Microsoft Excel でデータ検証を使用してドロップダウン リストを作成する方法

データ検証を使用すると、ユーザーにリストからオプションを選択するように促したり、セルを特定のデータ型に制限したりするなど、複雑なカスタム設定を伴うことを行うことができます。Microsoft Excel データの一貫性と標準化を維持する必要がある場合に役立ちます。

今日は、Data Validation を使用してセルにドロップダウン リストを作成する方法を紹介します。Excel 2016 を使用してスクリーンショットを撮っていますが、以前のバージョンを使用している場合でも手順は同じです。手順は、 Microsoft 365 (以前の O365)スイートの最新バージョンの Excel でも同じです。

データ テーブルとオプションのリストを作成する

まず、基本的なデータ テーブルを設定します。データを手動で入力するか、別のソースからコピーして貼り付けることができます。

次に、ドロップダウン リストのオプションのリストを入力します。これは、データ検証を定義するか、同じワークシートまたは別のワークシートの別の場所でリストを定義するときに行うことができます。

この例では、ドロップダウン リストのオプションを別のワークシートに表示するので、Excel ウィンドウの下部にあるワークシート タブの 1 つをクリックします。

各オプションを列 (または行) に、1 つのオプションをセルに入力します。次に、データを含むワークシートに戻ります。

選択したセルのデータ検証をオンにする

この例では、評価列または列Bにドロップダウン リストを追加します。ドロップダウン リストを追加するセルを選択します。この場合、B2からB10を選択しました。

次に、[データ] タブをクリックします。

[データ ツール] セクションで、[データ検証] ボタンをクリックします。

選択したセルにドロップダウン リストを追加する

[データ検証] ダイアログ ボックスが表示されます。[設定] タブでは、選択したセルのエントリを日付、数字、小数、時間、または特定の長さに制限することができます。

この例では、 [許可]ドロップダウンリストから[リスト] を選択して、選択した各セルにドロップダウン リストを作成します。

ドロップダウン リスト オプションのソースを選択する

次に、各ドロップダウン リストでオプションのソースを指定する必要があります。これを行うには 2 つの方法があります。最初の方法では、[ソース]ボックスにオプションをコンマで区切って手動で入力します。アイテムのリストが長い場合、これには時間がかかる場合があります。

この記事の前半で、別のワークシートにアイテムのリストを作成しました。そのリストを使用して、選択した各セルのドロップダウン リストに入力します。この 2 番目の方法は管理が簡単です。ワークブックをユーザーに配布するときに、オプションを含むワークシートを非表示にすることもできます (ワークシート タブを右クリックし、[非表示] を選択します) 。

別のワークシートのリストをドロップダウン リストに追加するには、[ソース] ボックスの右側にある上矢印をクリックします。

[データ検証] ダイアログ ボックスが [ソース] ボックスだけに縮小され、ダイアログ ボックスの下でワークブックにアクセスできます。ドロップダウン リスト オプションを含むワークシートのタブをクリックします。

次に、オプションを含むセルを選択します。オプションを含むワークシート名とセル範囲が、 [データの検証] ダイアログ ボックスの [ソース]ボックスに追加されます。

[ソース] ボックスの右側にある下矢印をクリックして入力を受け入れ、ダイアログ ボックスを展開します。

入力メッセージを追加する

オプションのメッセージをドロップダウン リストに追加できます。ヘルプ メッセージやヒントを表示したい場合があります。メッセージを短くするのは良い考えです。

ドロップダウン リストを含むセルが選択されたときに表示されるメッセージを追加するには、[入力メッセージ] タブをクリックします。次に、ボックスにタイトルと入力メッセージを入力します。

エラー アラートを追加する

ドロップダウン リストのもう 1 つのオプション アイテムは、ユーザーが検証設定と一致しないデータを入力しようとしたときに表示されるエラー メッセージです。この例では、事前設定されたオプションのいずれとも一致しないオプションをセルに入力すると、エラー メッセージが表示されます。

エラー メッセージを追加するには、[エラー アラート] タブをクリックします。エラー アラートのスタイルの既定のオプションはStopです。[警告]または[情報]を選択することもできます。この例では、[スタイル]ドロップダウン リストの[停止] の既定のオプションを受け入れます。

エラー アラートのタイトルとエラー メッセージを入力します。エラー メッセージは短く、情報を伝えるものにすることをお勧めします。[ OK]をクリックします。

新しいドロップダウン リストを使用する

これで、データ検証リストを追加したセルをクリックすると、ドロップダウン リストが表示され、オプションを選択できます。

入力メッセージをドロップダウン リストに追加した場合、ドロップダウン リストを含むセルを選択すると表示されます。

どのプリセット オプションにも一致しないオプションを入力しようとすると、設定したエラー アラートがダイアログ ボックスに表示されます。

Excel のドロップダウン リストをどのように利用しましたか? コメントでお知らせください。また、他のMicrosoft Office のヒントや、Google スプレッドシートでドロップダウンを作成する ためのチュートリアルもご覧ください。