Mail Merge for Gmail を使用してパーソナライズされた一括メールを作成する方法

それぞれにパーソナライズされたコンテンツを含む同じメールを多くの人に送信する必要がありますか? それぞれの受信者に名前で挨拶したり、郵送先住所を使用したり、会員番号を含めたりすることができます。

差し込み印刷は、連絡先に送信する手紙や電子メールの複数のコピーを作成できる機能です。各レターまたは電子メールには、標準およびカスタムのパーソナライズされたコンテンツの両方を含めることができます。各手紙や電子メールをカスタマイズするために使用する情報は、連絡先リストなどのデータ ソースから取得されます。

Gmail をメインのメール クライアントとして使用している場合、組み込みの差し込み印刷機能はありません。ただし、Gmail アカウントとリンクする Google スプレッドシートで利用できる差し込み印刷アドオンがあります。Mail Merge for Gmail with Attachmentsアドオンを使用して、同じメールのバッチをパーソナライズして送信する方法を紹介します。

Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on をインストールする

差し込み印刷アドオンをインストールして使用する前に、使用する Gmail アカウントにログインします。

次に、Google スプレッドシートの差し込み印刷アドオンをインストールします。

[始めましょう] ダイアログ ボックスで [続行]をクリックして、差し込み印刷アドオンを実行する権限を与えます。

アドオンに必要なさまざまなアクセス許可が一覧表示されます。[許可]をクリックして、差し込み印刷アドオンに Gmail アカウントへのアクセスを許可します。

差し込み印刷 – 入門ガイドが表示されます。[ X ] をクリックして、ダイアログ ボックスを閉じます。

マージ テンプレートを作成する

差し込み印刷アドオンは、新しいタブの Google スプレッドシートで新しい無題のスプレッドシートを開きます。

[アドオン] > [添付ファイル付きの差し込み印刷] > [差し込みテンプレートの作成] に移動します。

無題のスプレッドシートに空白の差し込み印刷テンプレートが作成され、名前、姓、電子メール アドレスなどの必須列が含まれます。

連絡先をインポートまたは入力する

次に、使用する連絡先をこのスプレッドシートに追加する必要があります。これを行うには、[アドオン] > [添付ファイル付きの差し込み印刷] > [Google 連絡先のインポート]に移動します。

連絡先のインポートは、連絡先を追加する最も簡単な方法です。ただし、スプレッドシートに受信者の情報を手動で入力することもできます。

バッチメールを送信する特定の受信者グループがある場合; Google コンタクトでグループを作成することをお勧めします。

ドロップダウン リストから使用する電子メール アドレスを含むグループを選択し、[連絡先のインポート] をクリックします。ダイアログ ボックスは自動的に閉じないので、ダイアログ ボックスの右上隅にある [ X ] をクリックします。

連絡先に添付ファイルを追加する

各メールでカスタマイズできる項目の 1 つは添付ファイルです。Google ドライブ アカウントのファイルへのリンクを使用して、各メールに異なるファイルを添付できます。

これを行うには、新しいタブを開いて Google ドライブにログインします。次に、メールに添付するファイルをアップロードします。ファイルをブラウザ ウィンドウにドラッグしてアップロードできます。

次に、アップロードしたファイルを右クリックし、[共有可能なリンクを取得] をクリックします。

ポップアップ ダイアログ ボックスで、[リンクの共有]スライダーがオン (緑色) になっていることを確認します。

リンクの共有が既にオンになっている場合は、[共有可能なリンクを取得]を選択すると、URL が自動的にコピーされます。リンクがクリップボードにコピーされたことを示すメッセージが表示されなかった場合は、ダイアログ ボックスで URL を選択してコピーします。

差し込み印刷スプレッドシートに戻り、このファイルの送信先の[添付ファイル] 列に URL を貼り付けます。リスト内の連絡先ごとに異なるファイルを送信できます。

複数の添付ファイル URL をコンマで区切って含めることもできます。

電子メールを送信する日時をスケジュールする

[スケジュールされたデータ] 列では、電子メールを送信する日付と時刻を指定できます。これは、ユーザーごとに異なる可能性があります。

電子メールをスケジュールするには、目的の連絡先の [スケジュールされた日付] 列に、dd/mm/yyy hh:mm 形式を使用して、目的の日時を入力します。

[予定日] 列のセルを空白のままにすると、メールが設定されたらすぐに送信されます。

カスタムコンテンツを追加

差し込み印刷テンプレートに含まれる標準フィールドに加えて、他のカスタム フィールドを追加できます。各受信者の電子メール アドレスや会員番号などの情報を追加したい場合があります。スプレッドシートに列を追加して、その情報を保存できます。

