¿Qué es la automatización de energía? -La ultima guia

¿Está buscando una manera más fácil de realizar todas sus tareas tediosas y rutinarias de manera rápida y eficiente? Si es así, Power Automate puede ser la solución que estaba buscando.

Esta guía de Power Automate proporciona toda la información y los ejemplos que necesita para desbloquear todo el potencial de los flujos de trabajo automatizados de Power Automate.

Cree bots simples durante el proceso de ingreso de datos para crear flujos complejos que orquesten soluciones comerciales integrales: ¡Power Automate puede revolucionar su negocio si se hace bien!  

Tabla de contenido

• ¿Qué es Microsoft Power Automate?
• ¿Cómo funciona Power Automate con las aplicaciones de Microsoft 365?
• Importancia de la Automatización en los Procesos de Negocio
• Usos comunes de Power Automate en diferentes industrias
• Las características clave de Power Automate 
• Cómo crear y configurar una cuenta de Power Automate 
• Terminología de Power Automate: conceptos clave y definiciones
• Conexión a fuentes de datos y servicios externos 
• Tipos de flujos de trabajo para ayudarlo a comenzar
  • Flujos de procesos de negocio
  • Flujos de escritorio
  • Flujos de nubes
    • 1. Flujos automatizados
    • 2. Flujos instantáneos
    • 4. Flujos programados
  • Elegir el flujo de nube correcto
• Rol de los disparadores y acciones en Power Automate
• Técnicas avanzadas de automatización de energía 
  • Uso de variables y expresiones en Power Automate
• Implementación de lógica condicional y bucles
• Creación de API y conectores personalizados
• 2 aplicaciones prácticas de Power Automate en escenarios del mundo real
  • Ejemplo 1: Enviar correos electrónicos masivos con Instant Cloud Flow en Power Automate
  • Ejemplo 2: Migración de datos de Excel a una lista de Sharepoint 
• 6 mejores prácticas para Power Automate
  • 1. Gestión de flujos y Procesos de Automatización
  • 2. Flujos de trabajo de prueba y depuración 
• Power Automate frente a otras herramientas de automatización
• 3 increíbles ventajas de Power Automate
• 3 limitaciones del uso de Microsoft Power Automate
• ¿Automatizar o no automatizar?

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) es una poderosa herramienta de automatización que lo ayuda a automatizar tareas repetitivas y manuales de una manera fácil de usar.

Con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, Power Automate es ideal para programadores y no programadores por igual, lo que le permite crear flujos de trabajo basados ​​en reglas y ahorrar tiempo en tareas rutinarias.

Para comenzar a automatizar su proceso, puede comenzar visualizando el flujo de su proceso usando un diagrama de flujo. Este diagrama de flujo incluye varios elementos, como pasos, variables, bucles y condiciones. Luego puede replicar este diagrama de flujo en Microsoft Power Automate para automatizar su proceso.

También ofrece una gran flexibilidad en lo que respecta a la implementación: simplemente personalice las plantillas existentes o cree una solución personalizada desde cero.

Por lo tanto, puede automatizar una amplia gama de tareas con Microsoft Power Automate, lo que la convierte en una herramienta poderosa para las empresas.

En esta guía completa, proporcionaremos una descripción general de Microsoft Power Automate y cubriremos sus componentes. También lo guiaremos a través del proceso de creación de flujos de trabajo y le brindaremos ejemplos del mundo real de cómo funciona y cómo usarlo para automatizar diferentes aspectos de los flujos de trabajo. 

Power Automate es compatible con más de 900 aplicaciones y servicios populares , como Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive y más, lo que lo convierte en una herramienta versátil para muchas industrias y empresas. Además, se integra con otros productos de Microsoft como SharePoint, Dynamics 365 y PowerApps para que pueda crear flujos de trabajo más potentes y personalizados, con poco código.

¿Cómo funciona Power Automate con las aplicaciones de Microsoft 365?

Microsoft Office 365 es el paquete de aplicaciones esencial para las operaciones de miles de empresas en todo el mundo.

