عزز سير عمل الإنتاجية في Outlook باستخدام هذه النصائح

بالنسبة للمبتدئين أو المحترفين ، يتضمن Microsoft Outlook العديد من الميزات التي يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك. فيما يلي بعض النصائح الأساسية لتحسين سير العمل والإنتاجية باستخدام Outlook لنظام التشغيل Mac أو Office 365 أو إصدارات الويب.

قواعد الإعداد

يمكن أن تساعدك القواعد في أتمتة إدارة رسائلك ، سواء كانت تحظر البريد غير الهام أو تنقل رسائل معينة إلى مجلد. على سبيل المثال ، يمكنك نقل جميع الرسائل الواردة من رئيسك في العمل إلى مجلد معين ، حتى لا تفوتك أبدًا. باستخدام الإصدار الكامل من Outlook ، يمكنك إنشاء بعض القواعد المعقدة جدًا.

إليك قاعدة بسيطة حيث أنقل الرسائل من مجلد المستلمين. حدد رسالة من المستلم ، وانقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وانقر فوق القواعد> إنشاء قاعدة .

حدد المربع من المستلم ، ثم حدد نقل العنصر إلى المجلد. " اختر مجلدًا موجودًا أو أنشئ مجلدًا جديدًا. حدده وانقر فوق موافق. يمكنك تشغيل القاعدة على الفور أو في وقت لاحق. يمكنك إعداد قواعد لتلقي تنبيه عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا من مستلم معين  أو رسائل بكلمات معينة. تعرف على كيفية نقل الرسائل الجديدة إلى مجلد معين .

أيضًا ، تمت إضافة قواعد متقدمة إلى Outlook.com قبل عامين.

استخدم فئات الألوان والأعلام

استخدم ميزة اللون والفئات للمساعدة في تحديد الأولويات والتركيز على ما هو مهم. حدد رسالة وانقر على قائمة التصنيف ، ثم اختر اللون المناسب. يمكنك تخصيص هذه الألوان لمعنى معين. انقر فوق الفئات> كل الفئات > حدد لونًا ثم إعادة التسمية. يمكن أيضًا تعيين أوامر لوحة المفاتيح بحيث يمكنك تحديد رسالة بسرعة.

يمكن أن تساعدك علامة المتابعة أيضًا على تذكر الرسائل التي تحتاج إلى إلقاء نظرة عليها عندما يكون لديك الوقت. عندما تقوم بوضع علامة على رسالة بريد إلكتروني ، فإنها ستظهر في قائمة المهام وقوائم المهام بحيث يمكنك تذكر الحضور إليها.

جدولة استخدام التسليم المتأخر

يتيح لك Outlook تأخير تسليم بريد إلكتروني إلى وقت معين من اليوم. هذه الميزة مفيدة إذا كنت تعلم أن المستلم لن يصل إلى رسالتك إلا في وقت معين. إذا كنت تعلم أن مستخدمًا ما يتحقق من البريد الإلكتروني في حوالي الساعة 3 صباحًا ، فأنشئ رسالة جديدة ، ثم انقر فوق الزر تأخير التسليم ضمن الخيارات . قم بإجراء التعديلات المناسبة على خيارات التسليم مثل عدم التسليم قبل التاريخ والوقت.

قم بإنشاء مجلد بحث

يعد مجلد البحث طريقة فعالة لفرز رسائلك وإضفاء بعض السلامة على صندوق الوارد الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلد بحث للبريد الذي تريد متابعته أو وضع علامة على الرسائل الواردة من أشخاص أو مجموعات أو قوائم محددة.

انقر فوق علامة التبويب "مجلد" ، وانقر فوق "مجلد بحث جديد" ، واختر نوع "مجلد البحث" الذي تريد إنشاءه من داخل إحدى المجموعات. حدد مجلد البريد وانقر فوق "موافق". يتم إنشاء مجلد بحث في جزء التنقل. ستكون أي رسائل أختار متابعتها متاحة هناك عندما أحتاج إليها.

قم بتعيين مستوى عامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام

يمكن أن يبطئ البريد غير الهام عدد رسائل البريد الإلكتروني المثمرة التي يمكنك تلقيها على مدار اليوم. باستخدام Outlooks Junk Mail Filter ، يمكنك تقليل تأثيره. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وانقر فوق قائمة البريد العشوائي في المجموعة حذف ، ثم انقر فوق خيارات البريد الإلكتروني غير الهام.

أوصي بالبدء بالإعداد المنخفض أولاً ومعرفة كيف يعمل من أجلك. إذا كانت الرسائل غير المهمة شديدة العدوانية ، فيمكنك الانتقال إلى خيار أعلى. في حالة إشارة عامل التصفية عن طريق الخطأ إلى رسالة مهمة ، سأحتفظ بخيار الحذف الدائم بدون تحديد.

