Apakah Sharepoint? Ciri Dan Fungsi Teratas

Adakah anda bosan kehilangan jejak dokumen penting dalam lautan e-mel, dokumen yang dipadam, folder dan nota Post-it?

Adakah anda kadangkala merasakan anda memerlukan GPS hanya untuk mencari satu fail yang diminta oleh bos anda tiga minggu lalu? Jangan takut, pembaca yang budiman, kerana ada wira di kalangan kita: Microsoft SharePoint.

SharePoint ialah platform berasaskan web yang dibangunkan oleh Microsoft yang menyediakan organisasi dengan ruang terpusat untuk mengurus, berkongsi dan bekerjasama dalam pelbagai jenis kandungan, seperti dokumen, kalendar, tugasan dan banyak lagi.

Platform ini membolehkan pengguna membuat tapak untuk jabatan, projek atau pasukan yang berbeza, dengan kebenaran pengguna dan aliran kerja yang boleh disesuaikan untuk mengawal akses, memaparkan maklumat dan memperkemas proses.

Ciri teguh SharePoint boleh disesuaikan untuk memenuhi keperluan khusus organisasi anda, menjadikannya alat penting untuk meningkatkan produktiviti dan kerjasama.

Tetapi itu hanyalah puncak gunung ais! Dalam bahagian berikut, kami akan menyelami lebih dalam sejarah Microsoft SharePoint, ciri teras, versi yang tersedia, penyepaduan Microsoft dan kes penggunaan yang berpotensi.

Jadi, dapatkan minuman pilihan anda, duduk dan mari kita meneroka keajaiban SharePoint bersama-sama.

Isi kandungan

• Apakah SharePoint?
• Sejarah SharePoint
  • SharePoint Masa Kini
• 6 Ciri Teras Teratas dan Keupayaan SharePoint
  • 1. Kerjasama
  • 2. Pengurusan Kandungan
  • 3. Automasi Aliran Kerja
  • 4. Ciri-ciri Sosial
  • 4. Kepintaran Perniagaan
  • 5. Cari
• Versi dan Harga SharePoint
  • SharePoint Dalam Talian
  • Pelayan SharePoint
  • SharePoint Foundation dan SharePoint Designer
• Integrasi dengan Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Pasukan Microsoft
  • Platform Kuasa
• Kes Penggunaan Microsoft SharePoint
• Garisan bawah

Apakah SharePoint?

Bayangkan ini: anda memulakan hari kerja anda dan disambut oleh peti masuk yang melimpah, senarai tugasan yang tidak berkesudahan dan timbunan penghantaran yang tidak akan berhenti. Kedengaran luar biasa, bukan? Di situlah Microsoft SharePoint datang untuk menyelamatkan hari!

Jadi, apakah itu SharePoint? Ringkasnya, ia adalah platform yang dibangunkan oleh Microsoft yang menyediakan lokasi terpusat untuk organisasi mengurus, menyimpan dan berkongsi pelbagai jenis kandungan dan tugasan oleh aplikasi web seperti:

• Dokumen : Word, Excel, PowerPoint, PDF dan banyak lagi

• Kalendar kongsi : jadual pasukan, tarikh akhir projek dan mesyuarat

• Tugasan : senarai tugasan, aliran kerja dan kelulusan

• Senarai moden : kenalan, peti mel kongsi, inventori, metadata dan maklumat pelanggan

Microsoft SharePoint menyertakan alatan kerjasama yang berkuasa, membolehkan pengguna bekerja bersama-sama pada kandungan dalam masa nyata, berkongsi kemas kini dan menerima maklum balas semua di satu tempat. Selain itu, dengan keupayaan carian, mencari dokumen atau maklumat yang betul adalah mudah.

Tetapi tunggu, ada lagi! Dalam bahagian seterusnya, kami akan meneroka sejarah lebih daripada dua dekad SharePoint sebelum melihat ciri produk terasnya.

Jika anda ingin meningkatkan produktiviti organisasi anda ke peringkat seterusnya, teruskan membaca untuk mengetahui potensi penuh SharePoint.

Sejarah SharePoint

Mari kita bersiar-siar di lorong ingatan, kembali ke zaman telefon selak menjadi kegilaan ramai, MySpace ialah rangkaian sosial yang digunakan dan SharePoint hanyalah cahaya mata di mata Microsoft.

Betul, kita bercakap tentang awal tahun 2000-an, masa ketika internet masih di peringkat awal, dan dunia baru mula memahami kepentingan kerjasama dan pengurusan kandungan.

