PowerPoint 2016: ทำงานกับแผนภูมิ

แผนภูมิเป็นเครื่องมือที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อแสดงข้อมูลในรูปแบบกราฟิก การใช้แผนภูมิในการนำเสนอช่วยให้ผู้ชมเข้าใจความหมายเบื้องหลังตัวเลขได้ดีขึ้น ทำให้ง่ายต่อการเห็นภาพการเปรียบเทียบหรือแนวโน้ม ฯลฯ

แผนภูมิใน PowerPoint 2016

• ประเภทของแผนภูมิ
• ระบุส่วนต่างๆ ของแผนภูมิ
• แทรกแผนภูมิ
  • วิธีแทรกแผนภูมิ
• สร้างแผนภูมิด้วยข้อมูล Excel ที่มีอยู่
• แก้ไขแผนภูมิด้วยเครื่องมือแผนภูมิ
• วิธีเปลี่ยนประเภทแผนภูมิ
• วิธีแปลงข้อมูลแถวและคอลัมน์
• วิธีเปลี่ยนเค้าโครงแผนภูมิ
• วิธีเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิ
• ฝึกฝน

ประเภทของแผนภูมิ

PowerPoint มีแผนภูมิหลายประเภท ทำให้ผู้ใช้สามารถเลือกประเภทที่เหมาะกับข้อมูลของคุณได้มากที่สุด หากต้องการใช้แผนภูมิอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้จะต้องเข้าใจวิธีใช้แผนภูมิต่างๆ PowerPoint 2016มีแผนภูมิหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็มีข้อดีของตัวเอง

ระบุส่วนต่างๆ ของแผนภูมิ

นอกจากประเภทแผนภูมิแล้ว คุณจะต้องเข้าใจวิธีอ่านแผนภูมิด้วย แผนภูมิประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ จำนวนมาก และส่วนต่างๆ เหล่านี้สามารถช่วยตีความข้อมูลได้

แทรกแผนภูมิ

PowerPoint ใช้สเปรดชีตเป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ในการป้อนข้อมูลสำหรับแผนภูมิ เช่นเดียวกับ Excel ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลค่อนข้างง่าย

วิธีแทรกแผนภูมิ

1. เลือกแท็บแทรกจากนั้นคลิก คำสั่ง แผนภูมิในกลุ่มภาพประกอบ

2. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกหมวดหมู่จากบานหน้าต่างด้านซ้ายและตรวจสอบแผนภูมิที่ปรากฏในบานหน้าต่างด้านขวา

3. เลือกแผนภูมิที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง

4. แผนภูมิและสเปรดชีตจะปรากฏขึ้น ข้อมูลที่ปรากฏในสเปรดชีตคือข้อมูลต้นฉบับของตัวยึดตำแหน่งที่ผู้ใช้จะแทนที่ด้วยข้อมูลของตนเอง ข้อมูลต้นฉบับถูกใช้เพื่อสร้างแผนภูมิ

5. ป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต

6. เฉพาะข้อมูลที่ล้อมรอบด้วยเส้นสีน้ำเงินเท่านั้นที่จะปรากฏในแผนภูมิ แต่พื้นที่นี้จะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้ยังคงพิมพ์ต่อไป

7. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกXเพื่อปิดสเปรดชีต

8. กราฟจะเสร็จสมบูรณ์

ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลแผนภูมิได้ตลอดเวลา โดยเลือกแผนภูมิแล้วคลิก คำสั่ง แก้ไขข้อมูลบนแท็บออกแบบ

ผู้ใช้ยังสามารถคลิก คำสั่ง แทรกแผนภูมิในพื้นที่ที่สำรองไว้เพื่อแทรกแผนภูมิใหม่ได้

สร้างแผนภูมิด้วยข้อมูล Excel ที่มีอยู่

หากคุณมีข้อมูลในไฟล์ Excel ที่มีอยู่แล้วซึ่งคุณต้องการใช้สำหรับแผนภูมิ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลได้โดยการคัดลอกและวาง เพียงเปิดสเปรดชีตใน Excel เลือกและคัดลอกข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นวางลงในพื้นที่แหล่งข้อมูลต้นฉบับของแผนภูมิ

ผู้ใช้ยังสามารถฝังแผนภูมิ Excel ที่มีอยู่ในงานนำเสนอ PowerPoint ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอัปเดตข้อมูลในไฟล์ Excel ของคุณและต้องการให้แผนภูมิอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ข้อมูล Excel มีการเปลี่ยนแปลง

แก้ไขแผนภูมิด้วยเครื่องมือแผนภูมิ

มีวิธีอื่นๆ มากมายในการปรับแต่งและจัดระเบียบแผนภูมิ ตัวอย่างเช่น PowerPoint อนุญาตให้เปลี่ยนประเภทแผนภูมิ จัดเรียงข้อมูลของแผนภูมิใหม่ และแม้กระทั่งเปลี่ยนเค้าโครงและสไตล์ของแผนภูมิ

