Come creare e-mail di massa personalizzate utilizzando Mail Merge per Gmail

Devi inviare la stessa email a più persone con contenuti personalizzati per ognuna? Forse vuoi salutare ogni destinatario con il suo nome, usare il suo indirizzo postale o includere il suo numero di iscrizione.

La stampa unione è una funzionalità che ti consente di creare più copie di lettere ed e-mail da inviare ai tuoi contatti. Ogni lettera o e-mail può includere contenuti personalizzati sia standard che personalizzati. Le informazioni che utilizzi per personalizzare ogni lettera o e-mail vengono prelevate dalla tua fonte di dati come un elenco di contatti.

Se utilizzi Gmail come client di posta elettronica principale, non è presente alcuna funzione di stampa unione incorporata. Tuttavia, è disponibile un componente aggiuntivo per la stampa unione per Fogli Google che si collega al tuo account Gmail. Ti mostreremo come utilizzare il componente aggiuntivo Mail Merge per Gmail con allegati per personalizzare un batch delle stesse email e inviarle.

Installa il componente aggiuntivo Mail Merge per Gmail con allegati

Prima di installare e utilizzare il componente aggiuntivo Mail Merge, accedi all'account Gmail che desideri utilizzare.

Quindi, installa il componente aggiuntivo Stampa unione per Fogli Google.

Fare clic su Continua nella finestra di dialogo Iniziamo per autorizzare l'esecuzione del componente aggiuntivo Stampa unione.

Vengono elencate le varie autorizzazioni richieste dal componente aggiuntivo. Fai clic su Consenti per concedere al componente aggiuntivo Stampa unione l'autorizzazione ad accedere al tuo account Gmail.

Viene visualizzata la Guida introduttiva alla stampa unione . Fare clic sulla X per chiudere la finestra di dialogo.

Crea il modello di unione

Il componente aggiuntivo Stampa unione apre un nuovo foglio di lavoro senza titolo in Fogli Google in una nuova scheda.

Vai a Componenti aggiuntivi > Stampa unione con allegati > Crea modello di unione .

Nel foglio di lavoro senza titolo viene creato un modello di stampa unione vuoto , contenente le colonne obbligatorie, come Nome , Cognome e Indirizzo e -mail .

Importa o inserisci i tuoi contatti

Ora devi aggiungere i contatti che desideri utilizzare a questo foglio di calcolo. Per farlo, vai su Componenti aggiuntivi > Stampa unione con allegati > Importa contatti Google .

L'importazione dei contatti è il modo più rapido per aggiungerli. Ma puoi anche inserire manualmente le informazioni per i destinatari nel foglio di calcolo.

Se hai determinati gruppi di destinatari a cui invii e-mail batch; potresti voler creare gruppi nei tuoi contatti Google.

Seleziona il gruppo contenente gli indirizzi email che desideri utilizzare dall'elenco a discesa e fai clic su Importa contatti . La finestra di dialogo non si chiude automaticamente, quindi fai clic sulla X nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.

Aggiungi un allegato per un contatto

Uno degli elementi che puoi personalizzare in ogni email è l'allegato. Puoi allegare un file diverso a ciascuna e-mail utilizzando un collegamento al file nel tuo account Google Drive.

Per fare ciò, apri una nuova scheda e accedi a Google Drive. Quindi, carica il file che desideri allegare all'e-mail. Puoi trascinare il file nella finestra del browser per caricarlo.

Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file caricato e fai clic su Ottieni collegamento condivisibile .

Nella finestra di dialogo popup, assicurati che il dispositivo di scorrimento Condivisione link sia attivo (verde).

Se la condivisione tramite link è già attiva, l'URL viene copiato automaticamente quando selezioni Ottieni link condivisibile . Se non vedi un messaggio che dice che il link è stato copiato negli appunti, seleziona l'URL nella finestra di dialogo e copialo.

Torna al foglio di calcolo Stampa unione e incolla l'URL nella colonna Allegati file per la persona a cui desideri inviare questo file. Puoi inviare un file diverso a ciascun contatto nella tua lista.

Puoi anche includere più URL di allegati di file, separati da virgole.

Pianifica la data e l'ora di invio dell'e-mail

La colonna Dati programmati consente di specificare una data e un'ora per l'invio dell'e-mail, che potrebbe essere diversa per ogni persona.

Per programmare un'e-mail, inserire la data e l'ora desiderate, utilizzando il formato gg/mm/aaa hh:mm, nella colonna Data programmata del contatto desiderato.

Lascia vuote le celle nella colonna Data pianificata per inviare le e-mail immediatamente una volta configurate.

Aggiungi contenuto personalizzato

Oltre ai campi standard inclusi nel modello di stampa unione, puoi aggiungere altri campi personalizzati. Forse vuoi aggiungere informazioni come l'indirizzo e-mail e il numero di iscrizione di ciascun destinatario. Puoi aggiungere colonne al foglio di calcolo per memorizzare tali informazioni.