Microsoft SharePoint mula diperkenalkan pada tahun 2001, ketika dunia masih membiasakan diri dengan idea menggunakan internet untuk lebih daripada menghantar e-mel dan menyemak imbas video kucing.

Versi awal projek MS ini ialah aplikasi web asas yang membenarkan pasukan berkongsi dokumen dan bekerjasama dalam projek. Ia bukanlah satu perubahan, tetapi ia meletakkan asas untuk apa yang akan datang.

Selama bertahun-tahun, platform SharePoint terus berkembang, menambahkan ciri dan keupayaan baharu yang menjadikannya alat yang sangat diperlukan untuk perniagaan dan organisasi dari semua saiz.

Pada tahun 2003, Microsoft mengeluarkan SharePoint Portal Server, yang membenarkan pengurusan kandungan dan fungsi carian yang lebih maju.

Dan pada tahun 2006, Microsoft Office SharePoint Server 2007 telah dilancarkan, memperkenalkan ciri sosial dan keupayaan risikan perniagaan.

SharePoint Masa Kini

Sehinggalah keluaran SharePoint Server 2010 barulah platform itu benar-benar mula mendapat daya tarikan.

Dengan antara muka pengguna yang dipertingkatkan dan ciri baharu yang berkuasa seperti pengarang bersama dokumen dan automasi aliran kerja, SharePoint 2010 dengan pantas menjadi platform utama untuk kerjasama dan pengurusan kandungan.

Hari ini, SharePoint ialah platform kuasa yang menawarkan pelbagai ciri dan keupayaan, daripada pengurusan dokumen dan membuat keputusan perniagaan kepada kerjasama sosial dan fungsi carian.

Tetapi semuanya bermula dengan idea mudah: keperluan untuk pasukan berkongsi maklumat dan bekerjasama dalam projek.

Dalam bahagian seterusnya, kami akan melihat dengan lebih dekat ciri yang menjadikan SharePoint sebagai alat yang berkuasa untuk perniagaan dan organisasi.

6 Ciri Teras Teratas dan Keupayaan SharePoint

Microsoft SharePoint bukan sekadar sistem pengurusan dokumen lama yang membosankan. Ia merupakan platform padat ciri yang boleh membantu perniagaan dan organisasi bekerjasama, mengautomasikan proses dan juga membuat keputusan berdasarkan data.

Dalam bahagian ini, kita akan melihat dengan lebih dekat beberapa ciri dan keupayaan utama yang menjadikan SharePoint sebagai alat yang berkuasa untuk tempat kerja digital.

1. Kerjasama

Mari kita mulakan dengan kerjasama. Microsoft SharePoint menawarkan pelbagai alat untuk membantu pasukan berkongsi maklumat dan bekerjasama dengan lebih berkesan dalam persekitaran SharePoint.

Anda boleh membuat tapak pasukan untuk jabatan atau projek yang berbeza, dan menggunakannya untuk menyimpan dan menyusun dokumen, menjejaki tugas dan berkongsi kemas kini dalam masa nyata.

Dan dengan ciri seperti kawalan versi dan pengarang bersama , anda boleh memastikan bahawa semua orang bekerja pada versi dokumen yang sama dan mengelakkan sakit kepala rantaian e-mel yang tidak berkesudahan.

Ciri kerjasama SharePoint membolehkan pengarang bersama dan membolehkan pengguna membuat tapak SharePoint, mengakses dokumen kongsi, berkongsi kemas kini dengan cepat dan memberikan maklum balas.

Platform ini juga menawarkan tetapan kebenaran yang boleh disesuaikan, supaya anda boleh mengawal siapa yang mempunyai akses kepada dokumen tertentu dalam tapak SharePoint anda.

2. Pengurusan Kandungan

Dengan tapak SharePoint, pengguna boleh membuat, memuat naik dan menyimpan dokumen dengan mudah dalam pustaka dokumen terpusat. Pengguna juga boleh menggunakan penyepaduan dengan MS Teams untuk meningkatkan lagi komunikasi.

Rumah SharePoint juga menawarkan kawalan versi, supaya anda boleh menjejaki perubahan dan memastikan semua orang bekerja dengan maklumat yang paling terkini.

3. Automasi Aliran Kerja

Tapak SharePoint adalah untuk lebih daripada sekadar sistem pengurusan dokumen. Ia juga menawarkan keupayaan automasi proses perniagaan yang berkuasa, membolehkan anda menyelaraskan aliran kerja dan mengautomasikan tugasan yang berulang.

