Apakah Power Automate? -Panduan Terbaik

Adakah anda sedang mencari cara yang lebih mudah untuk menyelesaikan semua tugas rutin anda yang membosankan dengan cepat dan cekap? Jika ya, maka Power Automate mungkin merupakan penyelesaian yang anda cari.

Panduan untuk Power Automate ini menyediakan semua maklumat dan contoh yang anda perlukan untuk membuka kunci potensi penuh aliran kerja automatik Power Automate.

Cipta bot mudah semasa proses kemasukan data untuk mencipta aliran kompleks yang mengatur penyelesaian perniagaan hujung ke hujung – Power Automate boleh merevolusikan perniagaan anda jika dilakukan dengan betul!  

Isi kandungan

• Apakah Microsoft Power Automate?
• Bagaimanakah Power Automate Berfungsi Dengan Apl Microsoft 365?
• Kepentingan Automasi dalam Proses Perniagaan
• Penggunaan biasa Power Automate dalam industri yang berbeza
• Ciri Utama Power Automate 
• Cara Mencipta & Menyediakan Akaun Power Automate 
• Terminologi Power Automate: Konsep dan Definisi Utama
• Menyambung ke Sumber dan Perkhidmatan Data Luaran 
• Jenis Aliran Kerja Untuk Membantu Anda Bermula
  • Aliran Proses Perniagaan
  • Aliran Desktop
  • Aliran Awan
    • 1. Aliran Automatik
    • 2. Aliran Segera
    • 4. Aliran Berjadual
  • Memilih Aliran Awan yang Tepat
• Peranan Pencetus dan Tindakan dalam Power Automate
• Teknik Automate Kuasa Termaju 
  • Menggunakan Pembolehubah dan Ungkapan dalam Power Automate
• Melaksanakan Logik Bersyarat dan Gelung
• Mencipta Penyambung Tersuai dan API
• 2 Aplikasi Praktikal Kuasa Automasi dalam Senario Dunia Sebenar
  • Contoh 1: Hantar E-mel Pukal dengan Aliran Awan Segera dalam Power Automate
  • Contoh 2: Memindahkan Data Excel ke Senarai Sharepoint 
• 6 Amalan Terbaik untuk Power Automate
  • 1. Menguruskan aliran dan Proses Automasi
  • 2. Menguji & Menyahpepijat Aliran Kerja 
• Kuasa Automate lwn Alat Automasi Lain
• 3 Kelebihan Hebat Power Automate
• 3 Had Penggunaan Microsoft Power Automate
• Untuk Automate Kuasa atau Tidak Untuk Automate Kuasa?

Apakah Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (sebelum ini Microsoft Flow) ialah alat automasi berkuasa yang membantu anda mengautomasikan tugasan berulang dan manual dengan cara yang mesra pengguna.

Dengan antara muka drag-and-drop yang intuitif, Power Automate sesuai untuk pengekod dan bukan pengekod, membolehkan anda membuat aliran kerja berasaskan peraturan dan menjimatkan masa pada tugas rutin.

Untuk mula mengautomasikan proses anda, anda boleh mulakan dengan menggambarkan aliran proses anda menggunakan carta alir. Carta alir ini merangkumi pelbagai elemen seperti langkah, pembolehubah, gelung dan keadaan. Anda kemudiannya boleh meniru carta alir ini pada Microsoft Power Automate untuk mengautomasikan proses anda.

Ia juga menawarkan fleksibiliti yang hebat apabila ia berkaitan dengan pelaksanaan – hanya sesuaikan templat sedia ada atau bina penyelesaian tersuai dari awal.

Jadi, anda boleh mengautomasikan pelbagai tugas dengan Microsoft Power Automate, menjadikannya alat yang berkuasa untuk perniagaan.

Dalam panduan komprehensif ini, kami akan memberikan gambaran keseluruhan Microsoft Power Automate dan merangkumi komponennya. Kami juga akan membimbing anda melalui proses penciptaan aliran kerja dan memberikan contoh dunia sebenar tentang cara ia berfungsi dan cara menggunakannya untuk mengautomasikan pelbagai aspek aliran kerja. 

