Google スプレッドシートを使用して、セルの値に基づいてメールを送信する

プロセスの自動化

ここまでは問題ありませんが、トリガーを設定しない場合、上記のスクリプトは手動でのみ実行されます。幸いなことに、Google はトリガーによる自動化を簡単に構成できるようにしました。手順は次のとおりです。 

Apps Script エディタで、左側のサイドバーにある トリガー アイコン (小さな時計のように見えます) をクリックします。

[ 新しいトリガーの作成r] リンクをクリックするか、 [トリガーの追加] [トリガー] ページの右下隅にあるボタン。

 実行する機能の選択 ドロップダウン メニューで、 sendEmails< i=4> 関数。

 イベント ソースの選択 ドロップダウン メニューで、 時間駆動

 時間ベースのトリガーのタイプを選択 ドロップダウン メニューで、希望する頻度を選択します（例: 毎日のメールの場合は日タイマー 、毎週のメールの場合は 週タイマー など）。

該当する場合は、希望の時間範囲または曜日を選択します。

[ 保存 ] をクリックしてトリガーを作成します。

保存後、右上隅にある デプロイ ボタンをクリックし、指示に従ってデプロイにラベルを付けて定義します。実行するにはオートメーションのアクセス許可を与える必要があり、スクリプト自体にも同じことが当てはまります。  

指定されたトリガーに関しては、この例は請求書のリマインダーの送信に関するものであるため、これらは毎月であると想定し、毎月 1 日の午後 1 時から午後 2 時までに送信するのが適切です。ただし、もちろん、必要に応じて頻度とタイミングを変更できます。 

添付ファイル付きのメールを送信する方法

添付ファイル付きの電子メールを送信する方法を示すために、請求書のリマインダーを含むサンプル シートを再利用し、添付ファイルを含めるようにスニペットをリファクタリングします。ここでは関数から始めます。メール テンプレートはコードの後半にあります。電子メールリマインダーの送信

以下のスニペットは Google ドライブ フォルダからメールの添付ファイルを取得することを強調する必要があります。ここではフォルダ ID を含め、指定された命名規則に従うことが重要です。詳細については、 コードを詳しく見てみましょうのセクションをご覧ください。 

function sendEmailReminders() { // アクティブなシートを取得します varsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); // データ範囲を取得します（ヘッダー行を除く） var dataRange =sheet.getRange(2, 1,sheet.getLastRow() - 1,sheet.getLastColumn()); // データ範囲から値を取得します var data = dataRange.getValues(); // データ行をループします for (var i = 0; i < data.length; i++) { var row = data[i]; // 各列から値を取得します var businessName = row[0]; var email = 行[1]; var invoiceNumber = row[2]; var invoiceAmount = 行[3]; var dueDate = 行[4]; var subject = 行[5]; // メール本文 var emailBody = "親愛なる " + ビジネス名 + ",\n\n" + 「これは請求書番号についてのリマインダーです」 + 請求書番号 + "ドルで」 + 請求額 + "期限は「」です+ 期限 + ".\n" + "添付の請求書を見つけてください。\n\n" + "この件について迅速にご対応いただき、ありがとうございます。"; // 対応する請求書を添付します - 請求書が保存される正しいフォルダー ID を指定する必要があります var invoiceFolderId = 'YOUR_FOLDER_ID_HERE'; var invoiceFolder = DriveApp.getFolderById(invoiceFolderId); var invoiceFiles = invoiceFolder.getFilesByName(invoiceNumber + '.pdf'); // 請求書ファイルが PDF 形式であると仮定します var invoiceFile; if (invoiceFiles.hasNext()) { invoiceFile = invoiceFiles.next(); } else { // 請求書ファイルが見つからない場合は、この行をスキップするか、エラーをログに記録できます console.error("請求書番号の請求書ファイルが見つかりません: " + invoiceNumber);続く; } // 添付ファイル付きのメールを送信 MailApp.sendEmail({ to: email, subject: subject, body: emailBody,attachments: [invoiceFile] }); } }

コードを分解してみましょう

1. 関数を定義します:sendEmailReminders

関数 sendEmailReminders() {

この行では、 という名前の関数を宣言しています。この関数には、添付ファイル付きの電子メール リマインダーを送信するコードが含まれています。sendEmailReminders

