これらのヒントで Outlook の生産性ワークフローを向上させましょう

初心者でも上級者でも、Microsoft Outlook には生産性を高めるために使用できる多くの機能が含まれています。ここでは、Outlook for Mac、Office 365、または Web バージョンを使用してワークフローと生産性を向上させるための重要なヒントをいくつか紹介します。

設定ルール

ルールは、迷惑メールのブロックや特定のメッセージのフォルダーへの移動など、メッセージの管理を自動化するのに役立ちます。たとえば、上司からのすべてのメッセージを特定のフォルダーに移動できるので、メッセージを見逃すことはありません。Outlook のフル バージョンでは、かなり複雑なルールを作成できます。

これは、受信者フォルダーからメッセージを移動する簡単なルールです。受信者からのメッセージを選択し、[ホーム] タブをクリックして、[ルール] > [ルールの作成] をクリックします。

[受信者から]ボックスをオンにしてから、[アイテムをフォルダーに移動する] をオンにします。」 既存のフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成します。それを選択し、[OK] をクリックします。ルールはすぐに実行することも、後で実行することもできます。特定の受信者からの電子メールまたは特定の単語を含むメッセージを受信したときにアラート を受信するルールを設定できます。新しいメッセージを特定のフォルダに移動する方法を確認してください。

また、数年前に Outlook.com に高度なルールが追加されました。

色のカテゴリとフラグを使用する

色とカテゴリ機能を使用して、重要なものに優先順位を付けて集中することができます。メッセージを選択して [分類] メニューをクリックし、適切な色を選択します。これらの色を特定の意味にカスタマイズできます。[カテゴリ] > [すべてのカテゴリ]をクリックし、色を選択してから [名前の変更] をクリックします。キーボード コマンドを割り当てることもできるため、メッセージにすばやくマークを付けることができます。

フォロー アップ フラグは、時間があるときに確認する必要があるメッセージを思い出すのにも役立ちます。電子メール メッセージにフラグを付けると、To Do リストとタスク リストに表示されるので、忘れずに対応することができます。

遅延配信を使用したスケジュール

Outlook では、メールの配信を特定の時間に遅らせることができます。この機能は、受信者が特定の時間までメッセージを受信しないことがわかっている場合に便利です。ユーザーが午前 3 時頃に電子メールをチェックしていることがわかっている場合は、新しいメッセージを作成し、[オプション] の下にある [配信の遅延] ボタンをクリックします。[日時までに配達しない]などの配達オプションに適切な変更を加えます。

検索フォルダーを作成する

検索フォルダーは、メッセージをトリアージし、受信トレイを整理するための強力な方法です。たとえば、フォローアップしたいメールの検索フォルダーを作成したり、特定の人、グループ、またはリストからのメッセージにフラグを付けたりすることができます。

[フォルダー] タブをクリックし、[新しい検索フォルダー] をクリックして、いずれかのグループ内から作成する検索フォルダーの種類を選択します。メールフォルダを選択し、[OK] をクリックします。ナビゲーション ウィンドウに検索フォルダーが作成されます。フォローアップすることを選択したメッセージは、必要なときに利用できます。

迷惑メール フィルタ レベルの設定

ジャンク メールは、1 日に受信できる生産的なメールの数を遅くする可能性があります。Outlooks 迷惑メール フィルターを使用すると、その影響を最小限に抑えることができます。[ホーム] タブをクリックし、[削除] グループの [迷惑メール] メニューをクリックして、[迷惑メールのオプション] をクリックします。

最初に低設定から始めて、それがどのように機能するかを確認することをお勧めします. ジャンク メッセージが攻撃的すぎる場合は、より高いオプションに移動できます。フィルターが誤って重要なメッセージにフラグを立てた場合に備えて、[完全に削除] オプションをオフのままにします。

PSTファイルのバックアップを作成

Outlook はシステムであり、失敗することもあります。個人用フォルダの正常なバックアップを維持することで、破損、システム障害、またはその他の予期しない問題が発生した場合でもスムーズに回復できます。

Outlook 2013 または Outlook 2016 (またはそれ以降) を使用して作成された Outlook データ ファイル (.pst) は、コンピューターのDocuments\Outlook Files フォルダーに保存されます。Outlook 2007 以前で作成されたデータ ファイルが既にある PC または Mac で Outlook にアップグレードした場合、これらのファイルはC:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlookの隠しフォルダー内の別の場所に保存されます。

オフラインの Outlook データ ファイル (.ost) もC:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlookに保存されます。ほとんどのデータはサーバーに残ります。ただし、ローカルに保存されたアイテムはバックアップする必要があります。たとえば、予定表、連絡先、タスク、およびローカルのみとマークされたフォルダーなどです。PST フォルダーの作成とバックアップの詳細については、次の記事を参照してください。

• Outlook で PST フォルダーを作成する方法
• Outlook 2013 で PST フォルダーを作成する
• Outlook PST フォルダーとは何か、およびその使用方法
• Outlookで破損したPSTフォルダーを修復する

また、Outlook 一時 OLK フォルダーを見つける方法にも興味があるかもしれません。

不在時の返信を設定する

1 日の大半を不在にする場合でも、1 か月間休暇をとる場合でも、不在時の返信を設定すると、連絡先に不在であることを知らせることができます。不在時のアシスタントを使用する と、すぐに応答せずにあなたに連絡しようとしているときに、受信トレイのノイズが大幅に減少します。また、戻ったときに受信トレイをクリーンアップする作業も軽減されます。[ファイル] > [情報] > [自動返信]をクリックします。

[自動返信を送信する] ラジオ ボックスを選択し、この特定のメッセージを送信する期間を定義します。このメッセージを組織内外の同僚に送信することもできます。

Outlook for iOS を使用している場合は、[設定] をタップし、Exchange サーバーをタップして、[自動返信] をタップします。自動返信をオンにして、パーソナライズされたメッセージを入力します。

通知の管理

Outlook デスクトップ通知は圧倒され、気を散らす可能性があります。あなたが持っている1つのオプションは、それらを無効にすることです. それらをミュートするには、タスクバーの通知領域にある Outlook アイコンを右クリックし、[新しいメール デスクトップ アラートを表示] をクリックします。古いバージョンの Outlook については、Outlook デスクトップ アラートを無効にする方法に関する記事をご覧ください。

Outlook モバイルのヒント

モバイル版の Outlook を使用している場合は、外出先でも生産性を維持するために使用できるヒントがいくつかあります。

個人用カレンダーと仕事用カレンダーを切り替えます。

[カレンダー] タブをタップし、ハンバーガー メニューをタップしてから、仕事用または個人用のカレンダーをタップします。

Outlook for iOS で Skype 通話をスケジュールする

[カレンダー] をタップし、新しいイベントを作成してから、イベントの名前を入力します。「人」をタップして、招待したい人を追加します。下にスワイプして [ Skype 通話] をオンにし、 [ Skype 通話] リンクをタップして説明を入力し、 [完了]をタップします。[保存] をタップして完了します。

空室状況を送信する

新しいメッセージを作成し、カレンダーの予定をタップします。

[送信可能時間] をタップし、適切な時間を選択して、[完了] をタップします。

メッセージを送信します。

Outlook for Windows または Mac の最近の更新により、いくつかの新機能が追加されました。これらの新機能を活用する方法の詳細については、記事をご覧ください。また、  Mac ユーザー向けの Outlook キーボード コマンドのリストを掲載した記事もご覧ください。