Cara Mempersiapkan Memo Kredit di QuickBooks 2021

Nota kredit dapat menjadi cara praktis untuk memperbaiki kesalahan entri data yang tidak Anda temukan atau perbaiki sebelumnya. Memo kredit juga merupakan cara praktis untuk menangani hal-hal seperti pengembalian dan pengembalian uang pelanggan. Jika Anda telah menyiapkan satu atau dua faktur di waktu Anda, Anda akan menemukan bahwa menyiapkan memo kredit QuickBooks jauh lebih mudah daripada menggunakan metode kuno.

Langkah-langkah berikut menjelaskan cara membuat jenis memo kredit yang paling rumit dan rumit: memo kredit produk. Namun, membuat layanan atau memo kredit profesional pada dasarnya bekerja dengan cara yang sama. Anda hanya mengisi bidang yang lebih sedikit.

Untuk membuat memo kredit produk, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih Pelanggan→Buat Memo/Pengembalian Kredit atau klik ikon Pengembalian Dana & Kredit di bagian Pelanggan di halaman beranda untuk menampilkan jendela Buat Memo/Pengembalian Dana (seperti yang ditunjukkan).

Jendela Buat Memo Kredit/Pengembalian Dana

2. Identifikasi pelanggan dan, jika perlu, pekerjaan di menu tarik-turun Pelanggan: Pekerjaan.

Anda dapat memilih pelanggan atau pekerjaan dari daftar dengan mengkliknya.

3. (Opsional) Tentukan kelas untuk memo kredit.

Jika Anda menggunakan kelas untuk mengkategorikan transaksi, aktifkan menu tarik-turun Kelas dan pilih kelas yang sesuai untuk memo kredit.

4. Beri tanggal pada memo kredit (walaupun tetap adalah opsional).

Tekan Tab untuk memindahkan kursor ke kotak teks Tanggal. Kemudian masukkan tanggal yang benar dalam format MM/DD/YYYY.

5. (Opsional) Masukkan nomor nota kredit.

QuickBooks menyarankan nomor memo kredit dengan menambahkan 1 ke nomor memo kredit terakhir yang Anda gunakan. Anda dapat menerima nomor atau tab ke kotak teks No Kredit untuk mengubah nomor menjadi apa pun yang Anda inginkan.

6. Perbaiki alamat Pelanggan, jika perlu.

QuickBooks mengambil alamat penagihan dari daftar Pelanggan. Anda dapat mengubah alamat nota kredit dengan mengganti sebagian alamat penagihan biasa. Biasanya, Anda harus menggunakan alamat yang sama untuk nota kredit yang Anda gunakan untuk faktur atau faktur asli.

7. (Opsional ... semacam) Berikan nomor PO.

Jika nota kredit menyesuaikan total sisa saldo pada PO pelanggan, Anda mungkin harus memasukkan nomor PO di kotak teks No. PO.

Inilah logika saya atas saran ini, untuk para pembaca yang peduli: Jika Anda menagih pelanggan Anda $1.000 pada PO No. 1984, yang mengotorisasi pembelian $1.000, Anda menggunakan seluruh PO — setidaknya menurut petugas bagian hutang pelanggan, yang memproses faktur Anda. Namun, jika Anda memastikan bahwa memo kredit sebesar $1.000 diidentifikasi terkait dengan PO No. 1984, Anda pada dasarnya membebaskan saldo pembelian $1.000, yang dapat berarti bahwa Anda dapat menggunakan, atau menagih, PO lagi.

8. Jika pelanggan mengembalikan barang, jelaskan masing-masing barang.

Pindahkan kursor ke baris pertama dari kotak teks Item/Deskripsi/Jumlah/Harga/Jumlah/Pajak. Di baris pertama kotak yang kosong, aktifkan menu tarik-turun Item, lalu pilih item. QuickBooks mengisi kotak teks Description and Rate dengan deskripsi penjualan dan harga jual apa pun yang Anda masukkan dalam daftar Item. (Anda dapat mengedit informasi ini jika Anda mau, tetapi tidak perlu melakukannya.) Masukkan jumlah item yang dikembalikan pelanggan (atau tidak dibayar) di kotak teks Qty. (Setelah Anda memasukkan nomor ini, QuickBooks menghitung jumlahnya dengan mengalikan Kuantitas dengan Tarif.) Masukkan setiap item yang dikembalikan pelanggan dengan mengisi baris kosong pada kotak daftar.

