Aumente su flujo de trabajo de productividad de Outlook con estos consejos

Para principiantes o profesionales, Microsoft Outlook incluye muchas funciones que puede usar para aumentar su productividad. Estos son algunos consejos esenciales para mejorar su flujo de trabajo y productividad con Outlook para Mac, Office 365 o versiones web.

Reglas de configuración

Las reglas pueden ayudarlo a automatizar la administración de sus mensajes, ya sea bloqueando el correo no deseado o moviendo mensajes específicos a una carpeta. Por ejemplo, podría mover todos los mensajes de su jefe a una carpeta en particular, para que nunca los pierda. Con la versión completa de Outlook, puede crear algunas reglas bastante complejas.

Aquí hay una regla simple en la que muevo mensajes de la carpeta del destinatario. Seleccione un mensaje del destinatario, haga clic en la pestaña Inicio y haga clic en Reglas > Crear regla .

Marque la casilla Del destinatario y luego marque Mover el elemento a la carpeta”. Elija una carpeta existente o cree una nueva. Selecciónelo y haga clic en Aceptar. Puede ejecutar la regla de inmediato o en otro momento. Puede configurar reglas para recibir una alerta cuando reciba un correo electrónico de un destinatario en particular  o mensajes con ciertas palabras. Vea cómo mover mensajes nuevos a una carpeta específica .

Además, se agregaron reglas avanzadas a Outlook.com hace un par de años.

Usar categorías de colores y banderas

Use la función Color y categorías para ayudar a priorizar y concentrarse en lo que es importante. Seleccione un mensaje y haga clic en el menú Categorizar, luego elija un color apropiado. Puede personalizar estos colores con un significado particular. Haga clic en Categorías > Todas las categorías > seleccione un color y luego Cambiar nombre. También se pueden asignar comandos de teclado para que pueda marcar rápidamente un mensaje.

El indicador de seguimiento también puede ayudarlo a recordar los mensajes que necesita ver cuando tenga tiempo. Cuando marque un mensaje de correo electrónico, aparecerá en su lista de tareas pendientes y listas de tareas para que pueda recordar atenderlo.

Programar con entrega retrasada

Outlook le permite retrasar la entrega de un correo electrónico a una hora determinada del día. Esta función es útil si sabe que un destinatario no recibirá su mensaje hasta un momento determinado. Si sabe que un usuario revisa el correo electrónico alrededor de las 3:00 a. m., cree un nuevo mensaje y luego haga clic en el botón Demorar entrega en Opciones . Realice las modificaciones correspondientes en las opciones de Entrega, como No entregar antes de la fecha y la hora.

Crear una carpeta de búsqueda

Una carpeta de búsqueda es una forma poderosa de clasificar sus mensajes y traer algo de cordura a su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede crear una carpeta de búsqueda para el correo que desea seguir o marcar mensajes de personas, grupos o listas específicas.

Haga clic en la pestaña Carpeta , haga clic en Nueva carpeta de búsqueda y elija el tipo de Carpeta de búsqueda que desea crear dentro de uno de los grupos. Seleccione la carpeta de correo y haga clic en Aceptar. Se crea una carpeta de búsqueda en el panel de navegación. Cualquier mensaje que decida seguir estará disponible allí cuando lo necesite.

Establecer el nivel de filtro de correo electrónico no deseado

El correo no deseado puede ralentizar la cantidad de correos electrónicos productivos que puede recibir a lo largo del día. Con el filtro de correo no deseado de Outlook, puede minimizar su impacto. Haga clic en la pestaña Inicio, haga clic en el menú Basura en el grupo Eliminar y haga clic en Opciones de correo no deseado.

Recomiendo comenzar primero con la configuración Baja y ver cómo funciona para usted. Si los mensajes no deseados son demasiado agresivos, puede pasar a una opción superior. En caso de que el filtro marque por error un mensaje importante, mantendría la opción Eliminar permanentemente sin marcar.