Estas aplicaciones incluyen Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive y otros productos de Microsoft. Cada aplicación realiza su propia función específica, pero generalmente funcionan de forma independiente y no interactúan entre sí.

Bueno, eso fue hasta que Power Automate entró en escena.

Con la introducción de Power Automate, estas aplicaciones ahora pueden recopilar datos, comunicarse entre sí y tomar medidas en función de los desencadenantes de otras aplicaciones. Esta integración mejora la productividad y la eficiencia al automatizar tareas que antes eran manuales.

Por ejemplo, los correos electrónicos recibidos en Outlook pueden desencadenar acciones en Excel o OneDrive para optimizar los flujos de trabajo y reducir el riesgo de errores. 

Importancia de la Automatización en los Procesos de Negocio

Una herramienta de automatización de procesos comerciales como Power Automate proporciona una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios crear y administrar flujos de trabajo complejos sin necesidad de codificación o experiencia técnica.

El mercado global de automatización de procesos robóticos está en aumento, con una tasa de crecimiento anual compuesta proyectada del 38,2% de 2022 a 2030.

Esta tecnología está transformando la forma en que operan las empresas, con robots de software que pueden automatizar las tareas diarias en varias industrias.

Los beneficios de la automatización son numerosos y poderosos, entre ellos:

• Ahorra tiempo y permite que el personal realice tareas de mayor nivel que agregan más valor al negocio.  
• Mejora la eficiencia al mantener velocidades de proceso constantes. 
• Reduce los costos de mano de obra al realizar tareas excepcionalmente complejas, liberando dinero que se puede utilizar en otros lugares.
• Elimina errores, especialmente con tareas de ingreso manual de datos, lo que puede evitar errores costosos para su empresa. 

Finalmente, mejora el servicio al cliente al proporcionar una comunicación rápida y eficiente, lo que le permite construir mejores relaciones sin invertir mucho tiempo.

Veamos algunos usos clave de Power Automate.

Usos comunes de Power Automate en diferentes industrias

Power Automate es una herramienta de automatización versátil que se puede aplicar a una amplia gama de industrias y casos de uso. Estos son algunos ejemplos de cómo Power Automate se está utilizando en diferentes industrias:

• Salud : La industria de la salud es una de las industrias más importantes con la necesidad esencial de automatización. Con Power Automate, las organizaciones de atención médica pueden automatizar tareas y flujos de trabajo que anteriormente se realizaban manualmente, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
  
  Estas tareas y flujos de trabajo incluyen la programación de citas mediante la integración con sistemas de registros médicos electrónicos. También puede automatizar la facturación médica, el procesamiento de reclamos y la gestión de inventario, lo que reduce los errores y mejora los tiempos de respuesta. 
• Finanzas : los usos frecuentes de Power Automate en finanzas son la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, la fijación de precios, los procesos de aprobación y la entrada de datos. Al automatizar estos procesos, las facturas pueden procesarse y pagarse rápidamente, y los datos pueden conciliarse, lo que reduce el riesgo de errores y pagos atrasados.
  
  Con Power Automate, los datos se pueden importar y conciliar automáticamente, lo que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente y las imprecisiones.
• Manufactura : La industria manufacturera es conocida desde hace mucho tiempo por los procesos manuales que requieren mucha mano de obra, que son lentos y difíciles de administrar.
  
  El uso de tecnologías de automatización como Microsoft Power Automate es esencial para los fabricantes que buscan mejorar la eficiencia, reducir costos y mantener una ventaja competitiva. 
  
  Power Automate puede mejorar la eficiencia de la fabricación al automatizar fácilmente tareas repetitivas e integrarlas con los sistemas existentes. Puede ayudar a agilizar los procesos de producción y la gestión de pedidos, mejora el funcionamiento de las máquinas, simplifica el procesamiento de datos y documentos y se integra a la perfección con las soluciones ERP.
  
