırılan bir son tarih, yasal bir endişe veya müşteriyi etkileyen bir değişiklik gibi tanımlanmış bir eşik aşılmadığı sürece normal şekilde hareket eder.

Bu etiketler pratik örneklerdir, resmi bir devretme çerçevesi değildir. Bunları organizasyonunuza göre özelleştirin.

Bu yaklaşımı şu durumda kullanın: Ekip üyeleri, bir karar alıp alamayacaklarını sormak için sık sık işi durduruyorsa.

Spesifik bir sınır ekleyin şu durumda: Karar para, müşterilere taahhütler, politika istisnaları, güvenlik, yasal koşullar, personel alımı veya yetkinin ima edilmemesi gereken başka bir alanı içeriyorsa.

Son Tarih ve Kontrol Noktası: Bitiş çizgisini geri bildirim noktasından ayırın

Son tarih, sahibin sonucu ne zaman beklediğini söyler. Kontrol noktası ise ilerlemeyi gözden geçirmek, işin önünü açmak veya varsayımları düzeltmek için daha erken bir andır.

Bu ayrım önemlidir çünkü iyi devretme, son tarihe kadar ortadan kaybolmakla aynı şey değildir. OPM, etkili devretme tanımında açıkça desteği ve zamanında, nesnel geri bildirimi içerir.

Tek bir kontrol noktası kullanın şu durumda: Görev kısa, tanıdık ve düşük riskliyse.

Bunun yerine kilometre taşları kullanın şu durumda: İş uzun, tanıdık olmayan, pahalı, dış taraflara bağımlı veya geri dönüşü zor ise.

Başarı Kriterleri: “Yeterince iyi”nin ne anlama geldiğini tanımlayın

Kalite kriterleri olmadan bir son tarih, farklı yorumlamaları teşvik eder. Bir rapor için başarı kriterleri, gerekli bölümleri ve veri kaynaklarını içerebilir. Bir tasarım için boyutları, marka kısıtlamalarını ve onay gereksinimlerini içerebilir. Operasyonel bir görev için yanıt süresini veya hata toleransını belirtebilir.

Kriterleri gözlemlenebilir tutun. “Profesyonel yap” ifadesi doğrulanması zordur. “Onaylanmış şablonu kullanır, güncel rakamları içerir, çözümlenmemiş yorumları yoktur ve PDF olarak teslim edilir” ifadesi daha nettir.

Bu yaklaşımı şu durumda kullanın: Kalite, yalnızca yöneticinin belirtilmemiş tercihine dayanmadan kontrol edilebiliyorsa.

Daha fazla metin eklemek yerine bir konuşma yapın şu durumda: Görev, bir kontrol listesine indirgenmesi zor bir yargı gerektiriyorsa. Matris yönetimi desteklemeli, onu ikame etmeye çalışmamalıdır.

Ne zaman bunun yerine RACI kullanmalısınız?

Bir RACI matrisi farklı bir araçtır. PMI’nin güncel proje yönetimi sözlüğü, RACI’yi dört durum kullanan bir sorumluluk atama matrisi türü olarak tanımlar: Sorumlu (Responsible), Hesap Verebilir (Accountable), Danışılan (Consulted) ve Bilgilendirilen (Informed). Proje çalışmalarında, birçok rol aynı çıktıya dokunduğunda ve insanların işi kimin yaptığını, sonucu kimin sahiplendiğini, kimin girdi sağladığını ve kimin sadece güncellemelere ihtiyaç duyduğunu netleştirmesi gerektiğinde bu faydalı olabilir. PMI Proje Yönetimi Terimleri Sözlüğüne bakın.

Günlük görevleri atayan beş kişilik bir ekip için RACI, ihtiyacınız olandan daha fazla yapı olabilir. Basit bir sahip-ve-yetki matrisi genellikle okuması daha hızlıdır. Bir yönetici, tasarımcı, geliştirici, QA uzmanı, hukuk gözden geçiren, müşteri ve yürütme sponsoru içeren bir web sitesi lansmanı için RACI daha faydalı olabilir çünkü soru artık sadece “Bunu kime devrettim?” değil, “Bu rollerin hepsi nasıl katılıyor?” halini alır.