Crear copias de seguridad del archivo PST

Outlook es un sistema y también puede fallar. Mantener una copia de seguridad saludable de su Carpeta personal puede garantizar una recuperación sin problemas en caso de corrupción, falla del sistema o cualquier otro problema imprevisto.

Los archivos de datos de Outlook (.pst) creados con Outlook 2013 o Outlook 2016 (o superior) se guardan en su computadora en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook . Si actualizó a Outlook en una PC o Mac que ya tenía archivos de datos creados en Outlook 2007 o anterior, estos archivos se guardan en una ubicación diferente en una carpeta oculta en C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

El archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) también se guarda en C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . La mayoría de los datos permanecen en el servidor; sin embargo, se debe hacer una copia de seguridad de todos los elementos que se guardan localmente. Por ejemplo, Calendario, Contactos, Tareas y cualquier carpeta marcada como Solo local. Para obtener más información sobre la creación y la copia de seguridad de carpetas PST, consulte los siguientes artículos:

• Cómo crear una carpeta PST en Outlook
• Crear una carpeta PST en Outlook 2013
• ¿Qué son las carpetas PST de Outlook y cómo usarlas?
• Reparar Carpeta PST Corrupta en Outlook

También te puede interesar cómo encontrar la carpeta OLK temporal de Outlook .

Configurar respuestas fuera de la oficina

Ya sea que esté fuera de la oficina la mayor parte del día o de vacaciones durante un mes, configurar una respuesta de Fuera de la oficina puede informar a sus contactos que no está disponible. El uso del Asistente para fuera de la oficina  reducirá mucho el ruido en su bandeja de entrada cuando intenten comunicarse con usted sin una respuesta inmediata. También reducirá el trabajo de limpiar su bandeja de entrada cuando regrese. Haga clic en Archivo > Información > Respuestas automáticas .

Seleccione la casilla de opción Enviar respuestas automáticas y, a continuación, defina el período en el que desea que se envíe este mensaje en particular. También puede enviar este mensaje a colegas dentro o fuera de la organización.

Si está utilizando Outlook para iOS, toque Configuración, toque su Exchange Server, luego toque Respuestas automáticas . Active Respuestas automáticas y escriba un mensaje personalizado.

Gestión de notificaciones

Las notificaciones de escritorio de Outlook pueden ser abrumadoras y distraerlo. Una opción que tienes es desactivarlos. Para silenciarlos, haga clic con el botón derecho en el icono de Outlook en el área de notificación de la barra de tareas y luego haga clic en Mostrar alerta de escritorio de correo nuevo. Para versiones anteriores de Outlook, consulte nuestro artículo sobre cómo deshabilitar las alertas de escritorio de Outlook .

Sugerencias de Outlook Mobile

Si usa la versión móvil de Outlook, aquí hay algunos consejos que puede usar para mantenerse productivo mientras viaja.

Cambiar entre calendarios personales y de trabajo.

Toque la pestaña Calendario, luego toque el menú de hamburguesas, luego toque su calendario de trabajo o personal.

Programar una llamada de Skype con Outlook para iOS

Toque Calendario, cree un nuevo evento, luego ingrese un nombre para el evento. Toque Personas, luego agregue las personas que le gustaría invitar. Deslícese hacia abajo y active Llamada de Skype, luego toque el enlace Llamada de Skype, ingrese una descripción, luego toque Listo . Toque Guardar para completar.

Enviar una disponibilidad

Cree un nuevo mensaje y toque el evento Calendario.

Toque enviar disponibilidad, elija una hora adecuada y luego Listo.

Envía tu mensaje.

Las actualizaciones recientes de Outlook para Windows o Mac agregaron algunas funciones nuevas. Consulte nuestro artículo para obtener más información sobre cómo puede utilizar esas nuevas funciones. Además, consulte nuestro artículo con una  lista de comandos de teclado de Outlook para usuarios de Mac.