2. アクティブなシートを取得します。

varsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

この行は、現在開いている Google スプレッドシート ドキュメントからアクティブ シートを取得します。

3. データ範囲を取得します (ヘッダー行を除く)。

var dataRange =sheet.getRange(2, 1,sheet.getLastRow() - 1,sheet.getLastColumn());

この行は、ヘッダー行を除く、シート内のデータの範囲を取得します。シートの 2 行目 (行 2) と最初の列 (列 1) から始まり、最後の行と最後の列まで続きます。

補足: カスタム シートを作成するときは、シートに合わせて変更する必要があります。データ範囲

4. データ範囲から値を取得します。

var データ = dataRange.getValues();

この行は、前の手順で定義したセル範囲から値 (内容) を取得します。

5. データ行をループします。

for (var i = 0; i < data.length; i++) { var row = data[i];

このループは、配列内の各行を反復処理します。変数は、各反復の現在のデータ行を表します。fordatarow

6. 各列から値を取得します。

var businessName = row[0]; var email = 行[1]; var invoiceNumber = row[2]; var invoiceAmount = 行[3]; var dueDate = 行[4]; var subject = 行[5];

上の行は、データの現在の行の各列から値を抽出します。各値は後でスクリプト内で簡単に参照できるように変数に割り当てられます。指定された値は、この例のシートに合わせてカスタマイズされています。 

7. 電子メールの本文を作成します。

var emailBody = "親愛なる" + ビジネス名 + ",\n\n" + 「これは請求書番号についてのリマインダーです」 + 請求書番号 + "ドルで」 + 請求額 + "期限は「」です+ 期限 + ".\n" + "添付の請求書を見つけてください。\n\n" + "この件について迅速にご対応いただき、ありがとうございます。";

このコードは、シートから抽出された値を使用して電子メール本文を構築します。電子メールの本文は、会社名、請求書番号、請求金額、期日を含む文字列です。

8. 対応する請求書ファイルを取得します。

var invoiceFolderId = 'YOUR_FOLDER_ID_HERE'; var invoiceFolder = DriveApp.getFolderById(invoiceFolderId); var invoiceFiles = invoiceFolder.getFilesByName(invoiceNumber + '.pdf'); var invoiceFile; if (invoiceFiles.hasNext()) { invoiceFile = invoiceFiles.next(); } else { console.error("請求書番号の請求書ファイルが見つかりません: " + invoiceNumber);続く; }

これらの行は、現在の行に関連付けられた請求書ファイルを取得します。 

まず、フォルダ ID を使用して請求書ファイル フォルダにアクセスします。必ず実際のフォルダ ID に置き換えてください。 YOUR_FOLDER_ID_HERE

この例の命名規則は であり、実際の請求書の名前は「123456.pdf」であることに注意してください。添付ファイルの名前が異なる場合は、形式を更新する必要があります。 (請求書番号 + '.pdf')

次に、スクリプトは請求書番号と同じ名前のファイルを検索します (ファイルが PDF 形式であると仮定します)。 

ファイルが見つかった場合は、そのファイルが変数に割り当てられます。それ以外の場合、スクリプトはエラー メッセージをログに記録し、次の行に進みます。

9. 添付ファイルを含む電子メールを送信します。

MailApp.sendEmail({ 宛先: メール、件名: 件名、本文: メール本文、添付ファイル: [invoiceFile] });

この行は本文と電子メールの添付ファイルを送信します。得られる結果は次のとおりです。また、前述したようにすべての自動化手順が適用されます。これは請求書のリマインダーの送信に関するものであるため、毎月のトリガーを維持するのが合理的です。 

GSheets を使用して HTML メールを送信する

HTML 電子メールを送信するには、前に説明したスクリプトに非常に簡単な変更を加えることができます。ここにあります： 

function sendEmailReminders() { // アクティブなシートを取得します varsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); // データ範囲を取得します（ヘッダー行を除く） var dataRange =sheet.getRange(2, 1,sheet.getLastRow() - 1,sheet.getLastColumn()); // データ範囲から値を取得します var data = dataRange.getValues(); // データ行をループします for (var i = 0; i < data.length; i++) { var row = data[i]; // 各列から値を取得します var businessName = row[0]; var email = 行[1]; var invoiceNumber = row[2]; var invoiceAmount = 行[3]; var dueDate = 行[4]; var subject = 行[5]; // HTML メール本文 var emailBodyHtml = "<p>様 " + ビジネス名 + ",</p"" + "<p>これは請求書番号"をお知らせするものです。 + 請求書番号 + "ドルで」 + 請求額 + "期限は「」です+ 期限 + ".

