Cách sử dụng Google Documents ngoại tuyến

Google Documents là một công cụ năng suất tuyệt vời, nhưng nó có một nhược điểm so với Windows — đó là một dịch vụ dựa trên trực tuyến. Nếu bạn đang sử dụng Google Tài liệu, bạn thường phải trực tuyến. Ví dụ: đây là nơi tài liệu của bạn được lưu.

Điều đó nói rằng, bạn có thể sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến theo thời gian. Điều này cho phép bạn làm việc trong tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày của mình khi bạn mất kết nối (hoặc cần giới hạn mức sử dụng dữ liệu của mình ). Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa với tài liệu trực tuyến của bạn khi kết nối của bạn được khôi phục.

Nếu bạn muốn sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến, đây là những gì bạn cần làm.

Cách sử dụng Google Documents ngoại tuyến trên PC hoặc Mac

Để sử dụng Google Tài liệu ở chế độ ngoại tuyến, bạn cần sử dụng Google Chrome hoặc Microsoft Edge trên Windows, macOS hoặc Linux. Hiện tại, cả Opera và Firefox đều không bao gồm các tùy chọn ngoại tuyến mà chúng tôi sẽ đề cập trong bài viết này. Chúng tôi đang sử dụng Microsoft Edge, nhưng quá trình này hầu như giống nhau trong Chrome.

Để sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến trên PC hoặc Mac:

1. Mở Google Tài liệu , Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày trong trình duyệt web của bạn.
2. Mở tài liệu và chọn Tệp> Đặt ở chế độ khả dụng ngoại tuyến từ menu.
3. Bạn sẽ thấy lời nhắc cài đặt tiện ích Tài liệu ngoại tuyến của Chrome nếu tiện ích này chưa được cài đặt — hãy nhấp vào Cài đặt .
4. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để cài đặt tiện ích mở rộng Tài liệu ngoại tuyến của Chrome trong trình duyệt của bạn.
5. Khi bạn quay lại tài liệu của mình, một thông báo sẽ xuất hiện nhắc bạn tải lại trình duyệt — nhấp vào liên kết Tải lại  .
6. Điều hướng đến Tệp> Cung cấp ngoại tuyến và chọn xem bạn có muốn áp dụng cài đặt cho tất cả các tệp hay không.
7. Bạn sẽ cần tải lại tài liệu để cho phép chỉnh sửa ngoại tuyến — nhấp vào Tải lại .

Cách tạo một tài liệu có sẵn khi ngoại tuyến

Với tiện ích mở rộng Ngoại tuyến của Google Tài liệu được cài đặt, bạn có thể cung cấp bất kỳ tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày nào để chỉnh sửa ngoại tuyến.

Để cung cấp bất kỳ tài liệu Google Documents nào để chỉnh sửa ngoại tuyến:

1. Mở Google Tài liệu , Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày trong trình duyệt của bạn.
2. Nhấp chuột phải vào một mục trong danh sách tệp và chọn  thanh trượt Khả dụng khi ngoại tuyến .

Cách tắt Chế độ ngoại tuyến trong Google Tài liệu

Bạn cũng có thể tắt chế độ ngoại tuyến trong bất kỳ tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày nào trong Google Tài liệu. Nếu nhiều người dùng đang chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể muốn thực hiện việc này để bảo vệ tài liệu khỏi những thay đổi bị mất.

Để tắt chế độ ngoại tuyến trong Google Tài liệu:

1. Mở tài liệu Google Tài liệu trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
2. Trong tài liệu, nhấn Tệp> Xóa quyền truy cập ngoại tuyến .
3. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tài liệu ngoại tuyến và tắt tùy chọn Khả dụng khi ngoại tuyến .

Đó là nó. Giờ đây, các tài liệu bạn đặt ở chế độ ngoại tuyến sẽ có sẵn để chỉnh sửa và làm việc khi bạn có kết nối dữ liệu kém hoặc không có internet.

Cách làm cho Google Tài liệu khả dụng khi ngoại tuyến trên thiết bị di động

Bạn cũng có thể cho phép các tài liệu, bảng tính và tệp trình bày có thể truy cập được để chỉnh sửa ngoại tuyến trên thiết bị di động.

Đối với phần này của bài viết, chúng tôi đang sử dụng Google Tài liệu, nhưng các bước tương tự sẽ áp dụng nếu bạn đang sử dụng Google Trang tính và Google Trang trình bày. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo cài đặt ứng dụng Google Tài liệu trên thiết bị Android , iPhone hoặc iPad của bạn .

Để chỉnh sửa tài liệu Google Documents ngoại tuyến trên thiết bị di động:

1. Mở ứng dụng Google Tài liệu trên thiết bị di động của bạn và chọn một tệp.
2. Trong tệp, hãy nhấn vào nút menu ở trên cùng bên phải.
3. Chuyển sang công tắc Ngoại tuyến  khả dụng .
4. Để đặt tất cả các tệp gần đây ở chế độ ngoại tuyến, hãy nhấn vào biểu tượng menu ở trên cùng bên trái ..
5. Nhấn vào Cài đặt và chuyển đổi tùy chọn Đặt các tệp gần đây khả dụng ngoại tuyến từ menu.

Làm việc ngoại tuyến trong Google Tài liệu

Sử dụng các bước ở trên, bạn có thể làm việc ngoại tuyến trong tài liệu Google Documents của mình. Khi bạn đã hoàn tất, hãy đảm bảo khôi phục kết nối internet để đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với phiên bản trực tuyến của tài liệu.

Ngoài làm việc ngoại tuyến, có một số tính năng khác cần lưu ý khi làm việc trong Google Tài liệu. Ví dụ: bạn có thể thiết lập định dạng MLA hoặc chia sẻ tệp của mình trong Google Tài liệu .

Nếu bạn muốn làm việc trong Office, bạn cũng có thể xuất tệp Google Tài liệu sang định dạng Office trên PC của mình.