วิธีเปลี่ยนประเภทแผนภูมิ

หากคุณพบว่าข้อมูลไม่พอดีกับแผนภูมิบางแผนภูมิ คุณสามารถสลับไปใช้แผนภูมิประเภทใหม่ได้อย่างง่ายดาย ในตัวอย่างในบทความนี้ เราจะเปลี่ยนจากแผนภูมิคอลัมน์เป็นแผนภูมิเส้น

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แท็บออกแบบจะปรากฏที่ด้านขวาของ Ribbon

2. จากแท็บ Designให้คลิกคำสั่ง Change Chart Type

3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกประเภทแผนภูมิที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง

4. ประเภทแผนภูมิใหม่จะปรากฏขึ้น

วิธีแปลงข้อมูลแถวและคอลัมน์

บางครั้งผู้ใช้อาจต้องการเปลี่ยนวิธีที่แผนภูมิจัดกลุ่มข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ในแผนภูมิด้านล่าง ข้อมูลการขายหนังสือจะจัดกลุ่มตามประเภท หนึ่งบรรทัดต่อเดือน อย่างไรก็ตาม เราสามารถแปลงแถวและคอลัมน์เพื่อให้แผนภูมิจัดกลุ่มข้อมูลตามเดือน หนึ่งบรรทัดต่อหมวดหมู่ ในทั้งสองกรณี แผนภูมิจะมีข้อมูลเดียวกัน เพียงแต่มีการจัดระเบียบต่างกัน

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จากแท็บออกแบบเลือก คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในกลุ่มข้อมูล

3. คลิกแผนภูมิอีกครั้ง จากนั้นเลือก คำสั่ง สลับแถว/คอลัมน์ในกลุ่มข้อมูล

4. แถวและคอลัมน์จะถูกแปลง ในตัวอย่างในบทความนี้ ปัจจุบันข้อมูลถูกจัดกลุ่มตามเดือน โดยมีหนึ่งแถวต่อหมวดหมู่

จะเห็นได้ว่าเมื่อมีการป้อนข้อมูลลงในคอลัมน์แรกของสเปรดชีต การแปลงแถวและคอลัมน์สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ วิธีแก้ไขวิธีหนึ่งคือการป้อนเครื่องหมายอะพอสทรอฟี่หน้าตัวเลขแต่ละตัว เพื่อระบุว่าสเปรดชีตมีการจัดรูปแบบเป็นข้อความแทนที่จะเป็นค่าตัวเลข ตัวอย่างเช่น ปี 2016 จะถูกป้อนเป็น'2016

วิธีเปลี่ยนเค้าโครงแผนภูมิ

เค้าโครงแผนภูมิที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไของค์ประกอบแผนภูมิ รวมถึงชื่อ คำอธิบาย และป้ายกำกับข้อมูลเพื่อให้อ่านแผนภูมิได้ง่ายขึ้น

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จากแท็บ Designให้คลิกคำสั่ง Quick Layout

3. เลือกเค้าโครงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

4. แผนภูมิจะอัปเดตเพื่อแสดงเค้าโครงใหม่

ในการเปลี่ยนองค์ประกอบแผนภูมิ (เช่น ชื่อแผนภูมิ) ให้คลิกที่องค์ประกอบนั้นแล้วเริ่มพิมพ์เนื้อหาใหม่

วิธีเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิ

รูปแบบแผนภูมิทำให้ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนรูปลักษณ์ได้อย่างรวดเร็ว

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จากแท็บ Designให้คลิก ลูกศรแบบเลื่อนลง Moreในรูปแบบแผนภูมิ

3. เลือกสไตล์ที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

4. แผนภูมิจะปรากฏในรูปแบบที่เลือก

ผู้ใช้ยังสามารถใช้ทางลัดการจัดรูปแบบแผนภูมิเพื่อเพิ่มองค์ประกอบลงในแผนภูมิอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนสไตล์แผนภูมิ และกรองข้อมูลแผนภูมิ

ฝึกฝน

1. เปิดตัวอย่างการนำเสนอแบบฝึกหัด คุณจะต้องดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดที่แนบมา ด้วย

2. ในสไลด์สุดท้าย ให้แทรกแผนภูมิเส้น

3. เปิดสมุดงานแบบฝึกหัดใน Excel คัดลอกข้อมูลและวางลงในสเปรดชีตของแผนภูมิ

4. ลบชื่อแผนภูมิ

5. เปลี่ยนประเภทแผนภูมิเป็นStacked Column

6. ใช้ เมนูแบบเลื่อนลง Quick Layoutเพื่อเปลี่ยนเป็นLayout 10

7. คลิก ปุ่มทางลัด องค์ประกอบแผนภูมิคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากชื่อแกน และ เลือกชื่อแกนตั้งหลัก

8. ดับเบิลคลิกที่ชื่อแกน จากนั้นเปลี่ยนชื่อเป็นSale Profits

9. แปลง ข้อมูลแถว/คอลัมน์

10. เมื่อเสร็จแล้ว สไลด์ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

ทำงานกับแผนภูมิใน PowerPoint

ขอให้โชคดี!

ดูเพิ่มเติม:

• นำเสนอแผนภูมิ 3 มิติใน PowerPoint
• วิธีการวาดแผนที่ความคิดใน PowerPoint
• วิธีทำให้แผนภูมิ Excel เคลื่อนไหวใน PowerPoint