Aliran kerja SharePoint boleh disesuaikan dan boleh mengautomasikan tugas dan memperkemas proses. Sebagai contoh, anda boleh menyediakan aliran kerja untuk meluluskan dokumen, menghantar pemberitahuan, pekerja atasan atau mengumpul maklum balas.

Dan dengan penyepaduannya dengan Power Automate (dahulunya Microsoft Flow), anda juga boleh mengautomasikan proses di luar tapak SharePoint anda dan merentas apl dan perkhidmatan yang berbeza.

4. Ciri-ciri Sosial

SharePoint juga menawarkan ciri sosial untuk mencipta tapak komunikasi di mana anda boleh berhubung dengan rakan sekerja dan berkongsi pengetahuan merentas organisasi anda.

Anda boleh menggunakan alatan sosial untuk mencipta persekitaran SharePoint yang berfungsi sebagai komuniti amalan, di mana pekerja boleh berkongsi idea dan amalan terbaik serta bekerjasama dalam projek.

4. Kepintaran Perniagaan

Dan jangan lupa tentang perisikan perniagaan! Dengan SharePoint, anda boleh mencipta papan pemuka dan laporan yang berkuasa untuk membantu anda membuat keputusan dipacu data merentas berbilang pelayan.

Anda boleh menggunakan alat analitik dan pelaporan terbina dalam SharePoint dan juga menyepadukan pelayan projek anda dengan LuckyTemplates untuk mencipta visualisasi dan cerapan interaktif.

5. Cari

Keupayaan carian kuat SharePoint membolehkan pengguna mencari kandungan yang mereka perlukan dengan cepat, sama ada dokumen tertentu, halaman tapak projek atau profil rakan sekerja.

Ini hanyalah beberapa ciri teras yang menjadikan SharePoint sebagai alat penting untuk tempat kerja moden. Tetapi, adakah anda tahu bahawa terdapat versi SharePoint yang berbeza tersedia, setiap satu dengan keupayaan yang berbeza?

Dalam bahagian seterusnya, kami akan meneroka versi SharePoint yang berbeza, daripada SharePoint Online kepada SharePoint Server, supaya anda boleh menemui mana yang sesuai untuk organisasi anda.

Versi dan Harga SharePoint

Bahagian ini merangkumi versi SharePoint yang berbeza dan cara ia memenuhi pelbagai keperluan organisasi.

Terdapat pelbagai versi yang tersedia, tetapi dua yang sedang dalam pembangunan aktif ialah versi dalam talian dan di premis: SharePoint Online dan SharePoint Server.

SharePoint Dalam Talian

SharePoint Online ialah versi platform berasaskan awan yang disertakan dalam pelan langganan Microsoft Office 365 dan boleh diakses melalui aplikasi mudah alih SharePoint.

Ia sesuai untuk organisasi yang ingin menikmati faedah SharePoint tanpa perlu bersusah payah mengurus pelayan SharePoint mereka sendiri.

Dengan SharePoint Online, pengguna boleh mengakses semua ciri SharePoint dari mana-mana peranti (termasuk peranti mudah alih) dengan sambungan internet dan pelayar web, menjadikannya pilihan yang fleksibel dan mudah untuk tempat kerja moden.

Beberapa kelebihan SharePoint Online termasuk:

• Boleh diakses dari mana-mana peranti dengan sambungan internet

• Tidak perlu mengurus pelayan atau bahagian web anda sendiri

• Kemas kini automatik dan ciri baharu

• Penyepaduan dengan aplikasi Microsoft Office 365 yang lain

SharePoint Online tersedia sebagai sebahagian daripada langganan Microsoft Office 365 . Harga berbeza-beza bergantung pada pelan langganan yang anda pilih, tetapi SharePoint Online disertakan dalam semua pelan kecuali pelan asas Microsoft Office 365 Business Basic.

Pelayan SharePoint

Pelayan SharePoint ialah versi SharePoint di premis yang boleh dipasang pada pelayan organisasi anda.

Ia menawarkan semua ciri SharePoint Online, serta pilihan penyesuaian tambahan dan kawalan ke atas storan data dan kawalan keselamatan lain.

Menggunakan SharePoint di premis adalah sesuai untuk organisasi yang memerlukan kawalan penuh ke atas persekitaran SharePoint mereka atau membuat tapak web dengan keperluan keselamatan dan pematuhan khusus.

Beberapa kelebihan SharePoint Server ialah:

• Kawalan penuh ke atas storan data, pustaka dokumen dan keselamatan

• Pilihan penyesuaian tambahan untuk tapak SharePoint

• Penyepaduan dengan sistem di premis SharePoint lain

• Lebih fleksibiliti dalam pilihan penempatan

SharePoint Server 2019 dilesenkan bagi setiap pelayan dan setiap pengguna atau peranti yang mengakses pelayan. Terdapat dua model pelesenan yang tersedia : CAL Standard (Lesen Akses Pelanggan) dan CAL Perusahaan.

