Aumenta il flusso di lavoro della produttività di Outlook con questi suggerimenti

Per i principianti o i professionisti, Microsoft Outlook include molte funzionalità che puoi utilizzare per aumentare la tua produttività. Ecco alcuni suggerimenti essenziali per migliorare il flusso di lavoro e la produttività utilizzando Outlook per Mac, Office 365 o le versioni Web.

Regole di installazione

Le regole possono aiutarti ad automatizzare la gestione dei tuoi messaggi, sia che si tratti di bloccare la posta indesiderata o di spostare messaggi specifici in una cartella. Ad esempio, potresti spostare tutti i messaggi del tuo capo in una cartella particolare, in modo da non perderli mai. Con la versione completa di Outlook, puoi creare regole piuttosto complesse.

Ecco una semplice regola in cui sposto i messaggi dalla cartella del destinatario. Seleziona un messaggio dal destinatario, fai clic sulla scheda Home e fai clic su Regole > Crea regola .

Seleziona la casella Dal destinatario, quindi seleziona Sposta l'elemento nella cartella. Scegli una cartella esistente o creane una nuova. Selezionalo e fai clic su OK. Puoi eseguire la regola subito o in un secondo momento. Puoi impostare regole per ricevere un avviso quando ricevi un'e-mail da un determinato destinatario  o messaggi con determinate parole. Scopri come spostare nuovi messaggi in una cartella specifica .

Inoltre, un paio di anni fa sono state aggiunte regole avanzate a Outlook.com .

Usa le categorie di colori e le bandiere

Usa la funzione Colore e Categorie per stabilire le priorità e concentrarti su ciò che è importante. Seleziona un messaggio e fai clic sul menu Categorizza, quindi scegli un colore appropriato. Puoi personalizzare questi colori con un significato particolare. Fai clic su Categorie > Tutte le categorie > seleziona un colore e poi Rinomina. È anche possibile assegnare comandi da tastiera in modo da poter contrassegnare rapidamente un messaggio.

Il contrassegno di follow-up può anche aiutarti a ricordare i messaggi che devi guardare quando hai tempo. Quando contrassegni un messaggio e-mail, questo apparirà nell'elenco delle cose da fare e negli elenchi delle attività in modo che tu possa ricordarti di occupartene.

Pianifica utilizzando la consegna ritardata

Outlook ti consente di ritardare la consegna di un'e-mail a un'ora particolare del giorno. Questa funzione è utile se sai che un destinatario non riceverà il tuo messaggio fino a un determinato momento. Se sei consapevole che un utente controlla la posta elettronica intorno alle 3 del mattino, crea un nuovo messaggio, quindi fai clic sul pulsante Ritarda consegna in Opzioni . Apporta le modifiche appropriate alle opzioni di consegna come Non consegnare prima della data e dell'ora.

Crea una cartella di ricerca

Una cartella di ricerca è un modo efficace per valutare i tuoi messaggi e portare un po' di sanità mentale nella tua casella di posta. Ad esempio, puoi creare una cartella di ricerca per la posta che desideri seguire o contrassegnare i messaggi di persone, gruppi o elenchi specifici.

Fare clic sulla scheda Cartella , fare clic su Nuova cartella di ricerca e scegliere il tipo di cartella di ricerca che si desidera creare all'interno di uno dei gruppi. Seleziona la cartella di posta e fai clic su OK. Viene creata una cartella di ricerca nel riquadro di spostamento. Tutti i messaggi che scelgo di seguire saranno disponibili lì quando ne avrò bisogno.

Imposta il livello di filtro della posta indesiderata

La posta indesiderata può rallentare il numero di e-mail produttive che puoi ricevere durante il giorno. Utilizzando il filtro della posta indesiderata di Outlook, puoi ridurne al minimo l'impatto. Fare clic sulla scheda Home, fare clic sul menu Posta indesiderata nel gruppo Elimina e fare clic su Opzioni posta indesiderata.

Ti consiglio di iniziare prima con l'impostazione Bassa e vedere come funziona per te. Se i messaggi spazzatura sono troppo aggressivi, puoi passare a un'opzione superiore. Nel caso in cui il filtro contrassegni erroneamente un messaggio importante, manterrei l'opzione Elimina definitivamente deselezionata.

