Microsoft Word 2016 for Mac で差し込み印刷を使用する方法

イベントや会議への招待状など、個人のグループにバッチ ドキュメントを送信する必要がある場合は、Microsoft の差し込み印刷機能を使用すると、すばやく簡単に送信できます。以前、Word 2016 for Windows の差し込み印刷機能を使用してドキュメントを準備する方法を紹介しましたが、Word 2016 for Mac のユーザーの場合はプロセスが少し異なります。この記事では、その仕組みを紹介します。

Microsoft Word 2016 for Mac で差し込み印刷機能を使用する

差し込み印刷はドキュメントだけのものではありません。パンフレット、ニュースレター、または大量郵送用の資料に使用できます。差し込み印刷用の文書の設定は、2 つの部分からなるプロセスであり、メインの文書と、各文書の個人の名前と住所で構成されるデータ ソースが含まれます。Word は、データ ソースに格納されている情報を使用して結合し、それぞれのドキュメントを生成します。

フィールド名と呼ばれる各受信者の情報を収集することから始めましょう。フィールド名には、名前、住所、敬称などの情報が含まれます。差し込み文書を作成する際のもう 1 つの重要な部分は、受信者に配信される情報を含むフォームです。以下のサンプル レターには、各ドキュメントに含めるフィールドのリストが含まれています。

受信者リストを作成する

Microsoft Word を起動し、[差し込み文書] タブ > [受信者の選択] > [新しいリストの作成]を選択します。

データ ソース ウィンドウが画面に表示されます。ご覧のとおり、リスト フィールドには、使用できる名前が既に入力されています。安全のために、混乱を避けるためにそれらをすべて削除し、独自のものを使用します。各フィールドを選択し、マイナス ボタンをクリックして削除します。各フィールドをクリアしたら、自分のフィールドを入力してください。上下の矢印を使用して、各フィールドを整理できます。完了したら、[作成] をクリックします。

データ ソースに名前を付けて、[保存] をクリックします。

各受信者の名前と住所をフィールドに入力します。完了したら、[OK] をクリックします。レコードを追加または削除するには、ウィンドウの左下隅にあるプラス記号またはマイナス記号をクリックします。

差し込み項目を挿入して差し込み文書を終了する

ここからは、差し込み項目を挿入する簡単な部分です。[差し込み文書] タブを選択し、[差し込みフィールドの挿入] をクリックして、差し込みフィールドを選択します。手順を繰り返して、ドキュメントに適切な差し込みフィールドを設定します。

定型書簡を保存し、[差し込み文書] タブを選択し、[完了と差し込み] ボタンをクリックしてから、[個々のドキュメントの編集] をクリックします。

その後、ドキュメントを確認したり、印刷したりできます。

Word 2016 for Windows のユーザーは、両方のバージョンにわずかな違いがあることに気付くでしょう。Word 2016 for Mac は、皮肉にも Word 97 for Windows を連想させます。いずれにせよ、どちらも同じ結果になります。

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