Matrisi Microsoft Word’de nasıl oluşturursunuz?

Canlı bir görev veritabanı yerine, yazdırılabilir ve toplantı dostu bir belge istediğinizde Word makul bir seçimdir. Microsoft’un güncel Word talimatları, Ekle → Tablo aracılığıyla bir tablo oluşturmayı destekler; daha büyük bir düzen için gereken satır ve sütun sayısını seçebilirsiniz. Microsoft’un Tablo Ekleme rehberine bakın.

Bu makaledeki basit şablon için yedi sütun oluşturun:

1. Görev / Çıktı
2. Sahip
3. Devredilen Yetki
4. Son Tarih
5. Kontrol Noktası
6. Başarı Kriterleri
7. Durum

Görev / Çıktı, Devredilen Yetki ve Başarı Kriterleri sütunlarına daha fazla genişlik verin. Microsoft, sütunları içeriklerine veya kullanılabilir sayfa genişliğine uydurmak için Word’ün Otomatik Uydur (AutoFit) kontrollerini belgeler. Resmi tablo yeniden boyutlandırma rehberine bakın.

Tablo sayfalar arasında taşacak kadar uzun hale gelirse, ilk satırı seçin ve Tablo Düzeni → Başlık Satırlarını Tekrarla seçeneğini kullanın. Microsoft, tekrarlanan başlıkların Yazdırma Düzeninde ve yazdırıldığında göründüğünü ve otomatik sayfa sonları boyunca çalıştığını belirtir. Sonraki sayfalarda tablo başlığını tekrarla konusuna bakın.

Bunu yeniden kullanılabilir bir Word şablonuna dönüştürün

Matrisi tekrar tekrar kullanmayı planlıyorsanız, başlıkları, talimatları ve biçimlendirmeyi koruyun ancak projeye özel isimleri ve tarihleri kaldırın. Ardından, aynı belgeyi tekrar tekrar üzerine yazmak yerine onu bir Word şablonu olarak kaydedin.

Microsoft’un güncel şablon talimatları, Word’ün yeniden kullanılabilir bir şablonu .dotx olarak kaydedebildiğini; makro etkin bir şablonun ise .dotm kullandığını belirtir. Mac için Word’de Microsoft, Dosya → Şablon Olarak Kaydet ve Microsoft Word şablonu (.dotx) seçeneklerini belgeler. Microsoft’un Şablon Oluşturma belgelerine bakın.

Faydalı bir şablon başlığı şunları içerebilir:

Küçük ekip örneği: İyi devretme nasıl görünür?

Müşteri web semineri hazırlayan dört kişilik bir pazarlama ekibini hayal edin. Yönetici açılış sayfasını Taylor’a devreder.

Zayıf bir giriş şudur:

Görev: Açılış sayfası
Sahip: Taylor
Son Tarih: Cuma

Daha güçlü bir giriş şudur:

Görev: Web semineri kayıt açılış sayfasını yayınla
Sahip: Taylor
Yetki: Mevcut marka sistemi içinde düzeni belirle; fiyatlandırma dilimini yönetici onaylar
Son Tarih: Cuma 15:00
Kontrol Noktası: Perşembe 11:00
Başarı Kriterleri: Sayfa mobilde çalışır, form doğru şekilde gönderilir, etkinlik tarihi/saati davetiyeyle eşleşir, onaylı yasal altbilgi içerir
Durum: Devam ediyor

İkinci versiyon, Taylor’ın sayfayı nasıl oluşturacağını mikro yönetmez. Önemli sınırları netleştirir ve profesyonel yargı için alan bırakır.

Word ne zaman doğru araçtır—ve ne zaman yeterli olmaktan çıkar?

Bir Word devretme matrisi, ekip küçükse, aktif atama sayısı mütevazıysa, görevler düzenli bir toplantıda gözden geçiriliyorsa ve belge esasen paylaşılan bir referans veya yazdırılabilir bir el ilanı ise iyi çalışır.