Per il nostro esempio, aggiungeremo qualcosa di semplice. Vogliamo utilizzare il cognome del destinatario in ogni e-mail, preceduto dal titolo (Sig., Sig.ra o Sig.ra). Quindi, aggiungeremo una colonna Titolo .

Per aggiungere una colonna al foglio di calcolo della stampa unione, sposta il mouse sull'intestazione della colonna dell'ultima colonna popolata. Fare clic sul pulsante freccia giù visualizzato, quindi fare clic su Inserisci 1 a destra .

Fare clic nella cella blu dell'intestazione e modificare il nome della colonna con un nome appropriato. Utilizzerai questo nome nella bozza dell'e-mail in Gmail per inserire il valore in ogni e-mail in un secondo momento.

Quindi, inserisci il valore appropriato per ogni contatto nelle celle sotto il nome della colonna.

Crea la bozza dell'e-mail in Gmail

Ora è il momento di creare la bozza dell'e-mail che desideri inviare ai contatti del foglio di calcolo della stampa unione e utilizzare i campi variabili per personalizzare ogni e-mail.

Apri una nuova scheda e accedi allo stesso indirizzo Gmail che hai utilizzato per il foglio di calcolo della stampa unione. Crea una nuova email e digita l'oggetto e il corpo del messaggio email. Puoi anche aggiungere formattazione RTF e immagini in linea alla bozza della tua e-mail.

Per includere campi variabili nell'e-mail, come Titolo e Cognome , inserisci i nomi dei campi utilizzando la notazione {{field name}} . Ad esempio, abbiamo aggiunto {{Title}} {{Last Name}} alla nostra email. Puoi anche aggiungere campi variabili alla riga dell'oggetto. Se hai aggiunto gli URL degli allegati di file al foglio di calcolo della stampa unione, non è necessario aggiungere quel campo variabile all'e-mail. Saranno automaticamente inclusi nelle email.

NON fare clic su Invia .

Configura la stampa unione

Torna al foglio di calcolo della stampa unione e vai su Componenti aggiuntivi > Stampa unione con allegati > Configura stampa unione .

Immettere le informazioni per il messaggio e-mail, come il nome completo del mittente , l' indirizzo CC e l' indirizzo BCC . Se l' indirizzo email del mittente è diverso dall'indirizzo Gmail con cui hai effettuato l'accesso, seleziona l'indirizzo email dall'elenco a discesa. L'indirizzo e-mail di accesso viene utilizzato anche come indirizzo di risposta , ma è possibile modificarlo.

Fare clic su Continua .

Invia un'e-mail di prova

Seleziona Usa una bozza di messaggio Gmail esistente come modello dal primo elenco a discesa. Quindi, seleziona la bozza che desideri utilizzare dall'elenco a discesa Seleziona bozza di Gmail .

È una buona idea testare la stampa unione, quindi fai clic su Invia un'e-mail di prova .

Riceverai l'e-mail di prova nell'account a cui hai effettuato l'accesso come nel foglio di calcolo della stampa unione. Vengono utilizzati i valori dei campi variabili del primo contatto nell'elenco importato. Tutti gli URL degli allegati di file aggiunti vengono aggiunti in fondo al messaggio. Puoi scaricare il file dal link o salvare il file sul tuo account Google Drive.

Esegui Stampa unione

Torna al foglio di calcolo della stampa unione e fai clic su Esegui stampa unione per iniziare a inviare le e-mail. Se hai aggiunto date e orari alla colonna Data programmata per uno o tutti i contatti, le e-mail verranno inviate. Le e-mail ai contatti senza data e ora programmate verranno inviate immediatamente.

Una volta completata la stampa unione, fare clic su Fine .

Rinomina il foglio di calcolo della stampa unione

Il foglio di calcolo della stampa unione viene salvato automaticamente come nome predefinito Foglio di calcolo senza titolo . Se desideri utilizzare di nuovo questo foglio di lavoro, potresti dargli un nome migliore.

Per modificare il nome del foglio di calcolo della stampa unione, fai clic sul nome nell'angolo in alto a sinistra del foglio di calcolo.

Digita un nuovo nome. Questo nuovo nome viene visualizzato sul foglio di calcolo.

Il nuovo nome che hai inserito viene utilizzato anche come nome del file nel tuo account Google Drive. Ora puoi utilizzare di nuovo questa stampa unione e modificarla secondo necessità.

La stampa unione è anche una funzionalità incorporata in Word per Windows , Word per Mac e Outlook 2013 o 2016 su Windows .

Usi la stampa unione? Hai trovato altri modi per eseguire la stampa unione in Gmail o modi per eseguire la stampa unione in altri servizi di posta elettronica? Fateci sapere le vostre esperienze nei commenti.