  Además, Power Automate puede facilitar la generación automática de informes y también optimiza el mantenimiento del equipo. 
• Venta minorista : Power Automate puede brindar a los minoristas una ventaja competitiva al automatizar tareas que consumen mucho tiempo e integrarlas con los sistemas. Usando inteligencia artificial, sistemas ERP, IoT, software POS y automatización de procesos robóticos, los minoristas pueden optimizar los procesos y mejorar el servicio al cliente, ahorrando tiempo y dinero.
  
  Power Automate ayuda a los gerentes a administrar el inventario, automatizar el cumplimiento de pedidos, enviar y realizar un seguimiento de los datos de ventas mientras proporciona sus paneles de KPI. 

Las características clave de Power Automate 

Como ya sabe, Microsoft Power Automate proporciona una amplia gama de características que permiten a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados, integrar aplicaciones y mejorar la colaboración. 

Profundicemos un poco más en esto.

Automatización del flujo de trabajo

Mediante el uso de diagramas de flujo visuales, los usuarios pueden diseñar flujos de trabajo personalizados para manejar tareas como el envío de notificaciones, la gestión de aprobaciones o la actualización de registros. La plataforma admite numerosos conectores, lo que permite una integración perfecta con servicios populares como SharePoint, Dynamics 365 y Outlook.

Perfecta integración y personalización

La perfecta integración con las aplicaciones de Microsoft 365 permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados e iniciar tareas directamente desde aplicaciones como SharePoint, Excel y Microsoft Teams. Para simplificar la creación de flujos de trabajo, Power Automate proporciona plantillas prediseñadas para tareas comunes que los usuarios pueden personalizar para sus necesidades específicas.

Además, Power Automate puede integrar aplicaciones y servicios de terceros como Salesforce, Google Sheets, Mailchimp y una extensa biblioteca de más de 900 conectores, lo que la convierte en una herramienta versátil y poderosa para automatizar tareas y procesos en todas las plataformas. convertirse en una herramienta. 

Para colmo, también puede usar Power Automate para publicar en las redes sociales y programar algunos tweets, pero esa es otra historia para otro día.

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Power Automate Desktop presenta capacidades de automatización de procesos robóticos (RPA), lo que permite a los usuarios automatizar tareas en sus máquinas de escritorio. RPA es particularmente útil para automatizar procesos que involucran sistemas heredados, archivos locales o raspado de pantalla.

Los usuarios pueden registrar sus acciones y usar Power Automate Desktop para crear bots que repliquen estas acciones automáticamente.

Aplicación movil

La aplicación móvil Power Automate permite a los usuarios administrar y monitorear sus flujos de trabajo sobre la marcha. La aplicación admite flujos instantáneos, lo que permite a los usuarios activar acciones manualmente a través de los botones de flujo. Además, los usuarios pueden realizar un seguimiento del estado de sus flujos, recibir notificaciones automáticas y aprobar solicitudes directamente desde sus dispositivos móviles.

Seguridad y Cumplimiento

Power Automate cumple con los estrictos estándares de seguridad y cumplimiento de Microsoft para garantizar la protección y la privacidad de los datos. La plataforma admite políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) que permiten a las organizaciones controlar el flujo de información confidencial entre aplicaciones. Además, Power Automate cumple con varios estándares de la industria, como GDPR, HIPAA y FedRAMP.

Bien, ahora es el momento de ponerte en marcha.

Cómo crear y configurar una cuenta de Power Automate 

Para comenzar con Power Automate, visite el sitio web oficial de Power Automate

Después de iniciar sesión, aterrizará en la página de inicio, que sirve como centro para administrar sus flujos de trabajo y conectores.

Ahora, antes de comenzar a hacer algo, vamos a ponerlo rápidamente al tanto de algunos conceptos clave.

Terminología de Power Automate: conceptos clave y definiciones

A medida que profundiza en el mundo de Power Automate, es fundamental que se familiarice con la terminología utilizada en toda la plataforma.

Comprender estos términos le facilitará la creación, administración y optimización de sus flujos.