Power Automate menyokong lebih 900 apl dan perkhidmatan popular seperti Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM , Google Drive dan banyak lagi, menjadikannya alat serba boleh untuk banyak industri dan perniagaan. Selain itu, ia disepadukan dengan produk Microsoft lain seperti SharePoint, Dynamics 365 dan PowerApps supaya anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih berkuasa dan tersuai, dengan cara kod rendah.

Bagaimanakah Power Automate Berfungsi Dengan Apl Microsoft 365?

Microsoft Office 365 ialah suite aplikasi yang penting untuk operasi beribu-ribu perniagaan di seluruh dunia.

Aplikasi ini termasuk Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive dan produk Microsoft yang lain. Setiap aplikasi melaksanakan fungsi khususnya sendiri, tetapi ia biasanya berfungsi secara bebas dan tidak berinteraksi antara satu sama lain.

Nah, itu sehingga Power Automate muncul dalam gambar.

Dengan pengenalan Power Automate, aplikasi ini kini boleh mengumpul data, berkomunikasi antara satu sama lain dan mengambil tindakan berdasarkan pencetus daripada apl lain. Penyepaduan ini meningkatkan produktiviti dan kecekapan dengan mengautomasikan tugasan manual sebelum ini.

Contohnya, e-mel yang diterima dalam Outlook boleh mencetuskan tindakan dalam Excel atau OneDrive untuk menyelaraskan aliran kerja dan mengurangkan risiko ralat. 

Kepentingan Automasi dalam Proses Perniagaan

Alat automasi proses perniagaan seperti Power Automate menyediakan antara muka mesra pengguna yang membolehkan pengguna mencipta dan mengurus aliran kerja yang kompleks tanpa memerlukan pengekodan atau kepakaran teknikal.

Pasaran automasi proses robotik global semakin meningkat, dengan unjuran kadar pertumbuhan tahunan kompaun sebanyak 38.2% dari 2022 hingga 2030.

Teknologi ini mengubah cara perniagaan beroperasi, dengan robot perisian yang boleh mengautomasikan tugas harian merentasi pelbagai industri

Faedah automasi adalah banyak dan berkuasa, termasuk:

• Ia menjimatkan masa dan membolehkan kakitangan melaksanakan tugas peringkat lebih tinggi yang menambah nilai lebih kepada perniagaan.  
• Meningkatkan kecekapan dengan mengekalkan kelajuan proses yang konsisten. 
• Mengurangkan kos buruh dengan melaksanakan tugas yang sangat kompleks, membebaskan wang yang boleh digunakan di tempat lain.
• Menghapuskan ralat, terutamanya dengan tugas memasukkan data manual, yang boleh menghalang kesilapan yang mahal untuk perniagaan anda. 

Akhir sekali, ia meningkatkan perkhidmatan pelanggan dengan menyediakan komunikasi yang cepat dan cekap, membolehkan anda membina hubungan yang lebih baik tanpa melabur banyak masa

Mari lihat beberapa kegunaan utama Power Automate.

Penggunaan biasa Power Automate dalam industri yang berbeza

Power Automate ialah alat automasi serba boleh yang boleh digunakan pada pelbagai industri dan kes penggunaan. Berikut ialah beberapa contoh cara Kuasa Automate digunakan dalam industri yang berbeza:

• Penjagaan Kesihatan : Industri penjagaan kesihatan adalah salah satu industri terpenting dengan keperluan penting untuk automasi. Dengan Power Automate, organisasi penjagaan kesihatan boleh mengautomasikan tugas dan aliran kerja yang sebelum ini dilakukan secara manual, menjimatkan masa dan meningkatkan kecekapan.
  
  Tugas dan aliran kerja ini termasuk penjadualan janji temu dengan menyepadukan dengan sistem rekod perubatan elektronik. Ia juga boleh mengautomasikan pengebilan perubatan, pemprosesan tuntutan dan pengurusan inventori, mengurangkan ralat dan memperbaik masa pemulihan. 
• Kewangan : Penggunaan kerap Power Automate dalam kewangan ialah pengurusan pemiutang dan penghutang, harga, proses kelulusan dan kemasukan data. Dengan mengautomasikan proses ini, invois boleh diproses dan dibayar dengan cepat, dan data diselaraskan, mengurangkan risiko ralat dan pembayaran lewat.
  