CAL Standard menyediakan ciri SharePoint asas, manakala CAL Perusahaan merangkumi ciri yang lebih maju seperti risikan perniagaan dan carian perusahaan.

SharePoint Foundation dan SharePoint Designer

Kedua-duanya patut diberi penghormatan. Kedua-duanya adalah alat percuma yang tidak lagi dalam pembangunan aktif dan mungkin melumpuhkan ciri produk yang terdapat dalam versi akan datang; walau bagaimanapun, sesetengah versi masih berfungsi pada sistem pengendalian moden.

SharePoint Designer biasanya digunakan oleh pengguna lanjutan atau pembangun yang ingin mencipta aliran kerja dan penyelesaian tersuai di atas SharePoint.

SharePoint Foundation, sebaliknya, ialah versi SharePoint peringkat kemasukan percuma yang boleh digunakan untuk asas, perkongsian dokumen, pengurusan dan kerjasama.

Ia merupakan titik permulaan yang bagus untuk pemula dan organisasi kecil yang tidak memerlukan semua ciri SharePoint Online atau SharePoint Server, tetapi masih mahu menikmati faedah seperti perkongsian fail.

Beberapa kelebihan SharePoint Foundation termasuk:

• Percuma untuk digunakan

• Keupayaan pengurusan dokumen asas dan kerjasama

• Mudah disediakan dan digunakan

Memandangkan kita telah membincangkan versi dan pilihan harga yang berbeza, mari kita teroka satu lagi aspek penting SharePoint: penyepaduannya dengan produk Microsoft yang lain.

SharePoint boleh disepadukan dengan produk seperti Teams, OneDrive dan Power Platform boleh meningkatkan kefungsiannya dengan hebat.

Dalam bahagian seterusnya, kami melihat dengan lebih dekat cara SharePoint berintegrasi dengan produk ini dan cara ia boleh meningkatkan produktiviti dan kerjasama organisasi anda. Jadi, mari selami!

Integrasi dengan Microsoft Ecosystem

Penyepaduan dengan produk Microsoft yang lain merupakan faedah utama, kerana ia menyediakan kerjasama yang lancar, aliran kerja yang diperkemas dan pengalaman moden.

Dalam bahagian ini, kami melihat dengan lebih dekat beberapa produk utama Microsoft yang disepadukan dengan SharePoint.

Microsoft Office 365

Sebagai sebahagian daripada ekosistem Office 365, SharePoint menyepadukan dengan lancar dengan alatan produktiviti lain, seperti Excel , Word dan PowerPoint . Ini membolehkan anda mengakses dan berkongsi dokumen dalam masa nyata, memastikan pasukan anda kekal di halaman yang sama.

Dengan menggabungkan SharePoint dalam suite perkhidmatan Office 365, pengguna perniagaan organisasi anda boleh mendapat manfaat daripada:

• Storan fail terpusat dengan kawalan akses selamat

• Komunikasi pasukan yang kolaboratif dan diperkemas

• Reka bentuk tapak pasukan yang fleksibel dan boleh disesuaikan

Pasukan Microsoft

Microsoft Teams ialah platform kerjasama yang membolehkan pasukan bersembang, berkongsi fail dan bekerjasama dalam projek dalam masa nyata. Pasukan disepadukan dengan SharePoint, membolehkan pengguna mengakses fail dan dokumen SharePoint terus daripada antara muka Pasukan.

Dengan menyepadukan dengan Microsoft Teams, anda boleh:

• Akses dokumen terkini yang dikongsi dengan pasukan anda dengan mudah

• Bekerjasama pada dokumen secara serentak dengan ahli pasukan yang lain

• Jejaki semakan dan kekalkan sejarah versi

Platform Kuasa

SharePoint berinteraksi dengan alatan Microsoft Power Platform , seperti Power Automate , Power Apps dan LuckyTemplates . Dengan memanfaatkan keupayaan Power Platform, anda boleh menambah automasi tersuai, penyelesaian aplikasi dan visualisasi data pada tapak komunikasi SharePoint anda.