Aquí hay una lista completa de términos de Power Automate con explicaciones claras para ayudarlo a navegar por la plataforma con confianza:

Flujo: un flujo se refiere a varios tipos de flujos de trabajo para adaptarse a las diferentes necesidades comerciales. Estos flujos son una serie de pasos, acciones y condiciones automatizados que definen su proceso automatizado.

Conector: una integración prediseñada que permite la comunicación entre Power Automate y aplicaciones o servicios externos.

Los conectores le permiten acceder a datos y realizar acciones dentro de los servicios conectados.

Plantilla: son flujos preempaquetados que contienen un conjunto de disparadores, acciones y condiciones para automatizar una tarea o proceso específico. Las plantillas se pueden utilizar como punto de partida para crear flujos personalizados, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

Texto alternativo: plantillas de Microsoft Power Automate

Disparador: Un evento o condición que inicia un flujo. Los disparadores se pueden basar en eventos específicos, como recibir un correo electrónico, o se pueden programar para que se ejecuten a intervalos predeterminados.

Acción: una sola operación o tarea realizada dentro de un flujo. Las acciones pueden incluir el envío de correos electrónicos, la actualización de registros o la creación de nuevos elementos en una lista.

Condición: un elemento de toma de decisiones dentro de un flujo que evalúa criterios específicos y realiza diferentes acciones en función de si se cumplen los criterios (verdadero) o no (falso).

Bucle: una estructura de control de flujo que repite una secuencia de acciones para cada elemento de una colección o hasta que se cumple una condición específica. Los bucles le permiten realizar operaciones por lotes o aplicar operaciones a varios elementos.

Conexión a fuentes de datos y servicios externos 

La conexión a fuentes de datos y servicios externos es un beneficio clave del uso de Power Automate.

Para conectarse a una fuente de datos o servicio externo, los usuarios deben proporcionar credenciales o una clave de API para autenticar la conexión. Una vez autenticado, el conector otorga acceso a los datos y permite al usuario realizar acciones dentro del servicio conectado.

Esta característica no solo hace que Power Automate sea más versátil, sino que también simplifica el proceso de integración de diferentes aplicaciones y servicios para crear flujos de trabajo más eficientes y optimizados. 

Sin embargo, establecer la infraestructura de datos necesaria para obtener información comercial puede ser costoso y llevar mucho tiempo debido a la multitud de tecnologías de datos, API y modelos de seguridad involucrados.

Además, los desarrolladores calificados con experiencia en implementar, configurar, administrar e integrar estas tecnologías a menudo son difíciles de encontrar y costosos de contratar.

Dataverse aborda estos desafíos al ofrecer un servicio de datos SaaS accesible, manejable, compatible, seguro, escalable y disponible a nivel mundial. 

Anteriormente conocido como Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse es una plataforma de datos versátil que brinda a las empresas una solución segura, escalable y fácil de usar para administrar e integrar datos en una amplia variedad de aplicaciones y servicios.

Las capacidades únicas de Dataverse permiten a las empresas crear aplicaciones personalizadas, automatizar procesos y crear informes detallados utilizando Power Apps, Power Automate y LuckyTemplates.

Al aprovechar el poder de Dataverse en Power Automate, los usuarios pueden crear y automatizar flujos de trabajo que acceden y manipulan datos almacenados en Dataverse. 

Ahora, veamos los diferentes tipos de flujos de trabajo para que pueda decidir en qué necesita concentrarse.

Tipos de flujos de trabajo para ayudarlo a comenzar

Hay varios tipos de flujo diferentes, cada uno diseñado para un escenario de automatización específico. Comprender los diferentes tipos de flujo y su caso de uso ideal lo ayudará a desbloquear todo el potencial de Power Automate.

Sumerjámonos.

Flujos de procesos de negocio

Business Process Flows proporciona una experiencia de usuario guiada que guía a los usuarios a través de un proceso específico.

Estos flujos se organizan en etapas y pasos dentro de cada etapa. Al crear un flujo de proceso comercial, los usuarios deben optar por la opción " Flujo de proceso comercial" al iniciar un nuevo flujo.

Esto le permite definir las distintas etapas involucradas en el proceso y determinar las acciones a ejecutar en cada etapa.