  Dengan Power Automate, data boleh diimport dan diselaraskan secara automatik, mengurangkan keperluan untuk kemasukan data manual dan ketidaktepatan.
• Pembuatan : Industri pembuatan telah lama terkenal dengan proses manual, intensif buruh yang lambat dan sukar diurus.
  
  Penggunaan teknologi automasi seperti Microsoft Power Automate adalah penting untuk pengeluar yang ingin meningkatkan kecekapan, mengurangkan kos dan mengekalkan kelebihan daya saing. 
  
  Power Automate boleh meningkatkan kecekapan pembuatan dengan mudah mengautomasikan tugasan berulang dan mengintegrasikannya dengan sistem sedia ada. Ia boleh membantu menyelaraskan proses pengeluaran dan pengurusan pesanan, mempertingkatkan operasi mesin, memudahkan pemprosesan data dan dokumen, serta menyepadukan dengan lancar dengan penyelesaian ERP.
  
  Selain itu, Power Automate boleh memudahkan penjanaan laporan automatik dan mengoptimumkan penyelenggaraan peralatan juga. 
• Runcit : Power Automate boleh memberikan peruncit kelebihan daya saing dengan mengautomasikan tugas yang memakan masa dan menyepadukannya dengan sistem. Menggunakan kecerdasan buatan, sistem ERP, IoT, perisian POS dan automasi proses robotik, peruncit boleh menyelaraskan proses dan meningkatkan perkhidmatan pelanggan, menjimatkan masa dan wang.
  
  Power Automate membantu pengurus mengurus inventori, mengautomasikan pemenuhan pesanan, menghantar dan menjejak data jualan sambil menyediakan papan pemuka KPInya. 

Ciri Utama Power Automate 

Seperti yang anda ketahui sekarang, Microsoft Power Automate menyediakan pelbagai ciri yang membolehkan pengguna mencipta aliran kerja tersuai, menyepadukan aplikasi dan meningkatkan kerjasama. 

Mari kita menyelami ini sedikit lebih mendalam.

Automasi Aliran Kerja

Dengan menggunakan carta aliran visual, pengguna boleh mereka bentuk aliran kerja tersuai untuk mengendalikan tugas seperti menghantar pemberitahuan, mengurus kelulusan atau mengemas kini rekod. Platform ini menyokong banyak penyambung, membolehkan penyepaduan lancar dengan perkhidmatan popular seperti SharePoint, Dynamics 365 dan Outlook.

Penyepaduan dan Penyesuaian Lancar

Penyepaduan lancar dengan aplikasi Microsoft 365, membolehkan pengguna mencipta aliran kerja automatik dan memulakan tugas secara terus daripada apl seperti SharePoint, Excel dan Microsoft Teams. Untuk memudahkan penciptaan aliran kerja, Power Automate menyediakan templat pra-bina untuk tugas biasa yang boleh disesuaikan oleh pengguna untuk keperluan khusus mereka.

Selain itu, Power Automate boleh menyepadukan apl dan perkhidmatan pihak ketiga seperti Salesforce, Helaian Google, Mailchimp dan perpustakaan yang luas dengan lebih 900 penyambung, menjadikannya alat yang serba boleh dan berkuasa untuk mengautomasikan tugas dan proses merentas platform. menjadi alat. 

Sebagai tambahan, anda juga boleh menggunakan Power Automate untuk menyiarkan ke media sosial dan menjadualkan beberapa tweet, tetapi itu adalah cerita lain untuk hari lain.

Automasi Proses Robotik (RPA)

Power Automate Desktop memperkenalkan keupayaan Automasi Proses Robotik (RPA), membolehkan pengguna mengautomasikan tugas pada mesin desktop mereka. RPA amat berguna untuk mengautomasikan proses yang melibatkan sistem warisan, fail tempatan atau pengikisan skrin.

Pengguna boleh merakam tindakan mereka dan menggunakan Power Automate Desktop untuk mencipta bot yang meniru tindakan ini secara automatik.

Apl Mudah Alih

Apl mudah alih Power Automate membolehkan pengguna mengurus dan memantau aliran kerja mereka semasa dalam perjalanan. Apl ini menyokong aliran segera, membolehkan pengguna mencetuskan tindakan secara manual melalui Butang Aliran. Selain itu, pengguna boleh menjejak status aliran mereka, menerima pemberitahuan tolak dan meluluskan permintaan terus daripada peranti mudah alih mereka.