Dalam hal item inventaris, QuickBooks mengasumsikan bahwa item yang Anda tampilkan di memo kredit dikembalikan ke inventaris. Anda ingin menyesuaikan jumlah fisik inventaris Anda jika item yang tidak terjual dikembalikan.

Seperti halnya faktur, Anda dapat memasukkan sebanyak mungkin barang ke dalam memo kredit yang Anda inginkan. Jika Anda tidak memiliki cukup ruang pada satu halaman, QuickBooks terus menambahkan halaman ke memo kredit sampai Anda selesai. Informasi total, tentu saja, ada di halaman terakhir.

9. Jelaskan hal-hal khusus yang harus disertakan dalam memo kredit.

Jika Anda ingin mengeluarkan nota kredit untuk item lain yang muncul di faktur asli — pengiriman, diskon, biaya lain, dan sebagainya — tambahkan deskripsi setiap item ke daftar Item.

Untuk menambahkan deskripsi item ini, aktifkan menu drop-down Item dari baris kosong berikutnya, lalu pilih item khusus. (Anda mengaktifkan daftar dengan mengklik bidang untuk mengubahnya menjadi menu tarik-turun dan kemudian mengklik panah bawah bidang untuk mengakses menu.) Setelah QuickBooks mengisi kotak teks Deskripsi dan Nilai, edit informasi ini (jika perlu). Masukkan setiap item khusus — subtotal, diskon, ongkos kirim, dan sebagainya — yang Anda perinci dalam memo kredit.

Jika Anda ingin memasukkan item Diskon, Anda harus menempelkan item Subtotal di memo kredit setelah inventaris atau item lain yang Anda diskon. Kemudian tempelkan item Diskon langsung setelah item Subtotal. Saat Anda melakukan ini, QuickBooks menghitung diskon sebagai persentase dari subtotal.

10. (Opsional) Tambahkan pesan pelanggan.

Aktifkan menu tarik-turun Pesan Pelanggan, dan pilih pesan pelanggan yang cerdas.

11. Tentukan pajak penjualan.

Pindahkan kursor ke kotak Daftar pajak, aktifkan menu tarik-turun, lalu pilih pajak penjualan yang benar.

12. (Opsional, tapi ide yang sangat bagus) Tambahkan memo.

Anda dapat menggunakan kotak teks Memo untuk menambahkan deskripsi memo ke memo kredit. Anda dapat menggunakan deskripsi ini untuk menjelaskan alasan Anda menerbitkan nota kredit dan untuk referensi silang faktur atau faktur asli, misalnya. Perhatikan bahwa bidang Memo dicetak dalam Pernyataan Pelanggan.

13. Jika Anda ingin menunda pencetakan nota kredit ini, pilih kotak centang Cetak Nanti.

Saya ingin menunda pembicaraan tentang apa yang dilakukan dengan mencentang kotak Cetak Nanti sampai saya menyelesaikan diskusi tentang pembuatan memo kredit. Cakupan pencetakan faktur dan nota kredit muncul di bagian selanjutnya.

14. Simpan memo kredit.

Untuk menyimpan memo kredit yang telah diisi, klik tombol Simpan & Baru atau Simpan & Tutup. QuickBooks menampilkan kotak dialog yang menanyakan apa yang ingin Anda lakukan dengan memo kredit: Pertahankan kredit, berikan pengembalian uang, atau terapkan kredit ke faktur. Tentukan pilihan Anda dengan mengklik tombol yang sesuai dengan apa yang ingin Anda lakukan. Jika Anda memilih Terapkan ke Faktur, QuickBooks meminta beberapa informasi tambahan. QuickBooks menyimpan memo kredit yang ada di layar dan, jika Anda mengklik Simpan & Baru, menampilkan jendela Buat Memo Kredit/Pengembalian Dana yang kosong sehingga Anda dapat membuat memo kredit lain. (Perhatikan bahwa Anda dapat halaman bolak-balik melalui memo kredit yang Anda buat sebelumnya dengan mengklik tombol Berikutnya dan Sebelumnya.) Setelah selesai membuat memo kredit, Anda dapat mengklik tombol Tutup formulir memo kredit.

Jika Anda menunjukkan bahwa Anda ingin mencetak cek pengembalian dana, QuickBooks menampilkan jendela Tulis Cek dan secara otomatis mengisi cek, menghubungkannya ke memo.