Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

De todos los métodos que puede usar para realizar un seguimiento de un proyecto en Excel, configurar un diagrama de Gantt es uno de los más efectivos. Esto se debe a que es una de las mejores representaciones visuales del estado del proyecto y la línea de tiempo general.

Con un diagrama de Gantt, puede ver, de un vistazo, qué tareas son actualmente la prioridad más alta y puede ver fácilmente la fecha estimada de finalización del proyecto.

A menos que utilice una plantilla de diagrama de Gantt, no existe una herramienta nativa que le permita crear una. Sin embargo, con algunos trucos simples, puede crear manualmente un diagrama de Gantt dinámico en Excel. Así es cómo.

Cree la hoja de cálculo de la línea de tiempo de su proyecto primero

Antes de crear el diagrama de Gantt de su proyecto, deberá crear la hoja de cálculo para respaldarlo. Esta hoja de cálculo debe contener la fecha de inicio, la fecha de finalización, la descripción y la duración de cada tarea.

Una vez que haya diseñado su proyecto, es hora de crear su diagrama de Gantt.

Crear un diagrama de Gantt en Excel

Puede hacer que su diagrama de Gantt se muestre en una nueva hoja, pero extraiga datos de la hoja original donde se almacena la línea de tiempo de su proyecto. Abra una nueva hoja de cálculo y seleccione Insertar en el menú.

Insertar fechas de inicio en el diagrama de Gantt

En la sección Gráficos , seleccione Gráfico de barras . En el menú desplegable, seleccione el gráfico de barras apiladas .

Este gráfico de barras sirve como indicador visual de la duración de cada tarea.

A continuación, deberá establecer la leyenda inferior del gráfico como la fecha de inicio de cada tarea. Haga clic con el botón derecho en el gráfico en blanco y elija Seleccionar datos . En el campo Entradas de leyenda, seleccione el botón Agregar .

Seleccione el campo Nombre de la serie y luego abra la hoja donde se almacena el cronograma de su proyecto. Elija el encabezado Fecha de inicio. A continuación, seleccione el campo Valores de la serie y seleccione todo el rango de fechas de inicio para las tareas de su proyecto.

Seleccione Aceptar cuando haya terminado. Su gráfico se parecerá a lo que se muestra a continuación.

Este es un buen comienzo, pero todavía no es un diagrama de Gantt.

Agregue duraciones a su diagrama de Gantt

Ahora es el momento de agregar una visualización para representar la duración de cada tarea. Haga clic con el botón derecho en el gráfico y elija Seleccionar datos .

En Entradas de leyenda, seleccione Agregar de nuevo.

Repita el mismo proceso anterior, pero esta vez seleccione el encabezado y los datos del campo Duración.

Seleccione Aceptar cuando haya terminado.

Ahora notará que su gráfico de Gantt tiene una sección de un gráfico de barras para cada tarea que representa la duración de la tarea.

Comienza donde termina la última tarea y termina donde comienza la siguiente tarea.

Agregar descripciones de tareas al diagrama de Gantt

Notará que lo único que falta en su diagrama de Gantt son las descripciones de las tareas. Agregar estos es tan fácil como las fechas y la duración. Pero esta vez, deberá actualizar las etiquetas de Axis.

Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Seleccionar datos . En Etiquetas del eje horizontal , seleccione el botón Editar .

Esta vez, para el rango de etiquetas de Axis , seleccione el rango de celdas que contiene las descripciones de tareas.

Seleccione Aceptar para finalizar y Aceptar en la ventana Seleccionar fuente de datos. Ahora notará que su diagrama se parece mucho más a un diagrama de Gantt. Sin embargo, la parte azul de las barras en el gráfico no debería estar allí.

No se preocupe, eliminarlos es fácil.

Toques finales en su diagrama de Gantt

Haga clic con el botón derecho en una de las barras azules y seleccione Formato de serie de datos.

Selecciona el ícono Paint en el menú de la derecha. A continuación, seleccione Sin relleno en Relleno y seleccione Sin línea en Borde .

Ahora su diagrama de Gantt finalmente parece un diagrama de Gantt. El único problema es que las tareas de su proyecto se enumeran en el orden inverso al que deberían estar. Lo que desea es que la tarea con la fecha de inicio anterior aparezca en la parte superior, el texto debajo, etc.

Para solucionar esto, haga clic con el botón izquierdo en el eje izquierdo y elija Formatear eje.

En la sección Opciones de eje , seleccione Categorías en orden inverso .

Ahora puede ver que su diagrama de Gantt enumera todas las tareas de su proyecto en el orden correcto. Solo la duración de esa tarea aparece en el diagrama de Gantt. Todo está alineado con el rango de fechas correcto cuando esa tarea está programada para estar activa.

Tu diagrama de Gantt está listo. Pero hay algunas cosas que puede hacer para formatear aún más el gráfico y pulirlo.

Pula su diagrama de Gantt

Es posible que haya notado que su diagrama de Gantt tiene muchos espacios en blanco. Hay algunas cosas que puedes hacer para arreglar esto.

Seleccione las fechas arriba de las barras de tareas. Luego haga clic con el botón derecho y seleccione Format Axis . En Opciones de eje, en Límites, juegue aumentando los Límites mínimos hasta que las tareas estén lo suficientemente cerca del eje vertical de su diagrama de Gantt.

Si lo aumenta demasiado y las barras se mueven fuera del área de visualización, presione el botón Restablecer para comenzar de nuevo.

Es posible que también hayas notado que las fechas están bastante juntas en la parte superior del gráfico con muy poco espacio entre ellas. Hay un par de cosas que puedes hacer para arreglar esto.

• En el mismo menú Eje de formato anterior, puede modificar el número principal en Unidades para disminuir el espacio entre las etiquetas de fecha al disminuir el número. El aumento de Mayor aumentará el espacio.
• Si su proyecto se lleva a cabo dentro de un solo año, puede eliminar el año de la Fecha de inicio para usar solo el mes y el día. Esto creará mucho más espacio de etiquetas para su diagrama de Gantt.

Cuando haya terminado, tiene un diagrama de Gantt final que ofrece a las personas una descripción general rápida y fácil de leer de todo su proyecto.

Una vez que complete este proceso con algunos de sus proyectos, la creación de un diagrama de Gantt se convertirá en algo natural. Es rápido y fácil crear un diagrama de Gantt a partir de la hoja de cálculo de su proyecto en menos de 10 a 15 minutos.