كيفية إنشاء قوائم منسدلة باستخدام التحقق من صحة البيانات في Microsoft Excel

يتيح لك التحقق من صحة البيانات القيام بأشياء تتضمن إعدادات مخصصة معقدة مثل مطالبة المستخدمين باختيار خيار من قائمة أو تقييد الخلايا لأنواع بيانات معينة. إنه مفيد عندما تحتاج إلى الحفاظ على اتساق بيانات Microsoft Excel وتوحيدها.

سأوضح لك اليوم كيفية إنشاء قائمة منسدلة في خلية باستخدام التحقق من صحة البيانات. على الرغم من أنني ألتقط لقطات الشاشة باستخدام Excel 2016 ، فإن الخطوات هي نفسها إذا كنت تستخدم إصدارات أقدم. الخطوات هي نفسها أيضًا في الإصدارات الحديثة من Excel في مجموعة Microsoft 365 (المعروفة سابقًا باسم O365) .

قم بإنشاء جدول بيانات وقائمة الخيارات

أولاً ، قم بإعداد جدول بيانات أساسي. يمكنك إما كتابة بياناتك يدويًا أو نسخها ولصقها من مصدر آخر.

بعد ذلك ، سنقوم بإدخال قائمة الخيارات للقائمة المنسدلة. يمكنك القيام بذلك عند تحديد التحقق من صحة البيانات أو تحديد قائمة في موقع آخر في نفس ورقة العمل أو ورقة عمل أخرى.

في هذا المثال ، سنقوم بسرد خيارات القائمة المنسدلة في ورقة عمل أخرى ، لذا انقر فوق إحدى علامات تبويب ورقة العمل في أسفل نافذة Excel.

أدخل كل خيار في عمود (أو صف) ، خيار واحد لخلية. بعد ذلك ، ارجع إلى ورقة العمل مع بياناتك.

قم بتشغيل التحقق من صحة البيانات للخلايا المحددة

في هذا المثال ، نريد إضافة قوائم منسدلة إلى عمود التصنيف أو العمود ب . حدد الخلايا التي تريد إضافة القوائم المنسدلة إليها. في حالتنا ، اخترنا B2 إلى B10 .

ثم ، انقر فوق علامة التبويب البيانات .

في قسم أدوات البيانات ، انقر فوق الزر التحقق من صحة البيانات .

أضف قائمة منسدلة إلى الخلايا المحددة

يظهر مربع الحوار التحقق من صحة البيانات . في علامة التبويب " الإعدادات " ، يمكنك جعل Excel يقيد الإدخالات في الخلايا المحددة بالتواريخ أو الأرقام أو الكسور العشرية أو الأوقات أو بطول معين.

على سبيل المثال ، حدد قائمة من القائمة المنسدلة السماح لإنشاء قائمة منسدلة في كل من الخلايا المحددة.

حدد المصدر لخيارات القائمة المنسدلة

الآن ، نحتاج إلى تحديد مصدر الخيارات في كل قائمة منسدلة. هناك نوعان من الطرق التي يمكنك القيام بذلك. تتضمن الطريقة الأولى كتابة الخيارات يدويًا في مربع المصدر مفصولة بفواصل. قد يكون هذا مضيعة للوقت إذا كانت لديك قائمة طويلة من العناصر.

في وقت سابق من هذه المقالة ، أنشأنا قائمة بالعناصر في ورقة عمل منفصلة. سنستخدم الآن هذه القائمة لملء القائمة المنسدلة في كل خلية من الخلايا المحددة. هذه الطريقة الثانية سهلة الإدارة. يمكنك أيضًا إخفاء ورقة العمل التي تحتوي على الخيارات (انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب ورقة العمل وحدد إخفاء ) عند توزيع المصنف على المستخدمين.

لإضافة القائمة من ورقة العمل المنفصلة إلى القائمة المنسدلة ، انقر فوق السهم لأعلى على الجانب الأيمن من مربع المصدر .

يتقلص مربع الحوار التحقق من صحة البيانات إلى مربع المصدر فقط ، ويمكنك الوصول إلى المصنف الخاص بك ضمن مربع الحوار. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل التي تحتوي على خيارات القائمة المنسدلة.

بعد ذلك ، حدد الخلايا التي تحتوي على الخيارات. تتم إضافة اسم ورقة العمل ونطاق الخلايا مع الخيارات إلى المربع المصدر في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات .

انقر فوق السهم لأسفل على الجانب الأيمن من مربع المصدر لقبول الإدخال وتوسيع مربع الحوار.

أضف رسالة إدخال

يمكنك إضافة رسالة اختيارية إلى القائمة المنسدلة. ربما تريد عرض رسالة مساعدة أو نصيحة. من الجيد إبقاء الرسالة قصيرة.

لإضافة رسالة يتم عرضها عند تحديد خلية تحتوي على القائمة المنسدلة ، انقر فوق علامة التبويب رسالة الإدخال . بعد ذلك ، أدخل العنوان ورسالة الإدخال في المربعات.

أضف تنبيه خطأ

عنصر خيار آخر في القائمة المنسدلة هو رسالة خطأ تظهر عندما يحاول المستخدم إدخال بيانات لا تتطابق مع إعدادات التحقق من الصحة. في مثالنا ، تظهر رسالة الخطأ عندما يكتب شخص ما خيارًا في الخلية لا يتطابق مع أي من خيارات الإعداد المسبق.

لإضافة رسالة خطأ ، انقر فوق علامة التبويب تنبيه بالخطأ . الخيار الافتراضي لنمط تنبيه الخطأ هو إيقاف . يمكنك أيضًا تحديد تحذير أو معلومات . في هذا المثال ، اقبل الخيار الافتراضي لـ Stop في القائمة المنسدلة Style .

أدخل رسالة العنوان والخطأ لتنبيه الخطأ . من الأفضل إبقاء رسالة الخطأ قصيرة وغنية بالمعلومات. انقر فوق "موافق" .

استخدم القائمة المنسدلة الجديدة الخاصة بك

الآن ، عند النقر فوق خلية أضفت إليها قائمة التحقق من صحة البيانات ، ستظهر قائمة منسدلة ، ويمكنك تحديد خيار.

إذا أضفت رسالة إدخال إلى القائمة المنسدلة ، فسيتم عرضها عند تحديد خلية تحتوي على القائمة المنسدلة.

إذا حاولت إدخال خيار لا يتطابق مع أي من خيارات الإعداد المسبق ، فسيتم عرض تنبيه الخطأ الذي قمت بإعداده في مربع حوار.

كيف استفدت من القوائم المنسدلة في Excel؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات. تحقق أيضًا من نصائح Microsoft Office الأخرى وبرنامجنا  التعليمي لإنشاء قوائم منسدلة في جداول بيانات Google .