IBM Workplace Services Express로 문서 편집

일반적으로 IBM WSE(Workplace Services Express)에서 자신의 문서를 편집할 수 있으며 문서 라이브러리의 액세스 설정에 따라 팀원의 문서도 편집할 수 있습니다. 그러나 때로는 직접 만든 문서를 포함하여 문서를 전혀 편집할 수 없는 경우가 있습니다.

문서를 열 때 편집 버튼이 보이거나 보이지 않기 때문에 문서를 편집할 수 있는지 여부를 쉽게 알 수 있습니다.

문서를 편집할 수 없는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

  • 라이브러리 자체의 특성 때문에 문서를 편집할 수 있도록 문서 라이브러리를 설정하지 않았을 수 있습니다.
  • 문서가 잠겨 있습니다. 팀의 다른 누군가 가 문서를 편집 중이거나 추가 변경을 방지하기 위해 누군가 수동으로 문서를 잠갔습니다.

올바른 액세스 권한이 있고 문서가 잠겨 있지 않기 때문에 특정 문서를 편집할 수 있다고 가정하면 다음 섹션에서는 실제 내용을 편집하는 것 외에도 문서로 수행할 수 있는 몇 가지 추가 작업을 다룹니다.

문서 속성 편집

물론 문서에서 가장 중요한 부분은 내용입니다. 그러나 WSE에 관한 한 문서에는 더 많은 것이 있습니다.

문서의 속성(WSE가 모든 문서에 대해 추적하는 필드)(예: 문서의 이름, 설명 등)을 편집할 수 있습니다. 문서 에 대한 이 콘텐츠 메타데이터 라고도 합니다. 문서 속성은 특히 다른 팀 구성원이 문서를 검색할 때 문서를 찾을 수 있도록 하는 데 매우 중요할 수 있습니다. 속성 필드에 더 많은 정보를 포함할수록 다른 사용자가 문서의 콘텐츠에 액세스하고 사용할 가능성이 높아집니다.

Office 또는 WSE 편집기로 만든 문서의 속성을 편집하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 변경할 문서를 찾아 열고 편집 버튼을 클릭합니다.

문서 편집 양식이 나타납니다.

2. 문서 편집 양식을 사용하여 문서의 제목, 설명 또는 기본 언어를 변경합니다.

3. 완료되면 게시, 승인을 위해 제출 또는 비공개 초안으로 저장 버튼을 적절하게 클릭합니다.

문서가 저장되고 닫힙니다.

문서 교체

경우에 따라 문서, 잠금 장치, 스톡 및 배럴을 교체해야 할 수도 있습니다. 이것은 자주 하는 일은 아니지만 이미 라이브러리에 있는 문서 대신 업로드해야 하는 파일이 로컬 하드 드라이브에 있는 경우가 있습니다. 말할 필요도 없이 기존 문서는 영구적으로 대체 되므로 주의하여 진행하십시오. 보류 중인 초안으로 저장된 문서는 교체할 수 없습니다.

다음 단계를 사용하여 문서 라이브러리의 기존 문서를 컴퓨터의 문서로 바꾸십시오.

1. 교체할 문서를 찾아 엽니다.

2. 바꾸기 버튼을 클릭합니다.

문서 교체 양식이 나타납니다.

3. 찾아보기 버튼을 클릭하고 하드 드라이브에서 대체 파일로 업로드할 파일을 선택합니다.

4. 적절하게 게시, 승인을 위해 제출 또는 비공개 초안으로 저장 버튼을 클릭합니다.

새 문서는 문서 라이브러리에 나타나고 이전 문서는 사라집니다.

문서 이동 또는 복사

문서를 복사하고 이동하는 단계는 거의 동일하지만 결과는 물론 다릅니다. 문서를 복사하면 두 개의 다른 폴더에 두 개의 동일한 버전의 문서가 생깁니다. 문서를 이동하면 문서가 원래 폴더에서 꺼내어 지정한 폴더에 보관됩니다.

다음 단계를 사용하여 문서 라이브러리에서 문서를 복사하거나 이동합니다.

1. 문서를 찾아 엽니다.

2. 추가 작업 -> 복사 또는 추가 작업 -> 이동을 선택합니다.

폴더로 복사(또는 폴더로 이동) 양식이 나타납니다.

3. 복사 또는 이동한 문서를 저장할 대상 폴더를 선택합니다.

4. 확인을 클릭합니다.

문서가 새 위치로 복사되거나 이동됩니다.


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