Keselamatan dan Pematuhan

Power Automate mematuhi piawaian keselamatan dan pematuhan ketat Microsoft untuk memastikan perlindungan data dan privasi. Platform ini menyokong dasar pencegahan kehilangan data (DLP) yang membolehkan organisasi mengawal aliran maklumat sensitif antara aplikasi. Selain itu, Power Automate juga mematuhi pelbagai piawaian industri seperti GDPR, HIPAA dan FedRAMP.

Ok, kini tiba masanya untuk membangunkan anda.

Cara Mencipta & Menyediakan Akaun Power Automate 

Untuk bermula dengan Power Automate, lawati Laman Web rasmi Power Automate

Selepas log masuk, anda akan tiba di halaman utama, yang berfungsi sebagai hab pusat untuk mengurus aliran kerja dan penyambung anda

Sekarang sebelum anda mula melakukan apa-apa, mari kita berikan anda dengan cepat mengenai beberapa konsep utama.

Terminologi Power Automate: Konsep dan Definisi Utama

Semasa anda menyelam lebih dalam ke dalam dunia Power Automate, adalah penting untuk membiasakan diri anda dengan istilah yang digunakan di seluruh platform.

Memahami istilah ini akan memudahkan anda membuat, mengurus dan mengoptimumkan aliran anda.

Berikut ialah senarai komprehensif istilah Power Automate dengan penjelasan yang jelas untuk membantu anda menavigasi platform dengan yakin:

Aliran: Aliran merujuk kepada pelbagai jenis aliran kerja untuk memenuhi keperluan perniagaan yang berbeza. Aliran ini ialah satu siri langkah, tindakan dan syarat automatik yang menentukan proses automatik anda.

Penyambung: Penyepaduan pra-bina yang membolehkan komunikasi antara Power Automate dan aplikasi atau perkhidmatan luaran.

Penyambung membolehkan anda mengakses data dan melakukan tindakan dalam perkhidmatan yang disambungkan.

Templat: Ia adalah aliran prabungkus yang mengandungi set pencetus, tindakan dan syarat untuk mengautomasikan tugas atau proses tertentu. Templat boleh digunakan sebagai titik permulaan untuk mencipta aliran tersuai, menjimatkan masa dan usaha anda.

Teks alt: templat Microsoft Power Automate

Pencetus: Peristiwa atau keadaan yang memulakan aliran. Pencetus boleh berdasarkan peristiwa tertentu, seperti menerima e-mel, atau ia boleh dijadualkan untuk dijalankan pada selang masa yang telah ditetapkan.

Tindakan: Satu operasi atau tugas yang dilakukan dalam aliran. Tindakan boleh termasuk menghantar e-mel, mengemas kini rekod atau membuat item baharu dalam senarai.

Keadaan: Elemen membuat keputusan dalam aliran yang menilai kriteria tertentu dan melakukan tindakan berbeza berdasarkan sama ada kriteria dipenuhi (benar) atau tidak (salah).

Gelung: Struktur kawalan aliran yang mengulangi urutan tindakan untuk setiap item dalam koleksi atau sehingga syarat tertentu dipenuhi. Gelung membolehkan anda melakukan operasi kelompok atau menggunakan operasi pada berbilang elemen.

Menyambung ke Sumber dan Perkhidmatan Data Luaran 

Menyambung kepada sumber dan perkhidmatan data luaran ialah faedah utama menggunakan Power Automate.

Untuk menyambung ke sumber data atau perkhidmatan luaran, pengguna mesti menyediakan bukti kelayakan atau kunci API untuk mengesahkan sambungan. Setelah disahkan, penyambung memberikan akses kepada data dan membenarkan pengguna melakukan tindakan dalam perkhidmatan yang disambungkan.

Ciri ini bukan sahaja menjadikan Power Automate lebih serba boleh, tetapi juga memudahkan proses penyepaduan aplikasi dan perkhidmatan yang berbeza untuk mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan diperkemas. 