Crea backup di file PST

Outlook è un sistema e può anche fallire. Mantenere un backup integro della cartella personale può garantire un ripristino senza problemi in caso di danneggiamento, errore di sistema o qualsiasi altro problema imprevisto.

I file di dati di Outlook (.pst) creati con Outlook 2013 o Outlook 2016 (o versioni successive) vengono salvati nel computer nella cartella Documenti\File di Outlook . Se hai eseguito l'aggiornamento a Outlook su un PC o Mac in cui sono già stati creati file di dati in Outlook 2007 o versioni precedenti, questi file vengono salvati in una posizione diversa in una cartella nascosta in C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Anche il file di dati di Outlook offline (.ost) viene salvato in C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . La maggior parte dei dati rimane sul server; tuttavia, è necessario eseguire il backup di tutti gli elementi salvati localmente. Ad esempio, Calendario, Contatti, Attività e tutte le cartelle contrassegnate Solo locale. Per ulteriori informazioni sulla creazione e il backup di cartelle PST, consulta i seguenti articoli:

• Come creare una cartella PST in Outlook
• Crea una cartella PST in Outlook 2013
• Cosa sono le cartelle PST di Outlook e come usarle
• Ripara la cartella PST danneggiata in Outlook

Potresti anche essere interessato a come trovare la cartella OLK temporanea di Outlook .

Imposta le risposte fuori sede

Indipendentemente dal fatto che tu sia fuori ufficio per la maggior parte della giornata o in vacanza per un mese, l'impostazione di una risposta Fuori sede può far sapere ai tuoi contatti che non sei disponibile. L'utilizzo dell'Assistente Fuori sede  ridurrà molto il rumore nella posta in arrivo quando tentano di contattarti senza una risposta immediata. Ridurrà anche il lavoro per ripulire la tua casella di posta quando torni. Fare clic su File > Informazioni > Risposte automatiche .

Seleziona la casella di opzione Invia risposte automatiche, quindi definisci il periodo in cui desideri ricevere questo particolare messaggio. Puoi anche inviare questo messaggio ai colleghi all'interno o all'esterno dell'organizzazione.

Se utilizzi Outlook per iOS, tocca Impostazioni, tocca il tuo server di Exchange, quindi tocca Risposte automatiche . Attiva Risposte automatiche e digita un messaggio personalizzato.

Gestione delle notifiche

Le notifiche desktop di Outlook possono essere opprimenti e distrarti. Un'opzione che hai è disabilitarli. Per disattivarli, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Outlook nell'area di notifica della barra delle applicazioni, quindi fai clic su Mostra avviso desktop nuova posta. Per le versioni precedenti di Outlook, consulta il nostro articolo su come disabilitare gli avvisi desktop di Outlook .

Suggerimenti per Outlook Mobile

Se utilizzi la versione mobile di Outlook, ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per rimanere produttivo in movimento.

Passa tra i calendari personali e di lavoro.

Tocca la scheda Calendario, quindi tocca il menu dell'hamburger, quindi tocca il tuo calendario di lavoro o personale.

Pianifica una chiamata Skype con Outlook per iOS

Tocca Calendario, crea un nuovo pari, quindi inserisci un nome per l'evento. Tocca Persone, quindi aggiungi le persone che desideri invitare. Scorri verso il basso e attiva Chiamata Skype, quindi tocca il collegamento Chiamata Skype, inserisci una descrizione, quindi tocca Fine . Tocca Salva per completare.

Invia una disponibilità

Crea un nuovo messaggio e tocca l'evento del Calendario.

Tocca invia disponibilità, scegli un orario adatto e poi Fine.

Invia il tuo messaggio.

Gli aggiornamenti recenti di Outlook per Windows o Mac hanno aggiunto alcune nuove funzionalità. Consulta il nostro articolo per ulteriori informazioni su come utilizzare queste nuove funzionalità. Inoltre, consulta il nostro articolo con un  elenco di comandi da tastiera di Outlook per utenti Mac.