このバージョンでは、プレーンテキストが HTML 形式のコンテンツを含む変数に置き換えられます。 emailBodyemailBodyHtml

関数を呼び出すと、body プロパティもプロパティに置き換えられ、メールが HTML メールとして送信されます。MailApp.sendEmail()htmlBody

サイドノート: 

便宜上、スクリプトでは の代わりに を使用しています。どちらのオプションでも機能しますが、間違いなく、より読みやすくなります。とにかく、自由にスクリプトを再フォーマットし、文字列補間時に連結演算子をプレースホルダに置き換えてください。 varconstconst${式}

また、この例では必要ではなかったため、どのスクリプトにも関数は含まれていません。ただし、もちろん、この種のスクリプトを追加したり、自動化することも可能です。 bccbcc

最後に、カスタム CSS スタイルを追加して味を高めることができます。以下の更新された機能を参照してください。 var emailBodyHtml =

// CSS スタイルを使用した HTML メール本文 var emailBodyHtml = "<html><head><style"" + "body {font-family: Arial、sans-serif;}" + "p {font-size: 14px;}" + ".invoice-info {font-weight: 太字;色: #4a4a4a;}" + "" + "

プロのヒント: 

• メールボックス プロバイダによっては、非常に様式化されたメールを適切にサポートまたは表示できない場合や、まったくサポートしていない場合もありますので、安心してご利用ください。 <スタイル>
• Mailtrap Email Testing を使用して、メールボックス プロバイダが HTML メールをどの程度サポートしているかを確認します。 
• もう一度強調しますが、 大量に送信する必要がある場合は、関数の代わりに適切な MTA を使用することが常に最善です。 電子メールを送信
• その点で、Gmail アカウントの制限に注意してください。これらは、Google Workspace やプライベート アカウントでは異なります。 

Google スプレッドシートからトリガーメールを送信するにはどうすればよいですか?

セルが特定の値に達すると

セルの値に基づいて自動メールを送信する方法を説明します。この例では、請求書金額セルが解約された顧客を示す「0」に達すると請求書が送信されます。 

指定されたセル値により、カスタム チャーン電子メールがトリガーされ、顧客にすぐに連絡します。繰り返しになりますが、自動化の手順は同じままで、これらの電子メールに対して毎月のトリガーを引き続き使用できます。 

このスクリプトは、HTML 電子メールと添付ファイルの送信に使用したものと同じであることに注意してください。ただし、記述された条件付きロジックを導入するための別の機能層があります。コードは次のとおりです。 

function sendEmailReminders() { // アクティブなシートを取得します varsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); // データ範囲を取得します（ヘッダー行を除く） var dataRange =sheet.getRange(2, 1,sheet.getLastRow() - 1,sheet.getLastColumn()); // データ範囲から値を取得します var data = dataRange.getValues(); // データ行をループします for (var i = 0; i < data.length; i++) { var row = data[i]; // 各列から値を取得します var businessName = row[0]; var email = 行[1]; var invoiceNumber = row[2]; var invoiceAmount = 行[3]; var dueDate = 行[4]; var subject = 行[5]; // 請求金額に基づいてメール本文を決定します var emailBodyHtml; if (invoiceAmount == 0) { // 解約顧客のメール件名 = "解約顧客通知"; emailBodyHtml = "<html><head><style"" + "body {font-family: Arial、sans-serif;}" + "p {font-size: 14px;}" + ".invoice-info {font-weight: 太字;色: #4a4a4a;}" + "" + "

コードブレイクまで 

すでに説明した内容の繰り返しを避けるために、関数の内容のみに焦点を当てていることに注意してください。メール本文HTML

コードの更新された部分は、請求金額に基づいて電子メール本文の内容を決定します。請求金額が の場合、解約した顧客であるとみなされ、別のメール テンプレートが使用されます。コードの内訳は次のとおりです:「0」

var emailBodyHtml;

という名前の変数を宣言し、メール本文の内容を保存します。そして、最初は未定義のままです。

if (invoiceAmount == 0) { ... }

このステートメントは、請求額が 0 であるかどうかを確認します。0 である場合、中括弧内のコードが実行されます。このブロックには、解約顧客のメール テンプレートが含まれています。if(`{}`)

subject = "顧客離れに関する通知";

この行では、解約顧客向けにメールの件名を「解約顧客通知」に設定します。

emailBodyHtml = "<html><head><style"" + ...