Tetapi, mewujudkan infrastruktur data yang diperlukan untuk cerapan perniagaan boleh memakan kos dan memakan masa, disebabkan oleh pelbagai teknologi data, API dan model keselamatan yang terlibat.

Tambahan pula, pembangun mahir dengan kepakaran dalam menggunakan, mengkonfigurasi, mengurus dan menyepadukan teknologi ini selalunya sukar dicari dan mahal untuk diupah.

Dataverse menangani cabaran ini dengan menawarkan perkhidmatan data SaaS yang boleh diakses, terurus, patuh, selamat, berskala dan tersedia secara global. 

Sebelum ini dikenali sebagai Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse ialah platform data serba boleh yang menyediakan perusahaan dengan penyelesaian yang selamat, berskala dan mudah digunakan untuk mengurus dan menyepadukan data merentas pelbagai aplikasi dan perkhidmatan.

Keupayaan unik Dataverse membolehkan perniagaan membina aplikasi tersuai, mengautomasikan proses dan membuat laporan berwawasan menggunakan Power Apps, Power Automate dan LuckyTemplates.

Dengan memanfaatkan kuasa Dataverse dalam Power Automate, pengguna boleh mencipta dan mengautomasikan aliran kerja yang mengakses dan memanipulasi data yang disimpan dalam Dataverse. 

Sekarang, mari lihat jenis aliran kerja yang berbeza supaya anda boleh memutuskan perkara yang perlu anda fokuskan.

Jenis Aliran Kerja Untuk Membantu Anda Bermula

Terdapat pelbagai jenis aliran berbeza, setiap satu direka untuk senario automasi tertentu. Memahami jenis aliran yang berbeza dan kes penggunaan idealnya akan membantu anda membuka kunci potensi penuh Power Automate.

Jom selami.

Aliran Proses Perniagaan

Aliran Proses Perniagaan menyediakan pengalaman pengguna berpandu yang memandu pengguna melalui proses tertentu.

Aliran ini disusun mengikut peringkat dan langkah dalam setiap peringkat. Semasa membuat aliran proses perniagaan , pengguna harus memilih pilihan " Aliran proses perniagaan" semasa memulakan aliran baharu.

Ini membolehkan anda menentukan pelbagai peringkat yang terlibat dalam proses dan menentukan tindakan yang akan dilaksanakan pada setiap peringkat.

Aliran Proses Perniagaan direka khusus untuk Dataverse dan hanya boleh digunakan dengan jadual Dataverse, Dynamics 365 atau aplikasi dipacu model.

Mereka memerlukan pelesenan tambahan selain daripada lesen Microsoft 365 standard.

Aliran Desktop

Aliran Desktop menggunakan Automasi Proses Robot (RPA) untuk mengautomasikan tugas pada mesin desktop pengguna.

Untuk membuat Aliran Desktop, pengguna perlu memuat turun dan memasang aplikasi Power Automate Desktop. Aliran ini sesuai untuk mengautomasikan tugas yang melibatkan perisian warisan, helaian Excel atau pengikisan skrin.

Versi percuma Power Automate Desktop tersedia untuk pengguna Windows dan Mac, tetapi sesetengah senario mungkin memerlukan peningkatan kepada lesen premium.

Aliran Awan

Dalam Power Automate, "aliran awan" merujuk kepada aliran yang direka bentuk dan dijalankan sepenuhnya dalam persekitaran berasaskan awan. Aliran ini tidak memerlukan infrastruktur atau sumber di premis dan boleh diakses dan diurus dengan mudah dari mana-mana sahaja dengan sambungan internet.

Interaksi pengguna seperti menekan butang pada halaman web atau aplikasi mudah alih, atau jadual yang telah ditetapkan seperti berjalan pada masa tertentu setiap hari juga boleh berfungsi sebagai pencetus untuk aliran ini. 

Terdapat tiga jenis Aliran Awan:

1. Aliran Automatik

Aliran automatik ialah jenis aliran yang paling biasa dalam Power Automate. Aliran ini secara automatik mencetuskan aliran kerja apabila peristiwa berlaku dalam sumber data anda.

Sebagai contoh, aliran kerja boleh dicetuskan apabila item ditambahkan pada senarai SharePoint atau fail dimuat naik ke pustaka dokumen SharePoint.