Los flujos de procesos comerciales están diseñados específicamente para Dataverse y solo se pueden usar con tablas de Dataverse, Dynamics 365 o aplicaciones basadas en modelos.

Requieren licencias adicionales además de las licencias estándar de Microsoft 365.

Flujos de escritorio

Desktop Flows utiliza Robotic Process Automation (RPA) para automatizar tareas en la máquina de escritorio de un usuario.

Para crear Desktop Flows, los usuarios deben descargar e instalar la aplicación Power Automate Desktop. Estos flujos son adecuados para automatizar tareas que involucran software heredado, hojas de Excel o raspado de pantalla.

Una versión gratuita de Power Automate Desktop está disponible para usuarios de Windows y Mac, pero algunos escenarios pueden requerir la actualización a una licencia premium.

Flujos de nubes

En Power Automate, los "flujos en la nube" se refieren a flujos que están diseñados y se ejecutan completamente en un entorno basado en la nube. Estos flujos no requieren infraestructura ni recursos locales y se puede acceder a ellos y administrarlos fácilmente desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Las interacciones del usuario, como presionar un botón en una página web o una aplicación móvil, o incluso los horarios predefinidos, como correr a una hora específica cada día, también pueden servir como desencadenantes de estos flujos. 

Hay tres tipos de Cloud Flows:

1. Flujos automatizados

Los flujos automatizados son el tipo de flujo más común en Power Automate. Estos flujos activan automáticamente flujos de trabajo cuando ocurren eventos en su fuente de datos.

Por ejemplo, se puede desencadenar un flujo de trabajo cuando se agrega un elemento a una lista de SharePoint o se carga un archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint.

Los flujos automatizados funcionan con más de 900 conectores diferentes y no requieren intervención manual.

Texto alternativo: flujos automatizados de Microsoft Power Automate

2. Flujos instantáneos

A diferencia de los flujos automatizados, los flujos instantáneos requieren la interacción del usuario para activar el flujo de trabajo.

Estos se pueden iniciar manualmente desde Power Automate, Power Apps u otras aplicaciones como SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams.

Los flujos instantáneos también pueden activarse mediante solicitudes HTTP y usarse con Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

A estas alturas, debería tener una buena idea de lo que es capaz de hacer Power Automate. Como todo lo que hace, es importante comprender las mejores prácticas.

Echémosles un vistazo.

6 mejores prácticas para Power Automate

Para aprovechar al máximo Power Automate, es importante seguir las prácticas recomendadas al crear y administrar sus flujos.

Éstos son algunos de ellos:

1. Gestión de flujos y Procesos de Automatización

Planifique y diseñe su flujo

Al automatizar tareas con Power Automate, es tentador comenzar a crear flujos de inmediato (créanme), pero la planificación es clave para una implementación exitosa.

Para proyectos grandes, la planificación puede ayudarlo a evitar limitaciones de la plataforma, problemas de mantenimiento y rendimiento.

Antes de comenzar, es importante recopilar toda la información que necesita, como el tipo de licencia, el volumen de ejecución y la complejidad del proceso comercial.

Luego, identifique los factores desencadenantes, las acciones y las condiciones necesarias, y describa la estructura general del flujo. Esta fase de planificación inicial lo ayudará a evitar posibles problemas y garantizará un proceso de creación de flujo más fluido.

Aproveche las plantillas integradas

Power Automate ofrece una amplia gama de plantillas integradas que puede usar como puntos de partida para sus flujos. Explore estas plantillas para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades y personalícela en consecuencia.

Las plantillas le ahorran tiempo y lo ayudan a aprender las mejores prácticas a partir de flujos prediseñados.  

Utilice el manejo de errores y las notificaciones

Para que sus flujos sean más robustos y tolerantes a fallas, implemente mecanismos de manejo de errores, como el uso de acciones de "Ámbito" para agrupar acciones relacionadas y manejar errores o excepciones.

Además, considere agregar notificaciones (por ejemplo, correo electrónico o mensajes de Teams) para alertarlo cuando ocurran errores, lo que le permitirá abordar los problemas con prontitud.