 この行は、変数の値を解約顧客のメール テンプレートに設定します。テンプレートは、セクションで定義された CSS スタイルを含む HTML 文字列です。電子メールの本文には、ビジネス名のプレースホルダーと顧客へのメッセージが含まれています。

} それ以外 { ... }

このブロックは、請求金額が 0 でない場合に実行されます。変数を通常の請求書メール テンプレートに設定します。メール テンプレートは、セクションで定義された CSS スタイルを含む HTML 文字列です。電子メールの本文には、会社名、請求書番号、請求金額、期日のプレースホルダーが含まれています。elseemailBodyHtml<head>

この条件付きロジックを使用することにより、スクリプトは、請求額が（解約顧客）またはゼロ以外（通常の請求書）であ​​るかどうかに基づいて、異なるメール本文を送信します。 0

セルの値が変化したとき

ここで、上記で使用したものと同じスクリプトを拡張して、別のユースケース、つまりクライアントがアップグレードし、アカウント マネージャーが請求書とともに「ありがとう」メールを送信する必要がある場合をカバーします。 

説明すると、アカウント マネージャーが毎月、クライアントの資格情報を記載した新しいシート (この例ではシート 2) を作成するという考えです。 

コードは 2 つのシートを比較し、通常の請求書メールの代わりに、アップグレードしたクライアント ( 請求金額) に自動の「ありがとう」メールを送信します。 a> は前のものと比べて大きくなります）。 

また、誰かが当社の架空のサービスの使用を停止することを決定した可能性があるため、チャーンメールに触れる必要はありません。これがスクリプトです。

function sendEmailReminders() { varsheet1 = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1"); varsheet2 = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet2"); var dataRange1 =sheet1.getRange(2, 1,sheet1.getLastRow() - 1,sheet1.getLastColumn()); var dataRange2 =sheet2.getRange(2, 1,sheet2.getLastRow() - 1,sheet2.getLastColumn()); var data1 = dataRange1.getValues(); var data2 = dataRange2.getValues(); for (var i = 0; i < data1.length; i++) { var row1 = data1[i]; var row2 = データ2[i]; var businessName = row1[0]; var email = row1[1]; var invoiceNumber = row1[2]; var invoiceAmount1 = parseFloat(row1[3].toString().replace('$', '').replace(',', 39;.')); var invoiceAmount2 = parseFloat(row2[3].toString().replace('$', '').replace(',', 39;.')); if (isNaN(invoiceAmount1) || isNaN(invoiceAmount2)) { console.error("ビジネスの請求書金額が無効です: " + businessName + "。invoiceAmount1: " + invoiceAmount1 + ", invoiceAmount2: " + invoiceAmount2 );続く; var dueDate = row1[4]; var サブジェクト; var emailBodyHtml; if (invoiceAmount1 < invoiceAmount2) { console.log("「アップグレードしていただきありがとうございます」メールを " + email + " に送信しています。invoiceAmount1: " + invoiceAmount1 + ", invoiceAmount2: " + 請求金額 2); subject = "アップグレードしていただきありがとうございます"; emailBodyHtml = "<html><body"" + "

コードブレイクまで 

1. スクリプトは、Sheet1 と Sheet2 の両方への参照を取得することから始まります。

varsheet1 = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1"); varsheet2 = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet2");

2. 次に、ヘッダーを除外するために 2 行目から始めて、両方のシートからデータを取得します。

var dataRange1 =sheet1.getRange(2, 1,sheet1.getLastRow() - 1,sheet1.getLastColumn()); var dataRange2 =sheet2.getRange(2, 1,sheet2.getLastRow() - 1,sheet2.getLastColumn()); var data1 = dataRange1.getValues(); var data2 = dataRange2.getValues();