Aliran automatik berfungsi dengan lebih 900 penyambung berbeza dan tidak memerlukan campur tangan manual.

Teks alt: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Aliran Segera

Tidak seperti aliran automatik, aliran segera memerlukan interaksi pengguna untuk mencetuskan aliran kerja.

Ini boleh dimulakan secara manual daripada Power Automate, Power Apps atau aplikasi lain seperti SharePoint, OneDrive atau Microsoft Teams.

Aliran segera juga boleh dicetuskan oleh permintaan HTTP dan digunakan dengan Agen Maya Kuasa.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Sekarang, anda sepatutnya mempunyai idea yang baik tentang kemampuan Power Automate. Seperti apa sahaja yang anda lakukan, adalah penting untuk memahami amalan terbaik.

Mari kita semak mereka.

6 Amalan Terbaik untuk Power Automate

Untuk memanfaatkan sepenuhnya Power Automate, adalah penting untuk mengikuti amalan terbaik semasa membuat dan mengurus aliran anda.

Berikut adalah sebahagian daripada mereka:

1. Menguruskan aliran dan Proses Automasi

Rancang dan reka aliran anda

Apabila mengautomasikan tugasan dengan Power Automate, tergoda untuk mula membina aliran serta-merta, (percayalah), tetapi perancangan adalah kunci kepada pelaksanaan yang berjaya.

Untuk projek besar, perancangan boleh membantu anda mengelakkan had platform, isu kebolehselenggaraan dan prestasi.

Sebelum anda bermula, adalah penting untuk mengumpulkan semua maklumat yang anda perlukan, seperti jenis lesen, volum larian dan kerumitan proses perniagaan.

Kemudian, kenal pasti pencetus, tindakan dan keadaan yang diperlukan, dan gariskan struktur keseluruhan aliran. Fasa perancangan awal ini akan membantu anda mengelakkan isu yang berpotensi dan memastikan proses penciptaan aliran yang lebih lancar.

Manfaatkan templat terbina dalam

Power Automate menawarkan pelbagai templat terbina dalam yang boleh anda gunakan sebagai titik permulaan untuk aliran anda. Terokai templat ini untuk mencari templat yang paling sesuai dengan keperluan anda dan sesuaikan dengan sewajarnya.

Templat menjimatkan masa anda dan membantu anda mempelajari amalan terbaik daripada aliran pra-bina.  

Gunakan pengendalian ralat dan pemberitahuan

Untuk menjadikan aliran anda lebih mantap dan tahan terhadap kesalahan, laksanakan mekanisme pengendalian ralat, seperti menggunakan tindakan "Skop" untuk mengumpulkan tindakan yang berkaitan dan mengendalikan ralat atau pengecualian.

Selain itu, pertimbangkan untuk menambah pemberitahuan (cth, e-mel atau mesej Pasukan) untuk memaklumkan anda apabila ralat berlaku, membolehkan anda menangani isu dengan segera.

Optimumkan prestasi aliran

Kuasa Automate mengenakan had dan kekangan tertentu pada aliran berjalan. Untuk memastikan prestasi optimum, sila ambil perhatian perkara berikut:

• Minimumkan bilangan tindakan dalam aliran anda untuk mengurangkan risiko mencapai had ini.
• Gunakan pilihan "Pertanyaan Tapis" dalam tindakan seperti "Dapatkan item" atau "Dapatkan baris" untuk mendapatkan semula data yang diperlukan sahaja, mengurangkan beban pada aliran anda dan meningkatkan kecekapannya.

Pastikan aliran anda teratur dan boleh diselenggara:

Apabila aliran anda berkembang dalam kerumitan, ia menjadi penting untuk memastikan ia teratur dan boleh diselenggara. Gunakan petua berikut untuk mencapai matlamat ini:

• Sediakan nama yang jelas dan deskriptif untuk tindakan, pembolehubah dan penyambung anda.
• Gunakan ulasan untuk menerangkan tujuan tindakan atau bahagian tertentu dalam aliran anda.
• Kumpulan tindakan berkaitan dalam tindakan "Skop" untuk mencipta struktur modular dan teratur.

