Di tutti i metodi che puoi utilizzare per tenere traccia di un progetto in Excel, l'impostazione di un diagramma di Gantt è uno dei più efficaci. Questo perché è una delle migliori rappresentazioni visive dello stato del progetto e della sequenza temporale generale.
Utilizzando un diagramma di Gantt, puoi vedere, a colpo d'occhio, quali attività sono attualmente la priorità più alta e puoi facilmente vedere la data di completamento stimata del progetto.
A meno che non utilizzi un modello di diagramma di Gantt, non esiste uno strumento nativo che ti consenta di crearne uno. Tuttavia, con alcuni semplici trucchi, puoi creare manualmente un diagramma di Gantt dinamico in Excel. Ecco come.
Crea prima il foglio di calcolo della sequenza temporale del tuo progetto
Prima di creare il diagramma di Gantt del tuo progetto, dovrai creare il foglio di calcolo per supportarlo. Questo foglio di calcolo deve contenere la data di inizio, la data di fine, la descrizione e la durata di ciascuna attività.
Una volta che hai definito il tuo progetto, è il momento di creare il tuo diagramma di Gantt.
Crea un diagramma di Gantt in Excel
Puoi visualizzare il diagramma di Gantt in un nuovo foglio, ma trarre i dati dal foglio originale in cui è archiviata la sequenza temporale del progetto. Apri un nuovo foglio di lavoro e seleziona Inserisci dal menu.
Inserisci le date di inizio nel diagramma di Gantt
Nella sezione Grafici , seleziona Grafico a barre . Dal menu a discesa, seleziona il grafico a barre in pila .
Questo grafico a barre funge da indicatore visivo della durata di ogni attività.
Successivamente, dovrai impostare la legenda in basso del grafico come data di inizio per ogni attività. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico vuoto e scegli Seleziona dati . Sotto il campo Voci legenda, seleziona il pulsante Aggiungi .
Seleziona il campo Nome serie e quindi apri il foglio in cui è archiviata la pianificazione del tuo progetto. Scegli l' intestazione Data di inizio. Quindi, seleziona il campo Valori serie e seleziona l'intero intervallo di date di inizio per le attività del tuo progetto.
Seleziona OK quando hai finito. Il tuo grafico sarà simile a quello mostrato di seguito.
Questo è un buon inizio, ma non è ancora un diagramma di Gantt.
Aggiungi le durate al diagramma di Gantt
Ora è il momento di aggiungere una visualizzazione per rappresentare la durata di ogni attività. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e scegli Seleziona dati .
In Voci legenda, seleziona di nuovo Aggiungi .
Ripeti la stessa procedura di cui sopra, ma questa volta seleziona l'intestazione e i dati dal campo Durata.
Seleziona OK quando hai finito.
Ora noterai che il tuo diagramma di Gantt ha una sezione di un grafico a barre per ogni attività che rappresenta la durata dell'attività.
Inizia dove finisce l'ultima attività e finisce dove inizia l'attività successiva.
Aggiungi le descrizioni delle attività al diagramma di Gantt
Noterai che l'unica cosa che manca dal tuo diagramma di Gantt sono le descrizioni delle attività. Aggiungerli è facile quanto le date e la durata. Ma questa volta, dovrai aggiornare le etichette Axis.
Fare clic con il pulsante destro del grafico e selezionare Seleziona dati . In Etichette asse orizzontale , seleziona il pulsante Modifica .
Questa volta, per Axis label range , seleziona l'intervallo di celle contenente le descrizioni delle attività.
Selezionare OK per terminare e OK nella finestra Seleziona origine dati. Ora noterai che il tuo grafico assomiglia molto di più a un diagramma di Gantt. Tuttavia, la parte blu delle barre nel grafico non dovrebbe essere presente.
Non preoccuparti, rimuoverli è facile.
Tocchi finali sul tuo diagramma di Gantt
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle barre blu e selezionare Formatta serie di dati.
Seleziona l'icona Paint nel menu a destra. Quindi seleziona Nessun riempimento in Riempimento e Nessuna riga in Bordo .
Ora il tuo diagramma di Gantt sembra finalmente un diagramma di Gantt. L'unico problema è che le attività del tuo progetto sono elencate nell'ordine inverso rispetto a quello che dovrebbero essere. Quello che vuoi è che l'attività con la data di inizio precedente sia elencata in alto, il testo sotto di essa e così via.
Per risolvere questo problema, fai clic con il pulsante sinistro del mouse sull'asse sinistro e scegli Formato asse.
Nella sezione Opzioni dell'asse , seleziona Categorie in ordine inverso .
Ora puoi vedere che il tuo diagramma di Gantt elenca tutte le attività del tuo progetto nell'ordine corretto. Solo la durata di tale attività viene visualizzata nel diagramma di Gantt. Tutto è allineato con l'intervallo di date corretto quando l'attività è pianificata per essere attiva.
Il tuo diagramma di Gantt è terminato. Ma ci sono alcune cose che puoi fare per formattare ulteriormente il grafico e perfezionarlo.
Migliora il tuo diagramma di Gantt
Potresti aver notato che il tuo diagramma di Gantt ha molto spazio bianco. Ci sono alcune cose che puoi fare per risolvere questo problema.
Seleziona le date sopra le barre delle applicazioni. Quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Formato asse . In Opzioni dell'asse, in Limiti, gioca con l'aumento dei limiti minimi finché le attività non sono abbastanza vicine all'asse verticale del diagramma di Gantt.
Se lo aumenti troppo e le barre si spostano fuori dall'area di visualizzazione, premi il pulsante Reset per ricominciare.
Potresti anche aver notato che le date sono praticamente accostate nella parte superiore del grafico con pochissimo spazio tra di loro. Ci sono un paio di cose che puoi fare per risolvere questo problema.
Quando hai finito, hai un diagramma di Gantt finale che offre alle persone una panoramica rapida e di facile lettura dell'intero progetto.
Dopo aver completato questo processo con alcuni dei tuoi progetti, la creazione di un diagramma di Gantt diventerà una seconda natura. È facile e veloce creare un diagramma di Gantt dal foglio di calcolo del tuo progetto in meno di 10-15 minuti.
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