Outlookのメールや会議でMicrosoftTeamsのファイルを共有するにはどうすればよいですか？

Stephieからの質問は次のとおりです。

私は最近、会社を辞めた同僚からいくつかのMicrosoftTeamsの保守を引き継ぐように任命されました。最近遭遇した課題の1つは、Microsoft Teamsに保存されているWord、PDF、およびExcelファイルをOutlook 365を使用して内部および外部のユーザーと共有する方法です。推奨できる指針/ベストプラクティスはありますか？

ご質問ありがとうございます。私たちの回答では、Outlookを介したファイル共有を容易にするために使用できる簡単なステップバイステップのプロセスを提供したいと思います。複数のファイルを共有することに興味がある場合は、共有Teamsフォルダーのチュートリアルを参照してください。

OutlookでTeamsからファイルを共有する

Teamsファイルのコピーリンク

Teamsに保存されているファイルへのアクセスを内部および外部の関係者と共有する最も簡単な方法は、そのファイルへのリンクをOutlookの電子メールに埋め込むことです。

WindowsまたはMacOSコンピューターで、Microsoft Teamsを開き、チャネルに移動します。
[ファイル]タブに移動し、アクセスを許可するファイルに移動します。
ファイル名の左側にあるチェックマークを押します（ステップ1）。
次に、ファイル名の右側にある[アクションの表示]メニュー（…）を押します。（ステップ2）
[リンクのコピー]メニューを選択します（ステップ3）。

ファイルへのパスを示すダイアログが表示されます。このファイルは、TeamsチャネルファイルをホストするSharePointライブラリにあります。
次に、Teamsファイルへのアクセス許可を設定します。ダイアログの下部に、ファイルへのデフォルトのアクセス許可が表示されます（以下にマークが付いています）。

Teamsファイルのアクセス許可を設定する

必要に応じて、[リンク設定]ダイアログを使用して必要に応じてアクセス許可を変更できます。
チームでは、さまざまな共有許可オプションから選択できます。共有設定はTeams管理ポリシーによって管理されているため、使用できない場合があることに注意してください。
1. リンクを知っている人なら誰でもファイルにアクセス/編集できるようにします。
2. 組織内の人々
3. あなたのチャンネルにアクセスできる人（組織の内部または外部にいる可能性があります）。
4. 特定の人。それらの個人のメールアドレスを提供する必要があります。

必要に応じて、[編集を許可する]オプションをオンにします。
完了したら、[適用]をクリックします。
これで、設定したアクセス許可に従って、TeamsがTeamsファイルへのリンクを生成します。
次に、[コピー]をクリックします。

重要な注意：デフォルトの共有権限は通常、ITチームによって設定されます。それらがあなたのビジネスニーズに合わない場合、あなたは彼らと話し合うことを望むかもしれません。

Outlookの電子メールまたは会議へのリンクを追加します

最後のステップは、MicrosoftOutlookデスクトップまたはOffice365Outlookを開くことです。
新しいメールまたは会議出席依頼を作成します。
メールの受信者とメール/会議のテキストを定義します。
前の手順で生成したTeamsファイルへのリンクを貼り付けます。
メールまたは会議を送信します。

注：GMailなどのサードパーティのメールクライアントでも同じプロセスを適用できます。

チームファイルへのリンクをチャネルメンバーと共有する

チームのファイルをチャネルメンバー（内部または外部の関係者）と共有する別の方法は、[投稿]タブを使用することです。

チームを開き、チャンネルに移動します。
[投稿]タブを開いて、新しい会話を開始します。
添付ファイルを押して、[チームとチャネルから参照]を選択します。
チャンネルファイルを参照して、共有したいチャンネルファイルを選択します。
[リンクを共有]をクリックします。
リンクは[チャンネル投稿]タブに投稿されます。
投稿の右上の領域にカーソルを合わせ、 [アクションを表示]ボタン（…）を押します。
Outlookに共有を押します。これにより、会話がOutlook365からの電子メールとして共有されます。

Outlookへのファイル共有が機能しない

Teamsでのファイル共有は非常に簡単です。上記のように、ファイルのアクセス許可の共有オプションは、IT部門またはチーム管理者によって管理されます。外部の関係者がファイルを開いたり編集したりできない場合は、Teamsの組織/チャネル設定で外部の関係者が共有するファイルを操作できるかどうかを確認することをお勧めします。