Optimizar el rendimiento del flujo

Power Automate impone ciertos límites y restricciones en los flujos en ejecución. Para garantizar un rendimiento óptimo, tenga en cuenta lo siguiente:

• Minimice la cantidad de acciones en su flujo para reducir el riesgo de alcanzar estos límites.
• Utilice las opciones de "Consulta de filtro" en acciones como "Obtener elementos" u "Obtener filas" para recuperar solo los datos requeridos, reduciendo la carga en su flujo y mejorando su eficiencia.

Mantenga sus flujos organizados y mantenibles:

A medida que sus flujos crecen en complejidad, se vuelve crucial mantenerlos organizados y mantenibles. Utilice los siguientes consejos para lograrlo:

• Proporcione nombres claros y descriptivos para sus acciones, variables y conectores.
• Use comentarios para explicar el propósito de acciones o secciones específicas en su flujo.
• Agrupe las acciones relacionadas dentro de las acciones de "Alcance" para crear una estructura modular y organizada.

2. Flujos de trabajo de prueba y depuración 

Probar y depurar flujos de trabajo en Power Automat es esencial para garantizar que su flujo funcione correctamente y logre su propósito previsto.

Power Automate proporciona varias herramientas y técnicas para probar y depurar sus flujos.

1. Usar entornos: utilice diferentes entornos dentro del arrendatario de su organización para separar las etapas de desarrollo, prueba y producción. Esta práctica ayuda a reducir los errores y garantiza un proceso de desarrollo más fluido.
   
   Si está utilizando licencias premium para Power Apps, aproveche esta función. 

1. Supervisar: la herramienta Supervisar en Power Apps lo ayuda a diagnosticar problemas de aplicaciones y realizar un seguimiento de las solicitudes y respuestas de la red en tiempo real.
   
   Proporciona información sobre el nombre, el control y la propiedad de la fórmula, dónde ocurre el problema dentro de la aplicación, la solicitud y los detalles de la respuesta. 

1. Función de seguimiento: use la función de seguimiento junto con la herramienta Monitor para registrar mensajes personalizados y obtener información sobre el rendimiento y los problemas dentro de su aplicación. Esta función lo ayuda a comprender el funcionamiento de la aplicación e identificar posibles cuellos de botella o áreas problemáticas.

1. Power Apps Test Studio: es una función diseñada para facilitar la prueba y validación de su aplicación durante el proceso de desarrollo. Proporciona un entorno para crear y ejecutar casos de prueba para su aplicación de lienzo, lo que garantiza que su aplicación funcione como se espera antes de implementarla para sus usuarios finales.
   
   Test Studio se puede encontrar en el portal de Power Apps Maker navegando al menú en la sección Herramientas avanzadas a la izquierda. 

Power Automate frente a otras herramientas de automatización

En el panorama en constante expansión de las herramientas de automatización, Microsoft Power Automate se destaca como una solución poderosa y versátil, pero no es la única opción disponible.

Las plataformas de la competencia, como Automation Anywhere, UiPath y Zapier, también ofrecen sólidas capacidades de automatización, cada una con sus propias fortalezas y capacidades.

Power Automate destaca por su perfecta integración con los productos de Microsoft 365, su interfaz fácil de usar y su amplia gama de conectores integrados. Por otro lado, Automation Anywhere y UiPath son conocidos por sus capacidades avanzadas de automatización de procesos robóticos (RPA), necesidades más complejas y automatización empresarial aplicada a gran escala.

Al elegir la herramienta de automatización adecuada para usted o su negocio, es importante considerar factores como las necesidades específicas, su ecosistema de software existente y el nivel de complejidad del proceso que desea automatizar.  

3 increíbles ventajas de Power Automate

Hay mucho que amar de Power Automate, pero aquí hay 3 cosas que nos encantan.

1. Amplia biblioteca de conectores : Power Automate ofrece la lista más completa de conectores, con más de 900 conectores disponibles actualmente. Además, la plataforma agrega de 10 a 30 conectores nuevos cada mes, lo que garantiza que se mantenga actualizada con las últimas aplicaciones y servicios.
   