3. スクリプトは両方のシートの行を反復処理します (両方のシートの行数が同じであると仮定します)。 Sheet1 と Sheet2 の対応する行ごとに請求額を比較します。

for (var i = 0; i < data1.length; i++) { var row1 = data1[i]; var row2 = データ2[i]; // 両方のシートから請求金額を取得します var invoiceAmount1 = parseFloat(row1[3].toString().replace('$', '').replace(' 、'、'.')); var invoiceAmount2 = parseFloat(row2[3].toString().replace('$', '').replace(',', 39;.'));

コピー

4. 次に、スクリプトは Sheet1 と Sheet2 の請求額の比較に基づいて、さまざまな種類の電子メールを送信するための条件をチェックします。

if (invoiceAmount1 < invoiceAmount2) { // 「アップグレードしていただきありがとうございます」を送信します。 email } else if (invoiceAmount1 == 0) { // 「顧客離脱通知」を送信します。 email } else { // 「請求書リマインダー」を送信します。 Eメール }

コピー

主な比較は、同じ行（つまり、同じ顧客）の Sheet1 の請求金額が Sheet2 の請求金額より小さいかどうかを確認することです。 true の場合、スクリプトは顧客がアップグレードしたと想定し、メールを送信します。それ以外の場合は、他の条件 (解約または定期的な請求書のリマインダー) がチェックされ、適切な電子メールが送信されます。

Google スプレッドシート ファイルが更新されたとき

ここで、アカウント マネージャー以外のユーザーがスプレッドシートにアクセスできる、少し異なる使用例について説明します。 

私たちのアカウントマネージャーが顧客と会い、質問に答えることに専念する 1 日を持っていると仮定しましょう。クライアントはスプレッドシートにアクセスして、問題を簡単に説明し、スロットを予約できます。 

そうですね、クライアントの予約や問い合わせを処理するもっと良い方法があります。ただし、チュートリアルではこのアプローチに固執します。

ステップ1

まず、テーブルを作成する必要があります。以下に示すように、私たちのものは非常に単純で、マネージャー、タイムスロット、およびクエリを含む 3 行のみが含まれています。

ステップ2

次に、誰かがクエリでシートを更新するたびに電子メールをトリガーし、スロットを予約する Google スクリプトが必要です。以下に例を示します。 

//@OnlyCurrentDoc function processEdit(e) { MailApp.sendEmail({ to: "[email protected]" ;、件名: "新しい予約 -- クライアントのタイムスロット"、本文: "クライアントから質問があります。" }); }

コピー

何が起こっているのかを理解するには、主な機能について説明することが重要です。 

• //@OnlyCurrentDoc – このアノテーションは、指定された Google スプレッドシートでのみスクリプトを実行することを示します。注釈を削除すると、他のファイル全体でスクリプトが有効になりました。 
• function processEdit ()  – トリガー (次のステップで設定します) は、この関数を使用してスクリプトを実行します。単純に、この関数は、誰かがシートを更新するたびにメールを受信するプロセスを設定します。
• (e)  – この注釈は、編集に関するデータを含むオブジェクトを表します。範囲またはセルが編集されたことを通知する range プロパティがあります。 
• MailApp – 関数がメールを中継するために使用するオブジェクト。 

次に進む前に、シートとコードをテストできます。例のシートを使用している場合は、「クエリ」列の下のセルの 1 つに値を入力し、スクリプトを実行するだけです。電子メールはすぐに受信箱に届くはずですが、スクリプトはまだ自動化されていないことに注意してください。

ステップ3

メールを自動的に送信するトリガーを設定して承認します。 Apps Script で、サイド メニューの目覚まし時計アイコンをクリックします。次に、[…新しいトリガーを作成] をクリックします。 

トリガー設定ポップアップで、次の基準を選択します。

• プロセス編集
• 頭
• スプレッドシートから
• 編集中

注: 障害通知設定 はデフォルトのままでも問題ありませんが、変更することもできます。必要に応じて。トリガーやスクリプトの全体的な動作には影響しません。これは、自動化したいあらゆる Google スクリプトに当てはまります。 

[ 保存] をクリックし、アカウントでトリガーを承認すると、  にトリガーが表示されます。トリガー リスト。また、 デプロイ ボタンを押してトリガーを有効にしてください。 

ここで、シートに戻り、[クエリ] 列の別のセルに値を入力し、自動通知を受信したかどうかを確認できます。 

補足: 好みに合わせてシートをカスタマイズできますが、これはスクリプトも同様にカスタマイズする必要があることを意味します。