この例では、単純なものを追加します。各電子メールで受信者の姓を使用し、その前にタイトル (Mr.、Ms.、または Mrs.) を付けたいと考えています。そこで、Title列を追加します。

差し込み印刷スプレッドシートに列を追加するには、最後に入力された列の列見出しの上にマウスを移動します。表示される下矢印ボタンをクリックし、[ 1 右に挿入] をクリックします。

青色のヘッダー セルをクリックし、列の名前を適切な名前に変更します。後で各メールに値を挿入するために、Gmail のメールの下書きでこの名前を使用します。

次に、列名の下のセルに各連絡先の適切な値を入力します。

Gmail でメールの下書きを作成する

次に、差し込み印刷スプレッドシートの連絡先に送信する電子メールの下書きを作成し、変数フィールドを使用して各電子メールをカスタマイズします。

新しいタブを開き、差し込み印刷スプレッドシートに使用したのと同じ Gmail アドレスにログインします。新しい電子メールを作成し、電子メール メッセージの件名と本文を入力します。メールの下書きにリッチ テキスト形式とインライン画像を追加することもできます。

TitleやLast Nameなどの変数フィールドをメールに含めるには、 {{field name}}表記を使用してフィールド名を挿入します。たとえば、メールに{{Title}} {{Last Name}}を追加しました。件名に変数フィールドを追加することもできます。添付ファイルの URL を差し込み印刷スプレッドシートに追加した場合、その変数フィールドを電子メールに追加する必要はありません。それらは自動的にメールに含まれます。

[送信] をクリックしないでください。

差し込み印刷を構成する

差し込み印刷スプレッドシートに戻り、[アドオン] > [添付ファイル付きの差し込み印刷] > [差し込み印刷の構成]に移動します。

送信者の氏名、CC アドレス、BCC アドレスなど、電子メール メッセージの情報を入力します。送信者のメール アドレスがログインに使用した Gmail アドレスと異なる場合は、ドロップダウン リストからメール アドレスを選択します。ログインしたメール アドレスは返信先アドレスとしても使用されますが、これは変更できます。

[続行]をクリックします。

テストメールを送信する

最初のドロップダウン リストから[既存の Gmail の下書きメッセージをテンプレートとして使用する] を選択します。次に、使用する下書きを[Gmail 下書きの選択]ドロップダウン リストから選択します。

差し込み印刷をテストすることをお勧めします。[ Send a Test Email ] をクリックします。

差し込み印刷スプレッドシートでサインインしたアカウントでテスト メールを受信します。インポートされたリストの最初の連絡先の可変フィールド値が使用されます。追加した添付ファイルの URL は、メッセージの下部に追加されます。リンクからファイルをダウンロードするか、ファイルを Google ドライブ アカウントに保存することができます。

差し込み印刷を実行

差し込み印刷スプレッドシートに戻り、[差し込み印刷の実行] をクリックしてメールの送信を開始します。一部またはすべての連絡先の[予定日] 列に日付と時刻を追加した場合、メールはその時点で送信されます。予定日時のない連絡先への電子メールは、すぐに送信されます。

差し込み印刷が完了したら、[完了] をクリックします。

差し込み印刷スプレッドシートの名前を変更する

差し込み印刷スプレッドシートは、デフォルト名の無題スプレッドシートとして自動的に保存されます。このスプレッドシートを再度使用する場合は、より適切な名前を付けることをお勧めします。

差し込み印刷スプレッドシートの名前を変更するには、スプレッドシートの左上隅にある名前をクリックします。

新しい名前を入力します。この新しい名前がスプレッドシートに表示されます。

入力した新しい名前は、Google ドライブ アカウントのファイル名としても使用されます。これで、この差し込み印刷を再度使用して、必要に応じて変更できます。

差し込み印刷は、Word for Windows、Word for Mac、およびOutlook 2013 または 2016 on Windowsの組み込み機能でもあります。

差し込み印刷を使用していますか? Gmail で差し込み印刷を行う他の方法や、他のメールサービスで差し込み印刷を行う方法を見つけましたか? コメントであなたの経験を教えてください。