İnsanlar tek bir güncel belgeyi açıp şu soruları yanıtlayabiliyorsa Word’de kalın:

• Her önemli görevin sahibi kim?
• Bu kişi neye karar verebilir?
• Sonuç ne zaman bekleniyor?
• İlerleme ne zaman kontrol edilecek?
• Hangi sonuç tamamlanmış sayılır?

Matris günde birkaç kez değiştiğinde, birçok kişi onu aynı anda güncellediğinde, görevlerin otomatik hatırlatıcılara ihtiyaç duyduğunda, bağımlılıklar önemli olduğunda, yorum geçmişi veya denetim geçmişine ihtiyaç duyulduğunda veya yöneticiler Word tablosunu yeniden biçimlendirmek için işi tartışmaktan daha fazla zaman harcadığında bir elektronik tablo veya görev yönetim sistemini düşünün.

Nokta, bir yazılım aracının “daha profesyonel” olduğu değildir. Daha iyi araç, sahiplik ve karar sınırlarını gereksiz bürokrasi yaratmadan güncel tutan araçtır.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

Yetki olmadan sorumluluk atamak

Birisi bir tedarikçi karşılaştırmasının sahibi ise ancak tedarikçilerle iletişim kuramıyor, fiyatlara erişemiyor veya bir seçim öneremiyorsa, devretme eksiktir. İşi tamamlamak için gereken erişimi ve karar sınırını ekleyin.

Sadece düşük değerli işleri devretmek

OPM, yöneticilerin devrederken göz önünde bulundurabileceği nesnel kriterler arasında gelişim ihtiyaçlarını ve ilgi alanlarını içerir. Bu nedenle devretme, sadece rutin görevlerden kurtulma yolu değil, aynı zamanda bir gelişim aracı olabilir. Zorlayıcı atamaları uygun destek ve kontrol noktalarıyla eşleştirin.

Sahip olarak “herkes”i kullanmak

İşbirliği değerlidir, ancak ortak katılım sahipliği görünmez hale getirmemelidir. Sahip sütununa tek bir kişi koyun ve gerekirse katkıda bulunanları görev açıklamasında veya notlarda listeleyin.

Son tarih yazıp sonucu yazmamak

“Cuma’ya kadar” ifadesi, Cuma’ya kadar neyin var olması gerektiğini tanımlamaz. Tarihi başarı kriterleriyle eşleştirin.

Her görevi bir RACI çalışmasına dönüştürmek

RACI, birden fazla paydaşın aynı iş etrafında farklı roller üstlendiğinde faydalıdır. Küçük bir ekip içindeki rutin devretme için daha basit matris genellikle koruması daha kolaydır.

Matrisi asla gözden geçirmemek

Bayat bir atama şeması, otoriter göründüğü için şemasız olmaktan daha kötüdür. Belgeye bir gözden geçirme tarihi koyun ve öncelikler, iş yükü veya personel değiştiğinde sahipliği güncelleyin.

Şablonu kullanmadan önce son kontrol

Her satırı atanan kişiymişsiniz gibi okuyun. Yöneticiden gizli bağlam sormadan dört soruyu yanıtlayabilmelisiniz: Neden sorumlu olduğum sonuç nedir? Hangi kararları alabilirim? Ne zaman teslim edilmeli? İyi yapıldığını bize ne söyler?

Herhangi bir satır bu testi geçemiyorsa, daha fazla biçimlendirme eklemeden önce atamayı revize edin. Basit bir görev devretme matrisi, değerini karmaşıklık göstererek değil, belirsizliği azaltarak kazanır. Ekip stabil, yazdırılabilir bir referansa ihtiyaç duyduğunda Word yeterlidir; rol etkileşimleri daha karmaşık hale geldiğinde RACI faydalıdır; ve matris bir belgenin gerçekçi olarak güncel kalabileceğinden daha hızlı değiştiğinde canlı bir görev sistemi daha iyi bir seçim haline gelir.