2. Menguji & Menyahpepijat Aliran Kerja 

Menguji dan menyahpepijat aliran kerja dalam Automat Kuasa adalah penting untuk memastikan aliran anda berfungsi dengan betul dan mencapai tujuan yang dimaksudkan

Power Automate menyediakan beberapa alat dan teknik untuk menguji dan nyahpepijat aliran anda.

1. Gunakan persekitaran: Gunakan persekitaran yang berbeza dalam penyewa organisasi anda untuk memisahkan peringkat pembangunan, ujian dan pengeluaran. Amalan ini membantu mengurangkan pepijat dan memastikan proses pembangunan yang lebih lancar.
   
   Jika anda menggunakan pelesenan premium untuk Power Apps, manfaatkan ciri ini. 

1. Monitor: Alat Monitor dalam Power Apps membantu anda mendiagnosis isu apl dan menjejaki permintaan dan respons rangkaian dalam masa nyata.
   
   Ia memberikan cerapan tentang nama, kawalan dan sifat formula, tempat isu itu berlaku dalam apl, permintaan dan butiran respons. 

1. Fungsi Trace: Gunakan fungsi Trace bersama-sama dengan alat Monitor untuk log mesej tersuai dan mendapatkan cerapan tentang prestasi dan isu dalam apl anda. Fungsi ini membantu anda memahami cara kerja apl dan mengenal pasti potensi kesesakan atau kawasan masalah.

1. Power Apps Test Studio: Ia ialah ciri yang direka untuk memudahkan anda menguji dan mengesahkan apl anda semasa proses pembangunan. Ia menyediakan persekitaran untuk membuat dan menjalankan kes ujian untuk apl kanvas anda, memastikan apl anda berfungsi seperti yang dijangkakan sebelum menggunakannya kepada pengguna akhir anda.
   
   Test Studio boleh didapati dalam Portal Pembuat Power Apps dengan menavigasi ke menu di bawah bahagian Alat Lanjutan di sebelah kiri. 

Kuasa Automate lwn Alat Automasi Lain

Dalam landskap alat automasi yang sentiasa berkembang, Microsoft Power Automate menonjol sebagai penyelesaian yang berkuasa dan serba boleh, tetapi ia bukan satu-satunya pilihan yang tersedia.

Platform bersaing seperti Automation Anywhere, UiPath dan Zapier juga menawarkan keupayaan automasi yang mantap, masing-masing dengan kekuatan dan keupayaannya sendiri.

Power Automate menonjol kerana penyepaduan lancarnya dengan produk Microsoft 365, antara muka yang mudah digunakan dan pelbagai penyambung terbina dalam. Sebaliknya, Automation Anywhere dan UiPath terkenal dengan keupayaan automasi proses robotik (RPA) termaju, keperluan yang lebih kompleks dan automasi perusahaan gunaan berskala besar.

Apabila memilih alat automasi yang sesuai untuk anda atau perniagaan anda, adalah penting untuk mempertimbangkan faktor seperti keperluan khusus, ekosistem perisian sedia ada anda dan tahap kerumitan proses yang ingin anda automasi.  

3 Kelebihan Hebat Power Automate

Terdapat banyak perkara yang perlu digemari tentang Power Automate, tetapi berikut ialah 3 perkara yang kami sukai mengenainya.

1. Perpustakaan Penyambung Ekstensif : Kuasa Automate menawarkan senarai penyambung yang paling komprehensif, dengan lebih 900+ penyambung tersedia pada masa ini. Selain itu, platform ini menambah 10-30 penyambung baharu setiap bulan, memastikan ia sentiasa dikemas kini dengan apl dan perkhidmatan terkini.
   
   Penambahan berterusan penyambung baharu ini meningkatkan lagi kepelbagaian platform, menjadikannya pilihan yang boleh dipercayai untuk perniagaan dari semua saiz.
2. Kemudahan Penggunaan:   Kuasa Automate direka bentuk untuk mesra pengguna, dengan antara muka seret dan lepas yang memudahkan pengguna membuat aliran kerja tanpa pengetahuan pengekodan. Ia juga menawarkan pelbagai templat yang boleh disesuaikan oleh pengguna untuk memenuhi keperluan khusus mereka, seterusnya memudahkan proses automasi.
3. Pembina AI Baharu Power Automate : Apabila penggunaan AI generatif meningkat dalam industri, AI Builder ialah alat berharga yang memberikan syarikat kelebihan daya saing. Syarikat boleh menjimatkan masa dan sumber dengan mengautomasikan proses yang kompleks sambil meningkatkan ketepatan dan ketepatan. Antara muka intuitif AI Builder dan templat pra-bina memudahkan pengguna mencipta model pembelajaran mesin tersuai tanpa kemahiran pengekodan.
   