   Esta adición continua de nuevos conectores mejora aún más la versatilidad de la plataforma, lo que la convierte en una opción confiable para empresas de todos los tamaños.
2. Facilidad de uso:   Power Automate está diseñado para ser fácil de usar, con una interfaz de arrastrar y soltar que facilita a los usuarios la creación de flujos de trabajo sin ningún conocimiento de codificación. También ofrece una amplia gama de plantillas que los usuarios pueden personalizar para satisfacer sus necesidades específicas, lo que simplifica aún más el proceso de automatización.
3. Nuevo AI Builder de Power Automate : A medida que aumenta el uso de la IA generativa en la industria, AI Builder es una herramienta valiosa que brinda a las empresas una ventaja competitiva. Las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos al automatizar procesos complejos mientras mejoran la exactitud y la precisión. La interfaz intuitiva de AI Builder y las plantillas preconstruidas facilitan a los usuarios la creación de modelos personalizados de aprendizaje automático sin conocimientos de codificación.
   
   Esta democratización de la IA permitirá a las empresas de todos los tamaños aprovechar el aprendizaje automático y la IA sin invertir en costosos equipos de ciencia de datos.

Además, AI Builder se integra a la perfección con otros productos de Microsoft, lo que permite a los usuarios automatizar aún más sus flujos de trabajo.

Un ejemplo es que las empresas pueden usar AI Builder para extraer datos de facturas y recibos y usar Power Automate para enviar esa información a otras aplicaciones como Dynamics 365 y Excel.

Esta integración ayuda a las empresas a optimizar los procesos, reducir los errores y, en última instancia, mejorar la eficiencia y la productividad.

3 limitaciones del uso de Microsoft Power Automate

1. Los costos se suman con los planes pagos: Power Automate ofrece un plan gratuito, pero con limitaciones como una frecuencia de flujo máxima de 15 minutos.
   
   Las organizaciones con flujos de trabajo más complejos y una mayor necesidad de automatización pueden necesitar actualizarse a un plan pago. Los costos de Power Automate varían según el plan y el uso. Los planes premium comienzan en $40 por usuario por mes. Estos planes pagos vienen con características y opciones avanzadas de flujo más alto que son importantes para las empresas con necesidades de automatización altas.
   
   Sin embargo, los costos del plan pueden sumarse rápidamente, especialmente en organizaciones grandes con muchos usuarios. Por lo tanto, es importante que las organizaciones evalúen cuidadosamente sus necesidades y uso de automatización antes de comprometerse. 
2. Impacto en el rendimiento debido a flujos de trabajo complejos: Power Automate puede experimentar una caída considerable en el rendimiento al ejecutar flujos de trabajo complejos.
   
   Esto puede afectar la eficiencia y la velocidad del programa, lo que genera demoras y reduce la productividad.
3. Sin paralelización: Power Automate solo admite flujos de trabajo secuenciales, lo que significa que las acciones se ejecutan en un orden fijo. Esto puede ser una limitación para las empresas que requieren flujos de trabajo paralelos o condicionales.

¿Automatizar o no automatizar?

Esa es la pregunta…

En resumen, Microsoft Power Automate es una herramienta invaluable para las empresas que buscan optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia. 

Power Automate ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y mejorar la productividad general mediante la automatización de tareas repetitivas y la integración con una variedad de servicios y aplicaciones.

Con una rica biblioteca de conectores, una interfaz fácil de usar y potentes funciones, Power Automate es una solución versátil para empresas de todos los sectores.

Al aprovechar las mejores prácticas, incorporar mejoras de IA y comprender los tipos de flujos de trabajo disponibles, las organizaciones pueden desbloquear todo el potencial de Power Automate y revolucionar sus operaciones. 

Al comenzar su viaje de automatización, recuerde planificar, probar y optimizar sus flujos de trabajo para garantizar el éxito y maximizar los beneficios de esta poderosa herramienta de automatización.

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