다음 팁으로 Outlook 생산성 워크플로 향상

초보자 또는 전문가를 위해 Microsoft Outlook에는 생산성을 높이는 데 사용할 수 있는 많은 기능이 포함되어 있습니다. 다음은 Mac용 Outlook, Office 365 또는 웹 버전을 사용하여 워크플로와 생산성을 개선하기 위한 몇 가지 필수 팁입니다.

설정 규칙

규칙을 사용하면 정크 메일을 차단하거나 특정 메시지를 폴더로 이동하는 등 메시지 관리를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 상사가 보낸 모든 메시지를 특정 폴더로 이동하여 놓치지 않도록 할 수 있습니다. Outlook 정식 버전을 사용하면 꽤 복잡한 규칙을 만들 수 있습니다.

다음은 받는 사람 폴더에서 메시지를 이동하는 간단한 규칙입니다. 받는 사람의 메시지를 선택하고 홈 탭을 클릭 한 다음 규칙 > 규칙 만들기 를 클릭 합니다.

받는 사람 에게서 확인란 을 선택한 다음 항목을 폴더로 이동을 선택합니다." 기존 폴더를 선택하거나 새 폴더를 만듭니다. 그것을 선택하고 확인을 클릭하십시오. 규칙을 즉시 실행하거나 나중에 실행할 수 있습니다. 특정 수신자로부터 이메일을  받거나 특정 단어가 포함된 메시지 를 수신할 때 알림 을 받도록 규칙을 설정할 수 있습니다 . 새 메시지를 특정 폴더로 이동하는 방법을 확인하십시오 .

또한 몇 년 전에 Outlook.com에 고급 규칙이 추가되었습니다 .

색상 범주 및 플래그 사용

색상 및 범주 기능을 사용하여 중요한 것에 우선 순위를 지정하고 집중할 수 있습니다. 메시지를 선택하고 분류 메뉴를 클릭한 다음 적절한 색상을 선택합니다. 이러한 색상을 특정 의미로 사용자 정의할 수 있습니다. 범주 > 모든 범주 > 색상을 선택한 다음 이름 바꾸기를 클릭 합니다. 메시지를 빠르게 표시할 수 있도록 키보드 명령을 할당할 수도 있습니다.

후속 조치 플래그는 또한 시간이 있을 때 확인해야 하는 메시지를 기억하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이메일 메시지에 플래그를 지정하면 할 일 목록 및 작업 목록에 표시되므로 주의해야 할 사항을 기억할 수 있습니다.

지연 배달을 사용하여 일정 잡기

Outlook을 사용하면 하루 중 특정 시간으로 전자 메일 배달을 지연 할 수 있습니다. 이 기능은 수신자가 주어진 시간까지 메시지를 받지 못한다는 것을 알고 있는 경우에 유용합니다. 사용자가 오전 3시경에 이메일을 확인한다는 것을 알고 있다면 새 메시지를 작성한 다음 옵션 아래에 있는 배달 지연 버튼을 클릭하십시오 . 날짜 및 시간 이전 에 배달 안 함과 같은 배달 옵션을 적절하게 수정합니다 .

검색 폴더 만들기

검색 폴더는 메시지를 분류하고 받은 편지함을 온전하게 유지하는 강력한 방법입니다. 예를 들어, 후속 조치를 취하거나 특정 사람, 그룹 또는 목록의 메시지에 플래그를 지정하려는 메일에 대한 검색 폴더를 만들 수 있습니다.

폴더 탭을 클릭 하고 새 검색 폴더 를 클릭 한 다음 그룹 중 하나 내에서 만들 검색 폴더 유형을 선택합니다. 메일 폴더를 선택하고 확인을 클릭합니다. 탐색 창에 검색 폴더가 생성됩니다. 내가 후속 조치를 취하기로 선택한 모든 메시지는 필요할 때 그곳에서 사용할 수 있습니다.

정크 메일 필터 수준 설정

정크 메일은 하루 종일 받을 수 있는 생산적인 이메일의 수를 늦출 수 있습니다. Outlooks 정크 메일 필터를 사용하면 그 영향을 최소화할 수 있습니다. 홈 탭을 클릭하고 삭제 그룹에서 정크 메뉴를 클릭한 다음 정크 메일 옵션을 클릭합니다.

먼저 낮음 설정으로 시작하여 어떻게 작동하는지 확인하는 것이 좋습니다. 정크 메시지가 너무 공격적이면 더 높은 옵션으로 이동할 수 있습니다. 필터가 중요한 메시지에 실수로 플래그를 지정하는 경우 영구 삭제 옵션을 선택하지 않은 상태로 유지합니다.