إنشاء نسخ احتياطية من ملف PST

Outlook هو نظام ، ويمكن أن يفشل أيضًا. يمكن أن يضمن الاحتفاظ بنسخة احتياطية سليمة للمجلد الشخصي استردادًا سلسًا في حالة حدوث تلف أو فشل في النظام أو أي مشكلة أخرى غير متوقعة.

يتم حفظ ملفات بيانات Outlook (.pst) التي تم إنشاؤها باستخدام Outlook 2013 أو Outlook 2016 (أو أعلى) على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في مجلد Documents \ Outlook Files . إذا قمت بالترقية إلى Outlook على جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز Mac يحتوي بالفعل على ملفات بيانات تم إنشاؤها في Outlook 2007 أو إصدار أقدم ، فسيتم حفظ هذه الملفات في موقع مختلف في مجلد مخفي في C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook .

يتم أيضًا حفظ ملف بيانات Outlook غير المتصل (.ost) في C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook . تبقى معظم البيانات على الخادم ؛ ومع ذلك ، يجب إجراء نسخ احتياطي لأي عناصر تم حفظها محليًا. على سبيل المثال ، التقويم وجهات الاتصال والمهام وأي مجلدات تم وضع علامة "محلي فقط" عليها. لمزيد من المعلومات حول إنشاء مجلدات PST ونسخها احتياطيًا ، راجع المقالات التالية:

• كيفية إنشاء مجلد PST في Outlook
• أنشئ مجلد PST في Outlook 2013
• ما هي مجلدات Outlook PST وكيفية استخدامها
• إصلاح مجلد PST التالف في Outlook

قد تكون مهتمًا أيضًا بكيفية العثور على مجلد OLK المؤقت في Outlook .

قم بإعداد الردود خارج المكتب

سواء كنت ستغادر المكتب معظم اليوم أو في إجازة لمدة شهر ، فإن إعداد رد خارج المكتب يمكن أن يجعل جهات الاتصال الخاصة بك تعلم أنك غير متاح. سيؤدي استخدام مساعد خارج المكتب  إلى تقليل الكثير من الضوضاء في صندوق الوارد الخاص بك عندما يحاولون الوصول إليك دون استجابة فورية. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل العمل لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك عند العودة. انقر فوق ملف> معلومات> ردود تلقائية .

حدد مربع الاختيار إرسال ردود تلقائية ، ثم حدد الفترة التي ترغب في إرسال هذه الرسالة المحددة فيها. يمكنك أيضًا إرسال هذه الرسالة إلى الزملاء داخل المنظمة أو خارجها.

إذا كنت تستخدم Outlook لنظام التشغيل iOS ، فاضغط على الإعدادات ، واضغط على خادم Exchange ، ثم اضغط على الردود التلقائية . قم بالتبديل إلى "الردود التلقائية" واكتب رسالة مخصصة.

إدارة الإخطارات

يمكن أن تكون إشعارات سطح المكتب في Outlook مربكة وتشتت انتباهك. خيار واحد لديك هو تعطيلها. لكتم صوتهم ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز Outlook في منطقة الإعلام بشريط المهام ، ثم انقر فوق إظهار تنبيه سطح مكتب البريد الجديد. بالنسبة للإصدارات الأقدم من Outlook ، راجع مقالتنا حول كيفية تعطيل تنبيهات سطح المكتب في Outlook .

تلميحات Outlook Mobile

إذا كنت تستخدم إصدار Outlook للأجهزة المحمولة ، فإليك بعض النصائح التي يمكنك استخدامها للحفاظ على إنتاجيتك أثناء التنقل.

التبديل بين التقويمات الشخصية والعمل.

انقر فوق علامة التبويب التقويم ، ثم انقر فوق قائمة الهامبرغر ، ثم انقر فوق تقويم العمل أو التقويم الشخصي.

حدد موعدًا لمكالمة Skype باستخدام Outlook لنظام التشغيل iOS

اضغط على التقويم ، وأنشئ زوجًا جديدًا ، ثم أدخل اسمًا للحدث. اضغط على الأشخاص ، ثم أضف الأشخاص الذين ترغب في دعوتهم. اسحب لأسفل وقم بالتبديل على Skype Call ، ثم اضغط على رابط Skype Call ، أدخل وصفًا ، ثم اضغط على Done . انقر فوق حفظ للإكمال.

أرسل التوافر

قم بإنشاء رسالة جديدة واضغط على حدث التقويم.

انقر فوق توفر الإرسال ، واختر الوقت المناسب ، ثم تم.

أرسل رسالتك.

أضافت التحديثات الأخيرة لبرنامج Outlook لنظام التشغيل Windows أو Mac بعض الميزات الجديدة. راجع مقالتنا للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية الاستفادة من هذه الميزات الجديدة. تحقق أيضًا من مقالتنا التي تحتوي على  قائمة بأوامر لوحة مفاتيح Outlook لمستخدمي Mac.