كيفية تقليل حجم ملف Excel

يوجد ما يصل إلى 1،048،576 صفًا و 16،384 عمودًا في Excel - وهذا عدد كبير من الخلايا المراد تعبئتها.

تكمن المشكلة في أنه كلما زادت البيانات التي تضعها في جدول البيانات ، زاد حجم الملف. إذا أصبح ملف Excel كبيرًا جدًا ، فقد يكون من غير العملي إرسال بريد إلكتروني بسهولة إلى الزملاء أو العملاء. يمكن أن يبطئ أيضًا في Excel ويتوقف عن العمل بشكل صحيح.

إذا كنت تواجه هذه المشكلة ، فإليك بعض النصائح الفعالة حول كيفية تقليل حجم ملف Excel.

كيفية تقليل حجم الملف في Excel عن طريق حذف أوراق العمل

يؤدي استخدام أوراق عمل متعددة في Excel إلى تسهيل هيكلة جداول البيانات الخاصة بك ، ولكن كلما زاد عدد أوراق العمل التي تستخدمها ، زاد حجم ملفك. يمكن أن تساعد إزالة أوراق العمل غير الضرورية في تقليل حجم الملف.

لحذف أوراق العمل في Excel:

1. تأكد من أن الورقة التي تنوي حذفها لا تحتوي على أي بيانات مطلوبة أو تشير إليها أوراق أخرى.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب الورقة أسفل الشاشة.
   
3. حدد حذف .
   

سيتم حذف الورقة — كرر الخطوات لأي أوراق أخرى تريد حذفها.

مسح ذاكرة التخزين المؤقت للجدول المحوري

تعد الجداول المحورية في Excel طريقة رائعة لتحليل بياناتك ، ولكن يمكن أن يكون لها تأثير كبير على حجم ملفات Excel الخاصة بك. هذا لأنه ، بشكل افتراضي ، سيحفظ Excel ذاكرة التخزين المؤقت لبيانات مصدر الجدول المحوري مع ملفك. من الممكن تغيير هذا الإعداد ، مع ذلك ، وتحديث ذاكرة التخزين المؤقت للبيانات عند فتح جدول البيانات.

لإيقاف ذاكرة التخزين المؤقت المحورية من الحفظ في Excel:

1. حدد أي خلية في الجدول المحوري.
2. افتح قائمة تحليل الجدول المحوري .
   
3. حدد الخيارات .
   
4. حدد علامة التبويب البيانات .
   
5. تأكد من عدم تحديد حفظ بيانات المصدر بالملف .
   
6. انقر فوق "موافق " للتأكيد.

احفظ الصيغ كقيم

تسمح لك صيغ Excel بعمل أي شيء تريده تقريبًا في Excel باستخدام الوظائف المضمنة. تشغل الصيغ مساحة أكبر من القيم ، ومع ذلك ، إذا كان لديك الكثير من الصيغ في جدول البيانات التي تم حسابها بالفعل ، فقد ترغب في تحويل هذه الصيغ إلى قيم.

لحفظ صيغة كقيمة في Excel:

1. حدد الذي يحتوي على الصيغة الخاصة بك.
2. استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + C في Windows أو Cmd + C على Mac لنسخ الخلية. بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوقه وتحديد نسخ .
   
3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية وحدد لصق خاص >  قيم .
   

سيتم استبدال الصيغة الخاصة بك بقيمة نتيجتها.

إزالة أو ضغط الصور

الصور ليست شيئًا شائع الاستخدام في جداول بيانات Excel ، ولكن إذا كنت قد استخدمت بعضها في المستند ، فستزيد من حجم ملفك. يمكنك إما إزالة هذه الصور أو ضغطها.

لضغط صورة في Excel:

1. حدد الصورة في جدول البيانات الخاص بك.
2. ستظهر علامة التبويب تنسيق الصورة في الشريط — حدد هذه القائمة .
   
3. اضغط على أيقونة ضغط الصور .
   
4. حدد دقة - كلما قلت الدقة ، كان حجم ملف Excel أصغر.
   
5. تأكد من تحديد حذف المناطق التي تم اقتصاصها من الصور .
   
6. إذا كنت تريد تطبيق نفس الضغط على كل صورك ، فتأكد من عدم تحديد خانة الاختيار " تطبيق فقط على هذه الصورة " .
   
7. انقر فوق "موافق " لضغط الصور الخاصة بك.

تقليل حجم ملف Excel عن طريق الحفظ بتنسيق XLSB

هناك طريقة أخرى لتقليل حجم ملف Excel وهي حفظه بتنسيق ثنائي. التنسيق الافتراضي هو XML ، والذي يعمل بشكل أفضل مع التطبيقات الأخرى ، ولكن إذا كنت تخطط فقط لاستخدام ملفك في Excel ، فإن حفظه كملف XLSB يمكن أن يساعد في تقليل حجم الملف.

لحفظ ملف Excel بتنسيق XLSB:

1. اضغط على ملف> حفظ باسم .
2. حدد موقعًا لحفظ ملفك.
3. من قائمة تنسيقات الملفات ، حدد Excel Binary Workbook .
   
4. اضغط على حفظ للتأكيد.

حل مشاكل Excel

إذا كنت تتساءل عن كيفية تقليل حجم ملف Excel ، فيمكنك عادةً حل المشكلة باتباع الخطوات المذكورة أعلاه.

يعد Excel تطبيقًا قويًا ، ولكن عندما تسوء الأمور ، قد يكون إصلاحه محبطًا. إذا كنت تواجه مشكلات ، فقد ترغب في محاولة إيقاف تعطل Excel . إذا كنت تتلقى إعلامات حول أخطاء المراجع الدائرية ، فيمكن أن يساعدك Excel في تعقبها.