   Pendemokrasian AI ini akan membolehkan syarikat dari semua saiz memanfaatkan pembelajaran mesin dan AI tanpa melabur dalam pasukan sains data yang mahal.

Selain itu, AI Builder menyepadukan dengan lancar dengan produk Microsoft yang lain, membolehkan pengguna mengautomasikan lagi aliran kerja mereka.

Contohnya ialah perniagaan boleh menggunakan AI Builder untuk mengekstrak data daripada invois dan resit dan menggunakan Power Automate untuk menghantar maklumat tersebut ke apl lain seperti Dynamics 365 dan Excel.

Penyepaduan ini membantu syarikat memperkemas proses, mengurangkan ralat, dan akhirnya meningkatkan kecekapan dan produktiviti.

3 Had Penggunaan Microsoft Power Automate

1. Kos ditambah dengan pelan berbayar: Power Automate menawarkan pelan percuma, tetapi dengan pengehadan seperti kekerapan aliran maksimum 15 minit.
   
   Organisasi yang mempunyai aliran kerja yang lebih kompleks dan keperluan yang lebih besar untuk automasi mungkin perlu menaik taraf kepada pelan berbayar. Kos Power Automate berbeza mengikut pelan dan penggunaan. Pelan premium bermula pada $40 setiap pengguna sebulan. Pelan berbayar ini disertakan dengan ciri dan pilihan lanjutan aliran yang lebih tinggi yang penting untuk perniagaan yang mempunyai keperluan automasi yang tinggi.
   
   Walau bagaimanapun, kos rancangan boleh ditambah dengan cepat, terutamanya dalam organisasi besar dengan ramai pengguna. Oleh itu, adalah penting bagi organisasi menilai keperluan dan penggunaan automasi mereka dengan teliti sebelum membuat komitmen. 
2. Kesan prestasi disebabkan aliran kerja yang kompleks: Kuasa Automate mungkin mengalami penurunan prestasi yang ketara apabila melaksanakan aliran kerja yang kompleks.
   
   Ini boleh menjejaskan kecekapan dan kelajuan program, yang membawa kepada kelewatan dan mengurangkan produktiviti.
3. Tiada Keselarian: Kuasa Automate hanya menyokong aliran kerja berurutan, yang bermaksud bahawa tindakan dilaksanakan dalam susunan tetap. Ini boleh menjadi had untuk perniagaan yang memerlukan aliran kerja selari atau bersyarat.

Untuk Automate Kuasa atau Tidak Untuk Automate Kuasa?

Itulah soalannya…

Ringkasnya, Microsoft Power Automate ialah alat yang tidak ternilai untuk perniagaan yang ingin menyelaraskan operasi dan meningkatkan kecekapan. 

Power Automate membantu organisasi menjimatkan masa, mengurangkan ralat manusia dan meningkatkan produktiviti keseluruhan dengan mengautomasikan tugasan berulang dan menyepadukan dengan pelbagai perkhidmatan dan aplikasi.

Dengan perpustakaan penyambung yang kaya, antara muka yang mudah digunakan dan ciri yang berkuasa, Power Automate ialah penyelesaian serba boleh untuk syarikat merentas industri.

Dengan memanfaatkan amalan terbaik, menggabungkan peningkatan AI dan memahami jenis aliran kerja yang tersedia, organisasi boleh membuka potensi penuh Power Automate dan merevolusikan operasi mereka. 

Semasa anda memulakan perjalanan automasi anda, ingat untuk merancang, menguji dan mengoptimumkan aliran kerja anda untuk memastikan kejayaan dan memaksimumkan faedah alat automasi yang berkuasa ini.

Ingin mengetahui lebih lanjut tentang Power Automate? Mula belajar dengan kami dan tingkatkan kemahiran data anda dalam masa yang singkat!