MicrosoftSharePoint | Una visión general

En este tutorial, tendremos una descripción general de Microsoft SharePoint . También discutiremos sus usos y por qué es esencial conocerlo.

SharePoint es una herramienta de colaboración basada en web para una organización que permite a los usuarios comunicarse y compartir información a través de la web. 

Tabla de contenido

• Comprender Microsoft SharePoint
• Usos de Microsoft SharePoint
  • 1. Biblioteca sofisticada para guardar los documentos de su organización
  • 2. Noticias y actualizaciones para su equipo
  • 3. Microsoft SharePoint como base de datos
  • 4. Mantener flujos de trabajo comunes en las empresas
  • 5. Ventanilla única para empresas
• Características de Microsoft SharePoint
• Importancia de aprender Microsoft Sharepoint
• Conclusión

Comprender Microsoft SharePoint

Todos en una organización pueden usar SharePoint, ya que ayuda a los equipos a colaborar.

También puede ser su propia intranet personal . Internet es una colaboración de sitios web y recursos que cualquiera puede visitar. Intranet, por otro lado, es una colección de sitios web y recursos que solo las personas de una organización pueden visitar.

Con la intranet podemos tener varios sitios que son similares a los que podemos acceder a través de internet. Podemos tener diferentes sitios para nuestra organización a los que solo las personas de nuestra organización pueden acceder para un proyecto en particular.

Además, SharePoint es una forma de compartir y administrar contenido y conocimientos en un equipo . Como organización, podemos tener mucho contenido y conocimiento, como enviar un informe de gastos, quiénes son nuestros clientes o nuestro equipo de ventas, o cómo ingresar a una oficina específica. 

SharePoint también permite que un equipo tenga una " ventanilla única " para toda la información. Toda la información podría estar en un solo lugar y también puede ser fácilmente accesible.

Es posible que todavía estemos usando el proceso anterior incluso si ya hay un proceso actualizado. Es por eso que SharePoint es útil como una forma de compartir y administrar contenido y conocimiento en todo nuestro equipo. 

Por último, SharePoint potencia el trabajo en equipo usando sitios . Proporciona un espacio de colaboración que permite a los equipos colaborar, realizar un seguimiento del progreso y administrar el contenido o los permisos mediante sitios web. 

También es muy accesible e intuitivo. Es una de esas habilidades que es fácil de aprender y entender.

Usos de Microsoft SharePoint

SharePoint es una herramienta flexible. Puedes hacer varias cosas, o solo puedes hacer una o dos de esas cosas también. Depende de usted cómo quiere usarlo. Al usar SharePoint, puede usar herramientas simples por ahora y luego escalarlas a características más ricas a medida que crece su organización. 

1. Biblioteca sofisticada para guardar los documentos de su organización

SharePoint es una biblioteca sofisticada para guardar los documentos de su organización . Esto es similar a OneDrive o Google Drive. Es una forma de guardar todos sus documentos en un solo lugar. 

Una característica de SharePoint que OneDrive y Google Drive no ofrecen es que puede asociar metadatos con estos documentos. Entonces, en lugar de tener una estructura de carpetas típica de cómo guarda sus documentos, también puede asociar metadatos y agruparlos en función de diferentes cosas.

Por ejemplo, algunas organizaciones poderosas no colocan su contenido compartido en una estructura similar a una carpeta, ya que puede haber muchos problemas con eso. Suelen tener una lista de archivos con metadatos.

Al hacer esto, pueden rastrear fácilmente, agrupar las diferentes cosas que desean y mantener los metadatos. Si las cosas se actualizan, no necesitan moverse entre carpetas porque solo necesitan actualizar los metadatos. 

2. Noticias y actualizaciones para su equipo

SharePoint también se puede usar para brindar noticias y actualizaciones para su equipo . Además de poder establecer sitios que contengan información, también puede crear páginas en su sitio para actualizar a su equipo sobre ciertas cosas.

Digamos, por ejemplo, que tiene un sitio de SharePoint para su equipo. Luego hay un nuevo proceso de ventas que desea implementar. En lugar de enviarlo por correo electrónico, puede publicarlo como una nueva página en su SharePoint.

Con esto, les da a todos acceso a esa página en la que pueden comentar. Si, por ejemplo, cometió un error, también puede cambiarlo o actualizarlo de vez en cuando.

3. Microsoft SharePoint como base de datos

SharePoint se puede utilizar como una base de datos para almacenar información sobre cualquier cosa . Hay organizaciones que crean una lista de SharePoint que contiene datos de clientes, datos de transacciones, datos de pedidos y muchos más. También es potente y muy flexible porque prácticamente puede almacenar cualquier tipo de datos, como archivos adjuntos, usuarios y perfiles. 

También es más intuitivo que otras bases de datos. Por ejemplo, no usaría Excel para almacenar datos porque desea que se comparta entre muchas personas y que esté en el mismo lugar. Desea tener reglas de validación en las que algunas personas solo puedan agregar clientes que tengan ciertas condiciones y sean válidas. 

No querría usar SQL, Salesforce o cualquier otra base de datos complicada porque necesita aprender el lenguaje SQL para poder usar eso. Por lo tanto, SharePoint es una buena herramienta para usar como base de datos y también una buena alternativa a Dataverse de Microsoft. 