PST 파일의 백업 만들기

Outlook은 시스템이며 실패할 수도 있습니다. 개인 폴더의 정상적인 백업을 유지하면 손상, 시스템 오류 또는 기타 예상치 못한 문제가 발생한 경우 원활한 복구를 보장할 수 있습니다.

Outlook 2013 또는 Outlook 2016 이상을 사용하여 만든 Outlook 데이터 파일(.pst)은 컴퓨터의 Documents\Outlook Files 폴더 에 저장 됩니다. Outlook 2007 또는 이전 버전에서 이미 생성된 데이터 파일이 있는 PC 또는 Mac에서 Outlook으로 업그레이드한 경우 이러한 파일은 C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook 의 숨겨진 폴더의 다른 위치에 저장됩니다 .

오프라인 Outlook 데이터 파일(.ost)도 C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook 에 저장 됩니다. 대부분의 데이터는 서버에 남아 있습니다. 그러나 로컬에 저장된 모든 항목은 백업해야 합니다. 예를 들어 일정, 연락처, 작업 및 로컬 전용으로 표시된 폴더가 있습니다. PST 폴더 생성 및 백업에 대한 자세한 내용은 다음 문서를 확인하십시오.

• Outlook에서 PST 폴더를 만드는 방법
• Outlook 2013에서 PST 폴더 만들기
• Outlook PST 폴더란 무엇이며 어떻게 사용합니까?
• Outlook에서 손상된 PST 폴더 복구

Outlook 임시 OLK 폴더를 찾는 방법에 관심이 있을 수도 있습니다 .

부재중 회신 설정

하루 중 대부분을 사무실에 없을 때나 한 달 동안 휴가를 갈 때 부재 중 회신을 설정하면 연락처에 부재 중임을 알릴 수 있습니다. 부재 중 알림 을 사용  하면 즉각적인 응답 없이 연락을 시도할 때 받은 편지함에서 많은 소음을 줄일 수 있습니다. 또한 돌아올 때 받은 편지함을 정리하는 작업도 줄어듭니다. 파일 > 정보 > 자동 회신 을 클릭 합니다.

자동 회신 보내기 라디오 상자를 선택한 다음 이 특정 메시지를 보낼 기간을 정의합니다. 이 메시지를 조직 내부 또는 외부의 동료에게 보낼 수도 있습니다.

iOS용 Outlook을 사용하는 경우 설정을 탭하고 Exchange Server를 탭한 다음 자동 회신 을 탭 합니다. 자동 회신을 켜고 개인화된 메시지를 입력합니다.

알림 관리

Outlook 바탕 화면 알림은 압도적이고 주의를 산만하게 할 수 있습니다. 한 가지 옵션은 비활성화하는 것입니다. 이를 음소거하려면 작업 표시줄의 알림 영역에서 Outlook 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 새 메일 바탕 화면 경고 표시를 클릭합니다. 이전 버전의 Outlook의 경우 Outlook 바탕 화면 알림을 비활성화하는 방법 에 대한 문서를 확인하세요 .

아웃룩 모바일 팁

모바일 버전의 Outlook을 사용하는 경우 이동 중에도 생산성을 유지하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁이 있습니다.

개인 캘린더와 직장 캘린더 간에 전환합니다.

캘린더 탭을 탭한 다음 햄버거 메뉴를 탭한 다음 직장 또는 개인 캘린더를 탭하십시오.

iOS용 Outlook으로 Skype 통화 예약

캘린더를 탭하고 새로운 짝수를 만든 다음 이벤트 이름을 입력하십시오. 사람을 탭한 다음 초대할 사람을 추가합니다. 아래로 스와이프하여 Skype 통화를 켠 다음 Skype 통화 링크를 누르고 설명을 입력한 다음 완료 를 누릅니다 . 저장을 눌러 완료합니다.

가용성 보내기

새 메시지를 만들고 캘린더 이벤트를 누릅니다.

가능 여부 보내기를 누르고 적절한 시간을 선택한 다음 완료를 누릅니다.

 

메시지를 보내세요.

Windows 또는 Mac용 Outlook에 대한 최근 업데이트에는 몇 가지 새로운 기능이 추가되었습니다. 이러한 새로운 기능을 활용하는 방법에 대한 자세한 내용은 기사를 확인하십시오 . 또한 Mac 사용자를 위한 Outlook 키보드 명령 목록이 포함 된 기사를 확인하십시오  .