كيفية مشاركة ملف من Microsoft Teams في رسائل البريد والاجتماعات في Outlook؟

هذا سؤال من Stephie:

تم تكليفي مؤخرًا بتولي صيانة العديد من فرق Microsoft من زميل ترك الشركة. أحد التحديات التي واجهتها مؤخرًا هو كيفية مشاركة ملفات Word و PDF و Excel المخزنة في Microsoft Teams مع مستخدمين داخليين وخارجيين باستخدام Outlook 365. أي مؤشرات / أفضل الممارسات التي يمكنك التوصية بها؟

شكرا على سؤالك. في إجابتنا ، نود أن نقدم عملية بسيطة خطوة بخطوة يمكنك استخدامها من أجل تسهيل مشاركة الملفات عبر Outlook. إذا كنت مهتمًا بمشاركة أكثر من ملف واحد ، فقد ترغب في إلقاء نظرة على البرنامج التعليمي الخاص بمشاركة مجلدات Teams .

مشاركة الملفات من Teams في Outlook

نسخ ارتباط ملف Teams

أسهل طريقة لمشاركة الوصول إلى ملف مخزن في Teams مع أطراف داخلية وخارجية هي ببساطة تضمين الارتباط الخاص به في بريدك الإلكتروني في Outlook.

• في جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows أو MacOS ، افتح Microsoft Teams وانتقل إلى قناتك.
• انتقل إلى علامة التبويب الملفات وانتقل إلى الملف الذي تهتم به للسماح بالوصول إليه.
• اضغط على علامة الاختيار على الجانب الأيسر من اسم الملف الخاص بك (الخطوة 1).
• اضغط الآن على قائمة إظهار الإجراءات (...) على الجانب الأيمن من اسم الملف الخاص بك. (الخطوة 2)
• حدد قائمة Copy Link (الخطوة 3).

• سترى الآن مربع حوار يوضح المسار إلى ملفك. الملف موجود في مكتبة SharePoint التي تستضيف ملفات قنوات Teams الخاصة بك.
• الآن ، انطلق وقم بتعيين أذونات الوصول إلى ملف Teams الخاص بك. في الجزء السفلي من مربع الحوار ، سترى أذونات الوصول الافتراضية إلى الملف (المشار إليها أدناه).

تعيين أذونات ملف Teams

• إذا كنت مهتمًا ، يمكنك تعديل إذن الوصول وفقًا لاحتياجاتك باستخدام مربع حوار إعدادات الارتباط.
• تسمح Teams بالاختيار من بين خيارات أذونات المشاركة المختلفة. لاحظ أن إعدادات المشاركة تحكمها سياسة إدارة Teams الخاصة بك وبالتالي قد لا تكون متاحة لك.
  1. اسمح لأي شخص لديه الرابط بالوصول إلى الملف وتعديله.
  2. الأشخاص في مؤسستك
  3. الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى قناتك (يمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين لمؤسستك).
  4. أناس محددون. ستحتاج إلى تقديم عناوين البريد الإلكتروني لهؤلاء الأفراد.

• حدد خيار السماح بالتحرير حسب الحاجة.
• بمجرد الانتهاء - اضغط على تطبيق .
• ستقوم Teams الآن بإنشاء ارتباط إلى ملف Teams الخاص بك وفقًا لأذونات الوصول التي قمت بتعيينها للتو.
• الآن اضغط على نسخ .

ملاحظة مهمة: عادةً ما يتم تعيين إذن المشاركة الافتراضي بواسطة فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. قد ترغب في المناقشة معهم إذا كانت هذه لا تناسب احتياجات عملك.

أضف الارتباط الخاص بك إلى بريد إلكتروني أو اجتماع في Outlook

• الخطوة الأخيرة هي فتح سطح مكتب Microsoft Outlook أو Office 365 Outlook.
• إنشاء بريد إلكتروني جديد أو طلب اجتماع.
• حدد مستلمي البريد الإلكتروني ونص البريد الإلكتروني / الاجتماع.
• الصق الارتباط إلى ملف Teams الذي قمت بإنشائه في الخطوة السابقة.
• إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك أو الاجتماع.

ملاحظة: يمكنك تطبيق نفس العملية مع أي عميل بريد إلكتروني تابع لجهة خارجية - مثل GMail.

ارتباط مشاركة ملفات Teams مع أعضاء القناة

هناك طريقة بديلة لمشاركة الملفات من Teams مع أعضاء قناتك (أطراف داخلية أو خارجية) وهي عبر علامة التبويب منشورات.

• افتح Teams وانتقل إلى قناتك.
• افتح علامة تبويب المنشورات لبدء محادثة جديدة.
• اضغط على الملف المرفق وحدد استعراض من الفرق والقنوات .
• تصفح ملفات قناتك وحدد الملف الذي ترغب في مشاركته.
• اضغط على مشاركة الرابط .
• سيتم نشر الرابط في علامة التبويب "مشاركات القناة".
• مرر فوق المنطقة اليمنى العلوية من المنشور واضغط على زر إظهار الإجراءات (...).
• اضغط على Share to Outlook . سيؤدي هذا إلى مشاركة المحادثة كرسالة بريد إلكتروني من Outlook 365.

مشاركة الملفات في Outlook لا تعمل

تعد مشاركة الملفات في Teams واضحة ومباشرة. كما هو مذكور أعلاه ، تخضع خيارات مشاركة أذونات الملفات لأقسام تكنولوجيا المعلومات أو مسؤولي الفرق. في حالة عدم تمكن الأطراف الخارجية من فتح ملفاتك أو تحريرها ، فقد ترغب في معرفة ما إذا كانت إعدادات المؤسسة / القناة الخاصة بالفرق تسمح لأطراف خارجية بالتفاعل مع الملفات التي تشاركها.