Cách tạo Pivot Table trong Microsft Excel

Nếu bạn cần phân tích một tập dữ liệu, Microsoft Excel là công cụ hoàn hảo cho công việc này. Bạn đã biết rằng Excel lưu trữ thông tin trong các bảng, nhưng sức mạnh của ứng dụng này nằm trong các công cụ mà bạn có thể sử dụng để khai thác thông tin ẩn trong các ô đó. Một trong những công cụ đó là Pivot Table. Chúng tôi đã xem xét lại tính năng này trong Excel 2010 và trong Excel 2016 trở lên, chúng tôi tiếp tục xem xét cách bạn có thể sử dụng nó để thao tác và tìm xu hướng dữ liệu.

Tạo bảng tổng hợp trong Excel

Bảng Pivot là gì?

Bảng tổng hợp là một cái tên ưa thích để sắp xếp thông tin. Nó lý tưởng để tính toán và tóm tắt thông tin mà bạn có thể sử dụng để chia nhỏ các bảng lớn thành lượng thông tin phù hợp mà bạn cần. Bạn có thể sử dụng Excel để tạo Bảng tổng hợp được đề xuất hoặc tạo một bảng theo cách thủ công. Chúng tôi xem xét cả hai.

Bảng tổng hợp được đề xuất

Được giới thiệu trong Excel 2013, Bảng tổng hợp được đề xuất là một bản tóm tắt được thiết kế trước về dữ liệu của bạn mà Excel đề xuất cho bạn. Bạn có thể không nhận được thông tin mình cần tùy thuộc vào tập dữ liệu của mình, nhưng nó có thể hữu ích để phân tích nhanh. Để tạo một nguồn dữ liệu, hãy đánh dấu nguồn dữ liệu (phạm vi ô trong sổ làm việc có chứa dữ liệu bạn muốn phân tích.) Sau đó chọn tab Chèn rồi chọn PivotTables được Đề xuất.

Khi hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu xuất hiện, hãy nhấp vào OK.

Một bộ sưu tập các kiểu PivotTable được đề xuất sẽ xuất hiện, cung cấp các gợi ý về cách bạn có thể muốn phân tích dữ liệu đã chọn. Trong ví dụ sau, tôi sẽ đi với Số lượng nhân viên theo số giờ làm việc trong tháng Giêng. Của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang sắp xếp. Bấm OK.

Như bạn có thể thấy trong bảng dưới đây, tôi có thể biết có bao nhiêu người đã làm việc trong một khoảng thời gian nhất định trong tháng Giêng. Một kịch bản như thế này sẽ rất tuyệt khi xem ai có thể làm việc chăm chỉ nhất, làm việc ngoài giờ và từ bộ phận nào trong công ty.

Đào sâu

Để làm cho nó thú vị hơn, chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn và tìm ra nhân viên nào đang làm việc nhiều nhất. Như bạn có thể thấy, ngăn tác vụ Pivot Table xuất hiện ở bên phải hiển thị các công cụ bổ sung mà tôi có thể sử dụng để sắp xếp và lọc. Đối với ví dụ sau, tôi sẽ thêm Giờ làm việc trong tháng 1 vào vùng Bộ lọc và thêm tên nhân viên vào vùng Hàng. Sau khi làm điều đó, bạn sẽ thấy một trường mới được thêm vào trang tính có tên là Giờ làm việc trong Tháng Giêng .

Khi tôi nhấp vào hộp bộ lọc, tôi có thể thấy thấp nhất và cao nhất. Hãy chọn mức cao nhất là 205, nhấp vào OK. Vì vậy, một nhân viên tên là Philip đã làm việc nhiều giờ nhất trong tháng Giêng. Nó không dễ dàng hơn thế.

Tạo PivotTable từ Scratch

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách thiết kế bảng tổng hợp của mình, bạn có thể tự thực hiện bằng cách sử dụng công cụ Bảng tổng hợp tiêu chuẩn. Một lần nữa, hãy chọn nguồn dữ liệu hoặc phạm vi nơi dữ liệu được lưu trữ trong sổ làm việc và chọn Chèn> PivotTable.

Hộp thoại Tạo PivotTable xuất hiện với nhiều tùy chọn. Vì tôi đang làm việc với nguồn dữ liệu từ chính trang tính, nên tôi sẽ để mặc định. Bạn có thể chọn thêm Pivot Table vào một trang tính hiện có hoặc một trang tính mới. Trong trường hợp này, tôi sẽ chèn nó vào một trang tính mới.

Bạn sẽ nhận thấy một trang tính mới xuất hiện với các gợi ý về những gì bạn có thể làm. Trong tình huống cụ thể này, tôi muốn biết các nhân viên trong bộ phận Bán hàng làm việc bao nhiêu giờ. Để làm điều đó, tôi sử dụng Bộ phận để Lọc danh sách và thêm các Bảng khác vào Hàng, chẳng hạn như Tên nhân viên và số giờ làm việc.

Bấm vào bộ lọc Bộ phận và bấm Bán hàng, sau đó OK.

Ngay lập tức tôi có thể xem ai là người làm việc nhiều nhất. Tôi đã thêm một trường bổ sung ngoài giờ để phân tích thêm thông tin được cung cấp.

Bây giờ bạn sẽ có một ý tưởng tốt về Pivot Table mạnh mẽ như thế nào. Và cách họ tiết kiệm thời gian bằng cách tìm kiếm thông tin chính xác bạn cần mà không tốn nhiều công sức. Đối với một lượng nhỏ dữ liệu, điều này có thể quá mức cần thiết. Nhưng đối với các bộ dữ liệu lớn hơn, phức tạp hơn, nó làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.