4. Mantener flujos de trabajo comunes en las empresas

SharePoint también se usa para mantener flujos de trabajo comunes en su negocio para lograr eficiencia . Una vez que tenga su base de datos en SharePoint, puede usar sus capacidades de flujo de trabajo para administrar ciertas tareas comerciales comunes.

Digamos, por ejemplo, que tiene un flujo de trabajo relacionado con completar un informe de gastos. Antiguamente teníamos que ir a nuestro correo electrónico y buscar el informe de gastos para rellenarlo manualmente. Luego, debemos enviar el archivo adjunto al gerente para que lo apruebe y hacer otros procesos que son complicados.

Puede hacer este proceso mucho más fácil si tiene un flujo de trabajo que se ejecuta completamente en SharePoint. Habrá una base de datos para guardar todos los gastos. A continuación, puede crear un nuevo registro y enviarlo al SharePoint del administrador para su aprobación.

Después de la aprobación, irá directamente a cuentas por pagar en SharePoint. Por último, lo aprobarán para que pueda recibir su pago. No hay necesidad de ir y venir de correos electrónicos, y también es rastreable y auditable. 

5. Ventanilla única para empresas

En definitiva, es una ventanilla única para todo en su negocio . Todo sucede en su plataforma, lo que lo hace muy eficiente. Con SharePoint, no necesita tener diferentes orígenes de bases de datos. Además, no es necesario tener flujos de trabajo realmente complejos que son puramente manuales.

Estas son las características de SharePoint que quiero que experimente más adelante. 

Características de Microsoft SharePoint

SharePoint es un sistema de administración de contenido que puede buscar fácilmente. También tiene algunas capacidades de redes sociales que permiten a los empleados colaborar. Por ejemplo, puede poner publicaciones de discusión, preguntas frecuentes, fuentes de noticias sobre lo que está haciendo la gente y cosas por el estilo. Aporta un aspecto de red social a su organización. 

También tiene una excelente integración con las aplicaciones de Office 365.

Además, SharePoint es muy personalizable no solo desde un aspecto de diseño sino también desde un aspecto funcional. Puede crear cualquier flujo de trabajo o datos que desee a través de las listas de SharePoint. También puede tener un sistema de biblioteca de documentos basado en carpetas o en metadatos. Incluso puede permitir a los usuarios tener páginas dentro de páginas o una página completa. 

SharePoint tiene su propia base de datos. Es lo suficientemente complicado como para contener tipos de datos muy complejos, pero también lo suficientemente intuitivo como para que cualquiera pueda usarlo sin saber nada de codificación. 

También hay buenas funciones de inteligencia comercial dentro de SharePoint. Después de tener sus datos en SharePoint, puede administrar qué cambia y cómo cambia. Puede tener vistas, tableros y otras cosas por el estilo. 

SharePoint también tiene uno de los mejores permisos y sistemas de seguridad. Puede administrar los permisos de manera muy fácil y granular. Puede establecer permisos a nivel de biografía, nivel de aplicación, nivel de base de datos, nivel de columna o en todo el nivel del sitio. 

En lugar de los sistemas típicos donde los permisos se tratan a nivel de usuario, esto se trata a nivel de grupo. Entonces, asigna permisos a ciertos grupos y luego asigna usuarios a esos grupos. 

Por último, Microsoft hace que SharePoint sea muy fácil, intuitivo y accesible para todos los niveles de la organización, independientemente del nivel de habilidad.

Importancia de aprender Microsoft Sharepoint

Hay muchas razones por las que necesitamos aprender SharePoint. Una de las principales razones es que permite a los usuarios aumentar la colaboración, mejorar el trabajo en equipo e impulsar la eficiencia en la organización. 

También permite a los usuarios crear una ventanilla única para todos los empleados actuales y futuros. Por ejemplo, es posible que tenga la incorporación de un empleado o nuevos empleados que se hayan perdido noticias o correos electrónicos importantes del historial. Es mejor si toda esa información está contenida en SharePoint para que cuando esos nuevos empleados se incorporen, puedan ver todo ese historial dentro de SharePoint. 

La razón final por la que realmente deberíamos aprender esto es para que nos contraten. SharePoint se usa tanto en las organizaciones que es una de las cosas que la gente busca cuando te contratan. Similar a las habilidades de oficina, SharePoint también es muy importante, especialmente si puede crear su propio sitio.

Un usuario de SharePoint es diferente de un desarrollador de SharePoint. Si dice en su currículum que es un desarrollador de SharePoint, eso es muy relevante porque su jefe sabrá que puede automatizar sus flujos de trabajo y sabe cómo hacer una ventanilla única para todos sus empleados.

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Conclusión

En resumen, es esencial aprender a usar SharePoint, ya que brinda muchos beneficios para su organización. Es especialmente importante para los equipos que usan LuckyTemplates, ya que funcionan perfectamente entre sí y complementan las funciones de los demás.

Puede desbloquear valor adicional y características de SharePoint que su organización puede usar. Puede hacer muchas cosas con las listas de SharePoint, los sistemas de permisos, la gestión del flujo de trabajo, el historial de versiones y mucho más. 

También es algo que todos en una organización pueden usar fácilmente sin sentirse abrumados. Como usuario, es muy fácil de usar pero también puede ser difícil de dominar y desarrollar. Pero una vez que lo tenga, lo ayudará a proporcionar eficiencia en los flujos de trabajo de su negocio.

Mis mejores deseos,

Enrique