Se è necessario inviare documenti batch a un gruppo di persone, ad esempio un invito a un evento o una riunione, la funzionalità unione di Microsoft Mail è un modo semplice e veloce per farlo. In precedenza ti abbiamo mostrato come preparare i documenti utilizzando la funzione Stampa unione in Word 2016 per Windows , ma il processo è leggermente diverso per gli utenti di Word 2016 per Mac. In questo articolo ti mostriamo come funziona.
Utilizzo della funzione di stampa unione in Microsoft Word 2016 per Mac
La stampa unione non è solo per i documenti; puoi usarlo per opuscoli, newsletter o materiali per invii di massa. L'impostazione di un documento per la stampa unione è un processo in due parti, che include il documento principale e l'origine dati costituita dai nomi e dagli indirizzi delle persone per ciascun documento. Word utilizza le informazioni archiviate nell'origine dati per combinare e quindi generare documenti per ciascuna.
Iniziamo raccogliendo informazioni per ciascun destinatario chiamato Nome campo. Un nome di campo contiene informazioni come il nome, l'indirizzo e il saluto. Un'altra parte importante della creazione di un documento di stampa unione è il modulo, che include le informazioni consegnate al destinatario. La lettera di esempio di seguito contiene un elenco di campi che includerò in ogni documento.
Crea elenchi di destinatari
Avvia Microsoft Word, quindi seleziona la scheda Invii > Seleziona destinatari > Crea un nuovo elenco .
La finestra dell'origine dati apparirà sullo schermo. Come puoi vedere, i campi elenco sono già popolati con nomi che potresti usare. Per sicurezza, li rimuoverei tutti e userei il tuo per evitare qualsiasi confusione. Seleziona ciascun campo, quindi fai clic sul pulsante meno per rimuoverlo. Dopo aver cancellato ogni campo, procedi con l'inserimento del tuo. Puoi organizzare ogni campo usando la freccia su e giù. Quando hai finito, fai clic su Crea.
Assegna un nome all'origine dati, quindi fai clic su Salva.
Compila i campi con i nomi e gli indirizzi di ciascun destinatario; al termine, fare clic su OK. Nota, per aggiungere o rimuovere un record, fai clic sul segno più o meno nell'angolo inferiore sinistro della finestra.
Inserisci campi di unione e termina l'unione del documento
Ora arriva la parte facile, inserire i tuoi campi di unione. Seleziona la scheda Invii, quindi fai clic su Inserisci campo unione, quindi scegli il campo unione. Ripetere i passaggi per popolare il documento con i campi di unione appropriati.
Salva la lettera del modulo, seleziona la scheda Invii, quindi fai clic sul pulsante Fine e unisci, quindi fai clic su Modifica singoli documenti.
È quindi possibile rivedere i documenti o stamparli.
Gli utenti di Word 2016 per Windows noteranno che ci sono lievi differenze tra le due versioni. Word 2016 per Mac ricorda ironicamente Word 97 per Windows. Indipendentemente da ciò, entrambi producono gli stessi risultati.
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