Dengan penyepaduan Power Platform, anda boleh:

• Buat aliran kerja automatik antara SharePoint dan apl dan perkhidmatan lain

• Bina apl tersuai untuk mengurus dan memaparkan data SharePoint

• Hasilkan visualisasi data yang berkuasa dengan LuckyTemplates

Penyepaduan dengan ekosistem Microsoft memperkasakan anda untuk membuka kunci potensi penuh SharePoint, mewujudkan kemungkinan yang tidak berkesudahan untuk kerjasama dan inovasi dalam organisasi anda.

Dalam bahagian seterusnya, kami akan melihat dengan lebih dekat beberapa kes penggunaan dunia nyata yang berpotensi bagi SharePoint. Mari pergi!

Kes Penggunaan Microsoft SharePoint

Seperti yang anda ketahui sekarang, SharePoint ialah platform serba boleh dengan pelbagai kes penggunaan merentas industri yang berbeza dan menjadi kegemaran dalam banyak organisasi. Di bawah ialah beberapa kes penggunaan yang paling biasa untuk SharePoint:

1. Pengurusan dokumen : Keupayaan sistem pengurusan dokumen SharePoint adalah antara ciri yang paling popular. Organisasi boleh menggunakan SharePoint untuk menyimpan, menyusun dan mengurus dokumen daripada sumber data yang berbeza, memastikan ahli pasukan boleh mengakses dan bekerjasama dengan mudah pada versi terkini dokumen. Kawalan versi SharePoint dan ciri daftar masuk/daftar keluar membantu mencegah konflik dan memastikan ahli pasukan sentiasa bekerja, sama ada di premis atau dalam talian dengan versi terkini dokumen.

2. Intranet dan portal : SharePoint juga boleh digunakan untuk mencipta tapak dan portal intranet kendiri untuk komunikasi dalaman, perkongsian maklumat, bahagian web moden dan kerjasama. Tapak intranet boleh disesuaikan untuk memasukkan berita, acara, wiki, dan pengumuman penting, serta dasar dan prosedur syarikat. Keupayaan carian terbina dalamnya memudahkan pengguna akhir mencari maklumat sensitif yang disimpan di premis dengan cepat.

3. Pengurusan projek: Keupayaan pengurusan projek SharePoint boleh membantu pasukan mengurus projek dari awal hingga akhir. Pasukan boleh menggunakan SharePoint untuk membuat halaman tapak projek, menetapkan tugas, menjejak kemajuan, mengubah suai struktur tapak dan bekerjasama pada dokumen projek pada pelayan tunggal. Penyepaduannya dengan produk Office 365 dan aplikasi Office yang lain, seperti MS Teams dan Planner, juga boleh meningkatkan keupayaan pengurusan projek.

4. Automasi proses perniagaan: Penyepaduan SharePoint dengan Power Automate (dahulunya dikenali sebagai Microsoft Flow) membolehkan pengguna mengautomasikan tugasan dan proses yang berulang. Anda boleh menggunakan ladang SharePoint bersama-sama dengan Power Automate untuk mengautomasikan aliran kerja, seperti proses kelulusan dokumen, dengan sokongan fail yang besar.

SharePoint mempunyai pelbagai kes penggunaan dan ini hanyalah beberapa contoh. Tidak kira keperluan organisasi anda, platform, bersama-sama dengan tambahan SharePoint, boleh membantu meningkatkan produktiviti dan penyasaran khalayak serta memperkemas aliran kerja.

Garisan bawah

SharePoint ialah platform yang berkuasa dan serba boleh yang membantu organisasi dan perkhidmatan sambungan perniagaan meningkatkan produktiviti dan meningkatkan kerjasama.

Dengan ciri intranet dan portalnya, penyepaduan aplikasi Office 365, alatan pengurusan projek, bahagian web dan perkhidmatan akses serta keupayaan automasi proses perniagaan, penyelesaian sehenti SharePoint untuk organisasi dari semua saiz dan industri.

Tambahan pula, penyepaduan SharePoint dengan produk Office 365 dan perkhidmatan Office yang lain, seperti MS Teams, OneDrive, Outlook dan Power Automate, menjadikannya aplikasi web yang lebih berharga untuk meningkatkan aliran kerja anda.

Dan, dengan pelbagai pilihan harga dan model penggunaan tersedia, ia boleh disesuaikan untuk memenuhi keperluan dan belanjawan mana-mana organisasi.

Sama ada anda perniagaan kecil yang ingin menyelaraskan proses perniagaan, atau perusahaan besar yang ingin meningkatkan kerja berpasukan, komunikasi dalaman dan kerjasama merentas jabatan dan lokasi, SharePoint ialah platform yang patut dipertimbangkan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang faedah menggunakan SharePoint sebagai aplikasi web, lihat tutorial di bawah: