5 razones por las que puede necesitar un alojamiento privado para compartir archivos

Es difícil imaginar un mundo moderno sin compartir archivos. Intercambiamos libros interesantes, videos de nuestras últimas vacaciones, documentos de trabajo y muchas cosas más. Para hacer eso, la mayoría de nosotros usamos alojamiento para compartir archivos sin darnos cuenta.

Si envió un enlace a su informe en Google Drive o descargó algo de Dropbox, usó un alojamiento para compartir archivos.

Los casos de uso más comunes para el alojamiento de archivos compartidos incluyen, entre otros:

• Archivo personal de medios : este se explica por sí mismo, ya que a todos nos encanta esa nostalgia de revisar fotos antiguas.
• Colaboración : para editar artículos en Google Docs, lluvia de ideas sobre ideas que llenan simultáneamente las columnas en hojas de cálculo.
• Almacenamiento de respaldo : para mantener datos web importantes fuera del sitio.
• Infracción de derechos de autor : ese es el desagradable que se usa para distribuir contenido pirata, por lo que no entraremos en muchos detalles al respecto.
• Sincronización de archivos : para modificar un archivo desde el teléfono y ver los cambios reflejados en cualquier otro dispositivo.

Algunos de estos escenarios se pueden cumplir con los servicios públicos de intercambio de archivos, mientras que otros requieren soluciones privadas para compartir archivos.

Comprender cómo funcionan los servidores de archivos lo ayudará a tomar la decisión correcta. Básicamente, un servidor de archivos es un almacenamiento central para archivos a los que se puede acceder de forma remota a través de una red. Esto garantiza un acceso sin problemas y el intercambio de información entre múltiples dispositivos.

En el caso de usar soluciones públicas, los archivos pueden ser accesibles para todos en Internet sin posibilidad de restringir esta red, mientras que las opciones privadas para compartir archivos no estarán disponibles en ningún lugar excepto en su red privada.

¿Por qué necesitarías esto? Aquí hay 3 razones principales:

1 – Gestión centralizada

Al usar un servicio público, no puede tener una visión completa de lo que sucede dentro de su espacio. Por supuesto, puede verificar todos los archivos y carpetas por separado para ver quién puede acceder a ellos y quién realizó los últimos cambios.

Las soluciones para compartir archivos privados le permiten tener un sistema de administración centralizado para monitorear toda la actividad en los archivos, como aperturas, descargas, cargas y cambios, sin la necesidad de verificar cada archivo por separado.

Además, es posible integrar el sistema de permisos como Active Directory para abrir o restringir el acceso a archivos para grupos de usuarios, ahorrando tiempo al abrir todo el acceso a archivos requerido para nuevos empleados y restringiéndolo cuando se van.

2 – Colaboración más rápida

Las soluciones alojadas de forma privada permiten una sincronización más rápida entre los archivos y una colaboración más conveniente . Si bien es posible que varias personas trabajen en el mismo archivo en público, a veces pueden ser lentos (recuerde ese momento una vez que abre una hoja de cálculo pesada, modifica una celda y tarda una eternidad en mostrar sus cambios), y no es posible.

Con soluciones para compartir archivos privados y sistemas de archivos distribuidos, la copia local se edita y luego los cambios se sincronizan con el archivo principal para acelerarlo.

3 – Cifrado de datos

Por lo general, no tiene control sobre las opciones de cifrado de datos cuando utiliza las opciones para compartir archivos públicos. Trae el riesgo de fuga de datos. Con las leyes de protección de datos personales como GDPR o CCPA, el cifrado insuficiente puede causar muchos problemas.

Con las soluciones privadas, usted decide el cifrado y las capas de protección adicionales, como enlaces protegidos con contraseña y software antimalware para escanear los archivos entrantes y evitar virus y otros no deseados. Es como tener todo el poder para proteger su PC pero a mayor escala . .

Sin embargo, cuando se trata de la protección del servidor y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos de cumplimiento, se recomienda encarecidamente contratar a un especialista en seguridad para estar seguro.

4 – Precio

Hablando de espacios públicos, brindan una cantidad insuficiente de almacenamiento gratuito ( como 2 GB para Dropbox y 15 GB para Google Drive ). Para las grandes empresas que operan con grandes masas de datos, esto puede ser un problema, ya que constantemente necesitarán comprar espacio en disco adicional o servicios complementarios para hacer frente a la afluencia de datos. Optar por una solución de servidor de archivos administrado puede parecer más económico en el resultado final.   

5 – Necesidades de personalización 

A menudo, los servicios públicos para compartir archivos vienen con funciones listas para usar que no se pueden adaptar a las necesidades específicas de la organización, como configurar copias de seguridad automáticas fuera del sitio, cargar/descargar archivos de forma remota con la ayuda de API o intercambiar enlaces protegidos con contraseña. El principal beneficio de los servidores de archivos privados es que puede instalar un software de administración de archivos personalizado para cubrir sus necesidades y modificar el sistema a su gusto.

Para fines relacionados con el trabajo, el alojamiento privado para compartir archivos parece ser la única forma posible. Pero cuando se trata de la pregunta principal de qué es mejor: servicios públicos gratuitos o establecer su propio servidor de archivos, no hay una respuesta correcta.

Si bien este último le brinda más seguridad al trabajar con datos confidenciales, puede que no sea necesario para compartir archivos de fotos de gatos divertidos. Los servicios públicos de intercambio de archivos simplifican significativamente nuestras vidas y pueden cubrir por completo las necesidades diarias, por lo que aquí todo dependerá del escenario del caso de uso.